Kesk-Läänemere INTERREG IVA programm 2007 – 2013 INFOPÄEV SISEMINISTEERIUMIS september 2010

1. Kesk-Läänemere INTERREG IVA programm 2007 – 2013 INFOPÄEV SISEMINISTEERIUMIS september 2010 Interreg programmide järelevalve büroo: Annika Põldma Helina Puuorg

2. SISSEJUHATUS • Üldpõhimõtted aruannete esitamisel • Finantsaruannete kuluread

3. Üldpõhimõtted • projektipartner esitab süstematiseeritud aruande koos lisadokumentidega Siseministeeriumisse 10 tööpäeva jooksul pärast aruandeperioodi lõppu (Kesk-Läänemere 3 korda aastas) • vastavalt EÜ määrusele nr 1080/20006 artiklile 16 kulub esmatasandi kontrolliks kuni 3 kuud • täiendavaid küsimusi esitab esmatasandi kontrolli teostaja vaid ühe korra • küsimustele vastamise aeg on 5 tööpäeva • kulude tõendamise kohustus on projektipartneril

4. Üldpõhimõtted • aruanded võetakse menetlusse kui kõik ettenähtud dokumendid on aruandega kaasas ja kõik projektipartnerid on oma aruanded esitanud • aruande kokkupanemiseks on projektipartneri jaoks koostatud ka dokumentide esitamise kontroll-leht (toimib ka kaaskirjana) • projektikulud peavad olema raamatupidamises eristatud muudest asutuse kuludest sh ka projekti tarbeks ettenähtud kontorikulud

5. Üldpõhimõtted • Vajalikud dokumendid • Esimese aruande korral • Koopia kahepoolselt allkirjastatud toetuslepingust • Koopia allkirjastatud partnerluslepingust • Koopia projekti heakskiidetud taotlusvormist ning kinnitatud partnerite põhine eelarve (ANNEX 6) • Raamatupidamise kinnitus, kulude eristus • Käibemaksukohustuslase / mittekohustuslase tõend EMTA’st • asutusesisesed projekti puudutavad korrad ja lepingud Nimetatud dokumentide muutmise korral tuleb need uuesti esitada!

6. Üldpõhimõtted • Vajalikud dokumendid • Iga aruande korral (st ka esimese) • Allkirjastatud projektipartneri / juhtpartneri maksetaotlus (sh finantsaruanne) kahes eksemplaris • raamatupidamise väljatrükk aruandeperioodi projektikuludest (pearaamat) 2tk • kumulatiivne raamatupidamise väljatrükk projektikuludest (alates II per.aruandest) 2tk • kolmandate isikute majutus-ja reisikulude kinnitus (kui on selliseid kulusid) • koopiad algdokumentidest (arved (asutuse sisearved ei ole algkuludokumendid), tšekid, piletid, pardakaardid, lepingud, tööajatabelid, palgalehed jne) • maksmist tõendavad dokumendid (maksekorraldus, pangakonto väljatrükk) • muud dokumendid ja tõendid (töölepingud, sisekorra eeskirjad jne – esitada vaid korra ning muutuste korral täiendused) • saldo väljavõte e-Maksuametist • pangakonto väljatrükk saadud ERDF finantseeringu kohta (alates II per.aruandest) Soovitavalt tuleks kasutada arvetel jms projektijuhi/asutusejuhi kinnitust!

7. Üldpõhimõtted Deklareeritavad kulud peavad olema: • projektiga seotud ja reaalselt tekkinud ning tõendatud arvete jms alusel • makstud projekti partnerasutuse poolt projekti perioodi jooksul (v.a. palgamaksud, mis peavad olema tasutud hiljemalt aruande esitamise hetkeks, kuid see erisus ei kohandu lõpparuande korral –ei kehti järgneval kuul makstava palga puhul) • seotud projekti taotlusvormi vastava tööpaketi ning tegevustega • tehtud kuluridade ja eelarve piires • mõistlikud ning järgima rahade läbipaistvust ja säästlikku kasutamist • üldjuhul leidnud aset programmi abikõlblikus piirkonnas

