Projektový management a strukturální fondy EU

1. Projektový management a strukturální fondy EU Inovace bakalářského studijního programu v kontextu Boloňského procesu s důrazem na výsledky učení CZ.2.17/3.1.00/32599 Vysoká škola regionálního rozvoje Praha

2. ÚVOD DO PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU Přednášky 1 - 2 Doc. Ing. Hana Bartošová, CSc. Ing. Mgr. Jan Bartoš

3. Co je Projektový management • Proces plánování, organizování, monitorování, řízení a reportování všech částí projektu a motivování všech účastněných za účelem dosažení cílů projektu. • Použití znalostí, dovedností, nástrojů a technik vhodných pro splnění požadavků projektu.

4. Co je projektový management? • Aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik v projektových činnostech tak, aby byly naplněny či překročeny očekávání a potřeby zainteresovaných stran projektu • Organizační přístup k řízení provozních událostí (= „řízení pomocí projektů“). (Project Management Institute)

5. Proč řídit projektově? PŘI NUTNOSTI ZAVÉST ZMĚNU, PŘESAHUJÍCÍ RÁMEC JEDNOHO ÚTVARU • Střet kompetencí jednotlivých vedoucích • Užívané postupy a stereotypy • Přirozený odpor lidí ke změně • Obava riskovat • Více je oceňována „poslušnost“ než kreativita

6. Čím se liší PM od operativního řízení? • Dočasnost PM • Přidělení zdrojů pro jeho realizaci podle potřeb projektu Dosažení cílů projektu - projekt končí. Dosažení cílů v operativním řízení - nastaveny nové cíle a práce jednotky pokračuje.

7. Co musíme zvládnout při Managementu projektu 1. Personál 2. Odhadování 3. Rozpočtování 4. Pravomoc 5. Kontrolu 6. Komunikaci Mělo by být jasné, že řídit projekty není totéž, jako řídit běžný provoz!

8. Hranice PM • Předmět projektu • Čas • Náklady • Míra neurčitosti a rizika • Kvalita realizovaných výstupů

9. Management projektu • Zahrnuje plánování, organizování, sledování a řízení všech hledisek projektu v nepřetržitém procesu, aby se dosáhly cíle projektu. (ISO 10006) • Provádí se prostřednictvím procesů jako zahájení, plánování, provádění, kontrola a ukončení. (PMBOK – Project Management Body of Knowledge)

10. Principy projektového managementu Chápání projektu jako černé skřínky na složité problémy: Hmotná část: a)    Zdroje- materiálové, lidské, finanční b)   Výstupy – hmotné, nehmotné Logická část: c)    cíl – strategický, nestrategický b)   Přínos – finanční, nefinanční

11. PMBOKPříloha 1 ŘÍZENÍ PROJEKTŮ 1. Řízení integrace projektu 2. Řízení rozsahu projektu 3. Řízení projektu v čase 1.1 Tvorba plánu projektu 1.2 Provedení plánu projektu 1.3 Celkové řízení změny 2.1 Iniciace 2.2 Plánování rozsahu 2.3 Definování rozsahu 2.4 Ověření rozsahu 2.5 Řízení změny rozsahu 3.1 Definování činností 3.2 Seřazování činností 3.3 Odhad doby trvání činností 3.4 Tvorba rozsahu 3.5 Kontrola rozsahu 4. Řízení nákladů v projektu 5. Řízení kvality v projektu 6. Řízení lidských zdrojů v projektu 4.1 Plánování zdrojů 4.2 Odhadování nákladů 4.3 Rozpočtování nákladů 4.4 Kontrola nákladů 5.1 Plánování kvality 5.2 Zajištění kvality 5.3 Kontrola kvality 6.1 Organizační plánování 6.2 Nábor personálu 6.3 Rozvoj týmu 7. Řízení komunikace v projektu 8. Řízení rizik v projektu 9. Řízení obstaravatelské činnosti v projektu 7.1 Plánování komunikace 7.2 Distribuce informací 7.3 Hlášení o výkonnosti 7.4 Administrativní uzavření 8.1 Plánování řízení rizik 8.2 Identifikace rizik 8.3 Kvalitativní analýza 8.4 Kvantitativní analýza 8.5 Plánování odezvy 8.6 Monitorování a kontrola 9.1 Plánování obst. činnosti 9.2 Plánování náboru 9.3 Nábor (získávání) 9.4 Výběr zdrojů 9.5 Správa kontraktů 9.6 Uzavření kontraktu

12. Úspěšný projektový management • Dosažení plánovaného cíle projektu (akceptace zákazníka projektu) • Dodržení časového limitu • Dodržení předpokládaných nákladů (jiných zdrojů, např. limit přidělených pracovníků)

13. Co je to projekt? PROJEKT JE POSLOUPNOST JEDINEČNÝCH, KOMPLEXNÍCH A SOUVISEJÍCÍCH ČINNOSTÍ, KTERÉ MAJÍ JEDEN CÍL NEBO ÚČEL A KTERÉ MUSÍ BÝT DOKONČENY VE STANOVENÉM ČASE, V RÁMCI ROZPOČTU A PODLE ZADÁNÍ.

