Předmět: Personální řízení

1. VYSOKÁ ŠKOLAFINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s.Fakulta ekonomických studií katedra řízení podniku Předmět: Personální řízení Téma 12: Komunikace

2. TOK INFORMACÍ Ředitel náměstkovi: zítra v 09.00 je zatmění slunce, tedy něco, co se nevidí každý den. Ať zaměstnanci nastoupí v pracovních oděvech na nádvoří. Při pozorování tohoto vzácného jevu podám sám příslušný výklad. Bude-li pršet, nebude nic vidět. V tom případě se sejdeme v jídělně. Náměstek vedoucímu odboru: na pokyn ředitele bude zítra v 09.00 zatmění slunce. Bude-li pršet, nebude to možné v pracovním oděvu na nádvoří vidět. V tom případě se provede zatmění slunce v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den. Vedoucí odboru vedoucímu oddělení: na pokyn ředitele dojde zítra v 09.00 v pracovním oděvu ke zmizení slunce v jídelně. Ředitel dá pokyn k tomu, má-li pršet, což se nevidí každý den. Vedoucí oddělení parťákovi: Bude-li zítra pršet v jídelně, tedy něco, co se nevidí každý den, zmizí náš ředitel v pracovním oděvu. Parťák dělníkům: zítra v 09.00 zmizí náš ředite. Škoda, že se to nevidí každý den.

3. K O M U N I K A C E Jako způsob přenosu informací Jako způsob dorozumívání se Jako základní spojovací článek mezi lidmi v procesu řízení organizace Jako manažerská funkce, umožňující propojení jednotlivých prvků organizace Komunikační krédo: Joseph PULITZER americký publicista Předlož jim to tak, aby to četli, barvitě tak, aby si to zapamatovali, jasně tak, aby to ocenili, především přesně tak, aby se tím mohli řídit.

4. O B E C N Á D O P O R U Č E N Í Chceme-li s někým komunikovat, musíme ho pro komunikaci získat, tj. přijít s tématem, které partnera zajímá. Má-li být komunikace přínosná, musí být obousměrná a symetrická. Role sdělujícího a příjemce se musí střídat. Hovoříme o umění: Naslouchat = aktivní přístup příjemce, který nejen slyší, ale slyšené vnímá a snaží se je analyzovat Sdělovat – učíme se to od narození a

5. S D Ě L O V Á N Í Verbální sdělování • základním stavebním kamenem jsou věty; • slovo kontextu umožňuje vyjádřit se a zajistit • co nejpřesnější pochopení sdělovaného • Má celou řadu složek: • mimika, gesta, doteky, pohledy, • postoj těla, • vzdálenost mezi účastníky komunikace a její změny, • tón řeči = hlasitost, rychlost, artikulace, • modulace hlasu, • úprava zevnějšku Neverbální sdělování • V rámci organizace, podniku sem patří • zvolená grafická úprava, • prapor obce, logo organizace Činy Chování a jednání sdělujícího v souvislosti s verbálními i neverbálními projevy.

6. N A S L O U C H Á N Íslyšet a rozumět slyšenému se učíme od malička • učíme se z kontextu porozuměn významu slov, • chceme-li si být jisti správným pochopením toho, co slyšíme, • zeptáme se. Naslouchání ušima • Jako protipól neverbálního vyjadřování, které sluchem nepostihneme: • všímáme si výrazu obličeje = lze tak odečíst emocionální • stav sdělujícího; • soustředíme se také na pohled = dívá se sdělující celou dobu na nás, • nebo upírá pohled mimo nás. Naslouchání očima Nasloucháme srdcem • snaha uvědomit si souvislosti, • objevit to, co se partner v diskusi snaží zakrýt použitými slovy, • objevit mimoslovní projevy a činy.

7. E F E K T I V N Í K O M U N I K A C E • Účelné filtrování sdělení: • vnímat sdělovaná fakta, • jejich uvádění do souvislostí, • zapojení emocí sdělujícího Předsudky vyplývající ze vzájemných vztahů účastníků komunikace. • Neochota stát se dobrým partnerem v komunikaci – projevy: • při rozhovoru se dívá nepřítomně, myslí na své vlastní problémy, • sdělujícímu nevěnuje pozornost, • jedná se sdělujícím jako s úkolem, který je nutno vyřešit, • jedná jako „zaručený“ odborník, který zná na všechno lék. Získat druhé, aby dělali, co je třeba. • Zadržování informací: • informace analyzovat, interpretovat, • obohatit o vlastní přidanou hodnotu, • sdílet závěry s ostatními.

