skr ningar ttur n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Skráningarþáttur PowerPoint Presentation
Download Presentation
Skráningarþáttur

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 56

Skráningarþáttur - PowerPoint PPT Presentation


  • 79 Views
  • Uploaded on

Skráningarþáttur. Febrúar 2005 Hildur Gunnlaugsdóttir, bókasafns- og upplýsingafræðingur Harpa Rós Jónsdóttir, kerfisbókasafnsfræðingur. Yfirlit. Skráningarþáttur Skráningarfærsla búin til frá grunni Skráning í færslusnið Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá Að yfirfara færslu / svið

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Skráningarþáttur' - vala


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
skr ningar ttur

Skráningarþáttur

Febrúar 2005

Hildur Gunnlaugsdóttir, bókasafns- og upplýsingafræðingur

Harpa Rós Jónsdóttir, kerfisbókasafnsfræðingur

yfirlit
Yfirlit
  • Skráningarþáttur
  • Skráningarfærsla búin til frá grunni
  • Skráning í færslusnið
  • Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá
  • Að yfirfara færslu / svið
  • Að vista færslu og sækja
  • Tiltekt í færslum á eigin tölvu
  • Að uppfæra færslu
  • Að loka / opna færslu
  • Að afrita færslu
  • Að búa til afsprengi
  • Rafræn staðsetning
  • Ferill færslu
  • Sérstafir
vinnuregla
Vinnuregla
  • Áður en hafist er handa við nýskráningu er athugað hvort ritið hafi þegar verið skráð
  • Leit og Flettileit eru aðgengilegar í leitarþætti (sjá Leitarþáttur Gegnis á www.lb.is undir námsgögn)
  • Leit og Flettileit eru aðgengilegar í skráningarþætti (sjá Skráningarþáttur almenn kynning á lb.is undir námsgögn)
skr ningar ttur1
Skráningarþáttur
  • Í keyrsluumhverfi er unnið fyrir allra augum lb.gegnir.is – www.gegnir.is
  • Í prófunarumhverfi má gera tilraunir og æfa sig lbtest.gegnir.is – wwwtest.gegnir.is
tv r a fer ir vi skr ningu
Tvær aðferðir við skráningu
  • Skráningarfærsla búin til frá grunni:

File>New record

  • Færslusnið sem hægt er að bæta inn í og sleppa úr sviðum eftir þörfum:

File>Open template (Ctrl+A)

skr ningarf rsla b in til fr grunni
Skráningarfærsla búin til frá grunni
  • Úr fellivalmynd veljið File>New record
  • 1) Velja format þess rits sem á að skrá

Velja Edit> Change records format ef breyta þarf um format

skr ningarf rsla b in til fr grunni1
Skráningarfærsla búin til frá grunni
  • 2) Fylla út form fyrir Leader sviðið
  • 3) Fylla út form fyrir 008 sviðið
  • Tákn fyrir óútfylltan kóða (e. no attempt to code) er AltGr + <
skr ningarf rsla b in til fr grunni2
Skráningarfærsla búin til frá grunni
  • 4) Form fyrir nýskráningu birtistOpna kóðasvið Ctrl + F (Leader 008 og 007)
b ta inn svi um a fer 1
Bæta inn sviðum – aðferð 1
  • Edit New field (choose from list) (F5)

Velja svið úr lista og smella á OK

b ta inn svi um a fer 2
Bæta inn sviðum – aðferð 2
  • EditNew field (user defined) (F6)

Auðu sviði er bætt inn í formið og skrásetjari skilgreinir sviðsnúmer og vísa

b ta inn deilisvi um
Bæta inn deilisviðum
  • Hægt er að bæta inn deilisviðum
  • Bendilinn verður að vera staddur í sviðinu

Edit New subfield (F7)

  • Skrásetjari ákvarðar deilisviðstáknið
  • Muna hjálpina F2
ey a svi um
Eyða sviðum
  • Bendillinn verður að vera staddur í því sviði sem á að eyða

