Agenda

1. OU: samenwerken metGoogle Apps EducationMarc BertrandICT Consultant, ICT servicecentrumOpen Universiteit TouW dag Utrecht 6 maart 2010

2. Agenda • Context en aanleiding • Waarom Google Apps (Education)? • Technische aspecten • Organisatorische aspecten • Juridische aspecten • Provisioning en authenticatie: maatwerk • Ervaringen • Ontwikkelingen OU: Google Apps Education

3. Context en aanleiding (1) Open Universiteit (1984): • de Leven Lang Leren universiteit • Flexibel, open afstandsonderwijs • ± 25.000 studenten op jaarbasis • Focus op digitalisering onderwijs en –materialen; elektronische leeromgeving. OU: Google Apps Education

4. Context en aanleiding (2) • Toekomstvisie: elke student zijn/haar eigen leeromgeving.Interne en externe diensten, open standaarden, gericht op communicatie en samenwerking (Web 2.0). • Invoering e-mailvoorziening voor studenten: uitdrukkelijke wens van de studentenraad (2007) • Verbeteren/stroomlijnen communicatie met studenten. OU: Google Apps Education

5. E-mail voor studenten: zelf doen? Beleid • E-mail als nutsvoorziening • Zelf aanbieden niet strategisch voor ICTs Aanbieders • Google, Microsoft, ASP’s (december 2007)? Voordelen Google Apps • Breed en aantrekkelijk portfolio • Innovatiekracht Google • Past binnen visie OUNL op de toekomstige PLWO • Geen vendor lock-in • Gratis dienst voor medewerkers, studenten en alumni (eerste 4 jaar) OU: Google Apps Education

6. Kostenvergelijking (eind 2007) • Zelf aanbieden e-mail (Exchange, 50 Mb per mailbox): K€ 75 eenmalig, K€ 30 jaarlijks • Uitbesteden e-mail: • ASP (100 Mb per mailbox): K€ 45 per jaar – M€ 1,2 per jaar • GMail (ruim 7 Gb per mailbox)K€ 0 per jaar (4 jaar). OU: Google Apps Education

7. Google Apps Education In 2008: • Google Mail • Google Chat (Talk) • Google Documenten (Docs) • Google Agenda (Calendar) • Google Sites • iGoogle Later toegevoegd: • Google Video • Google Discussiegroepen (Groups) OU: Google Apps Education

8. Technische aspecten (1) • Naamgeving e-mail adressen: voorletters.achternaam@studie.ou.nl voorletters.achternaam@studie.openuniversiteit.be • Ruim 7 Gb opslagruimte per gebruiker • Eigen OUNL logo binnen GMail • Alleen webinterface beschikbaar voor GMail • POP/IMAP t.b.v. mailclients: voorlopig niet • Geen advertenties • Beschikbaarheid service: 99,9% (volgens SLA). • Google Apps draaien in “de Cloud”: wij weten niet waar OU: Google Apps Education

9. Technische aspecten (2) • Apps eenvoudig aan en uit te zetten via dashboard • Support Google / Community • 6 domeinen voor OU ingericht (3 NL en 3 BE) • Geen migratieproblematiek • Maatwerk OU: • Provisioning accounts: gestuurd door Studenten Informatie Systeem OU • Authenticatie: via API tegen Active Directory OU OU: Google Apps Education

10. Organisatorische aspecten (1) • Implementatie in eigen hand genomen • Projectteam: • Faculteiten • Onderwijs Service Centrum (OSC) • Marketing, Communicatie & Sales (MCenS) • ICT servicecentrum (ICTS) OU: Google Apps Education

11. Organisatorische aspecten (2) • Samenwerking met Google • Gefaseerde implementatie • Afstemming met studentenraad • Aanpassing inschrijfvoorwaarden OUNL • Eigenaar dienst: Onderwijs Service Centrum OU: Google Apps Education

12. Organisatorische aspecten (3) Ondersteuning studenten: • Selfservice: Nederlandstalig helpcentrum Google (www.google.com/support) • 1e lijns ondersteuning: helpdesk OSC • 2e lijns ondersteuning: ICTS • Beheerders kunnen via e-mail bij de Google helpdesk terecht • Studenten kunnen niet bij de Google helpdesk terecht. OU: Google Apps Education

13. Juridische aspecten (1) • Vertrekpunt discussie: • Standaard Google Apps Education overeenkomst • Extern juridisch advies; focus op privacy aspecten • Safe Harbor programma • Onderliggend SLA • Resultaat discussie: • Specifieke overeenkomst voor OU • Looptijd: 4 jaar • Geen financiële claims bij non-performance Google. OU: Google Apps Education

