Bilgi Edinme

1. Bilgi Edinme Yıldırım BAHADIR Programcı-Proje Sorumlusu Karabük Valiliği Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü

2. 1. Amaç 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 5.maddesine göre “Kurum ve kuruluşlar, bu Kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü bilgi veya belgeyi başvuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere, gerekli idarî ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdürler.” Bilgi Edinme Modülü, Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde yapılan başvuruların elektronik ortamda takip edilerek sonlandırılması amacıyla geliştirilmiştir. 2. Bilgi Edinme Ana Sayfasına Giriş Bilgi Edinme yetkilisi, kullanıcı adı ve şifresi ile e-İçişleri sistemine giriş yapar. “Modüller” alanından “Bilgi Edinme - AnaSayfa” linkini seçerek Bilgi Edinme Modüllerine ait menülere ulaşır.

3. Bilgi edinme müracaatları e-içişleri sistemine Karabük Valiliği İl Basın Halkla İlişkiler Müdürlüğüne gelmektedir. Buradan ilgili birime yönlendirilmektedir.

4. 3. Bilgi Edinme Anasayfa Modüler ekranından Bilgi Edinme – AnaSayfa linkini seçen ya da Bilgi Edinme Modülünde işlem yaparken Ana Sayfa butonuna tıklayan kullanıcı Bilgi Edinme Modülü Ana Sayfası’na erişebilir. Bilgi Edinme Modülü Ana Sayfasında, Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği tarafından yayınlanan ve biriminizi ilgilendiren duyurular görülebilir.

5. Biriminizi ilgilendiren henüz cevaplanmamış başvurular da Ana Sayfada listelenmektedir. Listelenen başvurularda • Detay • İşlem Yapılıyor Olarak İşaretle • Dilekçe İle İşlem Yap • Rapor Al butonları birim tarafından kaydı yapılan başvurularda da vatandaş tarafından yapılan başvurularda da bulunur. Başvuru vatandaş tarafından yapılmış ise bu butonlara ek olarak “Başvuruyu Reddet” butonu bulunmaktadır. Listelenen bu başvurular bu sayfada cevaplanabilir, detayları görülebilir ve raporları alınabilir.

7. "Başvuru Tarih Aralığı” arama yapılırken girilmesi zorunlu alandır. Başvuru tarih aralığı kriterine ek olarak istenilen kriter girilerek “Ara” butonuna basılır. Kriter(ler)e uygun kayıtlar listelenir. Listelenen başvurularda, başvuru henüz cevaplanmamış ise; Detay İşlem Yapılıyor Olarak İşaretle Dilekçe İle İşlem Yap Rapor Al Başvuruyu Reddet (Vatandaş tarafından yapılan başvurularda) butonları bulunur. Böylece Ana Sayfa da olduğu gibi arama sayfasında da başvurular cevaplanabilir, detayları görülebilir ve raporları alınabilir.

8. Başvuru arama sayfasında üzerinde işlem yapılmış olan başvurular da listeletilebilir. Birim kendisine gelen başvuru ile işlem yapmışsa sadece “Detay” ve “Rapor Al” butonları aktiftir.

9. Ayrıca yapılan başvuru iç kuruma yönlendirilmişse yapılan bu yönlendirme işlemi “Son işlemi İptal et” butonuyla geri alınabilir.

11. 4.2 Bilgi Edinme Kayıt (Yazılı /e-Posta) • Birimler, kendilerine yazılı olarak ya da elektronik posta yoluyla gelen bilgi edinme başvurularını “Başvuru İşlemleri” menüsünden “Bilgi Edinme Kayıt (Yazılı/e-Posta)” seçerek sisteme girebilirler. Başvuru işlemlerinden “Bilgi Edinme Kayıt (Yazılı/e-Posta)” seçildiğinde kullanıcı e – İçişleri Bilgi Edinme Başvuru Formu sayfasına yönlendirilir.

13. İlk olarak sayfada başvuran kişi tipi seçilir. Başvuran kişi tipi tüzel kişi seçildiğinde yetki belgesi yüklenebilmesi için alan açılır. Bu aşamadan sonra başvuru geliş şekli seçilir. Başvuran kişinin adı, soyadı, taabiyeti, TC kimlik numarası, adresi, elektronik posta adresi ve başvuruya hangi yolla cevap almak istediği girilir. Başvurulacak birim, istenilen bilgi belge ve başvuru açıklaması girilir, “Kaydet” butonuna basılır. Başvuran kişiye kaydının yapıldığına dair e – mail’in başarıyla iletildiği mesajı alınır.

