La Regione Piemonte: le nuove linee guida in materia di acquisti on line della PA

1. La Regione Piemonte: le nuove linee guida in materia di acquisti on line della PA Sergio Crescimanno Regione Piemonte Direzione Organizzazione; Pianificazione, Sviluppo e Gestione delle Risorse Umane

2. e-procurement Il termine e-Procurement indica quell’insieme di tecnologie, procedure, operazioni e modalità organizzative che consentono l’acquisizione di beni e servizi on line grazie alle possibilità offerte dallo sviluppo della rete Internet e del commercio elettronico.

3. Procedure telematiche di acquisto Il regolamento per le procedure telematiche di acquisto Il D.P.R. n. 101 del 4 aprile 2002 ha disciplinato lo svolgimento delle “procedure telematiche di acquisto”, che consentono alle Amministrazioni di effettuare approvvigionamenti di beni e servizi attraverso sistemi automatizzati di scelta del contraente. Mercato Elettronico della PA Gare Telematiche per acquisti sia sopra che sotto la soglia di rilievo comunitario per acquisti sotto soglia

4. Disciplina degli strumenti dell’e-procurement D.P.R. 101 del 4 aprile 2002 é applicabile ad amministrazioni dello Stato, organismi di diritto pubblico, enti pubblici “… con esclusione delle regioni, delle province, delle città metropolitane, dei comuni e delle comunità montane che possono applicare le disposizioni del regolamento se così dispongono nell'ambito della propria autonomia…” Introduzione di un codice deontologico di comportamento per le PA interessate ad utilizzare procedure telematiche di acquisto

5. Regione PiemonteAvvio della sperimentazione • D.G.R. 33-7489 del 28 ottobre 2002 • Avvio sperimentazione gare on-line. Approvazione criteri e modalità • prima sperimentazione di procedure telematiche per l’approvvigionamento di: • attrezzature informatiche • materiale antinfortunistico • disciplina delle gare on-line da parte dell’Amministrazione

6. Regione PiemonteAvvio della sperimentazione • 20 novembre 2002 • Trattativa on line per acquisto scanner A4 • Gara svolta con modalità a “buste chiuse” • Criterio di aggiudicazione: offerta economicamente più vantaggiosa • Data apertura gara: 20/11/02 ore 10.00 • Data chiusura gara: 20/11/02 ore 11.00 • Attributi qualitativi: Peso • Velocità di scansione 50% • Scansione duplex 25% • Scansione a colori 15%  • Risoluzione ottica 10% • Sono state presentate 3 offerte, la migliore pari a 1.622,86 € • Con un ribasso del 25%.

7. Regione PiemonteAvvio della sperimentazione • 19 dicembre 2002 • Fornitura componenti di abbigliamento • per le Direzioni regionali • Gara svolta con modalità a “buste chiuse” • Criterio di aggiudicazione: prezzo più basso • Data apertura gara: 19/12/02 ore 10.00 • Data chiusura gara: 19/12/02 ore 11.00 • Lotto unico 33 articoli di abbigliamento • Valore della base d’asta: 11.000 € • Sono state presentate 3 offerte, la migliore pari a 6.425,48 € • Con un ribasso del 41,6%.

8. Regione PiemonteLe Linee Guida • D.G.R. 49-11596del 26 gennaio 2004 • Linee guida per lo svolgimento delle procedure telematiche per l’acquisizione di beni e servizi • Documento generale per la disciplina degli acquisti telematici: • Gare telematiche • Trattative private • Mercato elettronico

9. Regione PiemonteLe Linee Guida Amministrazione:la Regione Piemonte e ogni altro ente che effettua le operazioni di acquisto di beni e servizi attraverso sistemi automatizzati Utente: fornitore di beni/servizi abilitato a partecipare alle procedure telematiche di acquisto tramite il processo di autorizzazione Gestore del sistema: il soggetto di cui si avvale l’amministrazione per la gestione tecnica delle procedure telematiche di acquisto Responsabile del procedimento: viene designato dall’amministrazione ed è incaricato di operare nel sistema e di provvedere alla risoluzione di tutte le questioni inerenti al procedimento

10. Regione PiemonteLe Linee Guida Procedura di abilitazione alle gare Bando di Abilitazione (Generale) Domanda di abilitazione Provvedimento di abilitazione Accesso al sistema • Requisiti minimi • Assegnazione • casella di posta • elettronica • Attivazione account È facoltà del Responsabile del procedimento definire durata*, revoca o sospensione dell’abilitazione * Non superiore ai 24 mesi

11. Regione PiemonteLe Linee Guida Procedura di gara (1) – dettaglio delle operazioni Bando di Abilitazione (Generale) Avviso di gara Domanda di partecipazione Invito Offerta 30 gg prima • 10 gg prima • Modalità di svolgimento della procedura • Giorno e ora di inizio delle operazioni • Documentazione di gara • Compilazione modulo sottoscritto con firma digitale • Requisiti • minimi

