Návrh struktury personálního spisu

1. Návrh struktury personálního spisu Barbora Neoralová, Šárka Hádková

2. Personální spis • je nedílnou součástí personální evidence, která se týká každého zaměstnance dané organizace • se zavedením personální evidence na sebe zaměstnavatel přijímá povinnosti spojené se vznikem pracovního poměru

3. Zaměstnavatel je povinen: • získávat pouze informace osobního charakteru se souhlasem zaměstnance • neshromažďovat nadbytečné údaje • získané informace ověřovat a aktualizovat • zajistit ochranu osobních údajů • zabezpečit, aby po skončení zaměstnaneckého vztahu byl osobní spis bývalého zaměstnance řádně archivován

4. Personální informační systém • odpovídá současným potřebám řízení lidských zdrojů • jeho základem je právě personální evidence • měl poskytovat informace o: • zaměstnancích • pracovních místech a funkcích • dílčích personálních činnostech • okolí organizace a vnějších podmínkách

5. Personální evidence • je standardizovaný soubor dokumentů odpovídající právním normám a zaznamenávající průběh a výsledky jednotlivých personálních činností • proces lze rozčlenit do těchto fází: • Dokumenty o výběru zaměstnance • Dokumenty o vzniku pracovního poměru • Dokumenty po dobu trvání pracovního poměru • Dokumenty o skončení pracovního poměru

6. Dokumenty o výběru zaměstnance • Zahrnují: stanovení požadavků na pracovní místo a na zaměstnance • způsob získávání zaměstnanců (inzerát) • získání a posouzení osobních údajů o novém zaměstnanci • protokol o průběhu a výsledcích výběrového řízení

7. Dokumenty o vzniku pracovního poměru • Pracovní smlouvu • jmenování

8. Dokumenty po dobu trvání pracovního poměru • Orientované na: Změny sjednaných pracovních podmínek • Přechod práv a povinností za trvání pracovního poměru • Školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a další vnitroorganizační závazná školení • Dohody o hmotné odpovědnosti • Hodnocení zaměstnance, osobní rozvoj zaměstnance • Dokumenty o nedostatcích v práci zaměstnance, připomínky a stížnosti zaměstnance

9. Dokumenty o skončení pracovního poměru • Rozvázání pracovního poměru dohodou • Rozvázání pracovního poměru výpovědí • Okamžité zrušení pracovního poměru • Zrušení pracovního poměru ve zkušební době • Skončení pracovního poměru uplynutím doby • Skončení pracovního poměru na základě úředního rozhodnutí

10. Personální spis • složka obsahující dokumenty, které souvisejí se zaměstnancem a jeho vztahem k zaměstnavateli (firmě) • slouží výhradně pro interní potřebu zaměstnavatele • ten odpovídá za veškerou manipulaci s osobními údaji v něm obsaženými • se všemi údaji musí zacházet v souladu s právními normami nebo s výslovným souhlasem zaměstnance.

11. Od 1. 6. 2000 jsou zaměstnavatelé povinni řídit zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. • zákon se vztahuje na veškeré zpracování osobních údajů • respektuje dříve platnou zásadu shromažďovat jen ty osobní údaje, které odpovídají stanoveným účelům a jsou nezbytné pro jejich naplnění • Zaměstnanci, kteří shromažďují, zpracovávají a dále pracují s osobními údaji, jsou povinni zachovávat mlčenlivost. Tato povinnost trvá i po skončení zaměstnání.

12. Návrh základní struktury osobního spisu zaměstnance 1. Vstupní údaje: protokol o výběrovém řízení 2. Údaje o zaměstnanci osobní dotazník, životopis, posudek o pracovní činnosti, oznámení změn, vstupní lékařská prohlídka, lékařské posudky, výpis z rejstříku trestů 3. Kvalifikace dokumenty o dosaženém vzdělání, osvědčení o absolvování odborných kurzů, doklady a dohody o zvyšování kvalifikace

13. 4. Pracovní poměr pracovní smlouva, dohody o změně pracovní smlouvy, jmenovací dekret, dekret o odvolání z funkce, prohlášení zaměstnance o mlčenlivosti, dohoda o hmotné odpovědnosti 5. Mzdy mzdové výměry, návrhy a rozhodnutí o změně mzdy 6. Ověřování znalostí předpisů doklady o ověřování znalostí předpisů k zajištění bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, doklady o ověřování znalostí řidičů, doklady o ověřování dalších speciálních znalostí u zaměstnanců

14. 7. Hodnocení zaměstnance 8. Potvrzení o zaměstnání tzv. zápočtový list z předchozího zaměstnání, potvrzení okresní správy sociálního zabezpečení 9. Pracovní kázeň upozornění zaměstnavatele na porušování pracovní kázně zaměstnancem 10. Další dokumenty

15. Uzavření a archivace osobního spisu • Dokumenty které podnik musí v osobním spise ponechat – pracovní smlouva, dohoda o uznání dluhu, doklady obsahující údaje pro sociální zabezpečení (důležité pro výpočet důchodu), zdravotní pojištění apod., • Dokumenty které podnik musí vydat zaměstnanci – životopis, pracovní hodnocení, doklady o vzdělání, zprávy o zdravotním stavu aj.

16. Zaměstnanec má nárok na poskytnutí stejnopisů všech písemností, které jeho osobní spis obsahuje • Organizace osobní spisy archivuje na základě obecně závazných právních předpisů – zákon o ochraně osobních údajů, zákon o archivnictví, zákon o účetnictví apod.

17. Zdroje • Kříž J. a Zuzák R.: Administrativní technika. ČZU PEF, Praha 2006. ISBN 80-213-1158-4. • Kahle B.: Praktická personalistika po vstupu ČR do EU. PRAGOEDUCA, Praha 2004. ISBN 80-7310-018-5. • Koubek J.: ABC praktické personalistiky. LINDE, s. r. o., Praha 2000. ISBN 80-86131-25-4. • Fleischmannová E., Kuldová O. a Šedý R.: Obchodní korespondence pro střední školy. FORTUNA, Praha 2002. ISBN 80-7168-718-9. • Kuldová O. a Fleischmannová E.: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti. FORTUNA, Praha 1998. ISBN 80-7168-599-2. • Šíma, A. a Suk, M.: Základy práva pro střední a vyšší odborné školy. C. H. Beck, Praha 1997. ISBN 80-7179-098-2. • Internet: (citace 19. 3. 2006) http://www.mvcr.cz/reforma/zpravy/priprava/personal.html