PROGRAM SPOTKANIA

1. SPOTKANIE INFORMACYJNE DLA BENEFICJENTÓW PROJEKTÓW KONKURSU POKL/8.1.1/I/0825 marca 2009 r.Wojewódzki Urząd Pracy w KrakowieZespół Programów Rozwoju Kadr Gospodarki

2. PROGRAM SPOTKANIA • I. Część wspólna: • Obowiązki beneficjenta realizującego projekt w ramach PO KL • Rekrutacja w projekcie • Oznakowanie dokumentów, promocja • Opisywanie dokumentów księgowych • Rozliczanie pomocy publicznej w projektach • Zmiany w projekcie II. Indywidualne konsultacje beneficjentów z opiekunami projektów

3. OBOWIĄZKI BENEFICJENTA

4. OBOWIĄZKI BENEFICJENTA • Beneficjent ma obowiązek realizować projekt: • zgodnie z umową o dofinansowanie projektu • na podstawie wniosku o dofinansowanie • w okresie wskazanym we wniosku • w oparciu o harmonogram realizacji projektu • zgodnie z obowiązującymi przepisami polskimi oraz przepisami wspólnotowymi • zgodnie z interpretacjami wydanymi przez Instytucję Zarządzającą • zgodnie z zaleceniami Instytucji Pośredniczącej II stopnia

5. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAROZLICZANIE PROJEKTU • Pierwsza transza dotacji rozwojowej wypłacana jest: • po podpisaniu umowy, bez składania wniosku o płatność • w terminie i wysokości określonej w harmonogramie płatności

6. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAROZLICZANIE PROJEKTU • Przekazanie kolejnych transz dotacji następuje na podstawie wniosków o płatność pośrednią • Wniosek o płatność przygotowywany jest w obowiązującej wersji Generatora Wniosków Płatniczych • Obecnie obowiązuje Generator w wersji 1.0.4 • Generator Wniosków Płatniczych można pobrać ze strony www.pokl.wup-krakow.pl lub strony www.efs.gov.pl

7. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAROZLICZANIE PROJEKTU Wnioski o płatność należy składać zgodnie z zaakceptowanym harmonogramem płatności, tzn. nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, wterminie 8 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego Kwoty i terminy wynikające z harmonogramów płatności w projektach są ściśle związane z planem finansowym WUP = zmiana w harmonogramie może być dokonania tylko po uzyskaniu zgody IP2

8. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAROZLICZANIE PROJEKTU Na podstawie § 10 umowy o dofinansowanie projektu IP2 może na każdym etapie realizacji projektu zażądać od beneficjenta złożenia dodatkowego wniosku o płatność (nieprzewidzianego w harmonogramie) Złożenie wniosku na pisemne wezwanie IP2 nie wymaga zmiany harmonogramu płatności

9. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAROZLICZANIE PROJEKTU • Limity rozliczeń transz: • Co najmniej 70 % dotychczas otrzymanych transz – możliwe przekazanie kolejnej transzy • Co najmniej 40% dotychczas otrzymanych transz – wniosek cząstkowy bez przekazania transzy • Poniżej 40% - wniosek złożony na wezwanie IP2

10. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAROZLICZANIE PROJEKTU Końcowy wniosek o płatność beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu

11. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAREJESTRACJA SZKOLEŃ Każde organizowane przez beneficjentów szkolenie otwarte powinno zostać zarejestrowane w internetowej bazie ofert szkoleniowych, na stronie: www.inwestycjawkadry.pl Aktualizację informacji o każdym organizowanym szkoleniu otwartymnależy dokonywać na bieżąco Szkolenia zamknięte nie muszą być rejestrowane

13. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAINFORMOWANIE O PROBLEMACH Informacje na temat problemów i trudności należy umieszczać w pkt.12 wniosku o płatność Pojawiające się problemy należy zgłaszać na bieżąco do opiekunów projektów, w formie pism kierowanych do WUP, bądź w kontaktach mailowych Na wezwanie WUP beneficjent ma obowiązek przedstawienia wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu

14. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAŚRODKI NIEWYGASAJĄCE I NIEWYKORZYSTANE Zgodnie z § 8 umowy o dofinansowanie projektu beneficjent do 15 października danego roku informuje Instytucję Wdrażającą o kwocie dotacji, która nie zostanie wydatkowana do końca roku – zgłasza środki niewygasające Do 30 listopada beneficjent ma obowiązek zwrócić środki niewygasające na konto Instytucji Wdrażającej

15. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAŚRODKI NIEWYGASAJĄCE I NIEWYKORZYSTANE Nie później niż do dnia 15 grudnia roku budżetowego Rada Ministrów może ustalić, w drodze rozporządzenia wykaz wydatków, do których nie stosuje się przepisów odnośnie środków niewygasających – w roku 2008 rozporządzenia nie wydano Kwota dotacji rozwojowej, która nie była wydatkowana i nie została zgłoszona jako środki niewygasające podlega zwrotowi w terminie do dnia 15 stycznia następnego roku na rachunek wskazany przez Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia) – środki niewykorzystane Od środków niewykorzystanych, które nie zostaną zwrócone do 15 stycznia, będą naliczane odsetki karne Kwotę dotacji rozwojowej przekazaną beneficjentowi przez IP II ze środków niewygasających należy wydatkować do 31 marca danego roku i przedstawić we wniosku o płatność złożonym w terminie 8 dni roboczych od tej daty

16. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAZASADA KONKURENCYJNOŚCI Beneficjenci, niezobowiązani do stosowania Prawa zamówień publicznych, realizują zamówienia o wartości powyżej 14 tyś. euro netto w oparciu o zasadę konkurencyjności Wartość zamówienia ustalana jest zgodnie ze średnim kursem złotego w stosunku do euro, o którym mowa w Prawie zamówień publicznych Informacje o średnim kursie euro dostępne są na stronie www.uzp.gov.pl – obecnie kurs ten wynosi 3,8771 zł

17. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAZASADA KONKURENCYJNOŚCI Beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie zapytania ofertowego dotyczącego zamówienia Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert Beneficjent zobowiązany jest do wysłania zapytania ofertowego do trzech wykonawców Beneficjent wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny Wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia beneficjent dokonuje w formie pisemnej

18. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAHARMONOGRAM SZKOLEŃ • Obowiązkiem beneficjenta jest informowanie o prowadzonych szkoleniach w projekcie • Na stronie internetowej www.pokl.wup-krakow.pl znajduje się wzór harmonogramu szkoleń • Harmonogram szkoleń należy przesyłać na adres poczty elektronicznej opiekuna projektu wterminie do 25 dnia miesiąca poprzedzającego realizację szkolenia

19. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAPOMOC PUBLICZNA • Zgodnie z § 18 umowy o dofinansowanie projektu beneficjent zobowiązany jest do udostępnienia w swojej siedzibie dokumentów, na podstawie których wyliczany jest wkład prywatny wnoszony w postaci wynagrodzeń beneficjentów pomocy lub pracowników beneficjentów pomocy oddelegowanych na szkolenie, obliczone za czas ich faktycznego uczestnictwa w szkoleniu • Za dokumenty te należy rozumieć imienne listy płac osób oddelegowanych przez pracodawcę na szkolenia

20. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAPOMOC PUBLICZNA • Beneficjenci będący podmiotami udzielającymi pomocy publicznej zobowiązani są do przedstawiania Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej lub informacji o jej nieudzieleniu w danym okresie sprawozdawczym • Obowiązek ten wynika z ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, wskazany został w § 24 umowy o dofinansowanie projektu

21. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAPOMOC PUBLICZNA • Sprawozdanie składa się za poszczególne kwartały roku kalendarzowego (sprawozdanie kwartalne) i za poszczególne lata kalendarzowe (sprawozdanie roczne) • Sprawozdanie kwartalne przekazuje się w terminie 30 dni od dnia zakończenia kwartału, sprawozdania roczne w terminie 60 dni od zakończenia roku • Wzór sprawozdania dostępny jest na stronie internetowej www.uokik.gov.pl w zakładce Pomoc publiczna/Sprawozdawczość/ Sprawozdania podmiotów udzielających pomocy (Uwaga! Formularz jest często modyfikowany)

23. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAEWIDENCJONOWANIE CZASU PRACY W PROJEKTACH • Beneficjenci Priorytetu VIII PO KL zobowiązani są do ewidencjonowania czasu pracy w projektach • Zasady ewidencjonowania czasu pracy w projektach znajdują się do pobrania na stronie www.pokl.wup-krakow.pl, w zakładce Dokumenty do pobrania/Finanse projektu

25. OBOWIĄZKI BENEFICJENTAINNE Ujawnianie wszystkich przychodów, które powstają w związku z realizacją projektu Zwrot odsetek bankowych od przekazywanych transz dotacji Zgłaszanie wszystkich wykrytych nieprawidłowości przy realizacji projektu

