foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv kontaktkonferansen 2007 ika m re og romsdal l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal PowerPoint Presentation
Download Presentation
Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 52

Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal - PowerPoint PPT Presentation


  • 128 Views
  • Uploaded on

Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal. 10. Mai 2007 Kari.Remseth@ika-trondelag.no. Agenda. Hva er en foranalyse? Hvorfor? Gjennomgang av de viktigste momentene Arkivorganisering/arkivdanning Rammer Noark-4.1 mm.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv Kontaktkonferansen 2007 IKA Møre og Romsdal' - raja


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
foranalyse ved overgang til elektronisk arkiv kontaktkonferansen 2007 ika m re og romsdal

Foranalyseved overgang tilelektronisk arkivKontaktkonferansen 2007IKA Møre og Romsdal

10. Mai 2007

Kari.Remseth@ika-trondelag.no

agenda
Agenda
  • Hva er en foranalyse?
  • Hvorfor?
  • Gjennomgang av de viktigste momentene
  • Arkivorganisering/arkivdanning
  • Rammer Noark-4.1
  • mm
hvilken nytte har arkivet
Hvilken nytte har arkivet?
  • en av organets viktigste ressurser for å kunne drive en forsvarlig forvaltning
  • utføre saksbehandling
  • dokumentere saksbehandling og vedtak
  • yte service overfor kunden/innbyggerne
  • forskning
  • Utfordringen: er å få en enkel, effektiv og aktiv forvaltning av denne ressursen

FORANALYSE

aktiviteter prosjekt elektroniske arkiver 1
AKTIVITETER-Prosjekt elektroniske arkiver (1)
  • Prosjekt oppstartsmøte
  • Teknisk installasjon
  • Foranalyse
  • Plan for konfigurering og oppsett
  • Ferdigstille foranalyse og konfig.dokument
  • Kurs i systemadministrasjon, dok/arkiv-faglig
  • Klargjøring av basisregistere
  • Klargjøring av dokumentmaler
  • Kurs arkiv inkl. skanning
  • Installasjonsdag inntruffet. Løsningen kan benyttes i tilnærmet ordinær drift.
  • Osv….
aktiviteter prosjekt elektroniske arkiver 2
AKTIVITETER-Prosjekt elektroniske arkiver (2)
  • Kurs for saksbehandlere inkl. utvalgssekr. og superbrukere
  • Oppsett av skjema og skjemaimport
  • Kurs ansettelsessak
  • Kurs utvalgsbehandling
  • Kommunen klargjør drift-databasen, data legges inn
  • Kvalitetssikring av drift-databasen
  • OPPSTART ORDINÆR DRIFT
  • Leveringsdag inntruffet. Garantiperioden starter. Vedlikehold av eldre versjon starter.
  • Tilstedeværelse etter driftsstart
  • Kommunen holder internopplæring for de som skal på kurs i Byggesak, Delingssak og Plansak.
  • Oppfølgingsdag for arkivet
form l
Formål
  • Formålet med foranalysen er at kommunen skal få en god oversikt over det behovet saksbehandlerne har innenfor alle fagområder
  • Analysen skal belyse alle forhold som har relevans for både organisasjonen og saksbehandlerne
  • Analysen skal danne grunnlaget for konfigurering og oppsett av sak-/arkivsystemet med tilhørende rutiner som etter innføring av elektroniske arkiver, effektivt ivaretar både saksbehandlernes, organisasjonens og samfunnets behov.
hvorfor elektroniske arkiver
Hvorfor elektroniske arkiver?
  • Bidra til effektiv og korrekt saks- og publikumsbehandling og til rasjonelle relasjoner i forhold til kommunens samarbeidspartnere eksternt.
  • Til passe kommunens elektroniske tjenester til publikums forventninger til det offentlige.
  • Integrert e-post
  • Elektroniske skjema/døgnåpen forvaltning
  • mm
prosjektetablering foranalyse
Prosjektetablering foranalyse
  • Prosjektgruppe med personer fra arkiv, saksbehandlere og ledere
  • Prosjekt- og milepælsplan
  • Undergrupper for spesielle områder opprettes – for eksempel. malgruppe, rutinegruppe med mer
  • Styringsgruppe
foranalyse
Foranalyse
  • Administrativ organisering
  • Politisk organisering
  • Juridiske rammebetingelser
  • Rammebetingelser Noark-standard
  • Arkivorganisering
  • Rutiner
  • Brukere/Roller
  • Systematisk gjennomgang av alle stabs- og driftsenheter
  • identifisere behov
  • grunnlag for konfigurering og oppsett av sak-/arkivsystemet
foranalyse prosess
Foranalyse - prosess

Juridiske

rammebetingelser

  • Adm. Og
  • politisk
  • organisering

Noark-4.1

Fagsystem?

