infosessie declaraties n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Infosessie declaraties PowerPoint Presentation
Download Presentation
Infosessie declaraties

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 53

Infosessie declaraties - PowerPoint PPT Presentation


  • 111 Views
  • Uploaded on

Infosessie declaraties. Overzicht. Declaratiedossier Voortgangs- / eindverslag Aanvraag cofinanciering Kosten- en betalingsbewijzen Subsidiabiliteit Controle en uitbetaling Communicatieverplichtingen. 1. Declaratiedossier. Wat: Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Infosessie declaraties' - channer


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
overzicht
Overzicht
  • Declaratiedossier
  • Voortgangs- / eindverslag
  • Aanvraag cofinanciering
  • Kosten- en betalingsbewijzen
  • Subsidiabiliteit
  • Controle en uitbetaling
  • Communicatieverplichtingen
1 declaratiedossier
1. Declaratiedossier
  • Wat:
    • Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken
    • stand van zaken project
  • Documenten:
    • voortgangs- of eindverslag
    • Aanvraag cofinanciering
    • Kosten- en betalingsbewijzen
slide4
Digitaal en hard copy
  • Handtekeningen!
  • Deadline: 15 januari – 15 juli
  • www.hagelandplus.be > Documenten
2 voortgangs of eindverslag
2. Voortgangs- of eindverslag
  • Vul sjabloon in  op website onder declaratie
    • Keuze voortgangs- of eindverslag
  • Inhoud:
    • Gegevens project en promotor
    • Projectvoortgang
    • Financiering
    • Afwijkings- of wijzigingsverzoeken
      • Verschuiving: indien >10% van de kostenrubriek OF nieuwe rubriek wordt aangesneden
      • Verlenging: N+2
      • Inhoudelijke wijzigingen: aanvraag bij PG
      • Verhoging budget of nieuwe projectaanvraag: aanvraag bij PG
slide6
Extra documentatie:
      • Opleidingen, studiemomenten,…: namen van de deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht
      • Nota: bij publieks- en/of persevents: 1 uitnodiging naar de PG en 1 naar de VLM sturen
      • Persartikels, foto's,...
  • Eindverslag: doelstellingen bereikt, verderzetting na afloop
slide7
Aandachtspunten:
    • Volledigheid
    • Projectcode: goedkeuringsbrief
    • Afwijkings- of wijzigingsverzoek: duidelijkheid: data, bedragen, kostenrubrieken, motivatie
    • ALTIJD in te dienen, ook indien geen kosten gemaakt in de betrokken periode
3 aanvraag cofinanciering
3. Aanvraag cofinanciering
  • Excelbestand (sjabloon op website) met 3 tabbladen:
    • in te vullen voorblad
    • facturen en kosten
    • gedetailleerde personeelskosten
facturen en kosten
Facturen en kosten
  • Aandachtspunten:
    • Kosten gemaakt in goedgekeurde projectperiode
    • enkel projectgerelateerde kosten

DUS geen reguliere kosten

    • Enkel kosten van (co)promotoren
slide11
BTW
    • Enkel privaatrechtelijke personen die niet BTW-plichtig zijn mogen BTW inbrengen
    • Publiekrechtelijke instanties kunnen geen BTW indienen: gemeente- en stadsbesturen, OCMW's, kerkraden, publiekrechterlijke vzw’s (ook al zijn ze niet BTW-plichtig)
slide13
Hoe invullen?
    • Per kostenrubriek, oplopend (selectievakjes)
    • Facturen per kostenrubriek: chronologisch
    • 1 lijn per factuur

Dus ook bv. personeelskosten: per loonfiche (dus per maand)

    • Volgnummers: doorlopend vanaf 1 (herbeginnen bij elke declaratie)
slide14
Overige gegevens aanvullen: leverancier, onderwerp factuur, factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%
    • Opmerking: cofinancieringspercentage Hageland+ max. 60%
  • Projectbedrag en totale cofinanciering worden automatisch ingevuld
  • Paraferen
slide16
Apart tabblad voor gedetailleerde opgave personeelskosten
  • per maand en per persoon
  • zelfde bedragen loonfiche
  • Tijdsregistratie in bijlage!
slide17
ingeven en aanduiden op loonfiche:
    • brutosalarissen van de projectwerkers
    • wettelijk verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen
    • vakantiegeld (gewogen!)
    • eindejaarspremie (gewogen!)
    • andere kosten zoals het woon- en wegverkeer, de arbeidsongevallenverzekering en de vakbondspremie
    • extra – legale voordelen zoals maaltijdcheques
slide18