8. Üldpõhimõtted Abikõlbmatud kulud on: • kulud, mis on saanud toetust muudest fondidest/abivahenditest • trahvid, karistused, kohtukulud, intressid, konverteerimiskulud jms • õigusalased, notariaalsed ning seotud finants- või tehnilise ekspertiisiga • kulud mida ei ole otseselt projekti elluviimiseks vaja • pangateenused ja ülekandekulud (va erisus juhtpartneri puhul) • reservid ja muud raamatupidamislikud kohandused, nt puhkusereservid • esinduskulud • erisoodustus (va üritustel oma töötajate toitlustus) ja erisoodustusmaks • käibemaks, juhul kui see ei ole lõplik kulu Antud nimistu ei ole lõplik!

9. Üldpõhimõtted • Projekti eelarve on eurodes, seega ka kulude ja tegevuste aruanne esitatakse eurodes • EUR>EEK = 15,6466 • Muudes valuutades tehtud kulude puhul kasutatakse Euroopa Komisjoni poolt igas kuus avalikustatavat kurssi http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

10. Üldpõhimõtted Visuaalne identiteet alati peab olema kasutatud kõikjal projektiga seonduval EL logo ja programmi logo koos kirjaga! http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/graph/embleme_en.htm http://www.centralbaltic.eu/documents/cat_view/33-public-documents/40-logos/113-central-baltic-interreg-iv-a-programme-2007-2013

11. Finantsaruande kuluread • KONTORI- JA RENDIKULUD • Kulureal saab kajastada ainult • kontori rendi, elektri, kütte, vee ja kanalisatsiooni, interneti, kopeerimise, telefoni, faksi, e-posti ja muude kontoritarvete kulud • Arvestuslike kulude korral tuleb lisaks arvetele ja maksekorraldustele esitada ka selge kalkulatsioon • Kulud peavad olema projekti elluviimiseks olulised • Projekti raames soetatud kontoritarbed tuleks soovitatavalt osta eraldi

12. Finantsaruande kuluread • TÖÖJÕUKULUD • lubatud kajastada töötamine töölepingu või avaliku teenistuse seaduse alusel • vabatahtliku tasustamata töö korral sõlmitakse kirjalik kahepoolne leping ning peetakse tööajatabelit (eraldi vorm) • kajastatakse füüsilisele isikule makstav tasu koos kohustuslike maksudega • ületunnitöö ei ole lubatud (8h) • projektis osalise ajaga töötamisel tuleb pidada tööajatabelit Töötaja puhkusetasu kajastamine on abikõlblik projektis täistööajaga töötava inimese puhul vastavalt puhkuseseaduses sätestatud korrale

13. Finantsaruande kuluread • TÖÖJÕUKULUD • töötamine projektis ning projektis osutatava töö maht peab olema selgelt sätestatud kirjalikus töölepingus, selle lisas, käskkirjas, ametijuhendis/töökirjelduses vms dokumendis • tagantjärgi tehtavad lepingute ja käskkirjade muutmine, täiendamine, parandamine ja sõlmimine ei ole lubatud • leping, käskkiri vms peavad olema kirjalikus vormis • projekti heaks osalise tööajaga töötamine ei tohi olla kõrgemalt tasustatud kui töökohal arvestatava põhipalga järgi tuleks keskmine tunnitasu (arvestus lisada aruandele) Isik, kes töötab partnerorganisatsioonis ei saa osaleda projektis tasustamata tööjõuna!

14. Finantsaruande kuluread SÕIDU-JA MAJUTUSKULUD kulureal saab kajastada projekti töötajate sõidu-ja majutuskulud projekti töötajate koosolekute, seminaride ja konverentside osalemisega seotud sõidukulud õppereisiga seonduvad kulud (kolmas isik) isikliku sõiduauto kasutamist asutuse sõiduki kasutamist (kütuse arve) sõidu- ja majutuskulude ning päevaraha deklareerimise aluseks on koopia korrektselt vormistatud asutuse juhi korraldusest / käskkirjast ning lähetusaruanne Sõidu-ja majutuskulud peavad olema mõistlikud (soodsaim viis) Kolmandate isikute sõidu-ja majutuskulud (sh õppereis) peavad olema kajastatud juba projekti taotluses!

