Infosessie declaraties
Download
1 / 53

Infosessie declaraties - PowerPoint PPT Presentation


  • 102 Views
  • Uploaded on

Infosessie declaraties. Overzicht. Declaratiedossier Voortgangs- / eindverslag Aanvraag cofinanciering Kosten- en betalingsbewijzen Subsidiabiliteit Controle en uitbetaling Communicatieverplichtingen. 1. Declaratiedossier. Wat: Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Infosessie declaraties' - ted


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

Overzicht
Overzicht

  • Declaratiedossier

  • Voortgangs- / eindverslag

  • Aanvraag cofinanciering

  • Kosten- en betalingsbewijzen

  • Subsidiabiliteit

  • Controle en uitbetaling

  • Communicatieverplichtingen


1 declaratiedossier
1. Declaratiedossier

  • Wat:

    • Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken

    • stand van zaken project

  • Documenten:

    • voortgangs- of eindverslag

    • Aanvraag cofinanciering

    • Kosten- en betalingsbewijzen


Infosessie declaraties


2 voortgangs of eindverslag
2. Voortgangs- of eindverslag

  • Vul sjabloon in  op website onder declaratie

    • Keuze voortgangs- of eindverslag

  • Inhoud:

    • Gegevens project en promotor

    • Projectvoortgang

    • Financiering

    • Afwijkings- of wijzigingsverzoeken

      • Verschuiving: indien >10% van de kostenrubriek OF nieuwe rubriek wordt aangesneden

      • Verlenging: N+2

      • Inhoudelijke wijzigingen: aanvraag bij PG

      • Verhoging budget of nieuwe projectaanvraag: aanvraag bij PG


Infosessie declaraties

  • Extra documentatie:

    • Opleidingen, studiemomenten,…: namen van de deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht

    • Nota: bij publieks- en/of persevents: 1 uitnodiging naar de PG en 1 naar de VLM sturen

    • Persartikels, foto's,...

  • Eindverslag: doelstellingen bereikt, verderzetting na afloop


  • Infosessie declaraties

    • Aandachtspunten:

      • Volledigheid

      • Projectcode: goedkeuringsbrief

      • Afwijkings- of wijzigingsverzoek: duidelijkheid: data, bedragen, kostenrubrieken, motivatie

      • ALTIJD in te dienen, ook indien geen kosten gemaakt in de betrokken periode


    3 aanvraag cofinanciering
    3. Aanvraag cofinanciering

    • Excelbestand (sjabloon op website) met 3 tabbladen:

      • in te vullen voorblad

      • facturen en kosten

      • gedetailleerde personeelskosten



    Facturen en kosten
    Facturen en kosten

    • Aandachtspunten:

      • Kosten gemaakt in goedgekeurde projectperiode

      • enkel projectgerelateerde kosten

        DUS geen reguliere kosten

      • Enkel kosten van (co)promotoren


    Infosessie declaraties

    • BTW

      • Enkel privaatrechtelijke personen die niet BTW-plichtig zijn mogen BTW inbrengen

      • Publiekrechtelijke instanties kunnen geen BTW indienen: gemeente- en stadsbesturen, OCMW's, kerkraden, publiekrechterlijke vzw’s (ook al zijn ze niet BTW-plichtig)


    Infosessie declaraties

    • Hoe invullen?

      • Per kostenrubriek, oplopend (selectievakjes)

      • Facturen per kostenrubriek: chronologisch

      • 1 lijn per factuur

        Dus ook bv. personeelskosten: per loonfiche (dus per maand)

      • Volgnummers: doorlopend vanaf 1 (herbeginnen bij elke declaratie)


    Infosessie declaraties

    • Overige gegevens aanvullen: leverancier, onderwerp factuur, factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

      • Opmerking: cofinancieringspercentage Hageland+ max. 60%

    • Projectbedrag en totale cofinanciering worden automatisch ingevuld

    • Paraferen


    Detail personeelskosten
    Detail personeelskosten factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%


    Infosessie declaraties


    Infosessie declaraties

    • ingeven en aanduiden op loonfiche: factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

      • brutosalarissen van de projectwerkers

      • wettelijk verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen

      • vakantiegeld (gewogen!)

      • eindejaarspremie (gewogen!)

