Wdrażanie projektów POIiŚ – najczęściej popełniane błędy Rozliczanie wynagrodzeń POIiŚ

1. Wdrażanie projektów POIiŚ – najczęściej popełniane błędy Rozliczanie wynagrodzeń POIiŚ

2. Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów – skutkujące korektą finansową Błędy objęte „Taryfikatorem”, które wystąpiły w WFOŚiGW w Warszawie Niejednoznaczny lub dyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia – Naruszenie art. 29 ust. 3 PZP - 10-25% Przykład: Beneficjent w opisie zamówienia użył nazw własnych urządzeń bez klauzuli "lub równoważny”.

3. Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów – skutkujące korektą finansową Błędy objęte „Taryfikatorem”, które wystąpiły w WFOŚiGW Prowadzenie negocjacji dotyczących treści oferty - Naruszenie art. 87 PZP – 10-25% Przykład: Beneficjent zmienił oczekiwania w stosunku do Wykonawcy w zakresie wykonania robót , wydłużając czas wykonania zamówienia o pół roku.

4. Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów – skutkujące korektą finansową Błędy objęte „Taryfikatorem”, które wystąpiły w WFOŚiGW w Warszawie Bezprawne udzielenie zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę - Naruszenie art. 67 ust. 1 pkt 5, 6, 7 (zamówienia dodatkowe i uzupełniające) ustawy PZP - 25-100%

5. Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów – skutkujące korektą finansową Przykład: Brak praw autorskich np. w przypadku opracowania studium wykonalności, wykonania specjalistycznego oprogramowania komputerowego, powoduje konieczność wyboru tego samego wykonawcy przy okazji aktualizowania Studium , systemu, itd. co istotnie ogranicza konkurencję i nie zawsze jest korzystne dla samego Beneficjenta. Udzielanie zamówień dodatkowych bez uzasadnienia zaistnienia okoliczności niemożliwych do przewidzenia oraz nieprzewidzenie w zamówieniu podstawowym możliwości udzielenia zamówień uzupełniających

6. Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów – skutkujące korektą finansową • Błędy objęte „Taryfikatorem”, które wystąpiły w WFOŚiGW w • Warszawie • Niedopełnienie obowiązku przekazania ogłoszenia o zamówieniu do UOPWE – 100 % • przy jednoczesnym zapewnieniu „odpowiedniego poziomu upublicznienia” ogłoszenia – 25%

7. Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów – skutkujące korektą finansową Przykład: Sytuacja nieumieszczenia ogłoszenia w DZ.U.UE może mieć miejsce podczas dzielenia zamówienia na części. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy PZP dzielić zamówienia na części ani zaniżać jego wartości. Podział zamówienia na części ma miejsce , gdy powiązane ze sobą w sposób funkcjonalny i czasowy dostawy, usługi i roboty celowo nie są zsumowane, co sprawia że dokonany przez zamawiającego podział zamówienia prowadzi do zejścia z ustawowych „progów” zamówień publicznych.

8. Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów – skutkujące korektą finansową Przykład: Podstawową sprawą przy ustalaniu czy zamawiający ma do czynienia z jednym zamówieniem czy też odrębnymi zamówieniami jest określenie przedmiotu zamówienia oraz jego czasowych i funkcjonalnych powiązań. Należy odpowiedzieć sobie na pytanie czy mamy do czynienia z zamówieniem na jeden obiekt budowlany, czy dopiero wynik całości robót budowlanych może spełniać samodzielnie funkcję gospodarczą i techniczną . www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?PD;696

9. Najczęściej popełniane błędy przez beneficjentów – skutkujące korektą finansową Błędy objęte działaniem taryfikatora dla zamówień poza PZP Brak rozeznania rynku lub istotne braki w dokumentacji związanej z wyborem wykonawcy -podrozdział 5.5 pkt 7 Wyt. dot. kwalifikowalności…”- 50-100% Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie jest uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku.

10. Wnioski o płatność wybrane zagadnienia problemowe i najczęściej popełniane błędy Terminowość składania wniosków. • Dochowanie wymogu składania wniosków o płatność co najmniej raz na trzy miesiące. • Dotrzymywanie terminów wyznaczanych przez IW na poprawę wniosku. Sposób przygotowania dokumentów • Należy zwrócić uwagę na to, by wniosek o płatność złożony został na właściwym, obowiązującym w danym czasie formularzu.

