Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

1. Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Implementación de Procesos para la Modernización de la Gestión de las Secretarías de Educación, Participantes en el Proyecto de Modernización Fase V PROES S.A. Ingenieros Consultores Contrato No. 033 DE 2009 Marzo de 2010 Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación ABRIL DE 2009

2. Ayudar a consolidar los procesos de reorganización y fortalecimiento de las Secretarías, para que amplíen su capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo y logren cumplir las metas fijadas en los ejes de la revolución educativa. Eficiencia Eficacia OBJETIVO DE LA MODERNIZACIÓN CALIDAD COBERTURA PERTINENCIA No es solo cumplir Es cumplir de la mejor manera y optimizando los recursos disponibles EFICIENCIA

3. Lograrque la Secretaría de Educación modernice su gestión, usando las mejores prácticas administrativas, con: Procesos orientados al cumplimiento de su misión. Soportados con sistemas de información que apoyan la toma de decisiones. Para: prestar el servicio educativo en condiciones eficientes, con transparencia y equidad. OBJETIVO DEL PROYECTO

4. COMPONENTESDEL PROYECTO SECRETARIA DE EDUCACION MODERNIZADA TECNOLOGIA ESTRUCTURA PROCESOS GENTE Y CULTURA FUNCIONARIOS DE LA SECRETARIA DE EDUCACION

5. COMPONENTESDEL PROYECTO ¡UN CAMBIO DE ÉXITO! Aborda las dimensiones internas de la Secretaría, en forma sistémica. Un cambio en una dimensión impacta a las demás. Implementación y mejoramiento continuo de procesos Sistemas de información que apoyan la toma de decisiones PROCESOS TECNOLOGÍA Gestión de cambio para facilitar el asumir el nuevo reto: Sensibilización, comunicaciones, fortalecimiento de equipos, desarrollo de competencias. Implementación del programa de las 5S. Nueva estructura organizacional Competencia MEN Dr. Wilson Bermúdez Tel: (1) 2818180 GENTE Y CULTURA ESTRUCTURA 5

6. ¿Qué vamos a hacer? • Trabajar en equipo para lograr: • Implementar 6 macroprocesos. • Implementar el Programa de las 5S. • Ejecutar una estrategia de administración del • cambio. • Potencializar las competencias y habilidades de • gestión de los funcionarios.

7. PROCESOS CADENA DE VALOR MACROPROCESO GERENCIAL A. Gestión Estratégica Comunidad Educativa (EE, docentes, padres familia, estudiantes) Comunidad Educativa (EE, docentes, padres familia, estudiantes) B. Gestión de programas y proyectos C. Gestión de la cobertura del servicio educativo D Gestión de la calidad del servicio educativo en EPBM E. Atención al Ciudadano MACROPROCESOS MISIONALES F. Gestión de la inspección y vigilancia de EE G. Gestión de la Información H. Gestión del Talento Humano I. Gestión Administrativa de Bienes y Servicios J. Gestión Financiera MACROPROCESOS DE APOYO K. Control Interno L. Gestión de la Tecnología Informática M. Gestión de asuntos legales y públicos N. Administración del sistema de gestión de calidad

8. GENTE Y CULTURA Conocer, entender, participar, asimilar y adoptar los nuevos esquemas de trabajo (procesos y sistemas de información). Desarrollo de habilidades para la gestión: Manejo del cambio, eficiencia en la gestión, comunicación, liderazgo, compromiso, innovación, creatividad, trabajo en equipo, orientación al logro, pensamiento estratégico, cultura de la evaluación, cultura del aprendizaje y cultura del servicio

9. SISTEMAS DE INFORMACION En implementación y uso: SIMAT: Matricula SAC: Atención al Ciudadano HUMANO: Recursos Humanos Por implementar: SIGCE: Calidad Educativa SGCF: Financiero

10. ETAPAS DELPROYECTO 1 Semana 1. Preparación De la Firma ¿Cómo se ejecuta el proyecto? 1 Semana 1 Semana 12 Semanas 4. Capacitación e Implementación. 4. Cierre 2. Preparación con el MEN 3. Preparación con las Secretarías 5 Semanas 5. Mejoramiento Continuo 1 Semana

11. ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 6 Cierre ETAPA 1 Preparación de la Firma Conformación del equipo de consultores para la ejecución del Proyecto. Preparación interna del equipo de la firma. Ajuste al cronograma de ejecución del proyecto Etapa 1preparaciónde la firma

12. ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 6 Cierre Preparación del equipo de la firma con funcionarios del Ministerio. Socialización de la Estrategia Gente y Cultura. Definición de la metodología de trabajo por etapa y la metodología de seguimiento del proyecto. Definición de indicadores para medir el impacto del proyecto. Diseño de la encuesta para medir la satisfacción de los clientes de la Secretaría. Etapa 2preparación conel ministerio

13. ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 6 Cierre ETAPA 3 Preparación con las Secretarías Apertura protocolaria del proyecto. Nombramiento del Gerente de Modernización y Facilitadores. Conformación del Comité Directivo. Diagnóstico de Procesos, Sistemas de Información, Gente y Cultura, 5S, y un inventario de actividades de Modernización. Definición del cronograma y el plan de implementación. Medición de la satisfacción del cliente de la Secretaría. Etapa 3preparación conLA SECRETARIA

14. ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 6 Cierre ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos Capacitación e implementación de procesos articulados con un programa de administración del cambio, a través de los cuales se desarrollan y potencializan las competencias y habilidades de gestión de todos los funcionarios de la Secretaría. Implementación del Programa de las 5S – Organización de espacios de trabajo. Realización de auditoría de procesos. Etapa 4capacitación e implementación

15. ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 6 Cierre Capacitación e implementación de una estrategia de mejoramiento continuo - Ciclo PHVA. Formulación y ejecución de planes de mejoramiento. Realización de la segunda auditoría de procesos. Segunda medición de la satisfacción del cliente de la Secretaría. Etapa 5mejoramiento continuo

16. ETAPA 4 Capacitación e Implementación de Procesos ETAPA 5 Mejoramiento Continuo ETAPA 1 Preparación de la Firma ETAPA 2 Preparación con el MEN ETAPA 3 Preparación con las Secretarías ETAPA 6 Cierre Presentación del resumen consolidado de las mediciones de indicadores del proyecto. Elaboración y presentación del Informe de Gestión y la Memoria Técnica. Medición de la satisfacción de la Secretaría respecto a la firma. Comité Directivo de cierre del proyecto. Etapa 6cierre

17. INVOLUCRADOS • Ministerio de Educación Nacional • Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación • PROES S.A. Ingenieros Consultores • Cada uno de los funcionarios de la Secretaría de Educación

18. Quienes somos Razón Social: PROYECTOS Y ESTUDIOS PROES S. A. Ingenieros Consultores Sigla: PROES S. A. Ingenieros Consultores Nuestra firma tiene por objeto social la prestación de servicios de consultoría, asesoría, asistencia, interventoría, auditoria y estudios de toda índole, relacionados con la ingeniería, arquitectura, economía, finanzas, administración, informática, derecho y demás disciplinas técnicas administrativas y sociales que concurran al desarrollo socioeconómico de la población en general.

19. Certificaciones Desde el 6 de octubre del año 2003 PROES S. A. Ingenieros Consultores, cuenta con Certificación ISO 9001 y el reconocimiento internacional IQNet, a través del ICONTEC. Así mismo, el 15 de Julio de 2009 por medio del Consejo Colombiano de Seguridad, la firma obtuvo el Certificado de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional con base en la norma NTC-OHSAS 18001:2007 y la inscripción el RUC con una calificación de 91%.

22. GREMIOS

23. Ministerio de Educación NacionalPrograma Nuevo Sistema Escolar República de Colombia Libertad y Orden ALGUNOS DE NUESTROS CLIENTES

24. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO SE de Apartadó SE de Ciénaga SE de Chía SE de Duitama SE de Facatativá SE de Piedecuesta SE de Pitalito SE de Riohacha SE de Rionegro SE de Vaupés SE de Zipaquirá 1 DIRECTOR DEL PROYECTO 2 COORDINADORES 3 CONSULTORES EN CALIDAD EDUCATIVA 12 CONSULTORES SENIOR 11 CONSULTORES GENTE Y CULTURA 10 CONSULTORES JUNIOR

25. NUESTRO EQUIPO DIRECTOR DEL PROYECTO Ing. Rafael Gil Ramírez. COORDINADOR Ing. Héctor William Aldana C. CONSULTOR SENIOR Ing. Yaneth Ceballos B. CONSULTOR EN CALIDAD EDUCATIVA Adriana Ivone Rincón CONSULTOR GENTE Y CULTURA Dra. Aura Leonor Morales. CONSULTOR JUNIOR Ing. Cesar Reyes G.

26. NUESTRO EQUIPO UNIDO CON LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PROES S.A., INGENIEROS CONSULTORES SECRETARIO DE EDUCACIÓN DR. DAVID AMEZQUITA DRISS GERENTE DE MODERNIZACIÓN PEDRO CHAVES FACILITADOR ZORAIDA DIAZ (Tiempo completo) FACILITADOR HAIDER ESPINOSA (Tiempo parcial)

27. Que nos gustaría recibir de la Secretaría de Educación? ENTUSIASMO

28. Que nos gustaría recibir de la Secretaría de Educación? ACTITUD POSITIVA

29. Que nos gustaría recibir de la Secretaría de Educación? CONOCIMIENTO

30. Que nos gustaría recibir de la Secretaría de Educación? CONFIANZA

31. Que nos gustaría recibir de la Secretaría de Educación? AMISTAD

32. Que nos gustaría recibir de la Secretaría de Educación? D FLEXIBILIDAD

33. Que nos gustaría recibir de la Secretaría de Educación? COLABORACIÓN

34. CULMINACIÓN MUCHAS GRACIAS …..!