26. Rekrutacja Beneficjentów Ostatecznych do projektów w ramach poddziałania 8.1.1 PO KL(dotyczy 1. typu projektów)

27. Profil Beneficjenta Ostatecznego Typy projektów zgodnie z zapisami Szczegółowego Opisu Priorytetów Ogólne i specjalistyczne szkolenia oraz doradztwo związaneze szkoleniami dla kadr zarządzających i pracowników przedsiębiorstw Doradztwo dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw Szkolenia, kursy i doradztwo zawodowe skierowane do dorosłych osób pracujących, które z własnej inicjatywy są zainteresowane nabyciem nowych, uzupełnianiem lub podwyższaniem kwalifikacji i umiejętności

28. Profil Beneficjenta Ostatecznego Beneficjenci Ostateczni Przedsiębiorcy* i ich pracownicy (w tym zatrudnini na podstawie umowy cywilnoprawnej) *W rozumieniu art. 4 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz. 1095, z późn. zm.) Dodatkowe kryteria wynikające z wniosku o dofinansowanie

29. Weryfikacja kwalifikowalności Beneficjenta Ostatecznego Zgodnie z interpretacją Ministerstwa Rozwoju Regionalnego - kwalifikowalność uczestnika projektu badana jest jednokrotnie w momencie jego rekrutacji, czyli przystąpienia do projektu i na ten moment uczestnik powinien posiadać wymagany w projekcie status, potwierdzony stosownym dokumentem

30. Weryfikacja kwalifikowalności Beneficjenta Ostatecznego Formularz rekrutacyjny powinien zawierać wszystkie informacje dotyczące beneficjenta ostatecznego, które pozwolą beneficjentowi zweryfikować kwalifikowalność BO.

31. Weryfikacja kwalifikowalności Beneficjenta Ostatecznego Oświadczenie uczestnika projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych – załącznik numer 7 do umowy Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania – załącznik numer 2 do umowy (Cześć pierwsza – Dane instytucji objętych wsparciem w ramach programu, w tym ich pracowników)

32. Weryfikacja kwalifikowalności Beneficjenta Ostatecznego Beneficjent musi dysponować dokumentami potwierdzającymi dokonanie weryfikacji kwalifikowalności osób, którym udzielił wsparcia w ramach projektu Beneficjent podpisuje umowę z instytucją, którą zamierza objąć wsparciem.

33. Weryfikacja kwalifikowalności Beneficjenta Ostatecznego Podmiot ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis jest zobowiązany do przedstawienia podmiotowi udzielającemu pomocy: informacji o otrzymanej pomocy publicznej zawierających w szczególności wskazanie dnia i podstawy prawnej jej udzielenie, formy i przeznaczenia- Art 37 ust. 5 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. 2007 Nr 59, poz 404, z późn zm.) – zgodnie z zakresem określonym w części A i B załącznika do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie informacji o otrzymanej pomocy publicznej oraz informacji o nieotrzymaniu pomocy (Dz. U. 2007, Nr 61, poz 413);

34. Weryfikacja kwalifikowalności Beneficjenta Ostatecznego lub informacji o nieotrzymaniu pomocyzgodnie z zakresem określonym części A i C (Część A – Informacje dotyczące podmiotu ubiegającego się o pomoc oraz Część C – Oświadczenie o nieotrzymaniu pomocy publicznej) załącznika do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie informacji o otrzymanej pomocy publicznej oraz informacji o nieotrzymaniu pomocy (Dz. U. 2007, Nr 61, poz 413).

35. Weryfikacja kwalifikowalności Beneficjenta Ostatecznego Ponadto wymagane jest przedstawienie następujących oświadczeń: oświadczenia o niepozostawaniu w trudniej sytuacji ekonomicznej oświadczenia o wielkości przedsiębiorstwa oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniom

36. Weryfikacja kwalifikowalności Beneficjenta Ostatecznego Wzór oświadczenia o niepozostawaniu w trudniej sytuacji ekonomicznej W związku z otrzymaniem dofinansowania na realizację Projektu [nr projektu], [tytuł projektu] [nazwa Beneficjenta] oświadcza, iż nie pozostaje w trudniej sytuacji ekonomicznej w rozumieniu par. 2 ust. 7 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. 2008 Nr 90, poz 557 z późn. zm.). Wzór oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniom W związku z otrzymaniem dofinansowania na realizację Projektu [nr projektu], [tytuł projektu] [nazwa Beneficjenta] oświadcza, że nie podlega wyłączeniom określonym w par. 2a Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. 2008 Nr 90, poz 557 z późn. zm.).

