Netwerk Organisatiebeheersing 24 maart 2011

1. de VDAB en het JOP Netwerk Organisatiebeheersing 24 maart 2011 Sven De Haeck Strategische beleidsondersteuning VDAB

2. beheerscyclus anno 2008 Beheersovereenkomst 2005-2009 75 Meerjarenondernemingsplan 2005-2009 92 Rapport m.b.t. de prestaties van de VDAB in 2007 167 Beleidsmatig toetsingsrapport departement 105 Jaaractieplan 2008 56 Regionale en provinciale jaaractieplannen 2008 804 Managementcontracten en DVO AMB-CC 129 algemeen totaal (in bladzijden per kop)* 1428 * exclusief adviezen belanghebbenden, begroting 2008, jaarverslag 2007, persoonlijke planningsdocumenten, etc. vte/mensdagen onbekend

3. behoefte aan meer maturiteit • Leidraad Interne Controle/Organisatiebeheersing • Netwerk beheersovereenkomst/Werkgroep OP • Rapport K. Verhoest en J. Spanhove, “Deugdelijk Bestuur in de Vlaamse Overheid anno 2008: een kwalitatieve analyse van nieuwe Government Governance mechanismen in BBB”

4. behoefte aan meer maturiteit • Consistentie en coherentie: houvast en stabiliteit bieden • Efficiëntie: planlasten doseren en verantwoordelijkheden toewijzen • Effectiviteit: bruikbaar instrument voor dagelijks bestuur • Kwaliteit: klantgerichte dienstverlening • Betrouwbaarheid: werken met prognoses • Integratie: interne verkokering overstijgen • Betrokkenheid: binnen/buiten de organisatie

5. op het programma vandaag • van beheersovereenkomst naar jaarlijks ondernemingsplan • proces opmaak jaarlijks ondernemingsplan • integratie van de sturingscycli

6. op het programma vandaag • van beheersovereenkomst naar jaarlijks ondernemingsplan • proces opmaak jaarlijks ondernemingsplan • integratie van de sturingscycli

7. uitgangspunten 2011 - 2015 • beheersbaar en slagkrachtig • voldoende flexibiliteit toelaten • accentverschuiving van inspanningen naar resultaten • transparant en samenhangend doelstellingenmanagement (= een duidelijk kader bieden)

8. jaarlijks ondernemingsplan 2005-2010 vaste streefwaarden over hele looptijd beheersovereenkomst normen in de beheersovereenkomst fungeren als plafond voor vijf jaar prestaties zijn conjunctuurafhankelijk verankeren van nieuw beleid via addenda (beperkte integratie) 2005-2010 streefwaarden kunnen jaarlijks worden bijgesteld, doelstellingen blijven stabiel normen in de beheersovereenkomst fungeren als bodem voor vijf jaar (gegarandeerde minimumprestaties) conjunctuurinvloeden worden uitgevlakt door het (jaarlijks) afstemmen van de normen op de conjunctuur verankeren van nieuw beleid via ondernemingsplan (volledige en transparante integratie)

9. coherent doelstellingenkader beheersovereenkomst 2011 – 2015 jaarlijks ondernemingsplan jaar X+1 strategische organisatiedoelstellingen actualiseren + aanvullen operationele organisatiedoelstellingen geconcretiseerdin de vorm van - processen - activiteiten - projecten (strategisch en operationeel) operationele organisatiedoelstellingen geconcretiseerda.h.v. volumes, prestatieniveaus, mijlpalen geconcretiseerda.h.v. indicatoren (‘doelstellingsparameters’) met een te bereiken norm (streefwaarden/objectieven) geactualiseerde/ambitieuze/aanvullende normen (streefwaarden/objectieven)

10. flexibiliteit in de streefwaarden jaarlijks ondernemingsplan 2011 geactualiseerde & meer ambitieuze streefwaarden

