Poslovno komuniciranje

1. Poslovno komuniciranje prema Gartsideovim modelima poslovnih pisama i ostalih poslovnih dokumenata

2. Leonard Gartside: • Vrlo je malo poslovnih transakcija koje se uspješno provode bez uvođenja poslovnog dopisivanja. • pisma klijentima, prodavačima, zastupnicima, dobavljačima, bankarima, vlasnicima brodova i mnogim drugim • Upravo pisma predstavljaju tihe “trgovce poduzeća”, a vrlo često i jedini oblik komunikacije s vanjskim svijetom • Izuzetno je važno stvoriti povoljan dojam, ne samo o poduzeću, već i o onome koje napisao pismo kao sposobnoj osobi koja želi biti na usluzi.

3. Poslovno pismo • Danas postoje različite metode pismene komunikacije, ali tradicionalno poslovno pismo još uvijek predstavlja vrlo važan oblik prenošenja pismenih poruka. • Poslovno pismo ima ambasadorsku ulogu u predstavljanju poduzeća – izuzetno je važno ostvariti povoljan prvi dojam.

4. Dobra poslovna praksa podrazumijeva: • osiguranje dobre kvalitete papira • tiskanje pisama sa zaglavljima • Poslovno pismo dojam o poduzeću prenosi i: • izlaganjem • strukturom • jezikom i tonom

5. Uslijed razvoja komunikacijske tehnologije faks-poruke i elektronska pošta često zamjenjuju poslovna pisma; unutar organizacije koriste se memorandumi za pismene poruke ili elektronska pošta zbog brzine. • Koja god se metoda odabere za prijenos pismene poruke, cilj bi trebao biti osiguranje visokog standarda u svakom od tri bitna područja (izlaganje, struktura, jezik i ton). • Visoki standardi u pismenoj komunikaciji sugeriraju visoke standarde u poslovanju općenito.

6. TISKANI MATERIJAL ZA PISANJE • Papir za pismenu korespondenciju poduzeća odražava osobnost poduzeća. • Pismo sa zaglavljem na službenom papiru treba sadržavati: • naziv poduzeća • cjelovitu poštansku adresu • brojeve za kontakt telefon, telefaks i adresu elektronske pošte • registarski broj i adresu na kojoj je poduzeće registrirano. • ako je registrirana adresa glavnog ureda poduzeća različita od one koja se nalazi u odjeljku s navedenom adresom, uobičajeno je na dnu istaknuti adresu na kojoj je poduzeće registrirano, zajedno s registarskim brojem. • mnoga poduzeća koriste čak i otisnute listove u nastavku, tj. otisnutu drugu i slijedeće stranice poslovnog pisma.

7. Potpuno pregledan prijelom • U izlaganju svih poslovnih dokumenata trenutačno se najviše koristi potpuno pregledan ispis. • uvriježilo se mišljenje da ovaj stil djeluje poslovno • skraćuje potrebno vrijeme tipkanja jer ni novi, niti završni odlomci ne počinju uvučenim retkom • Iako ovaj tip ispisa trenutačno koriste mnoge organizacije, neke još uvijek radije usvajaju svoj vlastiti interni stil za prijelom dokumenata. • koji god stil koristili, najvažnije je pridržavati se pravila dosljednosti, tj. paziti da svi dokumenti budu izloženi u sitom formatu.

8. Listovi u nastavku • Neka poduzeća koriste tiskane listove za drugu ili sve ostale stranice koje će uslijediti. • obično sadrže samo ime poduzeća i njegov zaštitni znak • ako ih nije moguće otisnuti, drugu ili slijedeće stranice trebalo bi otipkati na običnom papiru slične kvalitete ili na onakvom papiru kakav se koristio za pismo sa zaglavljem (prvu stranicu).

9. Kad su potrebne druga ili slijedeće stranice, određene bi informacije trebalo istaknuti na vrhu lista (radi lakše uporabe, u slučaju da se prva i stranice koje se nalaze u nastavku na bilo koji način odvoje). • U dnu prethodne stranice nije potrebno ništa dodavati kako bi se istaknulo da će uslijediti još jedna stranica. To se podrazumijeva jer ne postoji ni završni odlomak niti potpis. • List u nastavku trebao bi sadržavati barem tri ili četiri otipkana retka osim uobičajenog završnog odlomka. • Ne ostavlja se jedan redak odlomka ni na dnu prethodne stranice niti na stranici koja će uslijediti. Treba nastojati novu stranicu početi novim odjeljkom.

