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TALLER: INDICADORES DE DESEMPEÑO

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TALLER: INDICADORES DE DESEMPEÑO

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  1. TALLER: INDICADORES DE DESEMPEÑO OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO REPUBLICA DOMINICANA SANTO DOMINGO 19,20,21,22 AGOSTO 2003 Marianela Armijo Consultora de Gestión Pública.

  2. INDICADORES DE DESEMPEÑO • INDICADORES DE DESEMPEÑO: CONCEPTOS • PASOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION • REQUISITOS Y CONDICIONES • DIFICULTADES

  3. OBJETIVOS DE LA EVALUACION • MEJORAR RESULTADOS • MEJORAR LA GESTION: ECONOMIA, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD • MEJORAR EL PROCESO DE DECISION PRESUPUESTARIA: • VINCULANDO RECURSOS CON DESEMPEÑO COMPROMETIDO Y LOGRADO • MEJORAR LOS MECANISMOS DE CONTROL Y RENDICION DE CUENTAS

  4. EVALUACION DE LA GESTION FOCO DE LA EVALUACION MEDICION DEL DESEMPEÑO LOGRADO POR LAS INSTITUCIONES ELABORACION DE MEDIDAS DE DESEMPEÑO PUEDE ABARCAR TODO EL PROCESO DE PRODUCCION INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS

  5. EVALUACION GUBERNAMENTAL DISEÑO Y FORMULACIÓN DE POLÍTICAS TOMA DE DECISIONES EJECUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

  6. INDICADORES DE DESEMPEÑO:CONCEPTOS • INDICADOR COMO HERRAMIENTA QUE ENTREGA INFORMACION CUANTITATIVA RESPECTO DEL LOGRO O RESULTADO EN LA ENTREGA DE PRODUCTOS (BIENES O SERVICIOS) GENERADOS POR LA INSTITUCION, CUBRIENDO ASPECTOS CUANTITATIVOS O CUALITATIVOS. • INDICADORES DE DESEMPEÑO INCORPORADOS EN EL PRESUPUESTO INCLUYEN UNA META (RELACIONADA CON PRODUCTOS O SERVICIOS O CON EL DESEMPEÑO GLOBAL) • RESULTADOS DE LOS INDICADORES ENTREGAN MEDIDA DEL LOGRO DE LAS METAS PROPUESTAS

  7. PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES • IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS • IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO • CONSTRUIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS • VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS • RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA • ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES • COMUNICAR E INFORMAR

  8. IDENTIFICAR OBJETIVOS Y METAS • ¿TENGO IDENTIFICADA LA MISIÓN, LOS PRODUCTOS Y LOS USUARIOS? • ¿TENGO CLAROS LOS OBJETIVOS QUE DEBO LOGRAR? • ¿ESTÁN LOS OBJETIVOS ALINEADOS CON LAS PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE LA ORGANIZACIÓN? • ¿LOS OBJETIVOS ESTÁN EXPRESADOS EN METAS MENSURABLES?

  9. Esquema del Proceso de Planificación Estratégica VISION MISION Amenazas /Oportunidades ANALISIS EXTERNO Factores Institucionales Económicos Tecnológicos Marco Presupuestario Fortalezasy debilidades ANALISIS INTERNO: Estructura Procesos Funciones Recursos OBJETIVOS ESTRATEGICOS AREAS CLAVES DE DESEMPEÑO METAS PROGRAMAS, PLANES, PROYECTOS INDICADORES

  10. OBJETIVOS ESTRATEGICOS Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas ministeriales La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividadesprioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar las ventajas. Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial: ¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?

  11. OBJETIVOS ESTRATEGICOS • “Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y mejorando los procesos constructivos” • “Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.” • “Promover el desarrollo personal y profesional de los funcionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”

  12. METAS • Expresión concreta de los logros que se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que se desprenden de los objetivos estratégicos. • Contienen una declaración explícita de niveles de actividad o estándares de calidad que se quiere alcanzar

  13. METAS • Expresión concreta de los logros que se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que se desprenden de los objetivos estratégicos. • Contienen una declaración explícita de niveles de actividad o estándares de calidad que se quiere alcanzar: EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD, ECONOMIA CUANTO, CUANDO, COMO

  14. IDENTIFICAR LAS AREAS DE MEDICION DE DESEMPEÑO ¿QUE AREAS DEL DESEMPEÑO RESULTA CONVENIENTE MEDIR? EFICIENCIA EFICACIA ECONOMIA CALIDAD

  15. DEFINIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS • A) BASES DE COMPARACIÓN Lo que se hace Lo que debe hacerse Nº de usuarios por atender Nº de usuarios atendidos Nº de certificados emitidos Nº Certificados solicitados Monto inversión ejecutada Monto asignado para inversión

  16. FORMULAR ALGORITMOS b) Definición de ratios Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio:Nºinspecciones realizadas/Nºinspectores c) Definición de estándares % de recomendaciones aceptadas % de clientes satisfechos Nº de errores Tiempo promedio de tramitación

  17. CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DEGESTION EFICACIA: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecución de los mismos