11. integratie in de rapportering

12. flexibiliteit in de streefwaarden jaarlijks ondernemingsplan 2011 aanvullende doelstelling + streefwaarde

13. diversifiëren in de opvolging jaarlijks ondernemingsplan 2011 opvolging van doelstellingen zonder streefwaarde

14. evaluatierapporten • trekker = inhoudelijke expert • ondersteuner = ‘expert beleidsevaluatie’ • start met beschrijven beleidskader, doelstellingen, evaluatievragen (in JOP) • haalbaarheidstoets (studiedienst, kwaliteit) • kwantitatieve en kwalitatieve informatie (shoppen expertise) • beschrijving en beoordeling beleidsuitvoering + verbetervoorstellen • validatie directie & raad van bestuur

15. evaluatierapporten

16. verbanden met projectbeheer jaarlijks ondernemingsplan 2011 opvolging van doelstellingen met strategisch project

17. verbanden met portfoliobeheer

18. op het programma vandaag • van beheersovereenkomst naar jaarlijks ondernemingsplan • proces opmaak jaarlijks ondernemingsplan • integratie van de sturingscycli

19. opmaak ondernemingsplan Analyseren Consulteren Consolideren Valideren Communiceren

20. informeren en analyseren

21. consulteren stakeholders

22. consolideren en afstemmen

23. valideren en communiceren

24. op het programma vandaag • van beheersovereenkomst naar jaarlijks ondernemingsplan • proces opmaak jaarlijks ondernemingsplan • integratie van de sturingscycli

25. beheerscyclus anno 2011 • koppeling JOP – beleidscyclus • ontwerp van ondernemingsplan/jaarrapportering als input voor de beleidsbrief • doorvertalen beleidsdoelstellingen beleidsbrief 2011 naar organisatiedoelstellingen ondernemingsplan 2011 • doorvertalen organisatiedoelstellingen naar indicatoren met streefwaarde en concrete acties • monitoring en evaluatie van beleidseffecten via rapportering over de uitvoering van de beheersovereenkomst/het ondernemingsplan • koppeling JOP – PLOEG • ondernemingsplan 2011 als (onderdeel van) de individuele planning van de topambtenaren en het middenkader voor 2011

26. beheerscyclus anno 2011 • koppeling JOP – financiële cyclus • ontwerp van ondernemingsplan 2011 als insteek voor de begrotingsopmaak 2011 • synthese goedgekeurde begroting 2011 in ondernemingsplan 2011 (o.a. uitlichten bijkomende dotaties en potentiële tekorten – i.f.v. begrotingscontrole) • synthese uitvoeringsrekening in jaarrapportering • koppeling JOP – personeelsplanning • goedgekeurd en geactualiseerd personeelsplan • samenvattende kloofanalyse beschikbare versus vereiste personeelscapaciteit • expliciteren interne verschuivingen in de personeelsinzet • koppeling JOP – bedrijfsarchitectuur

27. van bestuur naar business ondernemingsplan doelstellingenbeheer, sturing en opvolging product diensten catalogus rapportering datawarehouse bedrijfsarchitectuur procesbeheer, IT architectuur, personeel activity based costing kostprijsboekhouding, prestatiebegroting

28. doelstellingen -> acties

29. acties -> producten Jaarlijks Ondernemingsplan (JOP) Acties Prestaties Strategische Organisatie Doelstellingen Operationele Organisatie Doelstellingen Product Diensten Catalogus (PDC) Partijen Producten Processen Diensten

30. product diensten catalogus

31. product diensten catalogus INDIVIDU WERKGEVER ARBEIDSMARKT-ACTOR OVERHEID KENNISINSTEL WERK INZETBAAR PERSONEEL Aanbieden Jobs Arbeidsbemiddeling Trajectbegeleiding Melding Vacatures Preselectie kandidaten Competentieversterking INZETBAARHEID SPECIFIEKE ONDERSTEUNING ARBEIDSMARKT-WERKING Competentie- Versterking Loopbaanbegeleiding Herstructurerings- begeleiding Financiële tegemoet- komingen Faciliteren arbeids- marktwerking GEVALIDEERDE INFO GEVALIDEERDE INFO Bewijs Bewijs Gegevensoverdracht KENNIS VAN DE ARBEIDSMARKT AM-Info