14. Mesaj onaylandıktan sonra istenirse “Dosya Ekle” butonu kullanılarak başvuruya dosya eklenebilir. Dosya ekle butonuna basıldığında; alanı açılır. “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir ve alan kapatılır. Böylece kaydedilen başvuru ilgili birime düşer. 5. Dış Kurum İşlemleri Başvurularda, başvuruyu ilgilendiren birim her zaman doğru girilmemektedir. Böyle durumlarda gelen başvuru, kullanıcı tarafından ilgili birime yönlendirilebilir. Başvuruyu ilgilendiren birim iç birim olabileceği gibi dış kurum da olabilir. Başvuru ilgilendiren birim dış kurum olduğunda, yönlendirilmek istenen dış kurum “Dış Kurum İşlemleri” menüsünden “Dış Kurum Ekleme” seçilerek eklenebilir.

15. 5.1 Dış Kurum Ekleme Dış Kurum İşlemlerin menüsünden “Dış Kurum Ekleme ” seçildiğinde Dış Kurum e – Postası Ekleme Sayfası gelir. Eklenecek dış kurum adı, dış kurum e – posta adresi, varsa açıklama girilir ve “Kaydet” butonuna basılır. Dış kurum e – posta bilgisi başarıyla eklenmiş olur ve buna dair uyarı mesajı alınır. Böylece kaydedilen dış kurum, dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Dış Kuruma Yönlendirildi” seçildiğinde açılan “Yönlendirilecek Dış Kurum Listesi” alanına eklenmiş olur. Burada dış kurum adı ile dış kurum e – posta adresi girilmesi zorunlu alanlardır.

16. 5.2 Dış Kurum Arama Dış Kurum İşlemlerin menüsünden “Dış Kurum Arama ” seçildiğinde Bilgi Edinme Dış Kurum e – Postası arama Paneli gelir. Kurum adı ve e – posta bilgisi arama kriterleridir. Bu kriterlerden herhangi biri girilerek ya da girilmeden ara butonuna basıldığında uygun kayıtlar listelenir.

17. Listelenen kayıtlar istenirse butonuna basılarak silinebilir ya da butonu yardımıyla güncellenebilir.

18. 6. Bilgi Edinme Rapor Seçilmiş tarihler arasında, birime gelen bilgi edinme başvurularının ve bu başvurulara yapılan işlemlerin raporu “Bilgi Edinme Rapor” butonuna tıklanarak alınabilir. Kullanıcı “Bilgi Edinme Rapor” butonuna bastığında rapor alma sayfasına ulaşır.

19. Raporun ait olduğu tarih aralığı girilir. Kurum ve kuruluş adı kullanıcının aktif birimi seçilmiş olarak gelir ve Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği dışındaki birimler bu alanı değiştiremez. Ancak aktif birimi Basın ve Halkla İlişkiler Müşavirliği olan kullanıcı bu alanı değiştirerek seçtiği birime ait raporu alabilir. Kurum ve Kuruluş adına bilgileri düzenleyen seçili olarak gelir ve değiştirilemez. Bu aşamadan sonra “Rapor Al” butonuna basılarak seçilen tarih aralığında seçili kuruma ait rapor alınabilir.

21. Başvuru takip tablosunda ise başvurunun hangi aşamalardan geçtiği bilgisi verilmektedir.

23. Eğer başvuru birime doğrudan gelmeyip başka bir birim aracılığıyla yönlendirilmişse yönlendirilen birim başvuru takip tablosunda sadece kendi birimi ile ilgili aşamaları görür. 7.2. İşlem Yapılıyor Olarak İşaretle Ana Sayfada ya da Başvuru Arama sayfasında listelenen başvurularda bulunan “İşlem Yapılıyor Olarak İşaretle” butonu, başvuru ile ilgilenilmeye başlandığını, başvuran kişiye iletmek amacıyla kullanılır. Bu butona basıldığında başvuran kişiye başvurusu ile ilgilenildiğine dair elektronik posta gönderilir. 7.3. Dilekçe İle İşlem Yap Bilgi edinme başvurusuna yapılacak işleme (yanıtlama, reddetme, başka kuruma yönlendirme v.b) karar verildikten sonra bu buton yardımıyla işlem sisteme geçirilir. Başvuruya yapacağı işleme karar veren kullanıcı bu butonu kullanmalıdır.

