erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos fylkesmannen i oslo og akershus n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus PowerPoint Presentation
Download Presentation
Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 27

Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus - PowerPoint PPT Presentation


  • 273 Views
  • Uploaded on

Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Terje Nes, Confex, 2. desember 2009. Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Omtrent 260 ansatte Arkiv og it i hver sin seksjon, men med nært samarbeid En veldig heterogen gruppe, mange ulike preferanser

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus' - zalika


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos fylkesmannen i oslo og akershus

Erfaringer med overgang frapapir til fullelektronisk arkiv hosFylkesmannen i Oslo og Akershus

Terje Nes, Confex, 2. desember 2009

fylkesmannen i oslo og akershus
Fylkesmannen i Oslo og Akershus

Omtrent 260 ansatte

Arkiv og it i hver sin seksjon, men med nært samarbeid

En veldig heterogen gruppe, mange ulike preferanser

Administrativt underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD)

i papirverdenen
I papirverdenen
  • FMOA skannet inngående og produsert utgående brev i arkivsystemet fra 2003
  • Dobbeltarbeid
    • I arkivet
    • I saksbehandlingen
    • I dokumentutvekslingen
  • Stor vekst i papirarkivet
  • Konklusjon (i 2005): Embetet må innføre elektronisk arkiv og saksbehandling
mange skj r i sj en
Mange skjær i sjøen
  • Stort etterslep i arkivet på oppfølging av utgående post
  • Lite rom for forlenging av saksbehandlingstid
  • Varierende grad av kompetanse på systemet
  • Ymse erfaring etter innføringen av systemet  negativ stemning
  • Prosjektet måtte ikke bli et ”arkivprosjekt”
oppstart og reetablering av prosjektet
Oppstart og reetablering av prosjektet
  • Prosjektstart mars 2005 – reetablering oktober 2005
  • Fra oktober – ledet av arkivet, men med de fleste prosjektdeltakerne fra fagavdelingene
  • Skulle ta utgangspunkt i ledere og saksbehandleres behov
  • Hang sammen med prosjekt for rettsikkerhet og effektivitet – I dette prosjektet pågjekk det allerede utvikling av saksbehandlerrutiner i avdelingene/på fagområdene
  • Endelig prosjektmål: Innføring innen 01.01.07
  • Pålegg om elektronisk arkiv i tildelingsbrev fra FAD
hovedsaker som ble gjennomg tt
Hovedsaker som ble gjennomgått
  • Hva innebærer elektronisk arkiv- og saksbehandling?
  • Skal godkjennings- og ekspederingsrutiner standardiseres?
  • Juridiske problemstillinger
  • Ergonomiske problemstillinger
  • Hva skal oppbevares og/eller lånes ut på papir
  • Tekniske problemstillinger – to skjermer, tilgang til skrivere, infrastruktur, behov for skannere og lignende
  • Arkivfaglige problemstillinger – arkivrutiner, periodisering, oppbevaring av sikkerhetskopier, journalføring av utgående brev
  • Kartlegging av roller funksjoner og rettigheter
v r definisjon av elektronisk arkiv og saksbehandling
Vår definisjon av elektronisk arkiv og saksbehandling
  • Ikke utdeling av papir
  • Elektronisk godkjenning
  • Ikke et papirløst kontor
  • Innebærer ikke nødvendigvis elektronisk dokumentutveksling, men kan være en forutsetning for å kunne praktisere det
  • Et fullelektronisk arkiv forutsetter at man praktiserer elektronisk saksbehandling (vårt synspunkt)
juridiske problemstillinger
Juridiske problemstillinger
  • Hvilke dokumenttyper krever loven må mottas/besvares på papir – er lovens krav til skriftlighet det samme som krav til papirtilknytning?
    • Generelt er svaret nei
    • Flere lover og forskrifter er blitt teknologinøytrale
    • Enkelte formkrav til papirbaserte, signerte vedtak (eks. skillsmissebevilgninger til bruk i utlandet)
  • Hvem må signere? – internt delegasjonsreglement
  • Ellers ingen juridiske hindringer for elektronisk saksbehandling
kartlegging av funksjoner og roller
Kartlegging av funksjoner og roller
  • Før innføring av elektronisk saksbehandling må vi kartlegge hvem som faktisk er:
    • Ledere - kan være faglige ledere eller administrative ledere og skal ha rettigheter til å godkjenne journalposter
    • Stedfortredere – skal ha søk og muligheter til å godkjenne journalposter som er til godkjenning hos andre
    • Saksbehandlere – driver saksbehandling
    • Forværelsepersonell – ekspederer, i første omgang papir, siden elektronisk.
  • Hvem skal ha de ulike rollene
  • Hvilke rettigheter skal de ulike rollene ha?
piloter
Piloter
  • Enkle og typiske saksområder med en viss saksmengde
  • Utprøving av godkjenningsfunksjonaliteten
  • Utprøving av rutiner for godkjenning og ekspedering
  • ”Prøve og feile”
  • Utprøving av ulike roller og oppgaver
  • Tilpassing av dokumentasjon
  • Kontinuerlig oppfølging
erfaringer etter pilotdrift
Erfaringer etter pilotdrift
  • Vi må ha ulike rutiner for ulike avdelinger
  • Underskrift og elektronisk godkjenning er ingen heldig kombinasjon
  • Dokumentasjonen kan alltid bli bedre
  • Funksjonaliteten kan alltid bli bedre
  • Det bør lages ”søk for alt”
  • Vi kan må tilstrebe å gjøre Ephorte best mulig for lederne
  • Vi må analysere hvem som gjør hva
  • Delegasjonsreglementet må gjennomgåes
  • Den grunnleggende kompetansen er ikke god nok!
tilpassing av systemet
Tilpassing av systemet
  • Et Noark-system har mange muligheter for lokal tilpassing
  • Vi tok en grundig opprydding i systemet
  • Er basen rotete? Skal vi opprette ny base?
  • Gjennomgang av roller og rettigheter
  • Opprydding i dokumentmaler
  • Utforming av søk som fanger opp ”alt” man er vant til når man organiserer papirene
  • Arkivet må ha ansvaret, med god assistanse av teknikere i IT-seksjonen – dette samarbeidet er en vesentlig suksessfaktor
utforming av s k
Utforming av søk
  • Viktig med gode søk
  • Saksbehandlersøk:
    • mine saker – under behandling, ferdige
    • Journalposter – mottatt, under behandling, ferdige dokumenter

