slide1 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013 PowerPoint Presentation
Download Presentation
Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 28

Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013 - PowerPoint PPT Presentation


  • 256 Views
  • Uploaded on

Licence 2 Communication UFR LASH . Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013. Plan. 1 / Les objectifs d’une réunion 2/La préparation de la réunion 3/Une méthode pour gérer une réunion 4/Le compte rendu de réunion. 1/ Les objectifs d’une réunion.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013' - theola


Download Now An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

Licence 2 Communication UFR LASH

Techniques de réunion

Philippe Bellissent

Janvier 2013

slide2
Plan

1/ Les objectifs d’une réunion

2/La préparation de la réunion

3/Une méthode pour gérer une réunion

4/Le compte rendu de réunion

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

1 les objectifs d une r union
1/ Les objectifs d’une réunion

Un double objectif pour une réunion :

Le point de vue de l’organisateur: trouver des solutions à un problème posé

Le point de vue des participants : faire prévaloir son point de vue sur un problème posé

  • La réunion doit déboucher sur consensus et sur des actions à entreprendre

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

typologie
Typologie

Réunion d’information

Réunion de négociations

Réunion d’études de cas

Réunion de projet

Réunion de famille

 Des réunions difficiles du fait de l’amateurisme des participants

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

2 la pr paration de la r union
2/ La préparation de la réunion

Préparation générale :

Définir le thème les questions et les objectifs à atteindre d’une réunion

Définir les participants à la réunion

  • Admettre des participants non désirés mais contraints

Choisir le moment de la réunion (date, heure)

  • Négocier éventuellement la date de la réunion en fonction des disponibilités des différents intervenants

Choisir le lieu de la réunion

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

2 la pr paration de la r union 2
2/ La préparation de la réunion (2)

Préparation logistique:

Réserver la salle

Définir les prestations annexes (pause-café, pot de fin de réunion)

Déterminer les moyens matériels nécessaires à la réunion (vidéo projection, micro micro baladeur tribune ou pupitre, téléconférences)

Éditer en nombre voulu les documents proposés en réunion

Réaliser et mettre en forme les documents de présentation (PowerPoint, vidéo)

Lancer les invitations

  • (prévoir les questions d’accès (joindre un plan éventuellement pour accéder à la réunion) gérer les problèmes de stationnement

Mettre en place une signalétique d’accès à la réunion

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

3 une m thode pour g rer une r union
3/Une méthode pour gérer une réunion

Le déroulement chronologique de la réunion

Le rôle des acteurs

L’animateur

Typologie des participants

La gestion des thèmes

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

chronologie d une r union
Chronologie d’une réunion

Présentation initiale

Rappel du contexte

Objectifs de la réunion

Présentation d’un ordre du jour

Présentation et discussion des différents de l’ordre du jour

Décisions sur les points abordés

Conclusion et fixation de la prochaine réunion

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

les acteurs dans une r union
Les acteurs dans une réunion

Réunion et dynamique de groupe

Importance de l’animateur de la réunion

Choix d’un président de séance ?

Identification et définition des rôles des participants

La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

r union et dynamique de groupe
Réunion et dynamique de groupe

La dimension psychosociale d’une réunion ne peut être ignorée

Sinon risques d’échecs dans les objectifs attendus

Etre reconnu

Appartenir

Agir

Faire Agir

Etre rassuré

Comprendre

La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

r union et dynamique de groupe1
Réunion et dynamique de groupe

Le triangle de Karpmann

Sinon risques d’échecs dans les objectifs attendus

Persécuteur

Sauveur

Victime

La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

l animateur
L’animateur

Un objectif :

Obtenir des décisions sur les thèmes de la réunion

Six attitudes de base

  • 1. Obtenir la confiance
  • 2. Ecouter
  • 3. Stimuler
  • 4. Développer l’esprit d’équipe
  • 5. Promouvoir les potentialités de chacun
  • 6. Favoriser la participation

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

l animateur1
L’animateur

On ne gère un participant “difficile” que s’il gène l’écoute

ou le travail de groupe.

Si l’animateur se positionne contre le groupe, le groupe fait

corps (notamment quand le groupe perçoit des objectifs cachés).

L’animateur évite l’interprétation négative (un participant qui

s’endort, deux participants qui discutent...) à défaut, il est contraint

de faire face à cette “souffrance” ou il sera tenté de faire

preuve d’autorité (votre discussion peut intéresser tout le groupe!).

L’animateur évite le “non”

La résistance aux changements peut s’accompagner par

une clarté dans le processus pédagogique.

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

l animateur2
L’animateur

Ne pas faire face à l’agressivité par l’agressivité ou la

remise en cause = répondre avec une voix douce,

plus grave, prendre des temps, choisir la

reformulation ...

Attention aux attitudes, aux regards qui trahissent

votre pensée profonde...