24. “Dilekçe ile İşlem Yap” butonuna basıldığında “Dilekçe İşlem Sayfası” açılır.

25. “Dilekçeye Verilecek Cevap Tipi” alanına tıklandığında dilekçeye verilebilecek cevaplar listelenir. Kullanıcı buradan istediği cevap tipini seçer. 7.3.1. Dilekçe İç Kuruma Yönlendirildi Başvuran kişi dilekçeyi ilgilendiren kurumu yanlış seçmiş ise, başvurunun konuyu bilen, doğru kuruma iletilmesi gerekir. Eğer dilekçeyi ilgilendiren kurum İçişleri Bakanlığı birimlerinden biri ise dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe İç Kuruma Yönlendirildi” olmalıdır.

26. Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe İç Kuruma Yönlendirildi” seçildiğinde , yönlendirilecek iç kurumun seçileceği alan açılır. İstenilen birimin ilk birkaç harfi girilerek yada birim ağacı kullanılarak başvurunun yönlendirilmek istediği iç birim belirlenir. butonu tıklanarak iç birim seçilmiş ve işlem listesine eklenmiş olur. Başvuru birden çok iç kuruma yönlendirilebilir. Yanlışlıkla istenilenden başka bir kurum eklenirse; işlem listesinde yanlış girilen kurum üzerine tıklanarak seçilir, daha sonra butonuna tıklanarak silinir.

27. Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Dış Kuruma Yönlendirildi” seçildiğinde, dilekçe cevap alanında cevap metni; olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istediği değişiklikleri yapabilir.

28. “Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, yönlendireceği kurumu bilgilendirmek üzere eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir. İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama başvuruda rapor alma işlemi yapıldığında raporda görülür.

29. Veri girişleri yapıldıktan sonra “Onayla” butonuna basılarak işlem sonlandırılır. Başvuran kişiye bilgilendirmek üzere mail gönderilir. (Mail içeriğinde “Dilekçe Cevap” alanındaki metin bulunur.) Birim dilekçeyi dış kuruma yönlendirdikten sonra üzerinde hiçbir işlem yapamaz. Bu sebeple dilekçe üzerinde sadece “Detay” ve “Rapor Al” butonları aktif olur. Başvuruyu dış kuruma yönlendirme işleminde de, amir onayına gönderme yapılamaz

30. 7.3.3. Dilekçe Yanıtlandı Dilekçe başvurulan kurumu ilgilendiriyorsa ve kurum başvuruyu olumlu cevaplayarak, başvuran tarafından istenilen bilgi ve belgelere erişimini sağlayabiliyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Yanıtlandı” seçmelidir. Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Yanıtlandı” seçildiğinde, dilekçe cevap alanında cevap metni; olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istediği değişiklikleri yapabilir.

31. “Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, başvuranı bilgilendirmek üzere eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir. İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama başvuruda rapor alma işlemi yapıldığında raporda görülür.

32. Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi Başvurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin bir kısmının başvurana iletilmesini uygun buluyor, kalan kısmını reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” seçmelidir.

33. Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” seçildiğinde, dilekçe cevap alanında cevap metni; olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istediği değişiklikleri yapabilir.

34. “Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, başvuranı bilgilendirmek üzere eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir. İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama başvuruda rapor alma işlemi yapıldığında raporda görülür.

35. Dilekçe Reddedildi Başvurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin başvurana iletilmesini uygun bulmuyor, dilekçedeki isteği reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” seçmelidir. Dilekçeye verilecek cevap alt tipi alanı yardımıyla dilekçenin hangi sebepten reddedildiği (Dilekçe Eksik Bilgiden Dolayı Reddedildi – Dilekçe Gizlilik Dolayısıyla Reddedildi) bildirilir. Dilekçeye verilecek cevap tipi “Dilekçe Reddedildi” seçildiğinde, “Dilekçeye Verilecek Cevap Alt Tipi” alanı açılır, girilmesi zorunlu alandır, buradan dilekçenin reddedilme sebebi seçilir.

36. Dilekçe cevap alanında cevap metni; olarak gelir. Kullanıcı bu metinde istediği değişiklikleri yapabilir.

37. “Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, başvuranı bilgilendirmek üzere eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir. İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama başvuruda rapor alma işlemi yapıldığında raporda görülür.