      • andere kosten zoals het woon- en wegverkeer, de arbeidsongevallenverzekering en de vakbondspremie

      • extra – legale voordelen zoals maaltijdcheques


    Infosessie declaraties

    Kopie van officiële loonfiche factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

    OF

    Loonstaat sociaal secretariaat

    = kostenbewijs + betaalbewijs

    Eindejaars-premie of vakantiegeld

    mag maandelijks

    a rato ingebracht worden


    4 kosten en betaalbewijzen
    4. Kosten- en betaalbewijzen factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

    • Elke ingegeven kost: factuur en rekeninguittreksel, of gelijkwaardig

    • volgorde "Aanvraag cofinanciering"

    • Factuur en rekeninguittreksel samennieten en nummeren (zelfde volgnummer Aanvraag cofinanciering)

    • Kopieën


    Infosessie declaraties

    • Volgende zaken worden in fluo aangeduid: factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

      • datum op zowel kosten- als betaalbewijs

      • totaalbedrag dat in rekening gebracht wordt voor het project, al dan niet incl. BTW

        (eventueel de gebruikte verdeelsleutel erbij voegen en de berekening op het kostenbewijs maken)

      • bedrag op het betaalbewijs aanduiden

      • loonfiches: alle kosten die worden ingebracht in de detailtabel van de personeelkost (vb. RSZ werkgever, brutoloon, enz ..)


    Infosessie declaraties

    Volgnummer factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

    Fluo:

    Datum

    Totaalbedrag

    Gemeente: bedrag excl. BTW!!


    Infosessie declaraties

    Volgnummer factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

    Fluo:

    Totaal bedrag


    Infosessie declaraties

    Uitleg + berekening factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%


    5 subsidiabiliteit
    5. Subsidiabiliteit factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

    • Welke kosten zijn subsidiabel

      • centrale vraag: wat is goedgekeurd in projectfiche

      • project gerelateerd: geen kosten die behoren tot de reguliere werking van de promotor


    Investeringskosten
    Investeringskosten factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

    • Aankoop van grond: komt niet in aanmerking voor cofinanciering

    • Gebouwen:

      • afbraak: niet

      • verwerving: niet

      • oprichting, renovatie en inrichting: wel


    Infosessie declaraties

    • Installaties, machines en uitrusting: factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

      • ondergrondse leidingen bij infrastructuurwerken: niet, tenzij ze kaderen binnen de algemene inrichting van een gebouw

      • dorpskernvernieuwing: onderfundering en fundering, lijnvormige elementen, verhardingen, signalisatie, groenaanleg, regiewerken, materieel en straatmeubilair: wel


    Infosessie declaraties


    Infosessie declaraties

    • Leasing: materieel, onontbeerlijk voor de uitvoering van het project

      • een door de leasingnemer aan de leasinggever betaalde leasingprijs (netto-aankoop): wel

        • uitzondering:

          • leasingwagens/bedrijfswagens, en afschrijving: niet

          • rollend materiaal algemeen: niet

      • andere met de lease-overeenkomst-gemoeide kosten, zoals belasting: niet


    Personeelskosten
    Personeelskosten materieel, onontbeerlijk voor de uitvoering van het project

    • Loonkosten van de rechtstreeks bij het project betrokken personeelsleden, niet van supervisie

      → bewijs 1: kopie van loonfiche

    • Enkel voor de tijd aan het project besteed

      → bewijs 2: tijdsregistratie per halve dag

    • Vrijwilligerswerk hoort niet in deze rubriek:

      • betaald: werkingskosten

      • onbetaald: bijdragen in natura


    Werkingskosten
    Werkingskosten materieel, onontbeerlijk voor de uitvoering van het project

    Project gerelateerde kosten die er niet zouden zijn zonder het project (projectfiche!)


    Infosessie declaraties

    • Aanvaard als werkingskosten: materieel, onontbeerlijk voor de uitvoering van het project

      de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur niet langer is dan de duur van het project (b.v. inkt, papier, batterijen, ...)


    Infosessie declaraties

    • aankoop van een computer en een printer specifiek voor project:

      • afschrijving op 3 jaar :per jaar maximaal 1/3 van de aankoopprijs

    • huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur

    • tankbeurten en kilometervergoedingen als het vervoer essentieel is voor het project


    Infosessie declaraties

    • betaald vrijwilligerswerk, project:verantwoord met een onkostennota (naam, dag(en), plaats en geleverde werk) en een betalingsbewijs

      • geen combinatie van forfaitaire en reële kostenvergoedingen (kilometervergoeding)

      • kosten die gemaakt worden ten aanzien van deze vrijwilligers (bv. een attentie voor het geleverde werk) kunnen ondergebracht worden als werkingskost


    Infosessie declaraties


    Infosessie declaraties

    • Niet aanvaard als werkingskosten en betalingsbewijs

      • afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur

      • computerkosten voor occasioneel gebruik: = overheadkosten

      • uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame (promotie en publiciteit)

      • verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening)


    Overhead
    Overhead en betalingsbewijs

    • Kosten die ook bestaan zonder project want verbonden aan dagdagelijkse activiteiten