8. ZÁKLADNÍ PRAVIDLA KOMUNIKACEpostavení sdělujícího • řečník získává nebo ztrácí energii pro svůj další výstup, • působí na posluchače, jejichž pozornost si může • definitivně získat nebo ztratit, • výhodou je důkladná příprava = možnost soustředit se • pouze na technickou stránku projevu, • pro překonání počáteční trémy = naučit se první • „oslovovací“ věty nazpaměť. Důležitost prvních pěti minut ! Co „vysíláme“ nemusí být totéž, co druhá strana „přijímá“. = Je vhodné na počátku definovat základní pojmy, Vytvořit společný slovník pro vzájemné porozumění prostřednictvím vědomé části Lidská mysl se skládá z části: komunikujeme přijímaná sdělení filtruje také svým podvědomím vědomé podvědomé

9. ZÁKLADNÍ PRAVIDLA KOMUNIKACEpostavení příjemce Vyslechnout partnera (řečníka) až do konce a ještě malou chvíli mlčet • aktivně jsme naslouchali – je logická potřeba • si problém utřídit; • chvilka ticha přesvědčí řečníka o naší • pozornosti; Rekapitulace, přeformulování problému Přesvědčení sebe i sdělujícího o pochopení problému Reakce = otázka nebo odpověď • klidně a úplně reagovat; • vyvarovat se spontánní reakce uprostřed • věty řečníka, sdělujícího • po odpovědi na otázku účastníka komunikace, • otázku vrátit – obrátit tak diskusi žádoucím • směrem, • do diskuse zapojit i další vhodnou osobu. Další směrování komunikace

10. A N A L Ý Z A P Ř Í J E M C E • kompaktní, • různorodá Jednotlivec Skupina • jaké informace potřebuje příjemce vzhledem • ke svému postaven ? • vztah k přednášené informaci • jakou prvotní reakci na sdělení lze očekávat ? • je příjemce v opozici nebo je stoupencem plánů a návrhů odesilatele ? • jaké očekávání má příjemce vzhledem k poskytované informaci ? • nebude zklamán , • není třeba jej nějak motivovat ? • jak příjemce dokument použije ? • rozšíří jej dál ? • bude jej považovat za důvěrný a interní ?

11. FORMÁLNÍ KOMUNIKACEspecifické případy Projev • proti sobě stojí řečník a auditorium, • diskuse je možná, ale není pravidlem, Porada • skupina zaměstnanců, tým, • řízená diskuse je pravidlem Rozhovor • Řešení problému: • nadřízený versus podřízený, • nadřízený versus skupina podřízených zaměstnanců Pohovor Zaměřený na hodnocení pracovních výsledků vždy mezi čtyřma očima Pohovor Účelem je pokárání podřízeného vždy mezi čtyřma očima

12. P R O J E V • při prezentacích a přednáškách, • při setkání s cílem motivování pracovního týmu, • při vítání významné náveštěvy • chceme pouze informovat ? • chceme motivovat ? • chceme oslovené získat pro novou věc ? Při přípravě projevu Vědět, co vlastně chceme svým projevem vyvolat Pravidla pro úspěšné a efektivní řízení diskuse • vyslechnout každou otázku až do konce, nepřerušovat tazatele; • otázku pozitivně formulovat; • odpovědi by měly být jasné, bez agrese a emocí; • vyhledávat a vytvářet podporu mezi posluchači zpětnými otázkami; • povzbuzovat k diskusi ty, u nichž je vidět přístup shodný s řečníkem; • směrovat diskusi k požadovanému cíli; • nikdy nesmí být účastníci diskuse zesměšňování či ponižování.