15. Finantsaruande kuluread SÕIDU-JA MAJUTUSKULUD Majutuskulude hüvitamise tingimused: koopia majutuskulu arvest, kus peab kajastuma majutatavate isikute nimed, isikute arv ning ööde arv arve peab olema esitatud projekti partnerasutuse nimele (vt raamatupidamise seadus §7) arve peab olema makstud projekti partnerasutuse poolt, kas lähetatud isikule või teenuse osutajale järgima kehtestatud piirmäärasid -riigisisesel lähetusel ööbimise kulu kuni 1200 krooni ööpäevas, välislähetusel kuni 2000 krooni ööpäevas (antud piirmäärade ületamine maksustatakse erisoodustus maksuga)

16. Finantsaruande kuluread • SISSEOSTETUD TEENUSED • kulurida kasutatakse eksperdi teenuste kulude kajastamiseks • teenust osutatavate isikutega / asutustega sõlmitakse lepingud (sh töövõtu- ja käsunduslepingud) • kajastatakse arvete alusel tasutud kulud konkreetsete projektitegevustega seotud ülesannete elluviimiseks – nt uuringud ja analüüsid, tõlkimine jms • kui teenust osutab füüsiline isik siis arveid ei esitata, kuid projekti partner arvestab antud tasult ka maksud ning deklareerib / tasub need EMTA’le • teenuse saamiseks tuleb alati võtta võrdlevad hinnapakkumised (riigihangete seadus; programmi nõue on, et alates 1500 eurost on läbiviidud kirjalik pakkumismenetlus) Kulude läbipaistvuse ja raha säästliku ning otstarbeka kasutamise tõendamise kohustus lasub projekti partneril!

17. Finantsaruande kuluread • SISSEOSTETUD TEENUSED • võlaõigusliku lepingu sõlmimine isikuga, kes töötab partnerorganisatsioonis töölepinguga vms, tuleb igal juhul võtta võrdlevad pakkumised, kuid selline olukord on riskantne ning tõendamise kohustus on projektipartneril • teenuse osutamiseks sõlmitud lepingutes peab kajastuma muuhulgas teenuse kirjeldus ning projekti nimi • esitatavatel arvetel on nõutav teenuse detailsem kirjeldus, soovitatavalt ka programmi/projekti nimi • kui inimene töötab asutuses töölepinguga või juhatuse liikmena, kuid projekti heaks võlaõigusliku lepingu alusel, siis saab sõidukulud abikõlblikuks lugeda vaid sellisel juhul, kui projektitöö tarbeks sõlmitud võlaõiguslikus lepingus on nende hüvitamine eraldi välja toodud Võlaõigusliku lepingu alusel töötavale isikule ei saa maksta päevaraha!

18. Finantsaruande kuluread SEADMED projekti tarbeks ostetud / renditud seadmed peavad olema põhjendatud projektikavas ning eelarvesse planeeritud projekti seadmed on projektipartneri poolt ostetud või juba projektipartneri omanduses ja seda kasutatakse projekti tegevuste läbiviimiseks seadme rendikulu ei tohi ületada soetusmaksumust projektile soetatud seadmeid saab kuluaruandes kajastada amortisatsiooni meetodil (st kulu on abikõlblik vaid projekti kestvuse jooksul)

19. Finantsaruande kuluread SEADMED alla 1499 euro seadme soetusmaksumuse korral lubatud kajastada kuluaruandes kogu soetusmaksumus, kui aga asutuse sisekorra järgi on amortisatsiooni norm madalam tuleb järgida asutuse sisest korda lubatud on soetada ka kasutatud seadmeid projekti viimasel perioodil soetatud seadmete kulu ei ole abikõlblik seadmete soetuse puhul tuleb järgida riigihangete seadust (alati võtta võrdlevad pakkumised ning programmi nõue on, et alates 1500 eurost on läbiviidud kirjalik pakkumismenetlus) seadmeid ei ole projektipartneritel või projekti sihtgrupil vaja pärast projekti lõppemist edasi kasutada