    • Overheadkosten die niet specifiek aan het project verbonden zijn: verdeelsleutel

    • Max. 15% van de werkelijke personeels- en werkingskosten


    Infosessie declaraties

    • Enkel deze kosten vallen onder overhead: en betalingsbewijs

      • Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water

      • Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels, verzendingskosten, kantoorbenodigdheden, inkt, papier/copies, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer

      • Representatie: reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding

      • Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies

      • Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, arbeidsongevallen


    Externe prestaties
    Externe prestaties en betalingsbewijs

    • Kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project worden geleverd

    • Bv. vergoedingen voor architecten, veiligheidcoördinatie, studie-, engineering- en consulentenbureaus

    • Onderzoeksopdrachten en studies: enkel indien deel van een concreet project

    • Km-vergoeding: als de kilometers worden verreden door iemand die de externe prestatie uitvoert


    Promotie en publiciteit
    Promotie en publiciteit en betalingsbewijs

    • enkel indien opgenomen in aparte rubriek projectfiche

    • worden enkel in aanmerking genomen indien alle logo's en slagzin aanwezig

      Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling:

      Europa investeert in zijn platteland


    Bijdragen in natura
    Bijdragen in natura en betalingsbewijs

    • enkel als onbetaald vrijwilligerswerk

      • tastbare output project

      • relatie met goederen waarvan kosten gedeclareerd

        bv. schilderwerken kan als verf ingebracht als kost

      • moet in rubriek in projectfiche voorzien zijn

      • max. tarief: € 20 per uur

      • opmerking: inzet vrijwilligers moet op voorhand gemeld worden aan de PG-coördinator


    Inkomsten
    Inkomsten en betalingsbewijs

    • Inkomsten die rechtstreeks voortkomen uit het project en tijdens de projectperiode

    • Negatief getal: min-teken

    • Ook 60% in rekening brengen


    Infosessie declaraties

    Voorbeeld 1: en betalingsbewijs

    Project = organiseren evenement => inkomgeld moet in vermindering gebracht worden

    Voorbeeld 2:

    dorpshuis wordt gerenoveerd en na de renovatie worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet afgetrokken worden omdat het project de renovatie van het dorpshuis is


    6 controle en uitbetaling
    6. Controle en uitbetaling en betalingsbewijs

    • Leader :

      • Controle door de coördinator iov PG

      • Controle door de VLM

    • Uitbetaling Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan:

      Agentschap voor Landbouw en Visserij

      Procesondersteuning

      Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping

      Koning Albert II laan 35, bus 41,

      1030 Brussel

      Tel. 02 552 75 83, fax 02 552 75 71


    Bekendmaking financiering
    Bekendmaking financiering en betalingsbewijs

    • Waarom :

      openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling

    • Hoe :

      publicatie op website

      • Naam promotor

      • Postcode en gemeente

      • Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar


    Na afloop project
    Na afloop project en betalingsbewijs

    Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na beëindiging van het project bijgehouden worden:

    Projectdocumenten

    Resultaten

    Constructies


    7 communicatie
    7. Communicatie en betalingsbewijs

    • Regels voor:

      • Gebruik van Europese, Vlaamse en provinciale logo’s

      • Vermelden van de slagzin van ELFPO: Europees Landbouwfonds voor PlattelandsOntwikkeling: Europa investeert in zijn platteland

      • Plaatsen van infoborden bij fysieke investeringen


    Gebruik logo s en slogan algemene richtlijnen
    Gebruik logo’s en slogan en betalingsbewijs Algemene richtlijnen


    Specifieke richtlijnen fysieke investering
    Specifieke richtlijnen: en betalingsbewijs Fysieke investering

    • Totale kost (cofinanciering + eigen bijdrage)=

      < € 50.000 => algemene richtlijnen volgen

      > € 50.000 => gedenkplaat (klein infobord)

      > € 500.000 => werfplaat (groot infobord)

      Bord verplicht tijdens realisatie en daarna 5 jaar laten staan en onderhouden of het groot bord vervangen door een klein.

    • Informatieborden:

      • beschrijving van het project en/of de concrete actie

      • slagzin en logo’s (min. 25% van de oppervlakte van het informatiebord)


    Voorbeelden
    Voorbeelden en betalingsbewijs

    slagzin

    Logo’s en slagzin: Min. 25% van het oppervlak van het bord

    Logo’s


    Infosessie declaraties

    - Verplichte logo's en slagzin en betalingsbewijs

    - 25% van het totale oppervlak bord


    Infosessie declaraties

    Naast de logo’s ook de slagzin en betalingsbewijs

    Voorbeeld van LEADER-project: 4 logo’s + slagzin