  18. CONCEPTOS EFICACIA • RESULTADO (% RESULTADO LOGRADO EXITOSAMENTE RESPECTO REALIZADO-SOLICITADO) • FOCALIZACION (LOGRADO RESPECTO DEL UNIVERSO) • COBERTURA ( LOGRADO RESPECTO DE LA DEMANDA POSIBLE) • IMPACTO (LOGRADO RESPECTO DEL PROBLEMA QUE SE QUIERE ATACAR)

  19. EFICACIA

  20. EFICACIA

  21. EFICACIA

  22. EFICACIA

  23. EFICIENCIA • Describe la relación entre dos magnitudes: • La producción física de un producto (bien o servicio) y • Los insumos o recursos que se utilizaronb para alcanzar ese nivel de producción • Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de recursos • Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la menor cantidad de recursos posible

  24. EFICIENCIA

  25. EFICIENCIA

  26. ECONOMIA • Capacidad de la institución para mover adecuadamente los recursos financieros en el cumplimiento de sus objetivos: Eficiencia manejo de recursos Uso actual de recursos en relación a lo planeado Autosuficiencia financiera en la capacidad de generar ahorros y en la existencia de equilibrio presupuestario

  27. ECONOMIA

  28. CALIDAD Capacidad de la institución por responder en forma consistente, rápida y directa a las necesidades de los usuarios A) Mediciones Indirectas. Mejorar los atributos y características de los productos. B) Mediciones Directas. Grado de satisfacción de los usuarios.

  29. CALIDAD

  30. CALIDAD

  31. CALIDAD

  32. RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA • Información contable-presupuestaria • Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal • Encuestas, estudios especiales • Benchmarking,etc

  33. APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS COSTO RAZONABLE PERTINENCIA RELEVANCIA Medir lo correcto No es posible ni deseable medirlo todo INDEPENDENCIA I NTEGRACION Eficacia, eficiencia, calidad, economía Medir lo controlable Datos suficientes y demostrables HOMOGENEIDAD CONFIABILIDAD Medidas equivalentes

  34. COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS BASES DE COMPARACION: • DESEMPEÑO HISTORICO: • OBJETIVOS DEFINIDOS • DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

  35. EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO • GESTION DE AÑOS ANTERIORES • Porcentaje de aumento del parque informático de la Unidad Ejecutora y su conexión en red • Fórmula de cálculo: 1999 2000 2001 • [(Equipos incorporados y 53 71 96 • conectados en el año t/ • equipos conectados • año t-1) -1] *100 33,9% 35,2%

  36. EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO UN ESTANDAR DE INSTITUCIONES SIMILARES Tiempo máximo de tramitación de mediaciones Fórmula de cálculo: 1999 2000 Meta Sumatoria de N°de días de Tramitación/N°de tramitaciones Realizadas 18días 30días 25días (días)

  37. EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DE INDICADORES:FORMULAS DE CALCULO • LO PROGRAMADO, COMPARACION RESPECTO DEL OBJETIVO DEFINIDO • Porcentaje de vías navegables ya habilitadas Fórmula de cálculo 1999 2000 2001 Vías navegables habilitadas año t/ Vías navegables programadas S/d s/d (120/143)*100 83,9%

  38. COMO INTERPRETAR LOS RESULTADOS • NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION • SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS: RESULTADOS, IMPACTO, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD • “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:

  39. INTEGRALIDAD DE LAS METAS INDICADOR DE EFICACIA Población escolar en programa / población escolar total Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la población escolar. Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 calorías por ración INDICADOR DE CALIDAD * Calorías por ración. * Porcentaje de aceptación de los escolares (encuesta) INDICADOR DE EFICIENCIA Costo promedio de las raciones: gasto total programa / número de raciones

  40. PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES • TRAMPA DE LA MEDICION: SE MUESTRA COMO RESULTADOS (Y SE HACE) SOLO LO QUE SE PUEDE MEDIR • SE TIENDE A MEDIR DE ACUERDO A LA INFORMACION DISPONIBLE, DESCUIDANDO LA MEDICION DE LOS ASPECTOS MAS RELEVANTES • SUBVALORACION DE LAS METAS FRENTE A UN AMBIENTE PUNITIVO DE LA EVALUACION

  41. PROBLEMAS FRECUENTES EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES • TENDENCIA A MEDIRLO TODO PARA NO SUBREPRESENTAR ESFUERZOS • SE DESARROLLAN INDICADORES PERO NO SE USAN PARA LA TOMA DE DECISIONES.

  42. LIMITACIONES PARA LAEVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO PUBLICO • DIFICULTAD PARA VINCULAR ASIGNACION DE PRESUPUESTO A RESULTADOS LOGRADOS Relación entre resultados y recursos asignados no puede ser lineal • LA EVALUACION TIENE UN COMPONENTE POLITICO IMPORTANTE Efectos de mostrar públicamente las deficiencias de desempeño

  43. LIMITACIONES PARA LAEVALUACION DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL EN EL AMBITO PUBLICO NATURALEZA INTANGIBLE DE BIENES PUBLICOS • Dificultad de definir objetivos y metas • Existen muchos procesos, productos que no pueden ser medidos: • Diplomacia, Investigaciones, actividades culturales TIPOS DE SERVICIOS CUYA MEDICION RESULTA COMPLEJA ESTANDARIZAR ( DEBEN INCLUIR OTRAS VALORACIONES) Protección al menor, seguridad pública, recreación, cumplimiento de leyes, etc