13. P O R A D A Dobře organizovaná porada = značný přínos, protože: • dává prostor pro vytvoření týmu a upevnění vnitřního pocitu dobré spolupráce; • zaměstnanci si uvědomují své vlastní postavení v rámci týmu; • porady umožňují manažerovi: • projevit své schopnosti, • vybudovat si přirozenou aktivitu, • upevnit si své postavení, • stimuluje pracovní kolektiv ke konkrétním cílům; • je ideálním prostředím pro prezentaci cílů týmu; • jednotlivec vyzvaný ke spolupráci je více vázán přijatým závěrem; • účastníci si mohou navzájem sdělovat své zkušenosti, znalosti. • často se svolávají zbytečně, bez aktuálního důvodu; • zabývají se individuálními otázkami, které by bylo možné efektivněji řešit individuálně; • spolupráce a diskuse s ostatními účastníky porady je pouze fingovaná; • často jsou účastníci pozvání na poradu pouze proto, aby se manažer zbavil • odpovědnosti za samostatné rozhodnutí; • je demonstrován participativní styl řízení, ale skutečnou výměnu názorů • a otevřenou diskusi nepodporuje.

14. Vytváření pozitivního obrazu o firmě Nutno pamatovat na: • Působí pozitivně, pokud je sdělení formulováno: • jako velmi důležité pro příjemce; • celá záležitost musí být nazírána ze zorného úhlu příjemce, • nikoli tvůrce dokumentu. Osobu příjemce: Pozitivní tón sdělení • zdůrazňovat pozitivní aspekty na úkor negativních, • negativní nezamlčovat. N E P O U Ž Í V A T !!! Zvážit emocionální dopad sdělení i v této oblasti Diskriminující prvky

15. E L E K T R O N I C K Á I N F O R M A C E Je založena na a) vnější – internetové síti, b) vnitřní intranetové síti. Neustále se rozšiřuje. Přednosti: • je rychlá a umožňuje realitně levnou komunikaci bez ohledu na vzdálenosti; • umožňuje předávat operativní zprávy i více subjektům najednou; • umožňuje předávat a přijímat zprávy a datové soubory v digitální podobě a tak je dále • příjemcem zpracovávat; • umožňuje vést elektronické diskuse: • v písemné podobě, • ve vizuální podobě, • ve zvukové podobě. V obecné rovině platí zásady pro písemnou dokumentaci.

16. SPRÁVNÝ TYP KOMUNIKACE - typy informací Explicitní, konkrétní, tzv. „tvrdé“ Informace: • Patří sem: • údaje o trhu, postavení firmy na něm, • výsledky výrobního procesu, • jednoduché softwarové kódy, • výsledky hospodaření firmy, finanční výsledky, • výsledky různých typů výzkumů prováděných firmou, Tyto informace mohou být rychle a lehce distribuovány. • Patří sem. • odborné expertízy, • operační know-how, • využití výrobních technologií Nespecifikované informace: Tyto informace potřebují vysokou míru interpretace. Nemohou být předávány automaticky,

17. N E F O R M Á L N Í I N F O R M A C E Velmi kvalitní motivační nástroj • Vyhledávání, organizování a zajišťování příležitostí k setkávání zaměstnanců a jejich rodin • ve volném čase, • při zájmové činnosti, • na kulturních akcích, apod. • posilují se vztahy členů týmu silou společných zážitků, • znalost lidí z nejbližšího okolí lidi navzájem sbližuje, • mimo pracovní prostředí lze předpokládat uvolněnější a přirozenější reakce, • odpovědnost z vykonávané funkce je potlačena. • Podnikový časopis – podnikové noviny: • měl by poskytovat prostor pro vyjádření kteréhokoli zaměstnance, • neměla by chybět rubrika dotazů a odpovědí, • může být zprostředkovatelem organizování různých soutěží apod.

18. KOMUNIKACE S VNĚJŠÍM PROSTŘEDÍM Povinnost komunikace Práce (vztahy) s veřejností • s finančním úřadem a dalšími úřady státní • správy, • s kontrolními orgány • BOZP, HZS, • inspekce ŽP, hygiena, SZPI • bankovní sféra, pojišťovnictví • odborové hnutí, • dodavatelé, zákazníci, • nutno rozlišovat tzv. relevantní část veřejnosti, • shledat shodné znaky u oslovovaných skupin; • je nutno vhodně vybírat komunikační techniky; • je nutná systematičnost a soustavnost, • výsledky nelze očekávat okamžitě • Před zahájením komunikace s veřejností: • je vhodné analyzovat současný stav podniku, • pohled veřejnosti • na základě poznatků zvolit vhodný plán • komunikačních aktivit podniku. Bez této komunikace není existence podniku, organizace možná