EditDelete sub-field (Ctrl+F7) til að eyða deilisviði

Edit  Delete field(s) (Ctrl+F5) til að eyða sviði

  • Edit listinn birtur á skjá = Bendill í færslu + hægrismella á músina
skr ning f rslusni
Skráning í færslusnið
  • Færslusnið er eins konar “skapalón” með fyrirfram tilgreindum sviðum sem síðan eru fyllt út eftir því sem við á
  • Hægt er að vera með sameiginleg færslusnið sem eru aðgengileg á miðlara
  • Skrásetjari getur að auki búið til sitt eigið færslusnið og vistað á sinni tölvu
  • Skrásetjari þarf ávallt að meta í hverju tilviki hvort tiltækt færslusnið á við efni sem verið er að skrá
a b a til f rslusni
Að búa til færslusnið
  • Forsenda þess að búa til færslusnið er að vera með bókfræðifærslu opna sem liggja skal til grundvallar sniðinu
  • Veljið FileCreate template on local drive.Skrifið nafn færslusniðsins í innsláttarreitinn
a b a til f rslusni1
Að búa til færslusnið
  • Staðfesting um að sniðið hafi verið vistað kemur upp á skjáinn
  • Ef breyta þarf færslusniði er það vistað á ný með því að velja FileCreate template on local drive og skrifa sama nafn aftur
a s kja f rslusni
Að sækja færslusnið
  • Til að sækja færslusnið skal velja FileOpen template (Ctrl+A)Listi yfir tiltæk færslusnið birtist í glugganum vinstra megin
a b ta vi svi um r f rslusni i
Að bæta við sviðum úr færslusniði
  • Notað þegar unnið er við ófullkomna frumskráningu
  • Svið sótt í færslusnið:
    • Edit Expand from template (Ctrl+E)
  • Bætir einungis inn sviðum sem ekki eru fyrir í færslunni
a ey a f rslusni i
Að eyða færslusniði
  • Að eyða færslusniði á eigin tölvu
    • My Computer
    • C:/AL500/Catalog/Template
    • Hægrismella á færslusniðið sem á að eyða
    • Velja Delete
a s kja h f alista og nafnmyndaskr
Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá
  • Sækja í höfðalista (e. headings) Search Search field heading of current library (F3)
  • Sækja í nafnmyndaskrá (e. authority files) Search Search field heading of other library (Ctrl+F3)
  • SearchSearch sub-field heading of currentlibrary (F4) (forlög sótt á þennan hátt)
a yfirfara svi f rslu1
Að yfirfara svið / færslu
  • Áður en færsla er vistuð á miðlara (e. server) er rétt að láta kerfið yfirfara hana
  • Að yfirfara sviðCheck field er framkvæmt með því að bendill er staðsettur í tilteknu sviði í færslu og valið er EditCheck field (Ctrl+W)
  • Að yfirfara færsluCheck record er framkvæmt með því að hafa færsluna opna í MARC sniði og velja EditCheck record (Ctrl+U)
a yfirfara svi ctrl w
Að yfirfara svið (Ctrl+W)
  • Athugað hvort notaðir eru gildir vísar og/eða deilisvið
  • Athugað hvort nauðsynleg deilisvið (e. mandatory sub-fields) eru til staðar
  • Athugað er hvort endurtekin eru deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka
  • Athugað hvort sviðið er í samræmi við önnur svið í færslunni
a yfirfara f rslu ctrl u
Að yfirfara færslu (Ctrl+U)
  • Athugað hvort nauðsynleg svið og deilisvið eru til staðar
  • Athugað hvort endurtekin eru svið og deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka
  • Athugað hvort notkun vísa stangast á
  • Athugað hvort verið er að bæta í höfðaskrá (headings list)
a yfirfara svi
Að yfirfara svið
  • Þau svið sem þarf að lagfæra eru uppljómuð og gluggi með athugasemdum birtist
  • Ef athugasemdir eru rauðar er skylt að lagfæra þær
  • Ef athugasemdir eru grænar er um minniháttar athugasemdir að ræða og hægt að komast framhjá þeim nema ef þær eru fleiri en 40 talsins
r un svi a
Röðun sviða
  • EditSort record (Ctrl+M)
  • Raðar flestum sviðum samkvæmt sviðsnúmerum
  • Athugasemdasvið (5XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér
  • Efnissvið (6XX) og aukafærslusvið (7XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér
  • Svið / deilisvið án innihalds eyðast
  • Við vistun raðast sviðin en æskilegt er að nota skipunina Ctrl+M
fix record
Fix record
  • EditFix recordFixdocument´s punctuation
  • Setur greinarmerki í tiltekin svið í markfærslu
  • Hvaða svið?245, 260, 300
  • Þurfi greinarmerki til viðbótar setur skrásetjari þau handvirkt, t.d. 245 $h[ ]
  • Þurfi greinarmerki í önnur svið setur skrásetjari þau handvirkt
a vista f rslu a fer 1
Að vista færslu – aðferð 1