14. JAK JE PROJEKT DEFINOVÁN? • Všechny projekty mají dvě podstatné charakteristiky: • Každý projekt má začátek a konec • Každý projekt vytváří unikátní produkt • Projekty jsou jedinečné a dočasné • Výsledky projektu mohou být hmotné i nehmotné

15. Charakteristiky projektu • Co se má dosáhnout? • Jak je projekt omezen? • Časové • Obsahové • Nákladové 3.Je projekt opakovatelný? 4. Jak se provádí? Cíl Omezení • Začátek a konec • Požadavky • Rozpočet Unikátní průběh Koordinované a řízené činnosti

16. Charakteristiky projektu 5. Je zaručen úspěch? 6. Forma spolupráce 7. Organizace týmu 8. Jak vzniká produkt? 9. Mohou vznikat nepředvídané situace? 10. Obsahuje projekt rizika a nejistotu? Ne, předem není Tým Tým je dočasný Postupný vývoj Ano Ano, vždy

17. Základní znaky projektu • Jedinečnost, neopakovatelnost aktivit • Určitý stupeň rizika a nejistoty • Definované kvantifikované výsledky s předem určenou kvalitou • Plánovaný začátek a konec s jasně specifikovanými náklady a omezenými zdroji • Dočasně uvolnění lidé pro realizaci projektu • V případě dlouhodobého trvání projektu přezkoumání z hlediska vnějších a vnitřních vlivů

18. Paradoxy • Projekt existuje krátkodobě, aby dosáhl dlouhodobých cílů – úředníci existují dlouhodobě pro krátkodobé cíle a na ně jsou zaměřeni • Projekt ruší status quo, úředníci status quo udržují

19. Změna a projekty • Projekt je definován jako práce, která se vykonává jen jedenkrát (je jedinečná) a má jasně definovaný začátek i konec. Tento způsob práce je v kontrastu s nepřetržitým provozem organizace, zahrnující opakovanou práci bez jasného definování konce. • Svět se mění a vzrůstá rychlost změn. To vede ke zvýšené poptávce po projektech, protože projekty jsou cesta, jak se efektivně přizpůsobit měnícím se podmínkám.

20. Na co projekty použít • Realizace zásadní změny v organizaci (struktura, vnitřní kultura, obměna personálu) • Vývoj nového produktu (např. služby) • Pro řízení významné investice (informační systém, zařízení) • Rozsáhlá oprava nebo modernizace zařízení • Řešení mezi - útvarového problému • Řešení opakujících se stížností – prevence • Zavedení nové procedury,postupu nebo procesu v organizaci

21. Co rozhoduje o úspěchu projektu 1.Shoda o cílech projektu mezi projektovým týmem, zadavatelem a managementem 2.Plán, který ukazuje celkovou cestu a zodpovědnosti a bude využit k měření pokroku během projektu 3.Stálá, efektivní komunikace mezi každým, kdo je do projektu zapojen 4.Řízený průběh Každý přesně chápe, čeho může být dosaženo v rámci daného časového rámce a rozpočtu 5.Manažerská podpora

22. Co rozhoduje o úspěchu projektu ŘÍZENÉ OČEKÁVÁNÍ 1.Stanovte realistická očekávání ohledně rovnováhy nákladů, času a kvality, a to se všemi zainteresovanými stranami projektu. 2. Řiďte očekávání po celou dobu projektu. Změní-li se rovnováha, zajistěte, aby každý o nové rovnováze věděl a akceptoval ji. 3. Dodávejte slíbený produkt včas, v rámci rozpočtu.

23. Jak poznáme úspěch 1.Projekt je dokončen VČAS, výsledek projektu je dodán podle časového harmonogramu 2.Projekt je v RÁMCI rozpočtu. Projekt dodržel předvídané odhady nákladů 3.Výsledek projektu je KVALITNÍ tzn. splnil napoprvé odsouhlasené požadavky zadavatele.

24. Trojimperativ (Barnesův trojůhelník) Kvalita, užitná hodnota, specifikace Neoptimální řízení - soustředění na jeden z faktorů Integrované řízení - optimální Náklady Čas

25. Definice „Kvality“ • Kvalitaje schopnost základních znakůproduktu, systému nebo procesu plnit požadavkyzadavatelů a jiných zainteresovaných stran • Kvalita dle filosofie Totální Kvality Řízení (TQM)je splnění odsouhlasenýchpožadavků zadavatelů vždy, napoprvé a s nejnižšími náklady.