Arkiv-organisering,

Ansvar og

rutiner

forskrift om elektronisk kommunikasjon gjeldende fra 1 juli 2002
Forskrift om elektronisk kommunikasjon - gjeldende fra 1. Juli 2002
  • Målsetting (§1) :
    • Sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon
    • Forutsigbar, fleksibel og samordnet forvaltning (fellesregler på et nytt område) med sikre og gode tekniske løsninger
    • Enkel måte for publikum å utøve sine rettigheter og oppfylle sine plikter i forhold til det offentlige
arkivansvaret lov om arkiv 6 arkivforskriften 1 1
Arkivansvaret Lov om arkiv - §6, Arkivforskriften §1-1
  • Arkivplikt for offentlige organ
  • Offentlig organ har ansvar for at underliggende organ får råd og veiledning
  • Arkivet skal være sikret som informasjonskilde for nåtid og fremtid
    • informasjonen skal være tilgjengelig til enhver tid
    • Administrasjonssjefen har et overordnet arkivansvar for hele kommunen – overordnet alle organ
slide14
Arkivorganisering - ansvar
  • Dagligarkivet/bortsettingsarkiv
  • Depot
    • Depotordning skal opprettes i alle kommuner – under ledelse av depotansvarlig
slide15

Periode-

deling

Noark-4

base

Noark-3

base

DatobasertAdministrativInndeling

Arkiv

Arkiv

Arkivdel

Klassering

Arkivkode

Klassering

Arkivkode

Prosjekt

Sak

Statisk

Administrativ

Inndeling

Sak

Journal-

post

Doku-ment

Doku-ment

Ver.

VersjonVariant

Format

Skarpt skille eller??

Håndtering av uavsluttede saker?

periodedeling avlevering
Periodedeling/avlevering
  • Periodisering fører til bortsetting
  • Bortsetting – avlevering/depot

Loven: http://www.lovdata.no/all/nl-19921204-126.html

Forskriften: http://www.lovdata.no/for/sf/kk/kk-19981211-1193.html

Regler vedrørende avlevering fra IKAMR

slide17

Elektronisk

Vedlegg og doku-

menter med formkrav

Viktig

slide18

Datobasertadministrativinndeling

Arkiv

Arkivdel

Arkivkode

Prosjekt

Sak

Journal-

post

Doku-ment

Ver.

VersjonVariant

Format

  • Felles Noark-4.1 base

Nye arkivdeler ved overgang

elektroniske arkiver

Alle hoveddok. I en sak må være elektroniske. Vedlegg kan være på pair

arkiv
Arkiv
  • omfatter de dokumenter som er produsert og mottatt av en arkivskaper
  • Et eller flere arkiv?
  • Et arkiv – felles/sentralt postmottak eller desentraliserte postmottak?
arkiv verdier som registreres i databasen
Arkivverdier som registreres i databasen
  • Kortkode – forkortelse arkivets navn
  • Betegnelse – arkivets navn
  • St.prim.kode - arkivnøkkelkode, hentes fra tabellen Ordningsprinsipp
  • Nummerserie – felles nummerserie?
  • Arkivbase ID – unik identifikator for arkivet
  • Tatt i bruk – Automatisk dagens dato
  • Merknader – plass for tekstlige beskrivelser
arkivdel
Arkivdel
  • Fysisk/logisk enhet for oppbevaring av saksdokumenter
  • Felles primært ordningsprinsipp for alle saker i en arkivdel

Arkivdeler opprettes etter kommunens og saksbehandlernes behov

arkivdeler
Arkivdeler
  • Saksarkiv
  • Gidnr
  • Personalarkiv
  • Møtebøker
  • Landbruksarkiv?
  • Byggesaksarkiv?
  • Elevmapper
  • Barnehagemapper
  • SGK?
arkivdel24
Arkivdel
  • Betegnelse
  • Arkivtilhørighet
  • Nummerserie
  • Primært ordningsprinsipp
  • Sekundært ordningsprinsipp
  • Valgfritt sekundært ordningsprinsipp
  • Primærkode
  • Arkivstatus
  • Papirdokument tillatt
  • Elektronisk dokument tillatt
  • Startdato
  • Journalenhet kortkode
  • Journalenhet betegnelse
  • Arkivperiode
  • Detaljer
journalenhet er
Journalenhet(er)
  • er en arkivorganisatorisk enhet

