1 / 23

ROC-UP Kern Registratie Deelnemers (KRD) Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR)

ROC-UP Kern Registratie Deelnemers (KRD) Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR) Voorbereiding Implementatie EduArte bij ROCvA Januari / Februari 2014 SJL. Aanleiding & Uitgangspunten. Aanleiding en overview. Standaard omdat:

tonya
Download Presentation

ROC-UP Kern Registratie Deelnemers (KRD) Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. ROC-UP Kern Registratie Deelnemers (KRD) Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR) Voorbereiding Implementatie EduArte bij ROCvA Januari / Februari 2014 SJL

  2. Aanleiding & Uitgangspunten SJL

  3. Aanleiding en overview • Standaard omdat: • We blijvend moeten voldoen aan de steeds strenger en strakker wordende regelgeving vanuit de overheid • Efficiency redenen • Afzonderlijke keuzes per MBO-college strategisch gezien geen onderscheidend vermogen aan het ROC biedt • Geïntegreerd en dus alle administratieve taken in één pakket: • Kernregistratie & diplomeren (KRD &) • Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR) • OnderwijsCatalogus & Examineren (OC&E) • Volg & zorg • Na eindpresentatie en beoordeling is gekozen voor Eduarte

  4. Uniformering en Standaardisering …. • Voor ICT • Versimpeling ICT-landschap, goedkopere licenties • Eén basisregistratie voor alle studentgegevens • Nieuw DataWarehouse voor management rapportages • Eén systeem => 1 pakket op basis van SAAS (software as a service) • Dus bestaande systemen (Noise, TP, Peoplesoft, CRM,Choices) uitfaseren …. • Invoer van studentgegevens bij de bron, dus afschaffen “losse” Excels • Eén procesinrichting • Standaardiseren processen • Geen afzonderlijke inrichtingen voor MBO-colleges • Geen maatwerk • Digitaal portaal voor studenten en ouders (moeten de info wel kloppen..)

  5. Kernregistratie SJL

  6. Onderwerpen • Wat verandert er voor het MBO C t.o.v. nu? • Proces • Mens • Sturing • Voorbereiding • Wat doet het project? • Wat moet het MBO C doen? SJL

  7. Proces: Wat verandert er voor het MBO C? • Intake • Intake werklijsten (vanaf nu: de digitale aanmelding) worden niet meer door BSZ uitgeprint! • De intakeverantwoordelijke raadpleegt de aanmeldgegevens op het scherm in EduArte (vanuit een werkbak), en bepaalt van daaruit of een student wel/niet wordt uitgenodigd voor Intake: • Backoffice plaatst de aanmelding in de werkbak • Intakeverantwoordelijke beoordeelt de aanmelding (afwijzen, uitnodigen) • BSZ informeert student • Agenda voor de intake is digitaal (in EduArte), p.p. • Resultaat van de intake registreert de Intaker in EduArte en zet dit door naar BSZ • Intakeformulier wordt vooralsnog ingescand voor opslag in EduArte (‘in ontwikkeling’.) SJL

  8. Proces: Wat verandert er voor het MBO C? • Groepen en Groepscoderingen • Groepscodering is veranderd! (Van 5 naar 8 posities). • Is het MBO C al over geïnformeerd. • Roostergroepen worden Basisgroepen • Iedere student zit maar in 1 basisgroep • Advies: Alle studenten die in 1 basisgroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’ combinatie • Vereenvoudigt de invoer van resultaten (in de OC&E module) • Basisgroepen worden (op instructie van het onderwijs) gevuld door BSZ • Nieuw zijn: Clustergroepen • Clustergroepen worden gebruikt voor roostering van zgn ‘keuzevakken’. • Clustergroepen worden door het Onderwijs zelf gevuld (immers, het onderwijs weet welke studenten welk keuzevakken volgen) • Advies: Alle studenten die in 1 clustergroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’ combinatie • Vereenvoudigt de invoer van resultaten (in de OC&E module) • Historie van de ‘groepswisselingen’ van een student wordt bijgehouden SJL

  9. Proces: Wat verandert ervoor het MBO C? • Overeenkomsten • Onderwijsovereenkomst: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en ROvA) • BPV: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en ROcvA) • Wordt Stageovereenkomst (omdat Stageovereenkomst de lading van alle beroepspraktijkvorming dekt). Juridisch juist. • Tijdelijke wijziging • Administratieve invoer BPV gegevens in EduArte door BSZ is op basis van registratie/controle Stagemarkt/print Trajectplanner door BPV coördinator (BPV Module in ontwikkeling bij UP Learning, als onderdeel van Zorg & Volg) • Registratie van resultaten • VERVALT in PeopleSoft !!! • Resultatenregistratie in Trajectplanner • Resultatenregistratie in EduArte bij implementatie van procesgebied OC & E SJL