26. ODLIŠNOST PROJEKTŮ OD RUTINNÍCH PROCESŮ PROJEKT RUTINNÍ PROCES TRVALÝ OPAKOVANÝ PRÁCE V PEVNÉ ORGANIZAČNÍ STRUKTUŘE • DOČASNÝ • UNIKÁTNÍ, JEDINEČNÝ • TÝMOVÁ PRÁCE (ZPRAVIDLA INTERDISCIPLINÁRNI)

27. Projekt????

28. Typy projektů • Investiční (tvrdé) projekty • Př. Výstavba (rekonstrukce) nemovitostí, nákup technologií aj. • Neinvestiční (měkké) projekty • Př. Investice do lidských zdrojů (vzdělávání, rekvalifikace, zaměstnanost aj. Rozlišení podle typu výdajů, zaměření projektu, cílová skupina, výstupy projektu

29. Procesní přístup Požadovaných výsledů je dosaženo efektivněji pokud se realizuje procesní přístup • Identifikace vhodných procesů pro projekt • Identifikace vstupů a cílů procesů projektu • Identifikace vlastníků procesů a stanovení jejich odpovědností a pravomocí • Definování vztahů mezi procesy

30. Řízení procesu – zpětná vazba PROCES vVSTUPV VSTUPV VÝSTUP Zákazník VSTUP Zpětná vazba Zpětná vazba

31. Řízení projektového týmu Angažovanost projektového týmu na všech úrovních a jejich plné zapojení do projektu je nezbytnou podmínkou úspěšnosti • Jasně definovat a vzájemně sladit odpovědnosti a pravomoci lidí zapojených do projektu • Lidé zapojení do projektu by měli zunát zásady PM v organizaci, vhodné techniky, nástroje a metody

32. 12 zlatých pravidel PM • Získej konsensus na výstupy projektu • Zvol nejlepší tým, který jsi schopen • Udělej stručný a názorný plán a dodržuj ho • Urči kolik lidí budeš skutečně k realizaci potřebovat • Udělej reálný plán • Nezkoušej udělat více než co má být uděláno 7. Uvědom si, že pracuješ s lidmi 8. Získej formální i skutečnou podporu managementu a vlastníků 9. Buď ochotný udělat změny 10. Buď připraven informovat v jaké fázi se projekt nachází 11. Buď ochoten zkoušet nové věci 12. Musíš se stát vůdcem

33. SOUHRN • PROJEKT JE NÁSTROJEM PROVEDENÍ ZMĚNY • Projekt je jedinečný proces, skládá se z koordinovaných a řízených činností zaměřených na dosažení cíle. Projekt má datum zahájení a ukončení, týmová organizace je dočasná. • ROVNOVÁHA ČASU, NÁKLADŮ A KVALITY VÝSTUPU JE ZOBRAZENA „MAGICKÝM TROJÚHELNÍKEM“. V PRŮBĚHU PROJEKTU DOCHÁZÍ KE ZMĚNÁM JEDNOTLIVÝCH PARAMETRŮ (STRAN TROJÚHELNÍKU) A JE TŘEBA NAJÍT ROVNOVÁHU PŘIZPŮSOBENÍM ZBÝVAJÍCÍCH STRAN. • Řízení projektu zahrnuje plánování, organizování, sledování, řízení a předkládání zpráv o všech aspektech projektu. • ÚSPĚCH PROJEKTU JE VÝSLEDKEM MOTIVACE TÝMU NA DOSŽENÍ CÍLŮ PROJEKTU

34. PROČ SE NAUČIT ZÁKLADŮM PŘ? • ČASTO UŽÍVANÁ METODA ŘÍZENÍ V ORGANIZACI • EFEKTIVNĚJŠÍ PRO PROVÁDĚNÍ ZMĚN NEŽ LINIOVÉ ŘÍZENÍ • PATŘÍ K ZÁKLADNÍM KOMPETENCÍM MANAŽERA • DOVEDNOST, KTERÁ ZAZÁŘÍ V CV • UŠETŘÍM 20 000 KČ – CENA KOMPATIBILNÍCH KURZŮ PŘ

35. Literatura: • SVOZILOVÁ, A. Projektový management. Praha: Grada Publishing, 2011. 380 s. ISBN 978-80-247-3611-2. • DOLEŽAL A KOL. Projektový management podle IPMA. Grada Publishing, 2009. 509 s. ISBN 978-80-247-2848-3. • BARTOŠOVÁ A KOL. Projektový management. Praha: VŠRR, 2012. 151 s. ISBN 978-80-87174-13-5.