Balanced scorecard Agentschap voor Landbouw en Visserij Netwerk Organisatiebeheersing 11/09/2008

1. Balanced scorecardAgentschap voor Landbouw en VisserijNetwerk Organisatiebeheersing 11/09/2008

2. Inhoud • Agentschap voor Landbouw en Visserij • Balanced Scorecard • Implementatie BSC • Gegevensverzameling • Sturen met BSC • Meetinstrument • Vragen?

3. Wie is ALV? • IVA van het beleidsdomein Landbouw en Visserij • Behandelen van dossiers van klanten uit de landbouw- en visserijsector • 5 buitendiensten en hoofdbestuur • 350 personeelsleden

4. Wie is ALV? • Betaalorgaan EU-steun • Beheersdienst rechtstreekse steun landbouwers • Beheersdienst agromilieumaatregelen • Beheersdienst investeringsdossiers • Uitvoeren marktbeleid (melk, visserij, groenten en fruit) • Betaaldienst voor interne en externe beheersdiensten (vb. VLM) • Vlaamse steunmaatregelen landbouwsector • Certificeren zaaizaad en pootgoed • Samenwerking met andere administraties

5. Wie is ALV? • Registreren en opvolgen is deel van de cultuur • Veel ingenieurs • EU-Betaalorgaan: Geïntegreerd Beheers- en ControleSysteem • Krappe deadlines • Correct werken • Sterke auditdruk • Eigen ICT-afdeling • Veel cijfermateriaal over processen en resultaten beschikbaar

6. Wat is een Balanced Scorecard? • Een balanced scorecard is een overzicht van doelen, samengesteld om de realisatie daarvan in de gaten te kunnen houden. • Genuanceerd sturen: • Resultaten • Kwaliteit/klant • Performantie interne processen • Innovatie • Sturen op routine en verbetering

7. Wat is een Balanced Scorecard? KSF: Kritische succesfactor; KPI: Kritische Performantie Indicator

8. Wat is een Balanced Scorecard?

9. Implementatie Balanced Scorecard • 2 pilootafdelingen in 2005: • Procesondersteunende diensten • Markt- en Inkomensbeleid • Waarom BSC? • Veel hervormingen en projecten op korte tijd • Inzet middelen en personeel optimaliseren • Totaalbeeld van de werking van de afdeling • planning, metingen, overzicht acties om bij te sturen • Alle taken • Verschillende perspectieven • Projecten en routineprocessen • Op termijn: Opvolgen en rapporteren beheersovereenkomst

10. Implementatie Balanced Scorecard • Initiatief Directieraad om BSC in 2007 uit te breiden naar alle afdelingen en de hele organisatie • Waarom BSC? • Opvolgen en rapporteren beheersovereenkomst • Koppeling aan doelstellingen in de beheersovereenkomst • Aanpassen piloot-BSC’s aan nieuwe opdrachten • Totaalbeeld werking hele organisatie

11. Implementatie Balanced Scorecard • Beperkte maar effectieve ondersteuning door consultant • 6 halve dagen per scorecard • Per afdeling/stafdienst • Steun van het management • Bij de start • Wat volgen we op? • Normen • Gebruiken als sturingsinstrument • Communicatie vermijdt misverstanden

12. Implementatie Balanced Scorecard • Wie was bij de opmaak betrokken? • Dienst- en celhoofden • Werkgroep • Alle personeel • Pragmatische aanpak om de kritieke succesfactoren (KSF) te bepalen • Waarvan lig ik wakker (vandaag)? • Beperken tot het essentiële (80/20 regel) • Beperken tot de eigen verantwoordelijkheid

13. Implementatie Balanced Scorecard • KSF’s indelen in perspectieven • Indicatoren per KSF: • Bestaande of nieuwe • Goed definiëren (detailfiche) • Nieuwe indicatoren uitwerken • Representatief voor een bepaald proces • Kwaliteit/klant • Personeelsgerelateerd • Projecten • Testperiode • Indicatoren uittesten • Definities aanpassen

14. Implementatie Balanced Scorecard • 2005: Meten is weten • 2007: Meten in functie van de strategie • Koppeling KSF’s aan strategische en operationele doelstellingen in de beheersovereenkomst • Strategiekaarten • Geconsolideerde scorecard voor Directieraad

15. Organisatie gegevensverzameling • Meeste indicatoren maandelijks • Gegevens invullen tegen de 7de • Vb. Gegevens februari tegen 7 maart • Per meetpunt een verantwoordelijke • Wie de taak of het project uitvoert/opvolgt • Veel medewerkers zijn rechtstreeks betrokken • Controle op correctheid meting • Duiding van de meting • Gegevens niet automatisch inlezen • Meetinstrument • 2005: aangekochte tool Bizzscore • 2007: Excel-blad met macro’s • Lappendeken op Intranet

16. Sturen met Balanced Scorecard • Maandelijks meten • Maandelijks bespreken lappendeken • Het dienst- of celhoofd evalueert de situatie via indicatoren en beslist over acties om de werking bij te sturen. • Bespreking binnen de dienst • Relativeren rode signalen • Actie noteren voor alle meetpunten met een rood signaal • Opeenvolgende rode signalen • Eén maand tijd om actie te noteren • Actie invullen in het meetinstrument • Dienstinstructie

17. Sturen met Balanced Scorecard • Geconsolideerde scorecard Directieraad (2008) • Selectie indicatoren uit alle scorecards • Opvolging invullen van alle scorecards • Aanhoudend rode signalen • Aantal indicatoren die 3 periodes na elkaar rood zijn • Aantal indicatoren die 6 periodes na elkaar rood zijn • Maandelijks opgemaakt (automatisch) • Driemaandelijks op Directieraad

18. Meetinstrument • Excel-werkblad per scorecard • Tabblad scores • Tabblad acties • Invullen scores • Vakje wordt groen/oranje/rood • Scorecard DR: automatisch • Acties • Rode score -> actievakje wordt rood • Actievakje ingevuld: vakje kleurt lichtblauw • Opvolging • Automatische berekening invul% metingen • Automatische berekening invul% acties • Opeenvolgende rode signalen

19. Meetinstrument

20. Vragen?