Arkiv

Journalenhet

Arkivdel

Journalenhet

Arkivdel

Saker

Saker

slide26

Noark-4.1base

Arkiv

Journalførende enhet

Saksarkiv

Personal

GID

Arkivdeler

Arkivorganisering

journal og registreringsrettigheter
Journal og registreringsrettigheter
  • Registreringsrettigheter i journalen styres av roller
  • Personer knyttet til rollen arkivpersonell har registreringsrettigheter til journalen begrenset til saker og journalposter innen egen journalførende enhet
  • I praksis benyttes journalenhet til å begrense arkivpersonalets registreringsrettigheter
barnevernstjenesten midt tr ndelag
Barnevernstjenesten Midt-Trøndelag
  • Interkommunalt samarbeid mellom 5 kommuner i Sør- og Nord-Trøndelag
  • Kommunelovens §27
  • Vertskommune
  • Vertskommunen er ansvarlig for dagligarkiv/bortsettingsarkiv
  • Depot - IKA Trøndelag
slide31

Noark-4.1 base

Felles fagsystem

barnevernsmapper

Arkiv

Saksarkiv

Arkivdeler?

Personalarkiv

Dokumentasjon vedr. administrasjon av

felles barnevernstjeneste

arkiveres i vertskommunens arkiv

tilgangsstyring tilgangsgrupper
Tilgangsstyring/tilgangsgrupper
  • Tilgang til systemet deles i lese- og skriverettigheter. Alt som ikke er skjermet av tilgangskoder er i prinsippet tilgjengelig for alle
  • Lesetilgang/leserettigheter betyr at personer kan tildeles rettigheter til å lese poster som i systemet er skjermet med tilgangskode
  • Leserettigheter er knyttet mot administrativ tilhørighet
  • Tilgangsgrupper etableres for tilgang til saker på tvers av administrativ enhet
skrivetilgang
Skrivetilgang
  • I tillegg til å styres av personens administrative tilhørighet – styres skrivetilgangen også av rolle og status på sak, journalpost og det dokumentet en vil skrive på
  • Rollen Arkivleder har skrivetilgang i alle journalenheter
  • Rollen Arkivpersonale har skrivetilgang i egen journalenhet
  • Rollen Leder har skrivetilgang i saker i egen adm. enhet
  • Rollen Saksbehandler har skriverettigheter i egne saker
roller
Roller
  • Alle roller som skal være tilgjengelige i systemet må defineres i en egen tabell i administrator
  • Rollen saksbehandler
  • Opprette egne saker
  • Opprette JP i egne saker eller saker hvor du er registrert som saksbehandler på en JP
  • Opprette/redigere dokumenter i egne JPRollen leder
  • Opprette saker for alle i egen avdeling
  • Opprette JP i alle saker som tilhører egen avdeling
  • Opprette/redigere dokumenter i alle JP som tilhører egen avdeling
tilgangskoder
Tilgangskoder
  • Noark-4 anbefaler å benytte tilgangskodene 5, 5a og 6
  • Personalsaker (P)
  • Elevsaker (E)
  • Barnehagesaker (B)
  • Skattesaker (S)
  • Møtebehandling (MB)
  • Overformynderi (O)
brukere
Brukere
  • Tilgangskode en bruker skal klareres for og hvilke administrative enheter klareringen gjelder for, må settes opp mot alle brukerne
  • Skriverettigheter er normalt knyttet til den rollen en bruker er logget på med
  • En person kan legges inn med en rolle i forhold til en og samme administrative enhet
journalenhet er38
Journalenhet(er)
  • er en arkivorganisatorisk enhet

