La gestion de projet

1. La gestion de projet

2. Gestion d'un projet scolaire Objectifs : Gestion de projet, théorie et pratiquePlanification et organisationCommunicationGestion du tempsAdministration financière et établissement de rapportsUtilisation créative de l'évaluationDiffusion La voix des élèvesPartenariats scolaires

3. Définition : 'un projet est une activité temporaire entreprise en vue de créer un produit, un service ou un résultat unique. Il est réalisé par des personnes, restreint par des ressources limitées, planifié, exécuté et contrôlé'Guide PMBOK

4. Un projet éducatif international ... implique généralement des élèves et enseignants en contact avec des établissements situés à l'étranger Visites, échanges et stages (face-à-face) Projets d'élaboration commune de curricula Projets de développement des établissements scolaires eTwinning et/ou autres contacts virtuels Développement professionnel international

5. Activité :Ordre du jour d'une réunion de planification de projet dans votre établissement Groupe 1 : Echangebilatéralannuel (deuxsemaines) des élèves les plus âgésvisant àaméliorerleurscompétenceslinguistiquesGroupe 2 : Projetd'élaboration commune d'un nouveau curriculum sur le développement durable impliquant 6 établissementsdans 4 paysGroupe 3 : Projet de développement des établissementsportantsur le partage des bonnespratiquesdansl'enseignement des TCIGroupe 4 : ProjeteTwinning (10 établissements) portantsur des artistes célèbresGroupe 5 : Programme de visitesd'observation en situation de travail pour les enseignants en langues

6. Planification : points à débattre

7. Domaines du curriculum à prendre en compte Calendrier - activités du projet, visites, vacances scolaires, examens Qui fait quoi - rôles Imprévus et risques Planification : points à débattre Objectifs généraux Points forts des établissements impliqués Qui sera impliqué : le personnel et/ou les élèves Méthodes et périodicité de communicationLangue Questions culturelles

8. Scénario interculturel La langue de travail du projet est l'anglais mais l'un des établissements envoie toujours aux réunions un représentant dont les compétences linguistiques sont au mieux 'rudimentaires'. Résultat, cet établissement a systématiquement du mal à comprendre les tâches qui lui sont attribuées. "Mon partenaire est toujours d'accord avec tout ce que je dis, mais en fait, il n'arrive pas toujours à tenir ses engagements."

9. Que s’est-il passé ici ? Selonvous, quepensent le coordinateur et le partenairede cettesituation ? Pourquoi ? Quelles suppositions ont-ilsfaitestous les deux? Quellesmesurespourraient-ilsprendre ?

10. Plan du projet Preuves attestant que la plan a été préparé conjointement avec les établissements partenaires Finalités, objectifs et jalons clairement définis Liens précis avec le curriculum dans tous les pays Pour les projets d'élaboration commune d'un curriculum, une simple série d'activités 'visant à mieux se connaître' ne suffit pas, il faut aller dans le sens d'une réelle progression Budget équilibré

11. Références en matière de gestion de projet Téléchargements : • Publication en EN, DE, FR, IT et RO • Outils de gestion de projet : • Modèles • Exemples  • Ressources Par ex. : accords de partenariat, formulaires de planification, fiches de documentation des coûts de personnel, outils d'évaluation ... Site web 'Kit de survie' : www.european-project-management.eu

12. Diagramme de Gantt - un outil de planification simple Activités préliminaires Visite en novembre et démarrage du projet sur le changement climatique Evénements et conférences (pour les élèves) sur le changement climatique Suivi et évaluation =jalons (ou points de repère pour le projet)

13. Autres outils de planification Elaborer un diagramme de Gantt simple : http://www.youtube.com/watch?v=CW_wGSFavTc Utiliser des logiciels open source : http://www.scribd.com/doc/3153813/OpenOffice-ProjectManagement-with-GanttCharts http://en.wikipedia.org/wiki/SWOT_analysis

14. Planification de lacommunication Quels sont les moyens de communication disponibles dans le cadre d'un projet international ? Evaluez l'utilité de chacun de ces moyens de communication ? (Attribuez une note de 1 à 5) Quels sont les risques de malentendus interculturels associés à chacun de ces moyens de communication ? Quels accords et règles devons-nous mettre en place ?