Kopie van officiële loonfiche

OF

Loonstaat sociaal secretariaat

= kostenbewijs + betaalbewijs

Eindejaars-premie of vakantiegeld

mag maandelijks

a rato ingebracht worden

4 kosten en betaalbewijzen
4. Kosten- en betaalbewijzen
  • Elke ingegeven kost: factuur en rekeninguittreksel, of gelijkwaardig
  • volgorde "Aanvraag cofinanciering"
  • Factuur en rekeninguittreksel samennieten en nummeren (zelfde volgnummer Aanvraag cofinanciering)
  • Kopieën
slide20
Volgende zaken worden in fluo aangeduid:
    • datum op zowel kosten- als betaalbewijs
    • totaalbedrag dat in rekening gebracht wordt voor het project, al dan niet incl. BTW

(eventueel de gebruikte verdeelsleutel erbij voegen en de berekening op het kostenbewijs maken)

    • bedrag op het betaalbewijs aanduiden
    • loonfiches: alle kosten die worden ingebracht in de detailtabel van de personeelkost (vb. RSZ werkgever, brutoloon, enz ..)
slide21

Volgnummer

Fluo:

Datum

Totaalbedrag

Gemeente: bedrag excl. BTW!!

slide22

Volgnummer

Fluo:

Totaal bedrag

5 subsidiabiliteit
5. Subsidiabiliteit
  • Welke kosten zijn subsidiabel
    • Centrale vraag: wat is goedgekeurd in projectfiche
    • projectgerelateerd: geen kosten die behoren tot de reguliere werking van de promotor
investeringskosten
Investeringskosten
  • Aankoop van grond: komt niet in aanmerking voor cofinanciering
  • Gebouwen:
    • afbraak: niet
    • verwerving: niet
    • oprichting, renovatie en inrichting: wel
slide26
Installaties, machines en uitrusting:
    • ondergrondse leidingen bij infrastructuurwerken: niet, tenzij ze kaderen binnen de algemene inrichting van een gebouw
    • dorpskernvernieuwing: onderfundering en fundering, lijnvormige elementen, verhardingen, signalisatie, groenaanleg, regiewerken, materieel en straatmeubilair: wel
slide27
Rollend materieel: niet, behalve gespecialiseerd rollend materieel dat onontbeerlijk is voor de uitvoering van het project.
  • Levend materiaal:
    • aankoop van dieren: niet
    • aankoop en planten van zaai- en pootgoed van jaarlijkse landbouwgewassen: niet
    • huur van dieren en planten: wel
slide28
Leasing:
    • Een door de leasingnemer aan de leasinggever betaalde leasingprijs (netto-aankoop): wel
      • uitzondering:
        • leasingwagens/bedrijfswagens, en afschrijving: niet
        • rollend materiaal algemeen: niet
    • Andere met de lease-overeenkomst gemoeide kosten, zoals belasting: niet
personeelskosten
Personeelskosten
  • loonkosten van de rechtstreeks bij het project betrokken personeelsleden
  • enkel voor de tijd aan het project besteed
  • kopie van loonfiche
  • tijdsregistratie als bewijs
  • Vrijwilligerswerk hoort niet in deze rubriek:
    • betaald: werkingskosten
    • onbetaald: bijdragen in natura
  • loonkosten supervisie: niet
werkingskosten
Werkingskosten

Projectgerelateerde kosten die er niet zouden zijn zonder het project (projectfiche!)