alle ”bunker” man har ellers

  • Ledersøk:
    • Fordeling
    • Utgående brev i min avdeling
    • Innkommet post til min avdeling
    • Restanseoppfølging
    • Oppfølging av andre lederes godkjenningsoppgaver
oppl ring og brukerst tte
Opplæring og brukerstøtte
  • Det blir aldri nok opplæring!
  • Teori
  • Forståelse
  • Hvordan bruke systemet i dag
  • Spesialkurs i nye rutiner ved innføring av elektronisk arkiv og saksbehandling
  • Vi reetablere brukerstøtten med vaktordning i arkivet og lokale superbrukere
avdelingsvis innf ring
Avdelingsvis innføring

Avdelingsvis innføring av elektronisk saksbehandling i perioden juni – desember 2006

1-2 avdelinger i måneden

Arbeidsgrupper arbeidet ca. en måned før oppstart

Kurs i avdelingen i nye rutiner uken før oppstart

Arkivet ble fullelektronisk 1.1.2007

avdelingsvise arbeidsgrupper
Avdelingsvise arbeidsgrupper
  • Mange avdelinger var allerede i gang med å revidere saksbehandlingsrutiner og dokumentmaler
  • Det ble nedsatt avdelingsvise arbeidsgrupper som skulle forberede innføring av fullelektronisk saksbehandling i hver avdeling:
    • Ledet av avdelingen – helst en leder
    • Deltaker fra arkiv
    • Deltaker fra prosjektgruppen
    • Superbruker
    • Forværelse
  • Gjekk gjennom sjekkliste
sjekkliste
Sjekkliste
  • Ambisjonsnivå
    • Hva ligger i begrepene fullelektronisk arkiv og saksbehandling
  • Fordeling av saker og inngående dokumenter
    • Hva skal på papir, hvem fordeler, oppdeling i vedlegg, oppfølging, tilgangsstyring
  • Saksbehandling og dokumentproduksjon
    • Maler, tilgangsgrupper, fagsystemer, standardtitler
  • Godkjenning og dokumentflyt
    • Hvem godkjenner, hvem ferdigstiller, hvem er leder, hvem følger opp
  • Ekspedering
    • Hvem ekspederer, hvordan organisere vedlegg, skal brev signeres, hvem har rollen
  • Arkiv
    • skanningsrutiner, evt. fordeling av papir, når skal saken avsluttes
  • Predefinerte søk
forberedelser i arkivet
Forberedelser i arkivet
  • Relativt liten del av prosjektet
  • Gjennomgang av arkivrutiner
    • Postmottak og -åpning
    • Journalføringsrutiner
    • Skriveregler
    • Ansvar og rutiner
    • Kontrollrutiner
  • Periodisering
    • Vi valgte skarpt periodeskille
    • Ny arkivdel i eksisterende base
  • Skannerinstillinger
  • Opplæring
  • Etablering av kontrollrutiner – dette pågår fortsatt og vi syr stadig på sikkerhetsnettet…
  • Kompetanse og endring av rutiner er fortsatt en utfordring i arkivet
hva skal selges inn
Hva skal selges inn?