15. Gestion financière : Quelques règles de base Aligner le budget sur les objectifs du projet Toujours relier le budget au plan de travail Quelles sont les dépenses admissibles ? Rapport qualité/prix Créer des systèmes de gestion financière Règles en matière de visites Conserver tous les reçus et autres justificatifs

16. Évaluation 1. Pourquoil'évaluationest-elleimportante ? 2 Etapes de l'évaluation 3 Collecte des preuves et mise en oeuvre des changements. Quelles techniques utiliserez-vous ? ‘Comment allez-vousévaluer, pendant et après le partenariat, si les objectifs du partenariatontétéréalisés et sil'impact recherché a étéatteint ?'

17. Pourquoi l'évaluation est-elle importante ? Elle améliore la qualité du projet Elle sert de base à une discussion ouvertesur les performances du projet Elle met en évidence les points forts et les points faibles et identifie les obstacles aux progrès

18. Etapes de l'évaluation Planification de l'évaluation : Convenir des priorités de l'évaluation. Il est impossible de tout évaluer ! S'assurer que tous les partenaires partagent un vocabulaire commun S'assurer que les responsabilités sont partagées entre les partenaires du projet Discuter du calendrier, établir un plan d'évaluation

19. Collecte et interprétation des preuves : 'Le meilleur moyen de savoir' Qu'allons-nous évaluer ? Les processus du projet(activités en classe, réunions, communications) Les produits du projet(matériels, site web, DVD) Les résultatsdu projet - plus difficile ! Connaissons-nous la situation initiale ?(Analyse comparative des capacités, connaissances et attitudes) Quels seront les indicateurs du changement ?

20. Collecte et interprétation des preuves : 'Le meilleur moyen de savoir' Quels outils d'évaluation devrions-nous utiliser ? Utilisez des outils d'évaluation bien structurés et définissez clairement les indicateurs : L'auto-évaluationestsouvent un outilextrêmementefficace

21. Journal d'évaluation Activité (y compris les dates) Groupescibles Justification et brève description de l'activité Impact Modifications futures NOM ETABLISSEMENT/ORGANISATION

22. Journal d'évaluation Activité (y compris les dates)Thème ou titre Groupes ciblesAvec qui ? Justification et brève description de l'activitéPourquoi est-ce que j'ai fait ça ? Qu’est-ce que j'ai fait ? ImpactComment ça s'est passé ? Modifications futuresSi je devais refaire cette activité, qu'est-ce que je changerais et pourquoi ? NOM ETABLISSEMENT/ORGANISATION

23. Auto-évaluation du projet : Utilisée lors d'une réunion d'équipe • Le calendrier a été respecté • Les activités planifiées ont eu lieu • La communication a été efficace • La contribution des partenaires est conforme à celle spécifiée dans le plan de travail • Nous avons atteint les objectifs convenus à la dernière réunion • Les partenaires ont appris les uns des autresAvons-nous un bon partenariat ?

24. Evaluation d'une réunion du projet INDICATEURS : Des informations suffisantes ont été envoyées avant la réunion et la communication a été efficace Les partenaires ont eu le temps de se présenter, d'expliquer où ils en sont et d'indiquer ce qu'ils peuvent apporter au projet L'ordre du jour a été respecté, toute modification s'y rapportant a été négociée Les partenaires ont tous apporté leur contribution à la réunion Les objectifs de la réunion ont été atteints L'environnement de travail se prêtait bien aux tâches proposées Les activités planifiées ont eu lieu Les partenaires ont une idée claire des prochaines étapes Les dispositions en matière d'hébergement, de restauration et d'activités sociales étaient adéquates

25. Analyser les résultats - si possible lors d'une réunion d'équipe Mettre en avant les points positifs et les défis Adapter : le plan de travail, les activités, les communications, les styles de gestion, les budgets Informer toutes les parties impliquées - ne rien imposer ! Consigner tous les motifs de changement Mise en oeuvre du changement : 'Qu'allons-nous faire ensuite ?'

