1 / 42

Clerical Work of Administration By : Rahmayanti , S.IP., M.Si

Clerical Work of Administration By : Rahmayanti , S.IP., M.Si. Clerical Work meliputi …. Manajemen Rapat dan Notula Etiket Menerima Tamu Handling Calls in and out Perencanaan Kerja Individu Perbekalan K antor. Manajemen Rapat dan Pembuatan Notula. Fungsi Rapat.

vila
Download Presentation

Clerical Work of Administration By : Rahmayanti , S.IP., M.Si

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Clerical Work of Administration By : Rahmayanti, S.IP., M.Si

  2. Clerical Work meliputi … • ManajemenRapatdanNotula • EtiketMenerimaTamu • Handling Calls in and out • PerencanaanKerjaIndividu • PerbekalanKantor

  3. ManajemenRapatdanPembuatanNotula

  4. FungsiRapat

  5. PrinsipPenyelenggaraanRapat

  6. Agenda Rapatbiasanyaberisi … • Keteranganpeserta yang tidakhadir • Minutesrelevandarirapatterakhir • Membicarakanmasalah yang dihadapisertasolusinya • Any other business • Tanggaldanwakturapat yang akandatang

  7. Contoh agenda rapat … • Pendataanpeserta yang tidakhadir • Permohonanmaafatasketidakhadiransalahsatupemimpinrapat • Hal-hal yang akandibicarakan )* • Laporandarisekretaris, bendahara,bagian marketing • Lain-lain • Penetapanwakturapatberikutnya

  8. TipePemimpinRapat • Otoriter • Demokratis • Laissez-faire

  9. TipePesertaRapat • Sang moderator • Pecandurapat • Sang pembantah • Maniak Gadget • Mr/Mrs ring-ring • Sang pelawak • Sang apatis

  10. PeranPeserta … • Sebagaipenyumbangpendapat/data • Sebagaipembuatkeputusan • Sebagaipenerimakeputusan • Sebagaipembantupimpinan

  11. PT. INDOFARMA, (Tbk) SuratEdaranUndangan Nomor : ………… DiharapkankehadiranBapak/Ibu/Saudara yang namanyatersebutdibawahini, untukdapathadirpadaRapat/ PertemuanKoordinasiawalBulanFebruari 2012, yang rencananyaakandiadakanpada : Hari/Tanggal : Waktu : Tempat : Acara :

  12. Syaratrapat yang Baik… • Suasanarapatterbuka • Tiappesertarapatberpartisipasiaktif • Mendapatbimbingandanpengawasandaripimpinan • Hindariperdebatan • Pertanyaansingkatdanjelas • Hindariterjadinyamonopoli

  13. MembuatNotulaRapat Notulaataurisalahrapatadalahcatatansingkattentangsuatupembicaraandalamrapat

  14. Notulamemuat… • Judulrapat • Waktu, tempatdan jam • Pemimpinrapatdansekretaris • Jumlah yang hadirdantidakhadir (besertanama) • Acararapat (sebutsecaraberurutan) • Jalannyarapat (dariawals.dkeputusan) • Tempat, tanggal, bulandantahunpembuatannotulen • Tandatangansekretarisdanpemimpinrapat

  15. Buatcatatanrapatuntukpribadi • Hasilpembicaraanpertopik • Tindakan yang harusdilaksanakan • Penanggungjawab • Batas waktupenyelesaian

  16. EtiketMenerimaTamu

  17. Grooming … • Pastikankesanpertama yang positif • Eye contact • Jabattangan • Jagajarak ideal ± 45,7 cm • Pandangan non pribadi • Bersikapramah • Bersihkantangan yang basah • Sikaptubuh, rautwajah yang ramah

  18. Jenistamu • Relasiperusahaan yang secaraberkalamelakukankunjungan • Relasiperusahaandalamdanluarkota • Temansejawat/ keluargaatasan • Tamuuntukbagian yang lain • Tamu yang tidakmenguntungkanperusahaan

  19. Cara menerimatamu • Berikansalam • Lakukanperkenalan • Tanyakanmaksud • Menolaktamudenganbaik • Meneruskantamudenganpetunjuk • Berikankenyamananpadasaattamumenunggu

  20. Handling calls in and out

  21. Handling calls in • Jawabderingantelepontidaklebihdari 3 kali dering • Angkatdengantangankiri, tangankananuntukmencatat info penting

  22. Hindarikata “hallo”, gunakankatasalamwaktu : selamatpagi, selamatsiang… • Catatpesanpentingdalambukukhusus • Memintamengejakembalikata-kata yang sulitdimengerti • Active Listening

  23. Mengulangnomorpenting • Ramah, penuhminat • Kenalimesinteleponuntukmentransfer • Jikawaktupenanganancenderung lama, tawarkanuntukditeleponataumeneleponkembali • Jikahasilpembicaraanmengharuskankitamengambiltindakan, lakukansegeramungkin • Pesan = amanah • Tungguhinggapeneleponmemutuskanhubunganlebihdulu

  24. Handling calls out • Pastikanmenekannomortelepon yang benar • Siapkancatatanbilaperlu • Mohonmaafjikasalahsambung • Perkenalkandirijikapeneleponbelumdikenal

  25. Don’t forget… Smile when you are calling

  26. PerencanaanKerjaIndividu

  27. Perencanaankerjaindividumerupakanmanajemendiri • Sebagaialat bantu dalammenyusun, melaksanakandanmengevaluasitugaspribadi • Diawaliolehkomitmendankepedulianterhadaptugas

  28. Hendaknyaperencanaandibuatsecara : • Masukakal • Sederhana • Luwes • Mencakupkegiatanmenyeluruh • continue.

  29. List to do..Period : 30 Jan – 4 Feb 2012

  30. KOMUNIKASISELF DEVELOPMENT KOORDINASI FORECASTING KREATIF MOTIVASI DIRI TEAM WORK RE-CHECK

  31. “Suksesdalamperencanaanindividumembantukesuksesanpencapaiantujuanperusahaan”“Suksesdalamperencanaanindividumembantukesuksesanpencapaiantujuanperusahaan”

  32. PERBEKALAN KANTOR • Perbekalankantormerupakansaranapentinguntukmenghasilkanpekerjaankantor • Tanpaperbekalan, operasionalkantorakanterhambat

  33. Perabotkantor

  34. Peralatan Kantor

  35. Mesinkantor

  36. Pesawatkomunikasikantor

  37. Interior ruangkantor

  38. IdentifikasiKebutuhanBarang Sebelumpengadaanperbekalan, dibutuhkaninformasimengenai “IdentifikasiKebutuhanBarang”

  39. PenangananPerlengkapan Kantor

  40. HaturNuhun

More Related