Man må tilby et best mulig produkt!

God teknisk infrastruktur

Lov ikke for mye

Man sparer ingenting i arkivet de første årene

Et Noark-system er ikke et statistikkverktøy

Fordeler må synliggjøres

Lettere oppfølging av dokumenter og saker

Dokumenter man er autorisert for er tilgjengelig hele tiden

Man muliggjør elektronisk dokumentutveksling

Avdelingsledelsen og fagansvarlige i hver enkelt avdeling må bidra til å få sin avdeling til å forstå at dette er noe vi skal innføre – må unngå at det spres en negativ holdning

dialog med brukerne
Dialog med brukerne
  • Alle motforestillinger må tas seriøst – også i tilfeller der man i utgangspunktet er uenig
  • Still opp på møter i avdelinger og faggrupper
  • Innrøm at man ser at ikke alt man gjør virker like ”logisk”, men prøv å forklar hvorfor man likevel gjør det
  • Kall inn til arbeidsgrupper for å løse problemer etter hvert
  • I enkelte tilfeller må man få avdelingsledere til å skjære gjennom
  • Tilby de hjelpemidler som finnes
hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner
Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner
  • Medvirkning i prosjekt- og arbeidsgrupper
  • Tilby et godt produkt
  • Ikke love funksjonalitet som ikke finnes
  • Forankring i ledelse – spesielt på mellomleder- og faglig nivå
  • Foreslå vesentlig nye rutiner på enkelte områder - for eksempel å slutte å signere
  • Skape et positivt miljø
  • Snakk et språk som saksbehandlere forstår, de færreste bryr seg en døyt om Noark-4 og arkivlov m/forskrift.
hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner forts
Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner – forts.
  • Synliggjøre fordeler
  • Utvikle et hjelpeapparat
    • Superbrukere med tid og kompetanse
    • Sentral brukerstøtte
  • Opplæring – kompetanse er helt sentralt
    • Opplæring i begrepsapparatet – ikke bare i tastetrykkingen
    • Lage skriftlig dokumentasjon
  • Ta alle motforestillinger seriøst
  • Frivillighet er viktig, men av og til er tvang nødvendig
slik skaper du eierskap og trekker med flere fagmilj er
Slik skaper du eierskap og trekker med flere fagmiljøer
  • Prosjektet var forankret i et større prosjekt – avdelingene var forberedt og hadde tatt ansvar for egne saksbehandlingsrutiner
  • Deltakelse i prosjekt og arbeidsgrupper
  • Flere profesjoner var involvert i prosjektgruppen
  • Lokale arbeidsgrupper med forankring i avdelingsledelse
  • Det kan være problematisk å samordne alle brukergruppenes interesser, preferanser og krav
hvor i virksomheten b r ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge
Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge
  • Innføring av elektronisk saksbehandling er organisasjonsutvikling
  • Innføring av elektronisk saksbehandling må ikke gå på bekostning av rettsikkerhet og forvaltningsskikk – dette er veldig viktig for ledelsen
  • Overordnede beslutninger må fattes av ledelsen i virksomheten – ledelsen må være tydelig på å kommunisere beslutningene
  • Utvikling av saksbehandlingsrutiner må ligge i avdelingene blant de som er fagansvarlige
  • Avdelingsledere må følge opp at vedtatte ruiner blir fulgt opp
  • Konsekvenser knyttet til arbeidsmiljø og ergonomi må bakes inn i virksomhetens ordinære HMS-arbeid
hvor i virksomheten b r ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge forts
Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge – forts.
  • Ansvaret for utforming av systemet bør ligge i en arkivfunksjon og denne bør ha tilstrekkelig system- og IT-kompetanse
  • Utforming av sikkerhetsnett – prosjektledelse/systemansvarlig – stor fordel om dette ligger i arkivet
  • Oppfølging av sikkerhetsnett bør ligge i arkivet og i avdelingene
slide27
Organisatoriske og menneskelige hovedutfordringer ved overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling
  • Saksbehandlere blir mer avhengige av systemet – dette krever kompetanse og at systemet fungerer bra
  • ”Vi vil ha papir!”
  • Har så langt ikke hatt fullgode systemer og rutiner for elektronisk dokumentutveksling – dette blir oppfattet som håpløst umoderne, og som at arkivet ”holder igjen”
  • Tidligere erfaringer gjør at mange er skeptiske
  • Det er mange myter om ”den elektroniske verdens farer”
  • Man forholder seg ofte til svært mange ulike profesjoner med ulik bakgrunn
  • Mange forventer seg for mye av den nye løsningen
  • Er arkivtjenesten klar?