12. Regione PiemonteLe Linee Guida Procedura di gara (2) - Aggiudicazione Criteri di aggiudicazione Graduatoria Aggiudicazione • Prezzo più basso • Massimo ribasso mediante rilancio dinamico delle offerte • Massimo ribasso mediante offerta in busta chiusa virtuale • Offerta economicamente più vantaggiosa • Visualizzazione della graduatoria delle offerte valide • Trasmissione esito della gara (tramite casella di posta elettronica)

13. Regione PiemonteLe Linee Guida • Trattativa privata – Aggiudicazione • Procedura negoziata • Trattativa privata Offerte Invito Aggiudicazione • Visualizzazione della graduatoria delle offerte valide • Trasmissione esito della gara (tramite casella di posta elettronica) • Trasmissione alla casella di posta elettronica assegnata ai concorrenti (ove possibile, almeno 3)

14. Il Mercato elettronico D.P.R. 101/2002 L’insieme delle procedure di scelta del contraente attuate in via elettronica e telematica, che consentono alle unità ordinanti delle Amministrazioni, al di sotto della soglia di rilievo comunitario, di: • acquistare beni e servizi direttamente dai cataloghi predisposti dagli utenti selezionati attraverso un bando di abilitazione; • richiedere ulteriori offerte che verranno valutate automaticamente dal sistema.

15. Regione PiemonteLe Linee Guida Mercato elettronico – Abilitazione Domanda di abilitazione Abilitazione Bando di abilitazione • Compilazione del modulo • Lista dei prodotti • Assegnazione • casella di posta elettronica • Verifica requisiti del bando e concessione abilitazione • Attivazione account al fornitore • Diniego di abilitazione motivato (eventuale) Il fornitore abilitato può chiedere l’estensione dell’abilitazione ad altri prodotti che intende offrire nel mercato elettronico

16. Pubblicazione Invio del catalogo dei prodotti Verifica di conformità Approvazione Regione PiemonteLe Linee Guida Mercato elettronico – Catalogo dei prodotti abilitati • I cataloghi vengono pubblicati on line mediante apposita procedura di abilitazione. • I cataloghi elettronici, una volta firmati digitalmente dal fornitore e pubblicati, costituiscono offerte al pubblico di vendita ai sensi dell’art. 1336 del Codice Civile. Il Responsabile del procedimento può disattivare in via permanente o temporanea, parziale o completa uno o più cataloghi, dandone comunicazione motivata.

17. Regione PiemonteLe Linee Guida • Mercato elettronico – Sistemi di acquisto • Ordine diretto • Richiesta di offerta

18. Compilazione modulo d’ordine Invio ordine Fornitore Ricezione ordine Verifica dei contenuti Evasione dell’ordine Amministrazione Regione PiemonteLe Linee Guida Ordine diretto • L’ordine, compilato e firmato digitalmente, ha l’efficacia di accettazione dell’offerta • Con l’invio dell’ordine il contratto si intende perfezionato

19. Scelta fornitori Richiesta di offerta Invio Amministrazione Regione PiemonteLe Linee Guida Richiesta di offerta Fornitore Il Responsabile del procedimento compila l’apposito modulo, lo sottoscrive con firma digitale e lo invia ai fornitori. La richiesta di offerta contiene il termine per la ricezione delle proposte. Compilazione modulo Sottoscrizione e invio nei termini Il fornitore compila il modulo, lo sottoscrive con firma digitale e invia la proposta. Tale documento costituisce una proposta contrattuale valida ed efficace.

20. Regione PiemonteLe Linee Guida • 5 marzo 2004 • Fornitura di Software e di Apparecchiature Informatiche • Gara svolta con modalità a massimo ribasso di prezzo a rilancio dinamico • Criterio di aggiudicazione: prezzo più basso • Data apertura gara: 05/03/04 ore 10.00 • Data chiusura gara: 05/03/04 ore 10.50 • Lotto 1 - prodotti software 58.000 € • Lotto 2 - apparecchiature informatiche (scanner e stampanti) 6.000 € • Lotto 3 - accessori hardware (cavi antifurto) 25.000 € • ________________ • TOT 89.000 € • Con un ribasso complessivo del 18,06 %.

21. Vantaggi riscontrati Riduzione di costi e tempi di acquisto Verbalizzazioneautomatica Semplificazione dell’aggiudicazione Riduzione dei tempi di trasmissione dei documenti Semplificazione dell’iter procedimentale e di protocollazione Maggiore trasparenza verso fornitori e cittadini

22. Conclusioni “Gli Enti strumentali della Regione Piemonte, nonché le province, le città metropolitane, i comuni e le comunità montane possono applicare le disposizioni del presente documento adattandone i contenuti alla propria interna organizzazione, nell’ambito della propria autonomia”. (Art. 2 delle Linee Guida)