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組織溝通的問題. 不相信管理階層所言 —64% 公司計劃未充份告知 —61% 決策未解釋清楚 —54%. 何謂溝通. 發送者與接收的 訊息交換 ,以及有關個體對 訊息意義的解釋 。 所謂的溝通是傳遞資訊的行動或行為,有效的溝通是管理者從事任何事的基本要件。 溝通可複雜可簡單,可正式可非正式━這完全視所有傳達的訊息本質與傳達者ヽ接受者和雙方的關係。 溝通需要人來行動,沒有人採取某種行動,溝通便不存在。 管理的每樣功能━計畫ヽ組織ヽ用人ヽ指導ヽ控制,都需要具備有效的溝通技巧. 控制. 激勵. 資訊流通. 情感表達. 溝通的功能. 溝通與組織行為. 生產力
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組織溝通的問題 • 不相信管理階層所言—64% • 公司計劃未充份告知—61% • 決策未解釋清楚—54% 溝通技巧
何謂溝通 • 發送者與接收的訊息交換,以及有關個體對訊息意義的解釋。 • 所謂的溝通是傳遞資訊的行動或行為,有效的溝通是管理者從事任何事的基本要件。 • 溝通可複雜可簡單,可正式可非正式━這完全視所有傳達的訊息本質與傳達者ヽ接受者和雙方的關係。 • 溝通需要人來行動,沒有人採取某種行動,溝通便不存在。 • 管理的每樣功能━計畫ヽ組織ヽ用人ヽ指導ヽ控制,都需要具備有效的溝通技巧 溝通技巧
控制 激勵 資訊流通 情感表達 溝通的功能 溝通技巧
溝通與組織行為 • 生產力 • 正相關 • 離職率 • 負相關 • 溝通為激勵的重要工具 溝通技巧
溝通程序 來源 編號 媒介管道 訊息 訊息 回饋 訊息 接收者 訊息 解碼 溝通技巧
個案 • 小媛:「要不要到夜市買消夜?」 • 小華:「妳不是在減肥? 」 • 小媛:「……」(翻臉!) 溝通技巧
編碼 • 意義 • 指將心理思維轉換成他人得以瞭解的語言或符號。 • 影響條件 • 技巧 • 態度 • 知識 • 社會文化系統 溝通技巧
媒介管道 • 訊息豐富性 • 指溝通媒介本身所能傳遞訊息的內涵。 • 決定訊息豐富性的因素 • 回饋(快或慢) • 管道(視覺、聽覺) • 溝通方式(人際或非人際) • 語言類型(肢體、自然或數字化) 溝通技巧
溝通管道的選擇 管道豐富性 訊息的類型 資訊媒介 最豐富的 非例行的,模糊的 • 面對面談話 • 電話 • 電子郵件 • 備忘錄, 信件 • 傳單,公佈欄,一般報告 最不豐富的 例行的,清楚的 溝通技巧
高 負荷過重區 (媒介提供過 多訊息) 面對面 溝通媒介的豐富性 電話 簡箋 正式書面 資料 過於簡化區 (媒介無法提供 充分的訊息) 正式數據 低 低 高 問題/情境的複雜性 溝通媒介選擇模式—權變觀點 溝通技巧
人際溝通—溝涌才華 • 意義 • 針對特定議題達成有效溝通的能力。 • 影響因素 • 溝通能力與特質 • 情境因素 • 個人與互動的情形 溝通技巧
升遷機會 溝通才華 • 跨文化知覺 • 果斷性 • 攻擊性 • 防衛性 • 積極傾聽 溝通能力/ 特性 • 組織的開放程度 • 組織政策與程序 • 組織氣氛 • 組織的地理位置 • 朋友 • 不信任的對象 • 主管 • 部屬 情境因素 個人參與 溝通才華對升遷的影響 溝通技巧
果斷攻擊與非果斷型溝通模式 溝通技巧