  10. Proces: Wat verandert ervoor het MBO C? • Diplomering • Diploma’s worden vanuit EduArte door BSZ aangemaakt en afgedrukt: • Gebruik van ‘diplomaregel’ • TEC geeft middels één resultaat (‘geslaagd’ /’niet geslaagd’) in EduArte door, dat het diploma kan worden aangemaakt • Let op: Een diploma kan alleen worden aangemaakt voor een crebo waar de student voor staat ingeschreven! • STZ maakt het diploma aan. TEC is verantwoordelijk voor de resultaten.Resultatenoverzichten worden conform huidige situatie uit Trajectplanner uitgedraaid door BSZ (Wijziging van procedure na inrichting OC & E) • Verder … • Nieuwe Document Management Systeem (van Teleform naar Verseon/EduArte) • Verandering digitale aanmeldingen, gaan via EduArte SJL

  11. Gewijzigde terminologie: Verbintenis • Het begrip ‘Verbintenis’ is nieuw! binnen Eduarte • De verbintenis is de ‘relatie’ tussen de student en de onderwijsinstelling • We kennis 2 soorten verbintenissen binnen Eduarte: • Verbintenis op de OnderwijsovereenkomstResultaat: Inschrijving OF Uitschrijving • Verbintenis op de BPV OvereenkomstResultaat: Afgesloten BPV Overeenkomst OF Beëindigde BPV Overeenkomst SJL

  12. Mens: Wat verandert ervoor het MBO C? • Alle medewerkers (primair proces) zijn geautoriseerd voor EduArte • Wat je mag zien en muteren is op basis van de organisatie-eenheid waar je werkt en de toegekende rol • Een medewerker kan meerdere rollen hebben en bij meerdere organisatie-eenheden werken. • RAET is het bron systeem voor medewerkers (intern en extern) • Een medewerker die niet in RAET voorkomt, is in EduArte ook NIET bekend, en kan dus niet inloggen! • Een medewerker ziet alle opleidingshistorie van een student van ROCvF en ROCvA (1 systeem, 2 brinnrs) • Een Student ziet in zijn selfservice module ook alle opleidingshistorie van ROcvF en ROCvA SJL

  13. Sturing: Wat verandert er voor het MBO C? • Bekostigingsprincipe • De default-waarde van een student in een opleiding = ONBEKOSTIGD! • Een student wordt pas op ‘bekostigd’ gezet als het dossier volledig is EN DUS de onderwijsovereenkomst ONDERTEKEND retour is • Rapportages Uitgebreid zoeken (EduArte) BOL 1 Uitgebreid zoeken (EduArte) BOL 1 Zelf BOL2 BOL2 • Standaard Rapportages(EduArte) • Sturing • Management Voor-gedefinieerd BOL3 BOL3 Sturings-rapportages (KOSMOS) (EduArte, RAET, Exact) Voor-gedefinieerd SJL

  14. Voorbereiding • Wat doet het project? • Systeem • Conversie van PeopleSoft -> EduArte: testen, accepteren • Alle historie • Realiseren van de koppeling tussen EduArte en Trajectplanner • Wijziging van digitaal document management systeem (Teleform -> Verseon/EduArte) • Realiseren van digitale aanmeldmodule EduArte (ism M&C) • Mens • Voorlichting aan alle MBO Colleges (halen en brengen) & ROC-up.nl • Opleiding BSZ & materiaal • Opleiding intakeverantwoordelijken & materiaal (via principe Train the Trainer?) • Proces • Beschikbaar stellen Blauwdruk & werkinstructies (Portaal voor Talent) • Sturing • Standaardrapportages uit EduArte • Aansluiting / integratie KOSMOS SJL

  15. Voorbereiding • Wat doet het MBO C? • Geen werkachterstanden op de Intake • RAET up to date • Voorbereiden van namen, functies en rollen richting EduArte • INFORMEREN, INFORMEREN, INFORMEREN!!! • …… SJL

  16. SJL

  17. Aan- en afwezigheidsregistratie AAR • Inlezen roostergegevens • Registreren aan- en afwezigheid • Analyseren aan- en afwezigheidsregistratie • Vervolgacties a.d.h.v. analyse (9 uur, 16 uur, brieven, verzuimloket) • Publicatie rooster en presentie gegevens *

  18. AAR EduArte vergeleken met huidige situatie Colleges met Gronos, Webuntis • Presentie en daaruit voortvloeiende acties in 1 systeem • Volg & Zorg zonder relatie verzuim blijft voorlopig in TP • Systeem gebruiksvriendelijker en minder kwetsbaar voor fouten • Toevoeging van nieuwe functionaliteiten: brieven, signaleringen ed. Colleges presentie in TP • Tijdelijk werken in 2 systemen (i.v.m. splitsen begeleiding) • Meerdere schermafhandelingen voor de verzuimmedewerker dan TP • Vermindering foutieve meldingen i.v.m. tellers • Huidige functionaliteiten blijven in gebruik, m.u.v. SMS functie Voor alle Colleges • Nieuw verzuimprotocol (procedures) in relatie tot EduArte • Koppeling met het verzuimloket • Vastlegging startkwalificatie automatisch (doorstroom) of door DOI (instroom) • ‘Standaardisatie’ brieven en rapportages • Energie gericht op werking en inrichting van 1 systeem *