11. podpis na ostatniej stronie wniosku właściwej osoby reprezentującej Beneficjenta wraz z pieczęcią, • parafy na każdej stronie wniosku, • potwierdzenie zgodności z oryginałem wszystkich dokumentów załączonych do wniosku, • porządkowanie dokumentacji załączanej do wniosku o płatność, zgodnie z kolejnością wynikającą z zestawienia dokumentów (tabela 9),

12. należy zwrócić uwagę na sposób powielenia dokumentów: dokumenty należy kopiować w taki sposób, aby wszystkie informacje zamieszczone na oryginalnym dokumencie były widoczne w całości na kopii.

13. Faktury i inne dokumenty księgowe Sposób weryfikacji merytorycznej i formalno – rachunkowej dokumentów finansowo – księgowych (dot. Projektu) i załączników do nich oraz obieg dokumentów powinny być odzwierciedlone w wewnętrznych procedurach beneficjenta (regulujących obieg dokumentów finansowych) oraz polityce rachunkowości - zgodnych z przepisami prawa w zakresie rachunkowości oraz dostosowanych do wymogów POIiŚ. Dokumenty finansowo – księgowe, załączone do wniosku o płatność, powinny być opisane i zatwierdzone zgodnie z ww. procedurami.

14. Brak numerów ewidencyjnych/księgowych na fakturach lub są one niewidoczne (na skutek niewłaściwego powielenia dokumentu). • Numer ewidencyjny/księgowy, zamieszczony w kolumnie 2 tabeli nr 9, nie odzwierciedla w pełni numeru, jakim oznaczona jest faktura.

15. Informacje zawarte w tabeli 9 powinny wynikać z dokumentów źródłowych (nie należy stosować żadnych skrótów). Taka sama zgodność powinna być zapewniona pomiędzy danymi z dokumentów księgowych, wyciągów bankowych i innych dowodów zapłaty oraz z danymi z zestawienia nr 9 WoP.

16. Brak dekretacji na dokumentach księgowych opatrzonych podpisem osoby dokonującej zapisu. Zgodnie z ustawą o rachunkowości na dokumencie księgowym powinno być zamieszczone wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania (powyższe dotyczy również wyciągów bankowych, dokumentujących wydatki).

17. Ustawa dopuszcza niezachowanie wymogu zamieszczania dekretacji na dowodach księgowych, jeśli wynika to z innej techniki dokumentowania zapisów księgowych. W takim przypadku Beneficjent powinien udokumentować inny sposób postępowania (poprzez przedstawienie procedur wewnętrznych) oraz przedłożyć dodatkowe dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów ustawy.

18. Brak zapisów o dokonaniu sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym, jak również zatwierdzeniu do wypłaty. • Na odwrocie faktury brak numeru umowy z IW oraz informacji o kwocie wydatków kwalifikowalnych oraz VAT. Informacja nt. numeru umowy z IW na odwrocie faktury wymagana jest w każdym przypadku. Dodatkowo, gdy kwota wydatku uznanego za kwalifikowany jest niższa niż wartość faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, na odwrocie faktury należy wskazać kwotę wydatków kwalifikowalnych, w tym VAT (chyba, że różnica ta wynika jedynie z tego, że VAT jest niekwalifikowalny).

19. W przypadku uregulowania płatności za fakturę po terminie wskazanym w jej treści - należy wyjaśnić powyższą kwestię (ewentualne kary za nieterminowe uregulowanie zobowiązań wobec wykonawców są wydatkiem niekwalifikowalnym). • Zapłata za fakturę na rachunek inny niż wskazany na fakturze lub w umowie.

20. Faktura nie zawiera wszystkich wymaganych przepisami danych (określonych Rozporządzeniem MF z dnia 28.11.2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług), takich jak miara i ilość sprzedanych towarów, zakres wykonanych usług czy cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto).

21. Opis do dokumentu księgowego (załącznik) • Brak wskazania pełnej nazwy kategorii/podkategorii w załącznikach do dokumentów księgowych oraz w kolumnie 10 zestawienia Nr 9 WoP (zdarza się, że beneficjenci w polu kategoria/podkategoria wpisują numery pozycji z Opisu projektu). W załącznikach do faktur w polu kategoria/podkategoria wydatku oraz w kolumnie 10 zestawienia nr 9 należy zamieścić pełną nazwę kategorii/podkategorii - wg kategorii określonych w Instrukcji wypełniania wniosku o płatność, interpretowanych zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ.