果斷型溝通相關建議(James Waters) • 潤飾方式 • 表達自己的感受,和/或說出他人行為對自己影響。 • 同理別人的遭遇。 • 明確指出你對整個情況或他人行為的期望,或對影響他人的變化進行協調。 • 以不具威脅的口吻陳述可能發生的後果。 • 對像與溝通方式 • 與上司或你所依賴的人溝通時要用同理或協調。 • 與朋友或同儕溝通時要明確。 • 與陌生人溝通時用陳述的方式。 溝通技巧
傾聴 過慮作用 選擇性知覺 有效溝通的障礙 防衛 資訊過荷 語言 溝通焦慮 情緒 溝通技巧
個案 • 小華對介紹人說「我和對小卿的行為、想法無法苟同…」 • 介紹人對小卿說「小華覺得妳在生他的氣…」 • 小卿撥電話給小華「聽說你以為我在氣,真是豬頭,什麼時候去看電影? 」 • 小華 溝通技巧
過濾作用 • 指訊息的傳送者為了討好接收者,在傳送訊息時故意操縱資訊。 溝通技巧
資訊過荷 • 資訊量超出收訊者的處理能力時稱之。 • 一般人同時處理事件的上限—七件。 • 一般人遭遇資訊過荷時的處理方式 • 放棄或忽視 • 擱置 溝通技巧
防衛 • 當人們感覺自己被威脅時,會傾向以某種方式抵抗,此將導致彼此瞭解的可能性降低。 溝通技巧
語言 • 文字的意義不在字面,上而是在我們心中。 • 影響語言認知的主要變數 • 年齡 • 教育程度 • 文化背景 溝通技巧
y x (a) (b) (c) 知覺 • 知覺是個體詮釋其接收到的訊息之心智與感覺的歷程。 溝通技巧
溝通焦慮 • 高度口頭溝通焦慮者通常會扭曲其工作的溝通需求,以使溝通的需要減至最少。 溝通技巧
智力 • 閱讀能力 • 語彙 • 對講者與訊息的認同 • 疲勞 • 外在動機 • 筆記能力 傾聽者的特質 • 說話速度 • 流裼度 • 聽者對講者的能見度 • 講者的信心程度 • 受歡迎的程度 講者特質 傾聽者之 理解度 • 清晰明確的內容 • 抈亮的聲音 • 觀點相似 • 合乎聽者的期待 訊息特質 • 溫度 • 座位安排 • 噪音 環境特質 傾聽者理解模式 溝通技巧
影響傾聴的因素 • 傾聴者的態度 • 大學中舉辦演講之一般狀況 • 20%想著與性有關的事 • 60%在神遊 • 20%專心聴講 • 對講者的論點不認同 • 對傾聴失去耐心並轉而主動發表意見 • 對訊息缺乏興趣 • 對講者的負面反應 溝通技巧
眼光的接觸 表露恰當的臉部表情 避免分心的動作或姿勢 發問 釋義 避免打斷說話者的談話 不要說太多 改善傾聴技巧的行為指標 溝通技巧
專注行為━Egan提出[SOLER] • S━ (Squarely)面向對方 • O━ (Open)採開放的姿勢 • L━ (Lean)指身體上半部適當向對方前傾 • E━ (Eye contact)眼神適當地注視對方 • R━ (Relax)身體放輕鬆自然 溝通技巧
使用多重管道 訊息整理後再傳送出去 對他人要有同理心 處理變化時牢記面對面溝通的價值 練習積極傾聴 言語與行動相配 使用傳言 使用回饋 提高回饋績效的原則 針對特定的行為 回饋對事不對人 即時回饋 只對領受者所能控制的行為給予直接的負面回饋 改善溝通技巧的原則 溝通技巧
組織的溝通系統 溝通系統可分為正式溝通及非正式溝通: 1.正式溝通 下行溝通 上行溝通 橫向溝通 斜向溝通 2.非正式溝通 單線式 (葡萄藤) 隨意型 機率型 選擇型 溝通技巧
指主管對下級所做的書面或口頭溝通。 下行溝通 係指部屬依規定向上級提出的書面或口頭報告而言。 上行溝通 又稱為水平溝通,係指組織內同一層級部門間或個人間的溝通而言。 橫向溝通 係指非屬同一組織階層上的單位或個人的溝通。 斜向溝通 正式溝通類型 溝通技巧