37. Weryfikacja kwalifikowalności Beneficjenta Ostatecznego Wzór oświadczenia o wielkości przedsiębiorstwa W związku z otrzymaniem dofinansowania na realizację Projektu [nr projektu], [tytuł projektu] [nazwa Beneficjenta] oświadcza, iż jest [mikroprzedsiębiorstwem; małym przedsiębiorstwem; średnim przedsiębiorstwem] w rozumieniu par 2 ust. 5 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. 2008 Nr 90, poz. 557 z późn. zm.). [nazwa Beneficjenta] oświadcza, że określając wielkość przedsiębiorstwa, zapoznał się z treścią Załącznika I do rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) (Dz. Urz. UE L 214 z 09.08.2008, str. 3).

38. Regulamin rekrutacji prosimy przesyłać do wiadomości opiekunowi projektu

39. PROMOCJA I OZNAKOWANIE PROJEKTÓW W RAMACH PO KL

40. Promocja i oznakowanie projektów Obowiązek prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych zawarty jest w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Europejskiego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 Tytuł VI, Rozdział III, artykuł 69, ust 1 „Państwo członkowskie i instytucja zarządzająca programem operacyjnym dostarczają informacji na temat operacji i współfinansowanych programów oraz zapewniają ich promocję. Informacje takie kieruje się do obywateli Unii Europejskiej i beneficjentów w celu podkreślenia roli Wspólnoty i zapewnienia przejrzystości pomocy funduszy.”

41. Promocja i oznakowanie projektów Celem promocji jest: Informowanie społeczeństwa o realizacji projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Prawidłowa rekrutacja tj. dotarcie do odpowiedniej grupy docelowej Przebieg promocji musi być zgodny z umową o dofinansowanie projektu i harmonogramem realizacji projektu

42. Promocja i oznakowanie projektów Oznakowanie projektów w ramach PO KL musi być zgodne z: Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (z dnia 04.02.2009 r.)

43. Promocja i oznakowanie projektów OZNACZENIE: pomieszczeń, w których realizowany jest projekt sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu publikacji i materiałów promocyjnych (w tym publikacji w wersji elektronicznej, prezentacji) w ramach projektu

44. Promocja i oznakowanie projektów INFORMACJA O WSPÓŁFINANSOWANIU na umowach z pracownikami zatrudnianymi w ramach projektu przekazywana podczas konferencji/seminariów/warsztatów/spotkań informacyjnych/targów i innych imprez promocyjnych przekazywana uczestnikom projektu/grupie docelowej w Deklaracji o przystąpieniu do projektu na dyplomach, certyfikatach uzyskanych w ramach projektu na umowach zawieranych pomiędzy beneficjentem a uczestnikiem projektu (beneficjentem ostatecznym) – jeśli jest zawarta

45. Promocja i oznakowanie projektów Wszystkie działania informacyjno-promocyjne w PO KL prowadzone przez beneficjentów Programu czy instytucje zaangażowane we wdrażanie PO KL muszą zawierać co najmniej: logotyp Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki logotyp Unii Europejskiej (dwanaście złotych pięcioramiennych gwiazd na błękitnym tle) z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego.

46. Promocja i oznakowanie projektów Podstawowym dwóm logotypom mogą towarzyszyć inne uzupełniające logotypy np. herby lub godła województw, logotypy instytucji, beneficjentów, partnerów oraz hasło promocyjne, zarezerwowane dla Programu Kapitał Ludzki „Człowiek – najlepsza inwestycja”. W zestawieniach z innymi logotypami, logo PO KL znajduje się zawsze z lewej strony (zaczyna ciąg znaków), znak Unii Europejskiej zawsze z prawej strony (kończy ciąg znaków)

47. Promocja i oznakowanie projektów Obowiązujące logotypy PO KL: Wersja podstawowa Wersja z hasłem Programu (można ją stosować jak wersję podstawową) Wersja uzupełniająca (w wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach np. trudności z nadrukiem w formie podstawowej) 47

48. Promocja i oznakowanie projektów Obowiązujące logotypy PO KL: d) Wersje anglojęzyczne (w przypadku materiałów przeznaczonych dla obcokrajowców np. gadżety lub promocyjne materiały drukowane) e) Wersje jednokolorowe (mogą być stosowane we wszystkich obszarach komunikacji, ale w szczególności, gdy wykorzystanie wersji pełnokolorowej jest niemożliwe ze względów technologicznych)

49. Obowiązujące logo Unii Europejskiej Oczywiście dodatkowo obowiązują stosowne logotypy w wersji angielskiej Promocja i oznakowanie projektów

50. Te loga UE już nie obowiązują: Promocja i oznakowanie projektów