38. Gizli Ya da Sır Niteliğindeki Belgeler Ayrılarak Dilekçe Yanıtlandı İstenen bilgi veya belgelerde, gizlilik dereceli veya açıklanması yasaklanan bilgiler ile açıklanabilir nitelikte olanlar birlikte bulunuyor ve bunlar birbirlerinden ayrılabiliyorsa, söz konusu bilgi veya belge, gizlilik dereceli veya açıklanması yasaklanan bilgiler çıkarıldıktan sonra başvuranın bilgisine sunulur. Ayırma gerekçesi başvurana yazılı olarak bildirilir. Kullanıcının üzerinde işlem yaptığı başvuruda bu durum söz konusu ise, dilekçeye verilecek cevap tipi “Gizli Ya da Sır Niteliğindeki Belgeler Ayrılarak Dilekçe Yanıtlandı” olmalıdır.

39. Ayırma gerekçesi başvurana, dilekçe cevap alanına açıklaması yapılarak bildirilir. “Varsa eklenecek dosya” alanında kullanıcı, başvuranı bilgilendirmek üzere eklemek istediği dosyaları ekleyebilir. . “Browse…” butonuna basılarak eklenmek istenen dosya seçilir ve “Yükle” butonu yardımıyla dosya yüklenir.

40. İstenirse yapılan işlemin açıklaması “İşlem Açıklaması” alanına girilebilir. Bu alana girilen açıklama başvuruda rapor alma işlemi yapılığında raporda görülür.

41. 7.4. Başvuruyu Reddet Vatandaş tarafından yapılan başvurularda, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin tümünün yada bir kısmının başvurana iletilmesi uygun bulunmuyor, dilekçedeki istek tümüyle yada kısmen reddediliyorsa, kullanıcı “Başvuruyu Reddet” butonu kullanarak başvuruyu kısa yoldan reddedilebilir. İşlevsel olarak “Dilekçe İle İşlem Yap” butonu tıklandığında açılan dilekçe işlem sayfasında dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” ya da duruma göre “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” seçmek ile aynıdır. Bu buton yardımıyla yapılan tüm işlemler “Dilekçe İle İşlem Yap” butonuyla da yapılabilir. Kısa yol butonu olarak düşünülebilir. Bu sebeple dosya ekleme kontrolü bulunmaz, buradan verilecek cevaplar amir onayına gönderilmez. Başvuru doğrudan reddedilir. Sadece vatandaş tarafından yapılan başvurularda görülür, birim tarafından kaydı yapılan başvurularda bu buton bulunmaz.

42. Kullanıcı “Başvuruyu Reddet” butonuna tıkladığında dilekçe reddetme paneli sayfası açılır.

43. Dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” ve “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” bulunur. Başvurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin bir kısmının başvurana iletilmesini uygun buluyor, kalan kısmını reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Kısmen Cevaplandı Kısmen Reddedildi” seçmelidir.

44. İstenirse Reddetme Açıklaması girilir. Dilekçe içeriği alanında istenilen değişiklik yapılabilir. Kaydet butonuna basılır, dilekçe içeriği başvurana mail olarak gider, işlem başarıyla tamamlanır. Birim dilekçeyi yanıtlamış olur, bu aşamadan sonra dilekçe üzerinde hiçbir işlem yapılamaz. Bu sebeple dilekçe üzerinde sadece “Detay” ve “Rapor Al” butonları aktif olur. Başvurulan birim, dilekçede istenilen bilgi ve belgelerin başvurana iletilmesini uygun bulmuyor, dilekçedeki isteği reddediyorsa, kullanıcı dilekçe cevap tipi olarak “Dilekçe Reddedildi” seçmelidir. Dilekçe cevap tipi “Dilekçe Reddedildi” seçildiğinde “Dilekçeye Verilecek Cevap Alt Tipi” alanı açılır. Buradan dilekçenin hangi sebeple reddedildiği (Dilekçe Eksik Bilgiden Dolayı Reddedildi - Dilekçe Gizlilik Dolayısıyla Reddedildi) seçilebilir.

46. İstenirse Reddetme Açıklaması girilir. Dilekçe içeriği alanında istenilen değişiklik yapılabilir. Kaydet butonuna basılır, dilekçe içeriği başvurana mail olarak gider, işlem başarıyla tamamlanır. 7.5. Rapor Al “Rapor Al” butonu kullanılarak başvuruya dair rapor alınabilir. Detay görmeden farklı olarak, rapor alındığında başvurunun geçirdiği tüm aşamalar görülür.

48. TEŞEKKÜRLER