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GESTIÓN DE ARCHIVOS

GESTIÓN DE ARCHIVOS. SETIEMBRE 2011. GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS. El personal a cargo del Control de los Aportes, gestionan su propios archivos físicos del Control Concurrente y los mantienen agrupados en un lugar que permita su control visual y el manejo será de la forma siguiente:

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GESTIÓN DE ARCHIVOS

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Presentation Transcript

  1. GESTIÓN DE ARCHIVOS SETIEMBRE 2011

  2. GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS • El personal a cargo del Control de los Aportes, gestionan su propios archivos físicos del Control Concurrente y los mantienen agrupados en un lugar que permita su control visual y el manejo será de la forma siguiente: • 1er. Archivo de Planeamiento: • Plan de Trabajo • Avances Mensuales • 2do. Archivo de Contribuyentes Notificados: • El Orden de los expedientes serán por Nº de Comunicado • El expediente de cada Contribuyente contendrá (Comunicado de Verificación y anexos, Informe Técnico/Informe de No Verificación. Cartas de Observaciones y Informes de respuestas a las observaciones) • 3er. Archivo de Solicitud de Devoluciones-SUNAT: • Ordenados por fecha de recepción y contendrán; Expediente SUNAT, Comunicado de Verificación y Anexos, Informe Técnico y Resolución SENCICO. • El rotulado y serie de los archivos se sujetarán a las Directrices de Secretaría del SENCICO .

  3. LOMO -ARCHIVOS

  4. LOMO -ARCHIVOS

  5. ERROR • Todo hecho o acontecimiento imprevisto, no deseado, que detiene un proceso de trabajo y que puede o no producir daños al Contribuyente o afectación al trabajador del SENCICO • No existen errores por mala suerte o por casualidad. Si logramos eliminar o controlar las causas, evitaremos que ocurran errores.

  6. PREVENCIÓN DE ERRORES • Acciones Inseguras: Son aquellas que realizan las personas o que dejan de hacer y que puedan generar un error; estas acciones se pueden deber por falta de conocimientos o conciencia en sus actos del verificador. Ejemplo: desviarse del procedimiento de trabajo, dejar de advertir ó señalar un riesgo de error; ocuparse en juegos, distracciones ó bromas. • Condiciones Inseguras: Son aquellas condiciones físicas y materiales presentes en cualquier proceso que puedan originar un error, que pueden deberse por falta o deficiente mantenimiento del procedimiento. Ejemplo: falta de acuse de recepción, equipos en mal estado, obstrucción en la transmisión de datos.

  7. Causas de Errores CAUSAS: Las causas son hechos o circunstancias que ya estaban presentes y que desencadenaron el error. Estos hechos o circunstancias derivan de factores humanos constituidos por las personas que hacen el trabajo y el modo en que lo hacen. También las causas están constituidas por los elementos que existen en el área de trabajo, tales como materiales, equipos etc. • Aceptar interrupciones durante la ejecución del Control Concurrente (toma de las bases imponibles, omisión al colocar fechas ó lugar de verificación etc.). • Uso de útiles distractores (reglas, lapiceros, celulares) • Errores al revisar los Informes Técnicos Sobre escritos ( Ruc, Razón Social, Periodos Tributarios, Número de Comunicados, Montos de la Deuda, Ciudad de origen etc.) • Mirar y no leer los textos. • Cansancio Mental y/o desconcentración.

  8. ES POSIBLE? MARGEN DE ERROR: CERO • Para eliminar un defecto primero debo encontrar su causa y esto se obtiene midiendo el nivel de desempeño de un proceso, haciendo esto no habrán defectos y permitirá al SENCICO mejorar drásticamente sus resultados finales, diseñando y supervisando sus actividades de manera eficiente eliminando los errores que afecten la calidad y la imagen que se trasmite al contribuyente.

  9. BUENAS COSTUMBRES • La costumbre son normas que crea una sociedad por su continuidad y que le dan un hecho jurídico palpable y se traducen en leyes. • El profesional y técnico no solamente debe regirse por su código de ética propio, sino que debe irse hacia un marco de costumbre, entendiendo que no todo lo que se viola esta escrito, ni todo lo que la sociedad repudia lo contiene las leyes.

  10. CONDUCTA DEL VERIFICADOR • Ética y Moral. • Presencia y Conducta Intachable. • El código de ética de cada profesional y técnico enmarca una serie de reglas, derechos y deberes que lo limitan y mantienen al margen de caer en errores profesionales y morales, al mismo tiempo guiándolos por el buen desempeño profesional.

  11. PRINCIPIOS BÁSICOS Nuestras decisiones están respaldadas por las demás personas que creen fielmente en nosotros y en nuestra palabra. Por ello debemos seguir los principios básicos que nos competen como son: • La integridad • Objetividad • Independencia • Responsabilidad • Confidencialidad • Observar las disposiciones normativas • Competencia y actualización profesional • Difusión y colaboración • Respeto entre colegas • y una conducta ética

  12. Departamento de Orientación y Control de Aportes

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