PROGRAM BUDOVANIA KAPACÍT PACIENTSKÝCH ORGANIZÁCIÍ NA SLOVENSKU

1. PROGRAM BUDOVANIA KAPACÍT PACIENTSKÝCH ORGANIZÁCIÍ NA SLOVENSKU 1. fáza – STRATEGICKÉ PLÁNOVANIE A EVALVÁCIA POTRIEB (2013-2014) BRATISLAVA 25.novembra 2013

2. Prehľad prvej fázy projektu

3. 1.fáza (strategické plánovanie a evalvácia potrieb) cieľ: Cieľ 1 Každá pacientská organizácia bude schopná určiť si víziu, ambície a ciele prostredníctvom realistického a naplniteľného strategického plánu, ktorý reflektuje potreby, očakávania a výzvy príslušnej komunity a reflektuje potreby vonkajšieho prostredia. Cieľ 2 Každá pacientská organizácia bude schopná určiť si interné potreby rozvoja organizácie tak, aby mohla naplniť ciele stanovené v strategickom pláne. • CIELE PRVEJ FÁZY

4. Na konci prvej fázy bude mať každá organizácia: • Spracovanú analýzu externého prostredia a trendov, ktoré môžu ovplyvniť fungovanie organizácie v strednodobom horizonte. • Spracovaný strategický plán, ktorý obsahuje: • VÍZIU • MISIU • ZÁKLADNÉ HODNOTY • STRATEGICKÉ CIELE • KĽÚČOVÉ OBLASTI AKTIVÍT • Spracovanú analýzu kapacít organizácie a identifikáciu potrieb tréningov tak, aby bola schopná dosiahnuť stanovené ciele. • VÝSTUPY PRVEJ FÁZY

5. Prečo treba strategické plánovanie? Proces strategického plánovania je proces, počas ktorého organizácia definuje svoj dlhodobý smer a ciele prostredníctvom hľadania odpovedí na jednoduché, ale dôležité otázky: • Prečo vôbec existujeme? • Za akými hodnotami stojíme? • Čo chceme v konečnom dôsledku dosiahnuť? • Pre koho to robíme? • Ako to dosiahneme? Strategické plánovanie je zásadným krokom v rozvoji organizácie. • ZDÔVODNENIE PRVEJ FÁZY

6. VÝHODY STRATEGICKÉHO PLÁNOVANIA Vďaka strategickému plánovaniu bude vaša organizácia schopná: • nastaviť smerovanie organizácie prostredníctvom realistických cieľov a stratégií, ktoré sú v súlade s misiou organizácie a ktoré možno jednoducho komunikovať navonok, • určiť východisko, podľa ktorého možno merať pokrok, • zlepšiť využiteľnosť zdrojovkoncentrovaním sa na stanovené ciele, • zlepšiť komunikáciu voči verejnosti, rozhodovateľom a donorom -jasnejšie pochopenie poslania organizácie, • vytvoriť pocit vlastníctva a spolupatričnosti medzi členmi organizácie, čím sa zabezpečí ich aktívnejšia spolupráca.

7. Prvá fáza projektu pozostáva: • vytvorenie pracovnej skupiny v každej organizácii • prípravné stretnutie – oboznámenie sa z nástrojmi a formulármi • spracovanie analýzy vonkajšieho prostredia • analýza kapacít a potrieb organizácie • spracovania stratégie • spracovania odporúčaní na tréningy Po skončení prvej fázy bude každej organizácii poskytnutý tréning operačného plánovania (2. fáza projektu), ktorý naučí účastníkov ako implementovať strategický plán prostredníctvom ročných operačných plánov. • KĽÚČOVÉ KROKY PRVEJ FÁZY

8. Detailný prehľad krokov • prvej fázy

9. každá organizácia si vytvorí pracovnú skupinu, ktorá bude pozostávať min. z 3 osôb v rôznych pozíciách (napr. člen správnej rady, zamestnanec, člen združenia, dobrovoľník) • úlohy pracovnej skupiny: • poskytovať podporu expertom pri príprave analýzy vonkajšieho prostredia a analýzy kapacít a potrieb organizácie • aktívne prispievať do diskusie pri príprave stratégie, konkrétne • zabezpečiť komunikáciu a konzultáciu s čo najširším spektrom členskej základe vždy, keď bude treba • každá pracovná skupina musí mať vedúceho • VYTVORENIE PRACOVNEJ SKUPINY (I)

10. Kritéria pre výber členov: • zabezpečiť reprezentatívnu vzorku zástupcov organizácie (vziať do úvahy zastúpenie regiónov, mužov a žien, veku atď.) • zabezpečiť vyvážené zastúpenie členov (vrátane predstaviteľov správnej rady), zamestnancov a dobrovoľníkov apod. Týmto sa zabezpečí rôznorodosť názorov a postojov všetkých aktívnych predstaviteľov / členov organizácie. • zabezpečiť, aby väčšina členov boli pacienti • výhodou je zapojenie tých, ktorí majú skúsenosti so strategickým plánovaním. Časový rámec: každá organizácia zašle návrh min. 7 osôb do 13. decembra 2013 • VYTVORENIE PRACOVNEJ SKUPINY (II)