20. Finantsaruande kuluread INVESTEERINGUD peavad selgelt määratlema piiriülest koostööd ei tohi olla ühepoolsed eristada projekti seadmed ja investeeringud investeeringuteks loetakse suuremaid oste, ehitus- ja remonditöid, mida teostatakse vastavalt lepingutele ning esitatud arvetele investeering on projekti väljund või tulemus, mis jääb projekti sihtgrupi kasutusse pärast projekti lõppu investeeringuna kajastatav seadme ostukulu peab olema ette nähtud projekti taotlusvormis nii tegevusena kui ka eelarvesse planeeritud

21. Finantsaruande kuluread MUUD OTSESED KULUD kulurida on mõeldud projekti tegevuste elluviimiseks otseselt vajalike kulude kajastamiseks, mis ei sobi teiste kuluridade alla kulud peavad olema projekti elluviimiseks olulised ning et neid ei oleks tekkinud kui projektipartner ei teostaks projekti neid kulusid tõendavad arved või muud samaväärsed raamatupidamisdokumendid, mida saab otseselt siduda projekti või projekti töötajatega

22. Finantsaruande kuluread MUUD OTSESED KULUD Näited abikõlblikest kuludest: finantskulud (vaid partnerite vahelised rahvusvahelised ülekandetasud) reklaamikulud (sh ajalehes seminarist/üritusest teavitamine) muud projekti ürituste teavitamise kulud projekti partneri enda poolt interneti kodulehe haldamise kulud ürituste osalemistasud, mida ei korralda projektipartner kuid on projekti elluviimiseks vajalikud projekti ürituste läbiviimisega seotud toitlustuskulud, kui tegemist on terve päeva kestva üritusega ning päevakavas on toitlustamine eraldi välja toodud Muud otsesed kulud peavad olema taotlusvormis täpsustatud!

23. Koosolekute ja ürituste läbiviimisega esitatavad dokumendid: • koopia ürituse/seminari päevakavast • memod, elektroonilised ettekanded, analüüsid jm materjal • osavõtjate registreerimisleht koos osalejate allkirjadega • arvete vms maksedokumendid • võrdlevad hinnapakkumised • toitlustamise ja muude ürituste korraldamisega seotud kulude arved peavad olema detailsed, s.t kajastama inimeste arvu, ürituse nime, toimumise kuupäeva, projekti nime. PALUN SAATKE PILTE PROJEKTI TEGEVUSTEST

24. Finantsaruande kuluread MITTERAHALISED KULUD mitterahalisteks kuludeks loetakse maa, kinnisvara, seadmete või materjalide tasuta projektikasutusse andmist antud kulude all peetakse silmas kulu, mida ei saa tõendada arvetega ning mille eest ei ole makstud mitterahalisi kulusid aga saab deklareerida kui nende väärtust saab iseseisvalt hinnata ja auditeerida deklareeritavad kulud peavad kajastuma projektikavas ja eelarves deklareeritavate kulude väärtus peab olema hinnatud sõltumatu kvalifitseeritud hindaja poolt antud hinnangud peavad olema kinnitatud sekretariaadi poolt juba taotlusfaasis

25. Finantsaruande kuluread TULUD kui projekti tegevustest tekib tulu, siis saadud tulu vähendatakse saadaolevast ERDF’ist alati 5 aasta jooksul peale projekti lõppu saadud tulu tuleb deklareerida ning maksta tagasi hiljemalt 3 aasta jooksul peale programmi perioodi sulgumist projekti tuludeks on nt pakutavate teenuste eest saadav raha (osalemistasud) või välja töötatud trükiste müügi eest saadud raha

26. TÄHELEPANU! Partnerite omavaheline kulude jagamine (sharing of project costs) ning keskraamatupidamine (centralised bookkeeping) ei ole Kesk-Läänemere INTERREG IVA programmis lubatud!

27. Kontaktid Projektide nõustamisega tegeleb: Tehnilise Sekretariaadi Harukontor Tallinnas Merike Niitepõld Liina Tuulik http://www.centralbaltic.eu/jts-tallinn-staff Siseministeerium Regionaalarengu osakond Interreg programmide järelevalve büroo Pikk 61, Tallinn 15065 http://www.siseministeerium.ee/interreg jarelevalve@siseministeerium.ee