slide31
Aanvaard als werkingskosten:
    • de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur niet langer is dan de duur van het project (b.v. inkt, papier, batterijen, ...);
slide32
aankoop van een computer en een printer specifiek voor project:
    • afschrijving op 3 jaar :per jaar maximaal 1/3 van de aankoopprijs
  • huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur.
  • tankbeurten en kilometervergoedingen als het vervoer essentieel is voor het project.
slide33
betaald vrijwilligerswerk,verantwoord met een onkostennota (naam, dag(en), plaats en geleverde werk) en een betalingsbewijs.
    • geen combinatie van forfaitaire en reële kostenvergoedingen (kilometervergoeding)
    • Kosten die gemaakt worden ten aanzien van deze vrijwilligers (bv een attentie voor het geleverde werk) kunnen ondergebracht worden als werkingskost
slide34
Kosten die gemaakt worden door een particulier: onkostennota en betalingsbewijs.
    • kan ook onder externe prestaties
  • verzekering specifiek voor het project
slide35
Niet aanvaard als werkingskosten
    • afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur
    • computerkosten voor occasioneel gebruik: =overheadkosten
    • uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame (promotie en publiciteit)
    • verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening)
overhead
Overhead
  • Kosten die ook bestaan zonder project want verbonden aan dagdagelijkse activiteiten
  • Overheadkosten die niet specifiek aan het project verbonden zijn: verdeelsleutel
  • max. 15% van de werkelijke personeels- en werkingskosten
slide37
Enkel deze kosten vallen onder overhead:
    • Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water
    • Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels, verzendingskosten, kantoorbenodigdheden, inkt, papier/copies, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer
    • Representatie: reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding
    • Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies
    • Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, arbeidsongevallen
externe prestaties
Externe prestaties
  • kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project worden geleverd
  • Bv. vergoedingen voor architecten, veiligheidcoördinatie, studie-, engineering- en consulentenbureaus
  • Onderzoeksopdrachten en studies: enkel indien deel van een concreet project
  • Kmvergoeding: als de kilometers worden verreden door iemand die de externe prestatie uitvoert
promotie en publiciteit
Promotie en publiciteit
  • enkel indien opgenomen in aparte rubriek projectfiche
  • worden enkel in aanmerking genomen indien alle logo's en slagzin aanwezig

Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling:

Europa investeert in zijn platteland

bijdragen in natura
Bijdragen in natura
  • enkel als onbetaald vrijwilligerswerk
    • tastbare output project
    • relatie met goederen waarvan kosten gedeclareerd

bv. schilderwerken kan als verf ingebracht als kost

    • moet in rubriek in projectfiche voorzien zijn
    • max.tarief: € 20,00 per uur
    • opmerking: inzet vrijwilligers moet op voorhand gemeld worden aan de PG-coördinator
inkomsten
Inkomsten
  • Inkomsten die rechtstreeks voortkomen uit het project en tijdens de projectperiode
  • Negatief getal: min-teken
  • Ook 60% in rekening brengen
slide42
Voorbeeld 1:

Project = organiseren evenement => Inkomgeld moet in vermindering gebracht worden.

Voorbeeld 2:

dorpshuis wordt gerenoveerd en na de renovatie worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet afgetrokken worden omdat het project de renovatie van het dorpshuis is.

6 controle en uitbetaling
6. Controle en uitbetaling
  • Leader :
    • Controle door de coördinator iov PG
    • Controle door de VLM
  • Uitbetaling Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan:

Agentschap voor Landbouw en Visserij

Procesondersteuning

Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping

Koning Albert II laan 35, bus 41,

1030 Brussel

Tel. 02 552 75 83, fax 02 552 75 71

bekendmaking financiering
Bekendmaking financiering
  • Waarom :

openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling

  • Hoe :

publicatie op website

    • Naam promotor
    • Postcode en gemeente
    • Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar
na afloop project
Na afloop project

Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na beëindiging van het project bijgehouden worden:

Projectdocumenten

Resultaten

Constructies

7 communicatie
7. Communicatie
  • Regels voor:
    • Gebruik van Europese, Vlaamse en provinciale logo’s
    • Vermelden van de slagzin van ELFPO: Europees Landbouwfonds voor PlattelandsOntwikkeling: Europa investeert in zijn platteland
    • Plaatsen van infoborden bij fysieke investeringen
specifieke richtlijnen fysieke investering
Specifieke richtlijnen:Fysieke investering
  • Totale kost (cofinanciering + eigen bijdrage)=

< € 50.000 => algemene richtlijnen volgen

> € 50.000 => gedenkplaat (klein infobord)

> € 500.000 => werfplaat (groot infobord)

Bord verplicht tijdens realisatie en daarna 5 jaar laten staan en onderhouden of het groot bord vervangen door een klein.

  • Informatieborden:
    • beschrijving van het project en/of de concrete actie
    • slagzin en logo’s (min. 25% van de oppervlakte van het informatiebord)
voorbeelden
Voorbeelden

slagzin

Logo’s en slagzin: Min. 25% van het oppervlak van het bord

Logo’s

slide50

- Verplichte logo's en slagzin

- 25% van het totale oppervlak bord

slide51

Naast de logo’s ook de slagzin

Voorbeeld van LEADER-project: 4 logo’s + slagzin