11. Cieľom prvého prípravného stretnutia s pracovnou skupinou bude: • predstavenie časového harmonogramu a plánu úloh • oboznámenie sa s nástrojmi a formulármi • oboznámenie sa s nástrojmi na evalváciu • zozbieranie potrebných dokumentov Časový rámec: do 15. januára 2014 • PRÍPRAVNÉ STRETNUTIE

12. Analýza vonkajšieho prostredia pozostáva z dvoch častí: • Všeobecná analýza vonkajšieho prostredia (spoločná pre všetky organizácie) • Špecifická analýza vonkajšieho prostredia podľa konkrétneho ochorenia (týkajúca sa konkrétnej organizácie, resp. ochorenia, ktorému sa organizácia venuje) Metodológia analýzy vonkajšieho prostredia: • desk research – výskum dokumentov realizovaný expertmi • informácie od členov pracovných skupín + konzultácie s členskou základňou organizácie • rozhovory s 3-5 externými expertmi Časový rámec: do 14. februára 2014 • ANALÝZA VONKAJŠIEHO PROSTREDIA (I)

13. ANALÝZA VONKAJŠIEHO PROSTREDIA (II) • Všeobecná analýza vonkajšieho prostredia aplikovateľná na všetky organizácie bude: • analyzovať celkovú situáciu zdravotníctva na Slovensku vzťahujúcu sa na všetky ochorenia – legislatíva, starnutie populácie, verejné vzdelávanie a informovanie, zainteresovanosť pacientov, náklady a rozpočty na zdravotníctvo, udržateľnosť systému, prístup k zdravotnej starostlivosti, lieková politika, eHealth a pod., • identifikuje legislatívne, politické, ekonomické a celospoločenské trendy, ktoré môžu ovplyvňovať pacientov a pacientske organizácie, • ak treba, bude pokrývať ďalšie oblasti ako sociálna starostlivosť, diskriminácia vo vzdelávaní, zamestnanosť, životné prostredie a pod., • zahŕňať prehľad problémov, ktorým čelia pacientske organizácie na Slovensku, napr. možnosť financovania, spolupráca organizácii, postoje rozhodovateľov, postoje verejnosti. • Výstup: Všeobecná analýza vonkajšieho prostredia

14. ANALÝZA VONKAJŠIEHO PROSTREDIA (III) • Špecifická analýza vonkajšieho prostredia podľa konkrétneho ochorenia aplikovateľná na konkrétnu organizáciu bude: • analyzovať problémy, ktorým čelia pacienti konkrétnej organizácie ako napr. dostupnosť k zdravotníckym službám, dostupné terapie, kvalita starostlivosti, zainteresovanosť pacientov, diskriminácia • analyzovať problémy, ktorým čelí organizácia ako napr. možnosti financovania, postoje rozhodovateľov, očakávania ľudí od organizácie • Výstup: Špecifická analýza vonkajšieho prostredia podľa konkrétneho ochorenia spracovaná pre každú organizáciu

15. Cieľ: • vyhodnotiť a popísať súčasný stav organizácie z pohľadu zdrojov, • získať podklady a informácie pre stratégiu a odporúčania na tréning Oblasti hodnotenia: • vízia • riadenie organizácie • forma členstva • proces plánovania • manažment • získavanie, udržateľnosť a transparentnosť zdrojov • finančný manažment • riadenie ľudských zdrojov • administratíva a IT podpora • vonkajšie vzťahy a advokačný potenciál • komunikácia a vzťahy s médiami • ZHODNOTENIE KAPACÍT ORGANIZÁCIE

16. Metodológia: SWOT analýza – analýza silných a slabých stránok organizácie: • Nástroj na sebahodnotenie kapacít organizácie (návrh EPF) • prieskum dokumentov – základné listiny, interné smernice, ročné plány, finančné dokumenty, atď. • dotazník na zber dát • rozhovory s predstaviteľmi organizácie • rozhovory s 3-5 relevantnými expertmi Prístup: participatívny (experti + organizácia – povinné stretnutia s pracovnými skupinami) Časový rámec: február – apríl 2014/ finálna verzia 14. apríl 2014 Výstup: Analýza kapacít organizácie • ZHODNOTENIE KAPACÍT ORGANIZÁCIE