FileSave record on local drive

Vista færslu á eigin tölvu

  • Þegar verið er að nýskrá færslu er góð vinnuregla að vista fljótlega eintak af henni á eigin tölvu (File / Save on local drive). Eftir það vistast færslan sjálfkrafa með x löngu millibili
  • Þannig getur starfsmaður unnið í færslu með hléum án þess þó að hún sé sýnileg öðrum þar til hún er tilbúin og vistuð á miðlara
  • Þess þarf þó að gæta að geyma færslu ekki of lengi á eigin tölvu þannig að annar skrásetjari gæti verið búin að vista færslu fyrir sama rit á miðlarann
a vista f rslu a fer 2
Að vista færslu – aðferð 2
  • FileSave on server and local drive

Vistar færslu á eigin tölvu og biðlara

  • Þegar skrásetjari er að uppfæra færslu er hann því að vinna í færslunni á eigin tölvu en ekki beint í gagnagrunninn.
  • Að nýskráningu/breytingum loknum skal vista færslu á miðlara þannig að hún verði aðgengileg öllum. Jafnframt vistast eintak af henni á tölvu skrásetjarans.
  • Hafi færslan ekki verið yfirfarin (Check record / Checkfield (Ctrl+U, Ctrl+W)), sviðum raðað (Sort record (Ctrl + M)) og greinarmerkjum bætt í hana (Fix record) gerist það við vistunina.
a vista f rslu mi lara
Að vista færslu á miðlara
  • Þegar færsla er vistuð á miðlara fylgir kerfið ákveðnum reglum um hvað megi vista og af hvaða skrásetjara
  • A) Skrásetjari getur ekki breytt færslu annars skrásetjara sem er með hærri skráningarheimild
  • B) Ef fleiri en einn skrásetjari er að vinna í sömu færslu (án þess að loka henni) getur einungis sá sem sótti færsluna fyrst vistað breytingar á miðlara
a vista f rslu mi lara1
Að vista færslu á miðlara
  • C) Þeim sviðum eða deilisviðum færslu sem ekki innihalda neinar upplýsingar er sjálfkrafa eytt þegar vistað er á miðlara
  • D) Own sviði er ætlað að ákvarða hvaða skrásetjarar hafa heimild til að breyta færslu
    • Bókfræðifærslur fluttar úr Gegni / Greini / Gelmi:
      • ÍB-færslur OWN LAEST
      • Færslur úr Gelmi OWN HDR
      • Allar aðrar færslur OWN STADF
a vista f rslu mi lara2
Að vista færslu á miðlara
  • Þegar færsla er send á miðlara kemur gluggi þar sem spurt “Change cataloger level?” Veljið Continue
  • Hægt er að breyta númeri skráningarheimildar ef þörf krefur, en slíkt er þó undantekning.
f rslun mer
Færslunúmer
  • Um leið og færsla er vistuð á miðlara fær hún einkvæmt færslunúmer (e. system number)
sta bundi n mer f rslu
Staðbundið númer færslu
  • Í hvert sinn sem skrásetjari sækir færslu á miðlara eða vistar á miðlara á ný vistast einnig eintak af henni á hans eigin tölvu
  • Þegar færsla er vistuð á eigin tölvu er henni gefið staðbundið númer sem byrjar á NEW
a opna f rslu eigin t lvu
Að opna færslu á eigin tölvu
  • Opna færslu vistaða á tölvu skrásetjara:

FileOpen record on local drive

  • Í glugganum vinstra megin birtist listi með númerum staðbundinna færslna, en hægra megin færslan. Til að opna færsluna veljið Open
tiltekt f rslum eigin t lvu
Tiltekt í færslum á eigin tölvu
  • Öðru hverju er nauðsynlegt að gera tiltekt í þeim færslum sem vistast á tölvu skrásetjara
  • Hægt er að eyða einstaka færslum með Delete hnappinum í glugganum sem listar færslur á eigin tölvu (FileOpen record on local drive)
tiltekt f rslum eigin t lvu1
Tiltekt í færslum á eigin tölvu
  • Góð vinnuregla er að endurskíra allar færslur sem skrásetjari hyggst geyma á eigin tölvu
  • Færslan þarf að vera opin í marksniði, veljið FileRename on Local Drive
  • Þannig ætti með góðri samvisku að vera hægt að framkvæma FileDelete New* Records og henda öllum öðrum færslum
tiltekt f rslum eigin t lvu2
Tiltekt í færslum á eigin tölvu
  • Öllum New-færslumer eytt á 30 daga fresti samkvæmt stillingu í biðlara en því má breyta
  • Finnið möppuna My ComputerC: drifAL500CATALOGTAB
  • Velja Catalog skrána sem þá á að opnast í ritvinnsluforriti
  • Finnið textan DeleteTempDocumentsInterval=30
  • 30 fyrir aftan DeleteTempDocumentsInterval stendur fyrir 30 daga. Breytið því eftir því sem óskað er
a uppf ra f rslu
Að uppfæra færslu
  • Ef skrásetjari sér ástæðu til að betrumbæta skráningarfærslu þarf að sækja færsluna á miðlarann
  • Þrjár leiðir við að sækja færslu á miðlara

a) Nota Leit eða Flettileit og opna færsluna í marksniði en um leið vistast hún á tölvu skrásetjara. Notið Flettileit til að finna ISBN númer

b) Velja FileLoad record from server (Ctrl+L) og slá inn færslunúmer (e. system number)

c) Finna færslu eftir strikamiða í eintakaþætti, ýta yfir í skráningarþátt (Skráning Bib)

a loka opna f rslu
Að loka / opna færslu
  • Kerfið heimilar ekki að færsla sé vistuð á miðlara ef annar skrásetjari hefur í millitíðinni sótt hana, gert breytingar og vistað á ný
  • Til að koma í veg fyrir að fleiri en einn skrásetjari vinni samtímis í færslu skal loka henni tímabundið

.

  • Meðan færsla er lokuð getur annar skrásetjari ekki vistað breytingar á henni á miðlara
a vista uppf r a f rslu
Að vista uppfærða færslu
  • Þegar breytingum og/eða viðbótum á færslu er lokið skal vista hana aftur á miðlara
  • Við vistunina myndast svið 005 sem inniheldur upplýsingar um dag- og tímasetningu nýjustu breytinga á færslunni
a loka opna f rslu1
Að loka / opna færslu
  • Til að loka færslu skal hún vera opin í MARC sniði og velja File Lock record
  • Þegar annar skrásetjari ætlar að sækja færsluna á miðlarann birtast eftirfarandi skilaboð:
a loka opna f rslu2
Að loka / opna færslu
  • Að breytingu lokinni skal opna færsluna:FileUnlock
  • Færslur opnast sjálfkrafa ef þær hafa verið lokaðar lengur en klukkutíma (skilgreint fyrir gagnagrunninn í heild sinni)
a afrita f rslu
Að afrita færslu
  • Hægt er að afrita færslu sem hefur verið opnuð í marksniði með því að velja:

File Duplicate record (Ctrl+N)

  • Færslan opnast þá í nýjum glugga. Í titilstikunni er staðbundið númer (Local record number) í stað færslunúmers (System number)
  • Eyða öllum sviðum sem ekki eiga heima í nýju færslunni (t.d. 001 og 008)
  • Bæta inn nýju 008 sviði
a ey a f rslu
Að eyða færslu
  • Gæta þarf varfærni við að eyða færslum af miðlaranum. Ef eintak er tengt færslu eða aðfangapöntun heimilar kerfið ekki að henni sé eytt
  • 1) Sækið færsluna á miðlarann
  • 2) Veljið EditDeleteDelete record from server
  • 3) Gluggi birtist þar sem spurt er hvort eyða eigi tiltekinni færslu og skal staðfesta það eða afturkalla aðgerð
a b a til afsprengi
Að búa til afsprengi
  • EditDerive new record
    • Create a new analytical record – greinifærsla búin til (t.d. tímaritsgrein, bókarkafli, lag á hljómplötu)
    • Breyta þarf formati – Edit Change record’sformat – ef greinifærsla er fyrir tímaritsgrein (GR) eða hluta hljóðrits (MU)
    • Create a new record in the authority DB ... - nafnmyndafærslur
slide51
856
  • Fyrri vísir
  • 4 ef um vefslóð er að ræða.
  • 0 ef um netfang er að ræða (sjaldgæft)
  • Síðari vísir
    • 0 ef efnið er eingöngu gefið út á vef
    • 1 ef það er gefið út samhliða á vef og prenti
    • 2 ef verið er að vísa í stuðnings- eða fylgiefni á vef.
  • Sjálf slóðin er sett í $u og er það deilisvið falið.
slide52
856
  • Í deilisvið $4 er nauðsynlegt að setja punkt, annars opnast auka gluggi þegar smellt er á tengilinn sem er notandanum til óþæginda. Þegar skrásetjari vistar færsluna gerir kerfið villuboð á þetta en þau skal hunsa.
  • Í deilisvið $z er settur sá texti sem á að birtast á vefnum í fullri færslu, þ.e. útskýringar á því um hvers konar efni er að ræða, t.d. efnisyfirlit á vef, útdráttur útgefanda o.s.frv.
  • Skipanaleit:
    • wlc=[safnakóði] and (wur=http or wur=www)
ferill f rslu
Ferill færslu
  • Hægt er að skoða lista yfir þá skrásetjara sem unnið hafa að tiltekinni færslu
  • Færslan þarf að vera opin í marksniði og skal velja úr fellivalmynd Edit View record´s catalogers
s rstafir
Sérstafir
  • Undir fellivalmyndinni Valkostir er Active keyboard sem gerir kleift að sækja sérstafi.

Veljið tiltekinn staf og birtist hann þá í hvíta innsláttarreitinum jafnframt því sem hann fer í minni. Staðsetjið bendilinn í færslunni og notið EditPaste (Ctrl+V) til að líma líma inn stafinn.

s rstafir1
Sérstafir
  • Athugið einnig

Start Programs  Accessories  System tools  Character map

or alisti
Orðalisti
  • Deilisvið: Sub-field
  • Færslusnið: Template
  • Svið: Field
  • Sviðstákn: Tag
  • Vísir: Indicator
  • Yfirfara færslu / svið: Check record / field