22. W opisie dokumentu księgowego brak wskazania numeru zadania/kontraktu, w ramach którego poniesiono wydatek (zgodnie harmonogramem realizacji projektu, stanowiącym Zał. Nr 3 do umowy z IW). • Niewystarczająca szczegółowość opisu wydatku w załączniku do dokumentu księgowego. Przykładowo - w załącznikach do list płac w polu „opis” wskazane byłoby między innymi, aby każdorazowo podawać, jakiego miesiąca wynagrodzenie dotyczy.

23. W załącznikach do faktur w polu „opis dokumentu” brak informacji wyjaśniającej wysokość wydatku kwalifikowalnego (w sytuacji gdy kwota wydatków kwalifikowalnych nie pokrywa się z kwotą faktury).

24. Dokumentowanie wydatków na wynagrodzenia. • W przypadku rozliczania wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w realizację projektu w mniej niż 100 % - brak odpowiedniego udokumentowania czasu pracy poświęconej na projekt. • Brak uzasadnienia dla zwiększenia wysokości wynagrodzeń, w związku z przesunięciem pracowników do realizacji zadań związanych z projektem (udokumentowanie efektywności wydatków na wynagrodzenia).

25. Niewystarczająca, niekompletna dokumentacja dotycząca rozliczania wynagrodzeń. Poza listami płac, załącznikami do nich oraz wyciągami bankowymi, dokumentującymi wypłatę wszystkich składników wynagrodzenia oraz pochodnych należy przedstawić następujące dodatkowe dokumenty: • oświadczenie,że deklarowane wynagrodzenia są związane z pracą wykonywaną na rzecz projektu,

26. regulamin wynagradzania obowiązujący w jednostce, • regulamin pracy obejmujący pracowników JRP, • listę stanowisk pracy, w odniesieniu do których wynagrodzenia są deklarowane jako kwalifikowalne, wraz ze wskazaniem, w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku pracy poświęca swój czas na realizację zadań związanych z POIiŚ oraz ze wskazaniem kwalifikowanej kwoty wynagrodzenia,

27. opisy stanowisk lub zakresy obowiązków zadań pracowników, których wynagrodzenia są finansowane w ramach projektu Przedstawiony zakres obowiązków (lub opis stanowiska) powinien zawierać informację na temat proporcji (%), w jakiej pracownik poświęca swój czas na działania związane z realizacją projektu w odniesieniu do pozostałych zadań. W przypadku gdy czas pracy pracownika rozliczany jest na podstawie kart pracy, zakres obowiązków lub opis stanowiska nie musi zawierać informacji na temat ww. proporcji. • umowy o pracę lub porozumienia zmieniające warunki umów o pracę.

28. Regulaminy wynagradzania, pracy oraz opisy stanowisk lub zakresy czynności należy przedłożyć jedynie do pierwszego wniosku o płatność, natomiast oświadczenie beneficjenta oraz listę stanowisk pracy i ewentualne dodatkowe oświadczenia (np. dot. wysokości wydatków związanych z projektem, ujętych w deklaracjach ZUS i na wyciągach bankowych dot. ZUS i podatku od osób fizycznych), należy przedstawiać każdorazowo również w kolejnych wnioskach o płatność dotyczących wynagrodzeń.

29. Zgodnie z Wytycznymi beneficjent powinien, na potrzeby przyszłej kontroli projektu przez uprawnioną instytucję, posiadać dokumenty potwierdzające, że dana osoba wykonywała, w określonym zakresie, prace wiązane z przygotowaniem lub realizacją projektu w ramach POIiŚ (np. dokumenty przygotowane przez tę osobę).

30. Beneficjent powinien również, na potrzeby przyszłej kontroli projektu przez uprawnioną instytucję, móc uzasadnić na wniosek podmiotu kontrolującego (w oparciu o dostępne dokumenty, czy też opracowania) - wysokość wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę albo mianowania np. w odniesieniu do warunków rynkowych. W przypadku gdy osoby, których wynagrodzenia rozliczane mają być z POIiŚ, w okresie, za który składany jest wniosek o płatność, przebywały na zaległym urlopie (niewykorzystanym w okresie przed rozpoczęciem okresu kwalifikowalności wydatków) - wynagrodzenie za ww. urlop, powinno zostać wykazane jako niekwalifikowalne.

