Evidence pošty Spisová služba Podatelna

1. Skalský Dvůr 25.-26.11.2013 Evidence poštySpisová službaPodatelna Renata Pavelková, Marek Urban

2. K čemu aplikace slouží ? • Evidence přijaté a odeslané pošty (poštou i elektronicky) • Možnost elektronického předávání zásilky v rámci firmy • Vedení spisové služby • Možnost použití jako vstupní aplikace pro elektronickou archivaci (Podatelna)

3. Proč by jste ji měli využívat ? • Elektronická archivace • Snadné dohledávání přehlednost • Snadné předávání dalším osobám (oběžník) • Úspora času i materiálu • Zpětný tisk zásilek • Sledování nákladů na poštovné a přepravné • Sledování zásilek přes internet • Možnost zadání vazby mezi odeslanou a došlou poštou • Podporu tiskových sestav podacích archů pro dobírky, doporučených psaní, evidenčních lístků, dekádních sestav atd.

4. Představení základní aplikace Filtry Seznam zásilek Detail zásilky

5. Pořízení zásilky včetně odpovědi *PKS

6. Připojení přílohy k zásilce • Tlačítko „Přilohy“ • Připojit můžeme libovolný dokument • V libovolném formátu • Připojení přilohy k zásilce • Současně do: • Zakázky • Fakturace • Smlouvy • Klienti • Atd.

7. Import e-mailů z Outlooku • Přijatá i odeslaná pošta • Dohledání odesílatele podle emailu (Klienti) • Co se s Outlooku převezme ? • Předmět • Obsah • Přílohy

8. Tisk podacích archů • Generování podacího archu za určitou dobu

9. Sledování zásilek • Výhody : • Sledování od podání po doručení • Číslo zásilky je uloženo u zásilky a lze dohledat zpětně • Podporovaní dopravci : • PPL • Česká pošta • DPD • a další..

10. Spisová služba • Vedení je dobrovolné (mimo veřejnoprávních subjektů) • Zařazení zásilky pošty do spisového plánu • Možnost výpisu zásilek, podle spisového plánu

11. Podatelna (elektronická archivace) • Veškerá poštovní komunikace přes jedno místo • Možnost předání zásilky v rámci firmy

12. Poděkování Děkujeme za pozornost