Le gestuel, le déplacement (se diriger vers le brouhaha, sans

regarder les personnes, accorder la gestuelle à sa parole, être assis = participation au groupe, debout = prise de contrôle...).

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

les participants
Les participants

L’initiateur

Propose les tâches, les buts ou les actions; définit les problèmes; suggère des procédures.

L’informateur

Cherche à enrichir les discussions; transmettre toute l’information qu’il possède; demande des faits et des données en rapport avec la discussion.

Le clarificateur

Interprète ou explique les idées et les suggestions; supporte mal les imprécisions donc demande des explications afin de clarifier les situations, les idées ou des termes; offre des suggestions ou des options; résume.

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

les participants1
Les participants

L’orienteur

Ramène le groupe à la ligne de conduite qu’il s’était donnée; aide à faire respecter le plan de travail et les procédures établies, et lorsque nécessaire, rappelle aux membres les objectifs du groupe.

Le coopératif

Est conscient des objectifs et construit dans ce sens ; exprime ses idées, sentiments et informations et respecte ceux des autres; défend ses points de vues mais sans obstination et construit avec les idées des autres

L’attentif

Donne peu d’information mais écoute et observe tout ce qui se passe dans le groupe; rappelle certaines idées émises qui n’ont pas été développées; peut faire remarquer les problèmes de fonctionnement qu’il détecte.

Le fignoleur

Tente de coordonner les idées des autres; exprime peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit.

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

les participants2
Les participants

Le fignoleur

Tente de coordonner les idées des autres; exprime peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit.

Le pacifiste

Calme les esprits; cherche à concilier les différends et à réduire les tensions; aide les personnes à explorer leur différence d’opinions; suggère une pause afin de résoudre les difficultés de nature interpersonnelle

Le portier

S’assure que les canaux de communication restent ouverts; facilite la participation des autres en demandant leur opinion; suggère des procédures qui permettent le partage des idées et des opinions

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

les participants3
Les participants

Le stimulateur

Transmet aux autres le plaisir de travailler à une cause commune et communique sa sympathie; encourage et soutient la contribution des membres du groupe par

son verbal et non-verbal.

Le médiateur

Offre des compromis qui accordent de l’importance aux idées qui sont en conflit; modifie les positions dans l’intérêt de la cohésion et du développement du groupe.

La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

les participants4
Les participants

Mais on peut avoir aussi cette typologie…

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

la r union en ippda
La réunion en IPPDA

Un schéma passe partout :

Information

Problèmes

Propositions

Décisions

Actions

Méthodes de communication écrite et orale Fayet CommeignesDunod

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

titre
Titre

Informer les absents

CR IPPDA

Constituer un tableau de bord pour suivre les actions

Préparer en amont ses interventions

Centrer l’écoute des participants

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

synth se d une r union en ippda
Synthèse d’une réunion en IPPDA

texte

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

4 le compte rendu de r union
4/ Le compte rendu de réunion

Elément essentiel c’est lui qui donne sa raison d’être à la réunion

S’apparente à une forme de quasi contrat

Il doit y figurer :

  • · Le lieu de la réunion, la date, l’ordre du jour, l’heure de début et de fin de réunion,
  • · Les objectifs de la réunion,
  • · Les amendements éventuels à l’ordre du jour,
  • · Le développement des points de l’ordre du jour :
  • - Le contenu des débats avec : - nom des intervenants,
  • - points d’accords et de désaccords,
  • - Les décisions prises et conditions dans lesquels elles ont été adoptées (vote, à
  • l’unanimité, après consensus…),
  • - Les responsabilités de chacun,
  • - Les points laissés à la réflexion qui devront être repris à la prochaine réunion,
  • · La date de la prochaine réunion, lieu, heure et ordre du jour.

http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

4 apr s la r union
4/ Après la réunion
  • Le compte rendu
  • Ecrire
  • Valider
  • Diffuser …. le compte rendu
  • Faire les modifications eventuellessuiant le srmarques ou retours de participants.
  • Attention remarques valides que pour celui qui s’exprime. Attention aux modifications post réunion

http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

les comptes rendus
Les comptes rendus

texte

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

les diff rents compte rendus
Les différents compte rendus

Méthodes de communication écrite et orale Fayet CommeignesDunod

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

4 apr s la r union1
4/ Après la réunion
  • Bilan et analyse de la réunion
    • Absence de certains de participants (raisons d’organisation ou raisons politiques ? (chaise vide) )
    • Qualité de l’organisation matérielle
    • Difficultés rencontrées dans le déroulement de la réunion ?
    • Les objectifs ont-ils été atteints ?
      • Faire une analyse par objectif
      • Déterminer le degré d’obtention
      • Rechercher les causes
      • Définir les mesures correctrices ?
    • contrôle des actions décidées en réunion.

http://www.t-a-c.org/doc/les%20differents%20type%20de%20reunions%20AFVP.pdf

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

slide28

Merci de votre attention

UFR LASH 2013 Philippe Bellissent