31. W przypadku rozliczania dodatkowych świadczeń, przyznanych pracownikom (nagród pieniężnych, uznaniowych), należy wskazać np. czy były to nagrody roczne, premie regulaminowe, premie uznaniowe itp. oraz podać uzasadnienie i podstawę prawną (wykazać zgodność z regulaminem wynagradzania). Należy również wskazać, za jaki okres przyznane zostały nagrody, gdyż ma to znaczenie dla zakresu kwalifikowalności wydatku. • Brak dowodów zapłaty wszystkich składników wynagrodzenia, ujętych na listach płac oraz pochodnych.

32. W przypadku gdy zapłaty składek ZUS oraz podatku, wykazywane na wyciągach bankowych, nie dotyczą jedynie pracowników JRP, należy przedłożyć oświadczenie, wskazujące jaka kwota, w ramach określonej operacji, dotyczy pracowników zajmujących się realizacją projektu. Dotyczy to również wydatków innego rodzaju niż wynagrodzenia. W przypadku przelewu dotyczącego kilku dokumentów księgowych należy dołączyć dodatkową informację lub sporządzić adnotację na odwrocie dowodu zapłaty, wskazującą kwoty odnoszące się do poszczególnych dokumentów księgowych.

33. Tabela 13 wniosku o płatność • Niezgodność wydatków wykazanych w kolumnach 2 i 3 wniosku o płatność (wydatki ogółem i kwalifikowane) z wydatkami określonymi w aktualnym harmonogramie realizacji projektu. • Niezgodność wydatków wykazanych w kolumnach 4 i 5 wniosku o płatność (poniesionych od początku realizacji projektu) z wydatkami zaplanowanymi w aktualnym harmonogramie realizacji projektu, w okresie, za który składany jest wniosek (w poszczególnych kwartałach roku).

34. Jeżeli różnice wynikają z przyczyn obiektywnych, np. z przesunięć w realizacji Projektu (nie są spowodowane nieprawidłowym przygotowaniem wniosku o płatność), w tabeli 16 WoP należy ująć stosowne wyjaśnienie takiego stanu rzeczy.

35. Kwoty wydatków objętych wnioskiem o płatność powinny być zgodne z harmonogramem realizacji projektu (ogółem oraz w poszczególnych kwartałach i pozycjach harmonogramu). Kwoty wnioskowanych płatności i zaliczek powinny być zgodne z harmonogramem wystąpień o płatności (Zał. Nr 3 b do umowy).

36. W kolumnie 5 Tabeli 13 powinny zostać uwzględnione wydatki kwalifikowane poniesione przez beneficjenta od początku realizacji projektu, czyli suma wydatków, które zostały uznane za kwalifikowane w zatwierdzonych przez IW wnioskach o płatność oraz wydatków wykazanych w Tabeli 9 bieżącego wniosku o płatność.

37. Jeżeli beneficjent poniósł w okresie, za który składany jest wniosek o płatność, wydatki, które jako kwalifikowalne zamierza przedstawić dopiero w kolejnych wnioskach o płatność, to nie powinien on wykazywać ich w kolumnie 5, natomiast powinien je wykazać w kolumnie 4, gdyż pozwoli to na monitorowanie postępu finansowego realizacji projektu.

38. Tabela 17 wniosku o płatność • Kwoty w Tabeli 17 nie są zgodne z załącznikami do umowy. Podawane są kwoty płatności, zamiast wydatków kwalifikowalnych. Ujmowane są zaliczki, o które beneficjent zamierza wnioskować (a nie wydatki rozliczające zaliczki). • Nieprawidłowy moment rozpoczęcia wykazywania wydatków.

39. W tabeli 17 WoP Beneficjent powinien przedstawić harmonogram wydatków kwalifikowalnych, jakie zamierza ująć we wnioskach o płatność, które przedłoży w kolejnych czterech kwartałach. Dane zawarte w tym punkcie powinny wynikać z aktualnego Harmonogramu realizacji projektu - jednakże z uwzględnieniem przesunięcia czasowego pomiędzy poniesieniem wydatku a ujęciem go w kolejnym wniosku o płatność. W przypadku projektów, w których nie występują zaliczki, informacje zawarte w tabeli 17 powinny być co do zasady zgodne z Planem wystąpień o płatności.

