ANALISIS PROSES BISNIS

1. ANALISIS PROSES BISNIS PERTEMUAN 4 @bhkrisdhianto - 2012

2. Tujuan Pembelajaran • Mahasiswa mampu merancang model proses bisnis dalam proses analisis bisnis (Level C5-Synthesis)

3. Pendahuluan • Proses bisnis adalah bagaimana sebuah organisasi menjalankan operasi internalnya serta menyampaikan produk dan jasa yang dihasilkannya kepada pelanggan

4. Model proses bisnis • Memahami bagaimana proses-proses yang sudah ada bekerja • Menjelaskan kepada pelaku proses apa yang harus dikerjakan dan kaitannya dengan proses lain • Membantu memastikan konsistensi dalam pelaksanaan proses • Mengidentifikasi masalah dan kelemahan proses bisnis yang ada

5. Konteks Organisasi • Pemahaman terhadap konteks organisasi dapat membantu untuk memahami bagaimana proses bisnis dijalankan • Ini dapat dilihat melalui diagram Struktur Organisasi yang menggambarkan area fungsional dari sebuah organisasi

6. Kelemahan Struktur Organisasi • Berorientasi internal • Tidak terlalu memperhatikan aspek pelanggan • Menjelaskan struktur formal dan mengabaikan komunikasi informal • Bersifat statis -> tidak menjelaskan reaksi terhadap pelanggan, karena terkadang sebuah proses melibatkan orang dari berbagai area fungsional yang berbeda (misal pemesanan)

7. Contoh

8. Pandangan Alternatif terhadap Organisasi • Model Organisasi menggambarkan proses internal dan lingkungan eksternal dimana organisasi beroperasi • Dikembangkan dalam 2 tahap: 1.Mempertimbangkan faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi 2.Menganalisis proses bisnis internal

9. Gambaran umum

10. Area Eksternal 1.Pemasok sumberdaya yang diperlukan oleh proses bisnis 2.Pelanggan yang menggunakan dan memanfaatkan produk/jasa organisasi 3.Pesaing yang bergerak di industri atau lingkungan bisnis yang sama 4.Faktor eksternal yang mempengaruhi organisasi (PESTLE)

11. Hal yang Dipertimbangkan (contoh) • Sumberdaya apa yang dibutuhkan? • Siapa pesaing utama dalam meraih pelanggan? • Lingkungan eksternal apa yang membatasi ruang gerak organisasi? • Siapa pemilik organisasi yang harus dipuaskan? • Siapa sesungguhnya pelanggan organisasi?

12. Sudut Pandang Organisasi terhadap Proses Bisnis

13. Peta Proses Bisnis

14. Value Chain Porter

15. Value Chain untuk Organisasi Manufaktur

16. Value Proposition • Value proposition menentukan hal-hal yang dibutuhkan organisasi untuk disampaikan kepada pelanggan, meliputi: 1.Atribut produk/jasa 2.Aspek hubungan pelanggan 3.Aspek citra dan reputasi • Proses bisnis adalah mekanisme penyampaian tersebut bagi organisasi

17. Atribut Produk/Jasa 1. Fungsionalitas -> apa yang dapat dilakukan oleh produk 2. Harga yang dikenakan untuk produk tersebut 3. Kualitas -> sebaik apa produk yang dihasilkan 4. Pilihan -> produk standar atau produk custom 5. Ketersediaan -> kecepatan respon terhadap pesanan pelanggan

18. Diferensiasi Organisasi 1.Menjadi yang paling efisien 2.Memiliki produk yang terbaik 3.Memberikan layanan pelanggan yang terbaik

19. Model Proses Bisnis • Proses bisnis dipicu oleh kejadian (event) bisnis yang melibatkan lima komponen kunci: 1.Tugas yang menyusun proses 2.Alur proses 3.Titik keputusan 4.Pelaku (actor) yang melakukan tugas 5.Hasil dari proses bisnis

20. Pengembangan Model Proses Bisnis • Beberapa tools dapat digunakan untuk mengembangkan model proses bisnis, antara lain: 1.UML -> State Diagram 2.DFD -> Diagram Konteks

21. Kerjakan soal A dan B, tulis tangan di kertas Folio bergaris, dikumpulkan di awal pertemuan berikutnya ^_^

22. Latihan Soal A • PT. Elektronika Semesta adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan Tunai barang-barang elektronik. Semua transaksi di perusahaan masih dilakukan secara manual. Berikut ini adalah kegiatan kegiatan yang dilakukan oleh bagian Penjualan dalam melaksanakan transaksi penjualan Barang di dalam perusahaan. • 1. Pemesanan barang Setiap kali Bagian penjualan akan menjual barang ia selalu menerima surat pesanan dari pelanggan. Berdasarkan Surat pesanan tersebut bagian penjualan kemudian mencatat dan merekamnya kedalam Arsip Surat Pesanan. Berdasarkan Arsip surat pesanan tersebut, bagian penjualan membuatkan Faktur dan Surat Jalan yang dikirimkan kepada Pelanggan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan sudah terealisasi dan rangkapnya disimpan sebagai Arsip Faktur dan Arsip Surat Jalan. • 2. Pembuatan Kwitansi Apabila Faktur dan Surat Jalan sudah sampai ditempat pelanggan, maka pelanggan megirimkan Pembayaran yang kemudian oleh bagian penjualan dibuatkan Kwitansi yang dibuat berdasarkan Arsip Faktur yang kemudian diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dan rangkapnya disimpan kedalam Arsip Kwitansi • 3. Pembuatan Laporan Setiap akhir bulan Bagian Penjualan selalu membuat Laporan Penjualan berdasarkan Arsip Faktur dan Laporan Pesanan berdasarkan Arsip Pesanan dan Laporan Pengiriman berdasarkan Arsip Surat Jalan yang ditujukan kepada Kepala Bagian Penjualan

23. Latihan Soal B • Koperasi Gelora adalah sebuah koperasi yang mengelola simpan pinjam bagi para anggotanya, berikut ini adalah kegiatan yang dilakukan oleh bagian Kredit dalam menangani pemberian pinjaman bagi para anggotanya. • Setiap kali bagian kredit akan memberikan pinjaman kepada Anggota maka Anggota diharuskan mengisi Formulir Permohonan Pinjaman yang berisi Nomor FPP, Tanggal Permohonan, Nomor Anggota, Nama Anggota, Jumlah Permohonan dan Keperluan. Yang kemudian oleh Bagian Kredit dicatat dan disimpan kedalam Arsip FPP. Berdasarkan Arsip FPP tersebut Bagian Kredit membuat Bukti Peminjaman yang diberikan kepada Anggota yang berisi No. BP, tgl BP, Nomor Anggota, Nama Anggota, Jumlah Realisasi, Lama Angsuran, Jumlah Angsuran dan Bunga. • Setiap Bulan Anggota diharuskan membayar Angsuran sejumlah Angsuran yang disepakati pada saat Peminjaman yang kemudian oleh bagian Kredit dicatat dan direkam kedalam Arsip Angsuran. Berdasarkan Arsip Angsuran tersebut bagian Kredit membuat Bukti Angsuran yang diberikan kepada Anggota yang berisi No. BA, Tanggal BA, No. BP, Jumlah Angsur dan Bunga • Pada akhir bulan Bagian Kredit selalu membuat Laporan Peminjaman dan Laporan Angsuran yang diberikan Kepada Ketua Koperasi.