32. acties -> producten

33. metamodel bedrijfsarchitectuur

34. producten -> kostobjecten Product Diensten Catalogus Product Diensten ABC-model Directe kosten Kostobjecten Resource groep Activiteiten

35. producten -> kostobjecten Diensten PDC Kostobjecten (met code) in ABC model Beheer arbeidsmarktaanbod Klantenbeheer K41000 Opmaak van een plan Opmaak plan K21000 Opvolgen van een plan Opvolging traject of plan K22000 Ondersteuning bij sollicitatie Begeleiding bij sollicitatie K42000 Publicatie van vacatures K43000 Beheer arbeidsmarktvraag Advies tbv arbeidskaart K13000 Selectie van jobs Preselectie jobs K44000 Preselectie kandidaten K45000 Preselectie kandidaten Collectieve bemiddeling K46000 Oriëntering Oriëntering K82000 IBO IBO K63000 Webleren K61000 Jobcoaching Jobcoaching K64000 Leren in centra K30000 Opleiding Tegemoetkomingen K11000 K62000 Uitbetaling tegemoetkomingen Werkplekleren Afname competentieassesments Opl. of competentieattest K12000 Organisatie tewerkst. cel K77000 Organisatie tewerkstellingscel Gegevensoverdracht K72000 Gegevensoverdracht Erkennning als actor K71000 Erkenningen en labeling Aanbieden van standaarden K76000 Terbeschikkingstelling van standaarden K75000 Aanbod van platformen K51000 Basisinfo Informatie over de arbeidsmarkt Leren doelgr scholen K32400 K74000 Arbeidsmarktmonitoring Atypische samenwerkingsprocessen Ontw partnerships K73000 Gespecialiseerde screening K81000

36. kostobjecten -> resources ONDERSTEUNENDE ACTIVITEITEN MIDDELEN ACTIVITEITEN DIENSTVERLENING Resource groepen General ledger KOSTOBJECTEN PRIMAIRE ACTIVITEITEN TIJD 36

37. kostobjecten -> resources Model Resources IBO General Ledger Administratief uitvoeren Submodel Kostobjecten Resources Activiteiten Onderzoeken aanvraag Resourcegroep AMB regio X Resourcegroep AMB regio X Beheren van de dienstverlening Uitvoeren van betalingen Bieden van taalbegeleiding Resourcegroep Finance Resourcegroep Finance Uitvoeren van betalingen Verwerken inkomend facturen Opvolgen IBO Resourcegroep HR Resourcegroep AMB centraal Opstarten IBO Uitvoeren personeelsadmin. Uitvoeren sociaal secretariaat IBO Rekruteren Sociale Prestaties Sociale Prestaties Opvolgen en beheren van uitbestedingen Directe kosten ICT toepassing Directe kosten ICT toepassing

38. uitdagingen anno 2011 • doorvertalen ondernemingsplan naar provinciale/sectorale ondernemingsplannen • doorvertalen streefwaarden naar operationele targets en KPI’s voor regio’s, teams en medewerkers • organisatiedoelstellingen omzetten in acties gestructureerd a.h.v. product diensten catalogus en procesarchitectuur • organisatiedoelstellingen omzetten in projecten a.h.v. projectportfolio- en programmabeheer • opvolgen uitvoering ondernemingsplan (resultaatsmetingen, evaluatierapporten, projectopvolging) • meetbare prestatieniveaus definiëren voor de acties in het ondernemingsplan • budgetten vastleggen en herverdelen o.b.v. vooraf vastgelegde prestatieniveaus: ontwikkelen prestatiebegroting (piloot: ondernemingsplan 2012) • leren