40. W polu „w tym rozliczenie zaliczek” należy ująć wydatki sfinansowane z zaliczek, jakie beneficjent zamierza przedstawić we wniosku o płatność jako rozliczające przekazane zaliczki. Za punkt odniesienia do określenia, od którego kwartału należy zacząć ujmowanie informacji w tabeli 17, przyjmuje się miesiąc złożenia wniosku o płatność (a nie ostatni miesiąc okresu sprawozdawczego, za który składany jest wniosek).

41. Inne zagadnienia problemowe • Zgodnie z art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS, beneficjent zobowiązany jest utrzymywać odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z projektem, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. Konieczność wyodrębnienia ewidencji księgowej dotyczy zarówno wydatków kwalifikowalnych, jak i niekwalifikowalnych.

42. Brak wyodrębnienia ewidencji księgowej skutkować może brakiem możliwości zakwalifikowania wydatków. Powyższa kwestia podlega sprawdzeniu podczas kontroli przez IW projektów na miejscu. • W sytuacji braku możliwości wyodrębnienia ewidencji księgowej z uwagi na zamknięcie ksiąg rachunkowych (przy rozliczaniu wydatków poniesionych w latach wcześniejszych) istnieje możliwość wprowadzenia wyodrębnionego kodu księgowego poza systemem księgowym.

43. Należy zwrócić uwagę na kwestię wyodrębnienia ewidencji księgowej również przypadku płatności kasowych (konieczność wyodrębnienia kasy). • Przedstawienie do rozliczenia szeregu drobnych wydatków na usługi typu ksero, skanowanie, serwis itp., w przypadku których istnieją wątpliwości co do efektywności wydatku oraz udokumentowania wykonania usługi.

44. W przypadku zamówień nieobjętych pzp obowiązują beneficjentów wymogi dotyczące konieczności zapewnienia efektywności wydatku poprzez między innymi obowiązek rozeznania rynku (co powinno być udokumentowane) oraz zawarcia umowy w formie pisemnej. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POIiŚ, zaktualizowane 8.10.2010 r., dają IW możliwość wyłączania wydatków, które spełniają wymogi kwalifikowalności, ale opiewają na kwotę poniżej 1.000 zł.

45. Konieczność rozeznania rynku dotyczy każdego wydatku (niezależnie od jego wysokości ). Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej dotyczy wydatków pow. 2.000 zł netto, nie dotyczy wydatków, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie umów bez formy pisemnej (np. zakup biletów lub umowy dot. podnoszenia kwalifikacji pow. 5.000 zł netto).

46. W przypadku wydatków pozakontraktowych (niewynikających z zawartych umów) do wniosku o płatność beneficjent powinien dołączyć dodatkowo dokument/informację potwierdzającą konieczność poniesienia danego wydatku przez beneficjenta oraz jego wysokość i zakres rzeczowy.

47. Przy dokumentowaniu wydatków na usługi /roboty /dostawy beneficjent powinien przedłożyć dokument potwierdzający zakres faktycznie wykonanych prac lub usług/dostarczonych dóbr i dokumenty te powinny być na tyle szczegółowe, aby można było zweryfikować, czy wykonany zakres jest zgodny z zakresem rzeczowym projektu.

48. Przedstawianie do rozliczenia szeregu drobnych wydatków, w przypadku których występują wątpliwości co do ujęcia ich w opisie projektu, stanowiącym załącznik do umowy, jak również wątpliwości co do zakwalifikowania wydatku do odpowiedniej kategorii (np. wydatki na dzienniki budowy). • Przedstawianie do rozliczenia zakupionego sprzętu (stanowiącego środek trwały) w wysokości odpowiadającej wartości faktury - zamiast odpisów amortyzacyjnych.

49. Gdy charakter i przeznaczenie zakupionego sprzętu wskazuje, że jest on wykorzystywany na potrzeby JRP, a więc zarządzania projektem i nie stanowi elementu technologicznego projektu, wydatek może być kwalifikowalny - jeśli jest bezpośrednio niezbędny do realizacji projektu - w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym jest wykorzystywany dla realizacji projektu.

50. Przedstawienie do rozliczenia wydatku na ubezpieczenie samochodu wykorzystywanego na potrzeby JRP. Jeśli samochód wykorzystywany jest głównie na potrzeby JRP (zarządzania projektem) i nie stanowi elementu technologicznego projektu - wydatek dotyczący ubezpieczenia samochodu (podobnie jak kosztów paliwa i przeglądów oraz innych wydatków technicznych) nie może być wydatkiem kwalifikowanym.