  19. Uitgangspunten inlezen roostergegevens • Roosterbestand GP-Untis • Eén tijdsraster per onderwijsteam (nieuw) • Geen roostering van 0-uren (nieuw) • De presentie is voor de docent registreerbaar op basis van de ingelezen roosters • Roosteren op basis van basisgroep en clustergroep • Per lesblok registratie aanwezigheid • Coderingen 2013/2014: Vak-, docent- en basisgroep • Huidige coderingen • Controle op dubbelingen (code kan 1x voorkomen) • Coderingen 2014/2015 of eerder (nieuw) • Vereiste: coderingen ingevoerd in EduArte • Vakcoderingen: Afstemming College en aanvragen bij DOI MVERZ1 • Docentcoderingen: 4 letters achternaam, 1e letter voornaam KOELJ • Basisgroepscodering: 8 posities MWZPWO2F *

  20. Uitgangspunten registeren aan- en afwezigheid • Centraal verzuimprotocol en handleiding • College verantwoordelijk vertaling centraal verzuimprotocol m.b.v kader • Onderwijsteams geven invulling aan het protocol • Centraal onderhouden verzuimprotocol en handleiding • Kaders verzuimprotocol (nieuw) • Vaste onderwerpen & coderingen • Wettelijke procedures en procedures BSZ • Vrijheid in vormgeving verzuimaanpak • Docent registreert aan- en afwezigheid in EduArte • Registratie aanvang les of uiterlijk einde van de dag • Registratie invoer met terugwerkende kracht maakt onbetrouwbaar • Verzuimmedewerker geautoriseerd voor alle coderingen • Docenten/ SLB autorisatie voor code: present, ongeoorloofd afwezig, te laat, uit de les gestuurd en NVT (nieuw) *

  21. Uitgangspunten analyseren AAR Uniforme werkprocessen & verzuimrapportages • Verzuimmedewerker: regie m.b.t. meldingen/ signaleringen • Docent: regie m.b.t. de verzuimaanpak • Wettelijke rapportages Leerplichtwet & RMC • Signaleringsrapporten • 9 klokuren ongeoorloofd verzuim • 16 klokuren ongeoorloofd verzuim 18+ • Veelvuldig te laten komen (nieuw) • Te ontwikkelen: signalering ziekteverzuim (nieuw) • Managementrapportage: controle invoer • Presentie overzicht op student- en groepsniveau Gestandaardiseerde brieven (nieuw) • Duo melding (ouders/student), 9 uurs signalering, veelvuldig te laat komen, verzuimspreekuur • Alle verzoeken voor brieven worden getoetst op bruikbaarheid voor alle Colleges *

  22. Uitgangspunten verzuimloket & publ. AAR Verzuimmeldingen via koppeling verzuimloket (nieuw) • Raadplegen DUO via token verzuimloket (huidige situatie) • Opleidingen keuze: direct melden of na 2 werkdagen (huidige situatie) • Via het verzuimtraject vraagtverzuimmedewerker aan SLB achtergrondinfo (nieuw) • Verzuimmedewerker neemt informatie over in het verzuimloket (huidige situatie) • Signalering wanneer SLB geen info heeft aangeleverd (nieuw) • Terugkoppeling leerplicht wordt toegevoegd aan het verzuimtraject (nieuw) Rooster en verzuimgegevens inzichtelijk voor student • EduArte Selfservice webportaal / telefoon app (nieuw) • Ouders (nog) geen toegang tot selfservice (huidige situatie) Toegang Leerplichtambtenaar • Op dit moment geen toegang tot EduArte (nieuw) • Voorbereiding beleidsvoorstel met juridische basis *

  23. Scholing & voortgang Scholing • Doelen: Gebruikersinterface, Verzuimprotocol en Wettelijk kader • Doelgroepen: Directie, management, staf, verzuimmedewerkers (profiel 1 & 2), frontoffice medewerkers, docenten/ SLB, roosteraars, trainers (key users college) • Startfebruari: roosteraars, trainers, verzuimmedewerkers • Direct voor live gang: overige doelgroepen • Scholing door: project in combinatie met Key users Voortgang • College: Directeur bedrijfsvoering is opdrachtgever • College: Draaiboek per College • College: 1 a 2 contactpersonen trekker implementatie i.s.m. OM’er. • Project/ College: Testomgeving opgeleverd, 1e sessie inlezen roosterbestanden • Project/ College: Vervolg uitvoeren ketentest: alle stappen verzuimproces • Project: Ontwikkeling van de scholingen • Project: 1e sessie met roosteraars gepland 1e week februari

More Related