26. Résumé • Commencezdès le début du projet • Impliquezd'autres parties (peut-être un évaluateurexterne, maiségalement des représentants des groupescibles) • Utilisez des modes d'évaluationappropriés • Utilisez des mécanismesd'évaluation qui prévoient le développement du projet • Consigneztoutes les données et les analyses de données et utilisez-les dans le cadre de la mise en oeuvre du projet

27. Pérenniser le projet Tout financement a une fin - période de financement de 1, 2, 3 ans Réfléchissez stratégiquement à ce vous voulez faire une fois la période de financement terminée Comment faire pour pérenniser le projet ? Les partenariats doivent-ils avoir une durée illimitée ? Planifier la pérennité du projet devrait être une activité à part entière du partenariat

28. La vie après le financement Mettez à profit la période de financement pour établir et peaufiner les systèmes(canaux de communication, informatique, calendriers des projets, les meilleursdomaines du curriculum, enthousiasme du personnel) Les grandsprojets avec des partenairesétrangers ne coûtent pas forcémentcher - par exemple les e-projetsUn accord de partenariat ?

29. Un accord de partenariat • La planification d'un accord de partenariat est un processus collectif • Le document évoluera probablement tout au long de la période de financement du projet • La signature de l'accord devrait constituer un jalon important du projet et être célébrée ! • Fixez des dates de révision à mesure que le projet avance

30. Activité La fin du financementsignifie-t-elle la fin d'un partenariat ? Quelestvotreprojet international à faiblecoût/gratuit le plus réussi ? Quelestl'événement de collecte de fonds le plus efficacedansvotreétablissement ?

31. Diffusion - quelques réflexions préliminaires Comment trouver des canaux de diffusion adéquats pour ce projet ? Site web et newsletter - cela suffira-t-il ? Comment avoir des partenaires motivés en matière de diffusion ? Qui nous aiderait à diffuser des informations sur notre projet au niveau européen ? Au fait, quelestl'intérêt des activités de diffusion  ? N'est-ce pas assezque les élèvesbénéficient de notre travail ?

32. Diffusion Une journée spéciale (ou tout autre événement organisé dans l'établissement) sur un thème international :- La Journée de l'Europe - La Journée internationale des langues - La journée du printemps etc.

33. La voix des élèves : questions clés Quesignifie la "voix des élèves" pour vous ? Quelleestvotreexpérience en matière de "voix des élèves" ? La voix de quelquesélèvesseulementou de tous les élèves ? Et comment prendre en compte la voix des élèves ?

34. Impliquer la communauté dans son ensemble Exemplesd'implication de la communauté (tirés de partenariats Comenius) : Autresétablissementséducatifs (y compris des universités) Eglises, mosquées, synagogues et leursgroupescommunautaires Entreprises locales Sites du 'Patrimoine' - Bureaux d'informationstouristiques Artistes locaux Associations de protection de la faune Médias Administration locale, Police communautaire

35. Définition d'un partenariat scolaire réussi Pour être réussi, un partenariat scolaire doit être :

36. Définition d'un partenariat scolaire réussi Pour être réussi, un partenariat scolaire doit être : - Pérenne - Non (entièrement) motivé par le financement - Bien géré - Motivant pour le personnel et les élèves - Soutenu par la direction - Un vecteur d'implication pour la communauté dans son ensemble - Intégré dans le curriculum - Stratégiquement planifié - Traiter de questions internationales - Contribuer au développement des compétences clés des enseignants et des élèves • Tous ces facteurs contribuent au développement de la prise de conscience culturelle, et de l'apprentissage et de la compréhension interculturels.

37. Scénario interculturel L'un des établissementspartenairescomptequelquesélèvesroms qui, semble-t-il, ne se voient pas offrirl'opportunité de participer au projet. L'un des autresétablissementscompte un plus grand nombred'élèvesroms et les intègredans la plupart des activitésscolaires, y comprisdansceprojet. Un enseignant du premier établissement fait souvent des remarquesnégativessur les Roms et celaprovoque un certain malaise au sein du partenariat.

38. Que s’est-il passé ici ? Selon vous, que ressentent les autres partenaires face à cette situation ? Pourquoi ? Font-ils des suppositions ? Que doivent-ils faire ensuite ?