14. Juridische aspecten (2) • WBP: expliciete toestemming nodig om persoonsgegevens (voorletters en achternaam) beschikbaar te stellen.Geen opt-out! • Studenten geven, via een online informatiesysteem van de OU, vooraf toestemming voor het aanmaken van een account bij Google (opt-in).Dit is onderdeel van de standaard inschrijfprocedure geworden. OU: Google Apps Education

15. Provisioning en authenticatie (1) Uitgangssituatie Google: ingerichte ‘domeinen’ voor de OU, inclusief een beheeromgeving per domein (“dashboard”) OU: • Ongeveer 25.000 studenten op jaarbasis, 6.000 nieuw • Het studentenbestand wijzigt daarmee dagelijks • Het studentenbestand wordt beheerd in ons SIS • Zelfde gebruikersnaam / ww als Studienet: geen wachtwoorden naar Google! OU: Google Apps Education

16. Provisioning en authenticatie (2) Noodzakelijk te automatiseren door OU: • WBP: Vragen goedkeuring student (binnen inschrijfproces) • Provisioning: aanmaken Gmail-adressen in Google domein vanuit inschrijfproces (batch) • Beheerfuncties: bijvoorbeeld wijzigen Gmail-adres (batch) • Authenticatie: verifieren student (nr. en wachtwoord) tegen Active Directory OU en inloggen in Google domein met Gmail-adres (uit SIS) (online) OU: Google Apps Education

17. Provisioning en authenticatie (3) Authenticatie proces: OU: Google Apps Education

18. Ervaringen (1) OU: Google Apps Education

19. Ervaringen (2) • Studenten (onze indruk): • Overwegend positief • Alleen webinterface beschikbaar. Géén POP/IMAP t.b.v. mailclients. • OUNL: • Overwegend positief • Change mgt. Google: problemen met authenticatie OUNL-studenten (eind juni 2008) • Enkele wereldwijde storingen GMail in 2009 (dashboard) • Eerste uitbreiding: Docs en Chat eind 2009 beschikbaar gesteld. OU: Google Apps Education

20. Ervaringen (3) Wie gebruikt GMail actief? Wie gebruikt Google Chat en/of Docs met enige regelmaat? Uit eigen overweging of gestuurd door de docent / begeleider? Welke eventuele meerwaarde zien jullie? OU: Google Apps Education

21. Ontwikkelingen Overwegingen beschikbaarstelling Docs en Chat: Tegen: • Studenten (en begeleiders/docenten) gebruiken al samenwerkings- & communicatie omgevingen als Google, SURFgroepen, Skype, Elluminate, etc. • Google Apps Education OU vooralsnog alleen voor studenten Voor: • Integratie in StudieMail, vooruitlopend op PLWO • OU-domein bereikbaar voor ‘openbare’ Google gebruikers OU: Google Apps Education

22. Mogelijkheden Google Chat en Docs Chat • geïntegreerd binnen Google Mail • contactpersonen definiëren en, indien online, uitnodigen voor een tekst- en/of video chat. Chat opnemen en terugkijken of -lezen. Docs • Uploaden van alle soorten bestanden (max. 250 Mb) • Uploaden en converteren naar het Google Docs formaat van:Documenten: doc, .docx, .html, plain text, .rtf,Spreadsheets: xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tsb,Presentaties: ppt en pps. • Te converteren bestanden kennen een maximale grootte van:Documenten: 500 Kb en 2Mb per geïntegreerde afbeeldingSpreadsheets: 256 kolommen, 200.000 cellen of 100 bladenPresentaties: 10 Mb of 200 slides • Een eenvoudige WYSIWYG-tekstverwerker • Anderen uitnodigen (per e-mail) om je documenten, spreadsheets of presentaties te bekijken of te bewerken. • Documenten, spreadsheets en presentaties realtime bewerken met meerdere personen. OU: Google Apps Education

23. Mogelijke ontwikkelingen Agenda Communiceren van (formele) events vanuit de instelling Integratie in persoonlijke Agenda (Google, Outlook), webpagina, etc. Sites Samenwerkingsomgeving die verder gaat dan documenten, bijv. webpagina’s (blog, wiki), video’s, kalender, etc. Discussiegroepen Gebruikmaken van gedefinieerde groepen gebruikers, voor bijvoorbeeld het delen van documenten OU: Google Apps Education

24. Samengevat • Google Apps Education bij de OU: • Prima keuze voor de OU • Financieel zeer aantrekkelijk voor de onderwijsmarkt • Technische implementatie goed verlopen • Aandacht voor privacy aspecten • OUNL én studenten lijken tevreden • Meer aandacht dan afgelopen periode voor doorontwikkelingen na GMail. OU: Google Apps Education

25. Bedankt voor uw aandacht! Marc Bertrand ICT Consultant Open Universiteit marc.bertrand@ou.nl OU: Google Apps Education