10. DIJELOVI POSLOVNOG PISMA • OZNAKA • Nekada je na pismima sa zaglavljima bio običaj tiskati “Znak” i “Vaš znak”. • Danas je to rijetko slučaj jer je modernim word procesorima i printerima gotovo nemoguće tekst poredati na prethodno otisnutom papiru. • Umjesto toga tipkač će normalno ubaciti oznake u zaseban red. • Oznaka sadrži i inicijale autora pisma (obično se pišu velikim tiskanim slovima) i tipkača (pisana velikim ili malim slovima, po želji). Oznaka spisa ili odjela također se može navesti. GBD/ST GBD/st/Per1 GBD/ST/134

11. Datum • Uvijek se piše puni datum. 30. listopada 2007. • U nekim drugim zemljama datum će biti otisnut sljedećim redoslijedom: mjesec/dan/godina.

12. Unutarnja adresa • Ime i adresu primatelja trebalo bi otisnuti u posebne retke i to onako kako je navedeno u omotnici. • Osobito bi trebalo pripaziti da oslovljavanje primatelja odgovara onome kako se on potpisuje. • Npr. osobu koja se potpisuje s Petar Perić trebalo bi jednako osloviti u unutarnjoj adresi, a prethodno navesti naslov iz uljudnosti “g.”. • Bilo bi neprikladno osobu osloviti s “g. P. Perić”

13. Kad se pismo šalje u inozemstvo, ime zemlje bi trebalo istaknuti u posljednjem retku ovog odlomka. • Budući da se pismo šalje zračnom poštom, to bi trebalo navesti jednim jesnim razmakom između redaka iznad unutarnje adrese.

14. Posebne oznake • Ako je pismo povjerljivo, uobičajeno je da se to navede kao sastavni dio unutarnje adrese, iznad čega se ostavlja prazan redak. • Riječ povjerljivo može se otipkati velikim slovima ili podvučeno s početnim velikim slovima. • Podaci o primatelju rijetko se kada koriste u današnjoj poslovnoj komunikaciji u kojoj nam je uvijek poznato ime osobe kojoj pišemo. (Ime primatelja navodi se u unutarnjoj adresi, te se koristi osobni pozdrav) • Nekada su se podaci o primatelju navodili kad je pisac želio biti siguran da će pismo uistinu završiti na stolu ciljane osobe, premda bi tada pismo bilo naslovljeno na poduzeće općenito, i uvijek bi počinjalo s “Poštovana gospodo”. • NA RUKE G. PETRA PERIĆA, DIREKTORA PRODAJE

15. Pozdravljanje • Ako se u unutarnjoj adresi navodi ime primatelja, uobičajeno je korištenje osobnog pozdrava. • Štovani gospodine Periću / Štovani kolega Antiću • Ako je pismo naslovljeno općenito na neku organizaciju, onda bi trebalo koristiti formalniji oblik pozdravljanja • Poštovana gospodo • Ako je pismo naslovljeno primjerice na direktora odjela, ili direktora neke organizacije čije ime nije poznato, onda je prikladnije: • Poštovani gospodine ili gospođo,

16. Naslov • Naslovom se ukratko najavljuje sadržaj pisma. Uobičajeno je pozicioniranje naslova jedan prazan redak ispod pozdrava. Koriste se velika tiskana slova ili velika početna slova, podvučeno. • MEĐUNARODNA KONFERENCIJA – 24. kolovoza 2007.

17. Uljudan završetak • Uobičajeno je završiti pismo na uljudan način, korištenjem uljudnog završetka. • Najčešći je tip zatvaranja “S poštovanjem”

18. Ime pošiljatelja i oslovljavanje • Nakon uljudnog završetka potrebno je ostaviti 4 ili 5 praznih mjesta za potpis. • Potom se navodi ime pošiljatelja željenim stilom – velikim tiskanim slovima ili samo početnim velikim slovima.