向上溝通系統中常用的技術 • 諮商輔導 • 與員工的正式會議 • 提案制度 • 正式的態度調查 • 在員工刊物中提供問與答專欄 • 抱怨信箱 • 與員工非正式的詢問或討論 • 離職面談 • 與第一線管理人員討論 • 抱怨或申訴程序 • 葡萄藤 • 工作代表 • 熱線制度 溝通技巧
總經理 正式溝通的管道 行銷部門 主管 製造部門 主管 財務部門 主管 下行 上行 橫向 斜向 溝通技巧
非正式溝通類型 係指資訊由一人轉告另一人,而且只有轉告一個人,此種情況最為少見。 單線式 係指資訊由一人告知所有其他的人,而成為主要的訊息來源。 隨意型 係指資訊隨機散佈,而沒有一定的路線。 機率型 係指在溝通過程中,可能有幾個中心人物,由他轉告某些人,而且具有某種程度的選擇性。 選擇型 溝通技巧
A B C Z (單線式) 溝通技巧
G B F A C E D (隨意型) 溝通技巧
J K K H C F G B E A D (機率型) 溝通技巧
B D H E F C A (選擇型) 溝通技巧
A 非正式溝通的管道 B C D E 正式溝通 非正式 溝通 F G H I J K 溝通技巧
傳言(grapevine,葡萄藤) • 為重要的資訊來源 • 75%的員工,第一聴到某件事就是透過傳言。 • 特徵 • 不受管理當局控制。 • 多數員工認為傳言比高階管理當局所發佈的正式公報更為可信。 • 傳言多是用來謀求相關人員的私利。 • 消息正確性 • 75%是正確的 溝通技巧
傳言存在的原因 • 為了減低焦慮 • 為了弄清楚有限而支離破碎的消息 • 做為聯合團體成員的一種手段 • 象徵消息傳遞者的地位或權力 溝通技巧
減低傳言負面效果的方法 • 宣佈重大決策的時間表 • 對於一些不一致或富神袐色彩的決策和行為加以解釋 • 強調目前決策和未來計畫最好與最壞的情況 • 公開討論最壞情況時的各種可能性 溝通技巧
非口語溝通 身體情感 肢體語言 臉部表情 音調 附屬語言 音速與音域 溝通技巧
當代溝通的議題 溝通上的 差異性別 「政治正確」 的溝通 溝通技巧
溝通上的性別差異 溝通技巧
性別溝通問題的改善 • 性別彈性(genderflex) (Judith Tingley) • 為了提高影響力而暫時運用對方性別議題的溝通行為。可增加兩性的互相了解與敏感程度。 • 瞭解語言型式的作用方式與它對人們的認知與判斷上的影響。(Deborah Tannen) • 語言型式 • 個人講話方式的特性,包括直接或不直接、速度與停頓、使用語彙、引用的笑話或數據、故事、問題及誠意。 溝通技巧
政治正確(politically correct)的溝通 • 意義 • 考慮他人的感受而採用迂迴修飾的溝通詞彚。 • 副作用 • 造成溝通障礙 溝通技巧
跨文化的溝通 • 文化障礙 • 文化背景 • 文化上的引導 溝通技巧
Semantics Word Connotations Tone Differences Perception Differences Barriers to Cross-Cultural Communication 溝通技巧
文化背景高低之差異1 • 高背景環境的文化 • 溝通時依賴非口語及複雜情境的提示 • 重要變數 • 身份 • 年齡 • 資歷 • 地位 • 管理者傾向「做建議」 溝通技巧
文化背景高低之差異2 • 低背景環境的文化 • 溝通時主要依賴文字來傳達意念 • 強制執行的合約傾向於用書寫的方式,以明確的文字與高度法律化的方式來表達。 • 管理者傾向以明白的、清晰的方式來傳達希望傳達的意思。 溝通技巧