İŞ DİSİPLİNİ VE ZAMAN YÖNETİMİ

1. İŞ DİSİPLİNİ VE ZAMAN YÖNETİMİ

2. Bu bölümde; • İş disiplini • Zaman tuzakları • Zaman yönetimi • Stres etkenleri • Stres yönetimi

3. Disiplin: Konulan kuralların herkes için bir alışkanlık haline gelmesini sağlamaktır. İş Disiplini: Kurum ve işletmelerde düzeni sağlamak için kullanılan hem basit hem de kurumun küçük ayrıntılarının denetimini sağlayan ve diğer iyileştirme çalışmalarının temelini oluşturan bir sitemdir.

4. Yararları: • Aksaklıkları azaltır • Verimliliği artırır • İsrafı azaltır • Devamsızlığı azaltır • Hizmetin sürekliliğini düzenler • Çalışanlar kendilerini yönetebilir • Sorunlar erken teşhis edilir • Kurum-toplum ilişkisi iyileşir • Topluma zamanında hizmet sunulur

5. ZAMAN YÖNETİMİ Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.

6. Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir. • Zaman pahalıdır.

7. Zaman Tuzakları • Plânsızlık • Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak • Ertelemek • Kendini gereğinden fazla işe adamak • Acelecilik • Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

8. Zaman Tuzakları • Rutin ve gereksiz işler • Açık kapı politikası (hayır diyememek) • Gereksiz telefonlar • Gündemsiz ve verimsiz toplantılar • Kararsızlık • Yetki verememek • Dağınık masa ve büro düzeni

9. Planlama • Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir. • Yönetim planlama ile başlar. • Ve en önemli aşamadır...

10. Planlama Planlamazsan bilemezsin, Bilmezsen Kontrol edemezsin, Kontrol edemezsen iyileştiremezsin.

11. PUKÖ-PUKİ döngüsü Planla Uygula Kontrol et Önlem al ( İyileştir)

12. Öncelikleri bilmek ve sıralamak... • Hoşlandığımızı • Çabuk bitecek olanı • Kolay olanı • Bildiğimizi • Acele yapılanı • Başkalarının isteğini • Hoşlanmadığımızdan • Uzun sürecek olandan • Zor olandan • Bilmediğimizden • Önemli olandan • Kendi seçtiğimizden ÖNCE YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

13. Ertelemek Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; • Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

14. Gecikmelerle Mücadele • Bitirme tarihini belirleyin. • İlk önce sıkıcı olan işi yapın. • Şimdi yapın! • Ödüllendirme sistemi kurun. • İşleri küçük bölümlere ayırın. • Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

15. Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak • İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. • Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

16. Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak • Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler, işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. • En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. • Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

17. Acelecilik • Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. • Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

18. Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma • Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur.

19. Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar • Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. • Sorun, • Gündemi belirlenmeden yapılan, • Normal süresini aşan ve • Amacına ulaşmayan toplantılardır.

20. Kararsızlık • Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

21. Hayır diyememek… • Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir.

22. Devretmek • Diğer insanlar çeşitli işleri sizden iyi değillerse bile sizin kadar iyi yapabilirler.Böylece siz de zamandan tasarruf edebilirsiniz. • Gerektiğinde seçilmiş işleri belli kişilere tahsis etmelisiniz.

23. Dağınık masa; • Yorgunluk, • Verimsizlik, • Baş edememe hissi, • Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, • Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.

24. Kendimizi değerlendirelim • Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum. • Günlük çalışmamı buna göre ayarladım. • Telefon görüşmeleri • Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım. • Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım. • Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım.

25. Kendimizi değerlendirelim • Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım. • Etkinliği artırmak için yollar aradım. • Her hafta neler başarmak istediğimi planladım. • Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım. • Ani işler için zaman bıraktım. • Her işi yapamayacağımı ve en iyi alternatifleri seçmem gerektiğini fark ettim.

26. Zaman Yönetiminin yararları • Kariyer planlaması • Okumak • İletişim • Dinlenme • Düşünme

27. STRES VE YÖNETİMİ

28. Stres; Tehdit edici durumlara yönelik bir tepkidir

29. Tehdit edici durumlar • Örgüt içindekiler • Örgüt dışındakiler

30. Örgüt içi stres etkenleri • Bireyin rolü -Rol çatışması -Rol belirsizliği -Kararlara katılmama • İşin yapısal özelliği -Çak fazla veya az iş -Kötü çalışma koşulları -Zaman baskısı • Kariyer gelişimi -Güvenlik eksikliği -Yetersiz ödüllendirme

31. Örgüt içi stres etkenleri • Kurum içi ilişkiler -Ast-üst ilişkisi -Çalışma arkadaşlarıyla ilişki -Yetki sorumluluk dağılımı • Kurum-çevre ilişkisi -Kurumun istekleri ile ailenin isteklerininin çatışması -Kurumun bireyden beklentilerinin,bireyinki ile ters düşmesi

32. Örgüt dışı stres etkenleri • Yaşam değişimleri • Ekonomik sıkıntılar • Aile içi ilişkiler • Hastalık veya ölüm • Evlen(eme)me • Ülke sorunları

33. Tepki (Stres belirtileri) • Bedensel tepkiler: Baş ağrısı,sırt ağrısı,kramplar,az uyumak,hazımsızlık… • Psikolojik tepkiler:Yorgunluk,kaygı,gerginlik, • depresyon,can sıkıntısı,kendine güven azalması • Davranışsal tepkiler: sigara ve alkol kullanımı,duygusal ve fevri davranışlar • Sosyal tepkiler: Diğer insanlarla kurulan ilişkilerde azalma,toplumsal yalıtım,sosyal rollerin yürütülmesinde isteksizlik ve beceriksizlik

34. Stresle başa çıkma

35. Bireysel başa çıkma yöntemleri • Egzersiz • Solunum egzersizleri • Meditasyon • Gevşeme • Beslenme • Toplumsal destek • Sosyal ve kültürel etkinliklere katılma • Masaj • Zaman yönetimi

36. Kurumsal başa çıkma stratejileri • Örgütsel iklim yaratmak • İş zenginleştirme • Rollerin belirlenmesi ve çatışmanın azaltılması • Kariyer planlama • Danışmanlık • Sosyal aktiviteler

38. SABRINIZ İÇİN TEŞEKKÜRLER