17. Cieľ: príprava stratégie na obdobie 5 rokov Obsah stratégie: 1. extrakt Analýzy vonkajšieho prostredia(všeobecnej aj špecifickej časti) 2. Vízia – čo sa snaží organizácia dosiahnuť v dlhodobom horizonte, ideálna situácia ku ktorej chce prispieť;príklady • nesprávna vízia : boj s rakovinou • správna vízia: svet bez rakoviny 3. Misia - pozostáva z odpovedí na otázky: čím je organizácia?, čo chce organizácia robiť?, na koho je zameraná? aké metódy a techniky používa?; príklady: • nesprávna vízia : Naša misia je podporovaž svojich členov prostredníctvom advokačných aktivít, komunikácie, koordinácie a založením novej organizácie • správna misia: Cieľom organizácie je pomoc pacientom s XX ochorením, zlepšovanie kvality ich života a ich podpora pri prístupe ku kvalitnej zdravotnej starostlivosti prostredníctvom služieb a advokačných aktivít • TVORBA STRATÉGIE

18. Obsah stratégie (pokračovanie): 4. Základné hodnoty– presvedčenia, normy a nápady, ktoré určujú ako organizácia napĺňa svoju misiu; príklady: • nesprávne : OTVORENOSŤ – otvorene sa hlásime k nášmu ochoreniu, pocitom a aktivitám pred sebou aj ostatnými • správne: NEDISKRIMINÁCIA - presadzujeme práva všetkých pacientov bez ohľadu na ich zdraviotný stav, vek, pohlavie, etnickú príslušnosť, politické a náboženské presvedčenie, ekonomický stav, sexuálnu orientáciu alebo iné faktory, ktoré môžu viesť k diskriminácii 5. Strategické ciele– nastavenie smeru rozvoja organizácie v strednodobom horizonte; príklady: • nesprávne : Chceli by sme zvýšiť verejné povedomie o imunologických ochoreniach na Slovensku. Podporíme národnú a medzinárodnú spoluprácu medzi partnerskými organizáciami. • správne: Prístup k zdravotnej starostlivosti: Podpora prístupu pacientov k efektívnym screeningovým programom a primeranej a široko dostupnej diéte pre diabetikov. • TVORBA STRATÉGIE

19. Obsah stratégie (pokračovanie): 6. Kľúčové oblasti aktivít– prehľad oblastí, na ktoré sa musí organizácia sústrediť, aby bola schopná dosiahnuť stanovené strategické ciele v rámci časového horizontu, príklady: • nesprávne: Zvýšenie informovanosti: Chceme pritiahnuť mladých ľudí a vytvoriť vzdelávací program pre žiakov a deti materských škôlok • Správne: Vytvoriť vzdelávací program pre žiakov a detí materských škôlok. Prístup: • stretnutia s pracovnými skupinami - prediskutovanie spracovaných analýz: analýzy vonkajšieho prostredia + analýza kapacít organizácie ako východiskových dokumentov strategického plánovania (apríl 2014) • stretnutie - strategické plánovanie - dvojdňové stretnutia s pracovnými skupinami a ďalšími členmi organizácie (máj - jún 2014) • Follow up meeting - 1-dňové stretnutie finalizácia stratégie (september 2014) • stratégia musí byť odsúhlasená valným zhromaždením organizácie alebo iným relevantným orgánom Výstup: Stratégia • TVORBA STRATÉGIE

20. Cieľ: určiť potreby organizácie z hľadiska rozvoja personálnych kapacít (potrebné tréningy) tak, aby bolo možné dosiahnuť navrhnuté strategické ciele • Podklad: analýza kapacít organizáciea stratégia • vytvoria experti s komentárom EPF, organizácia bude mať možnosť vyjadrenia sa a bude musieť tento dokument schváliť • Časový rámec: : október 2014 • Výstup: Odporúčania na tréningy • ODPORÚČANIA NA TRÉNINGY

21. Každá organizácia dostane ku koncu projektu tieto dokumenty: • Všeobecnú analýzu vonkajšieho prostredia • Špecifickú analýzu vonkajšieho prostredia • Analýzu kapacít organizácie • Stratégiu • Odporúčania na tréningy • PREHĽAD VÝSTUPOV PROJEKTU

22. polovica decembra 2013vytvorenie pracovných skupín polovica januára 2014prípravné stretnutie pracovných skupín koniec februára 2014Analýza vonkajšieho prostredia: Všeobecná analýza + Špecifiká analýza podľa konkrétneho ochorenia koniec februára 2014zaslanie analýzy EPF na komenty polovica apríla 2014Analýza kapacít organizácie apríl 2014Stretnutia pracovných skupín a expertov – prediskutovanie spracovaných analýz: máj – jún 2014 Stretnutia pracovných skupín, ďalších členov organizácie a expertov: strategické plánovanie (2 dni každá organizácia) september 2014 Stretnutia k zhodnoteniu stratégie (1 deň každá organizácia) október 2014konsolidácia Stratégie a Odporúčaní na tréningy november 2014 Záverečné stretnutie – zahájenie 2. fázy projektu – Operačné plánovanie • ČASOVÝ HARMONOGRAM