Kommune

Arkiv

Avdeling

Avdeling

Avdeling

Arkivdel

Journalenhet

Brukere

Brukere

Brukere

Journalenhet

Arkivdel

Roller

Saker

Saker

  • Arkivleder
  • Arkivarer
  • Leder
  • Saksbehandler
skjemaimport mot importsentraler
Skjemaimport (mot importsentraler)
  • I sak-/arkivsystemene er det lagt opp til importsentraler der en kan motta alle eksterne søknader som kommer inn via internett.
  • Alle elektroniske skjema som kommunen har utarbeidet vil være aktuelle for import til sak-/arkivsystemene og tilpasses systemet.
skjema integrasjon
Skjema-integrasjon
  • gjør at virksomheten enkelt kan registrere dataene direkte inn i sak-/arkiv-systemene.
  • gir store besparelser for virksomheten og reduserer feilprosenten fordi man slipper manuell registrering av skjemaet. Dette fører til at det blir frigitt tid for virksomhetens ansatte.
e post
E-post
  • Rutiner for e-post må utarbeides – både når det gjelder journalføring, mottak og sending. I henhold til forskrift om elektronisk kommunikasjon (se arkivplan.no) må kommunene vurdere å benytte automatisk kvitteringsmekanismer til e-postløsningen.
  • Kommunene må dessuten ta stilling til hvilke dokumenter som ved formkrav må ha en digital signatur ved sending.
krav til h ndskreven underskrift
Krav til håndskreven underskrift?
  • Ot.prp nr 108 (2000-2001) Lov om endringer i diverse lover for å fjerne hindringer for elektronisk kommunikasjon (Ot.prp.nr 108 (2000-2001), Innst. O.nr 6(2001-2002), beslutning O.nr. 19 (2001-2202)
  • Gamle bestemmelser er fortsatt gjeldende - men de må rettes inn mot nye arbeidsredskaper og metoder.
e signatur
E-signatur
  • erstatter håndskreven underskrift (original) - dvs. den autentiserer dokumentet/sier noe om avsenders identitet
  • knytter utsteder av dokumentet til innholdet
  • tilkjennegir av avsender går god for innholdet
  • betraktes som bevis på at den som har signert dokumentet er den som har skrevet det og viser at dokumentet er ferdigstilt
sikker elektronisk kommunikasjon
Sikker elektronisk kommunikasjon
  • Legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk saksbehandling og elektronisk kommunikasjon
  • Før elektronisk signatur tas i bruk må kommunen ha beskrevet mål- og strategi for informasjonssikkerhet, jfr. sikkerhetsbestemmelsene i forskrifter til personopplysningsloven og E-kommunikasjons forskriften (§11)
  • Sikkerhet omfatter både fysiske og administrative tiltak
sgk funksjonalitet
SGK-funksjonalitet
  • Private mapper?
  • Mapper for administrativ enhet?
  • Fellesmappe for kommunen?
rutine utvikling
Rutine-utvikling
  • Saksbehandlingsrutiner
  • Daglige arkivrutiner
  • Skanning
    • Enkeltskanning: Journalfører først og skanner inn aktuelt dokument i journalposten
    • Bunkeskanning: Skanner mange dokumenter samtidig og fordeler dem på saker etterpå
    • Nettverkskanning: Skanner all post med en nettverkskanner som legger dokumentene samlet i en fil. Bearbeiding og journalføring skjer deretter på egen arbeidsplass.
bygges knad prosess 1
Byggesøknad – prosess (1)
  • Plan- og bygningsloven setter krav til at den som skal gjennomføre en søknadsprosess. Kommunen skal dokumentere at tiltaket er i samsvar med loven og dens forskrifter.
  • Samspill mellom kommunen, byggefirma, arkitekt og underleverandører
  • Interaktive elektroniske skjema på Internett
  • Nødvendige skjemaer og hele tegningsunderlaget kan tilgjengeliggjøres elektronisk,
  • Autentisering og etterrettelighet blir ivaretatt av digitale signaturer og PKI.  
bygges knad prosess 2
Byggesøknad – prosess (2)
  • Kommunen besørger digital tilgang til kart, ledningskart og reguleringsbestemmelser. Byggefirmaet med samarbeidspartnere returnerer utfylte, autentiserte søknadsskjemaer, situasjonskart, reguleringsplan, detaljerte tegninger og kartgrunnlag for prosjektering - alt elektronisk og standardisert for videre behandling i kommunen.
  • Det legges inn kontroll med "lovlige verdier" interaktivt i skjemautfyllingen - og det kvitteres for søknaden umiddelbart etter at ansvarlig søker har signert med sin digitale signatur (jfr. Forskrift om elektronisk kommunikasjon)
elektronisk byggesaksarkiv
Elektronisk byggesaksarkiv
  • gir mulighet for å følge status på en sak mens den er til behandling ved innsyn i elektronisk arkiv via internett.Saken kan søkes opp ved hjelp av saksnummer, adresse eller eiendom (GID). For hver sak kan en få tilgang til opplysninger om:
  • dato saken ble registrert
  • dato saken sist ble endret
  • ansvarlig avdeling og saksbehandler
  • liste over alle offentlige dokumenter i saken
  • liste over hvilke oppgaver som er utført i saken.
foranalyse51
FORANALYSE
  • er en forutsetning for effektivt å kunne etablere elektroniske arkiver og dermed innfri eKommune planens målsetting, bl.a.
  • … tilby egnede elektroniske tjenester som forenkler innbyggernes hverdag og fremmer den demokratiske dialogen med befolkningen
  • …..sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkiv-systemer og fagsystemer for de viktigste tjenestene.