LA RECHERCHE ET LA VALORISATION DE L’UNIVERSITE PAUL CEZANNE AIX-MARSEILLE III

1. LA RECHERCHE ET LA VALORISATION DE L’UNIVERSITE PAUL CEZANNE AIX-MARSEILLE III I. LES PROCEDURES INTERNES II. LA SIMPLIFICATION DE GESTION DES UNITES DE RECHERCHE DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

2. I. LES PROCEDURES INTERNES DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION A L’UPCAM Les règles de prélèvement La procédure du bureau des contrats de recherche La procédure du dépôt de brevets Annexes : les fiches procédures DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

3. DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

4. La procédure du bureau des contrats de recherche • Tout projet de contrat ou convention de recherche doit être mis en place par le Bureau des contrats de l’UPCAM qui constitue «  un guichet unique pour faciliter l’aide aux chercheurs. (…). Une vérification scrupuleuse doit être faite notamment au niveau de l’envoi des rapports scientifiques et du suivi de trésorerie des contrats de recherche. » (Extrait du contrat Quadriennal 2008-2011) • La responsabilité et la gestion du bureau des contrats de recherche est confiée à la Direction de la Recherche et de la Valorisation. I) La mise en place et la signature du contrat • 1) Le projet de contrat est validé juridiquement et financièrement avec les explications des chargés d’affaires sous forme d’une fiche de validation. Cette fiche, accompagnée de l’ensemble du dossier, est ensuite transmise électroniquement aux assesseurs recherche des composantes dont relève le responsable scientifique du projet. Ce dernier ainsi que le directeur du laboratoire sont aussi destinataires de la fiche de validation. • 2) L’Assesseur à la Recherche concerné valide électroniquement et retourne le dossier au bureau des contrats qui se charge de le soumettre à la signature au Président de l’Université. Une copie du contrat signé numérisé est transmise pour information aux porteurs du projets, aux assesseurs recherches, et au service du budget des composantes concernés ainsi qu’au service financier de l’université. II) La mise en place des crédits et le suivi financier • 1) Le bureau des contrats met en place immédiatement et annuellement la tranche de crédits prévue dans le contrat au profit du laboratoire et conformément à la répartition par rubrique du budget du contrat. Le suivi financier s’effectue au sein du laboratoire en liaison avec le bureau des contrats qui est chargé de s’assurer de la bonne adéquation entre le calendrier scientifique et financier du contrat. Il utilise à cet effet un système d’alerte concernant les factures, les rapports financiers et scientifiques à destination des personnes concernées (chercheurs, gestionnaires des laboratoires) afin de garantir la rentrée des recettes (Module COCONUTS). • 2) Concernant les embauches de personnels en CDD dans le cadre des contrats de recherche, le bureau des contrats fournit à la DRH les éléments nécessaires à la mise en place des contrats de travail. Une fiche de renseignements ainsi qu’une grille de coût (cf. documents joints en annexe) seront disponibles sur l’intranet permettant aux laboratoires d’évaluer le montant global de leur recrutement. Cette fiche, signée du directeur du laboratoire, est transmise à la DRV chargée de valider la bonne adéquation financière entre l’embauche et le contrat de recherche, avant transmission à la DRH pour l’établissement du contrat de travail. Le pourcentage relatif aux ARE est prélevé dès la mise en place des crédits relatifs à l’embauche. Ils font l’objet d’une prestation interne par le service financier central dans le cadre d’un récapitulatif des CDD établi trimestriellement par la DRV. DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

5. La procédure du dépôt de brevets • Le Processus de valorisation d’une demande de brevet à l’UPCAM (inventions hors contrats). Avec saisine ou interactions Valor-Paca (Etat actuel) : Nouvelle invention signalée par le chercheur Rédaction d’une Déclaration d’invention avec le chercheur (Art R. 611-14 CPI) NB : Dans le cadre du Décret N° 2009-645 du 9 juin 2009, une mandat dérogatoire de gestion peut être accordé à une tutelle non-hébergeante des travaux de recherche (ex : CNRS) Transmission par le chargé de valorisation de la Direction de la recherche et de la valorisation à Valorpaca (Responsable thématique projet) pour examen complémentaire avec le cas échéant la prise en charge par Valorpaca d’études préalables au dépôt de la demande de brevet : étude flash (données sur technologies et segments de marché) et/ou étude de brevetabilité (juridique) Go/No Go Dépôt de la demande de brevet (qui suppose préalablement d’autres démarches comme par ex : le choix du Cabinet de propriété industrielle en fonction de l’expertise et du domaine, la négociation des devis - la détermination des droits des tutelles du labo concerné par l’invention et leur information pour copropriété éventuelle) Contacts Industriels : Identification de partenaires en vue de phase R&D/faisabilité et/ou de concession de licence interactions avec VP pour recherche licenciés Phase de Maturation (facultatif) : Si développements techniques (prototypage, études complémentaires,..) ou Etude de marché (stratégie de développement) ou maturation juridique (PCT) nécessaires, constitution d’un dossier de maturation par DRV + VP pour soutien financier maturation VP. Présentation dossier de maturation au Comité Exécutif VP qui accorde ou non le financement. Exploitation du brevet : plusieurs stratégies envisageables pour exploiter l’invention : concession de licence/ cession de brevet à 1 ou des partenaires industriels en contrepartie de redevances, cash… (Négociation avec industriels) Création d’une entreprise qui exploitera l’invention (interventions de partenaires : Impulse, Oséo…) DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

6. ANNEXES : • LES FICHES DE PROCEDURES • Fiche de procédure Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) • Fiche de procédure d’attribution du Bonus Qualité Recherche (BQR) • Fiche de procédure demandes de subventions régionales Conventions d’objectif pluriannuel (COP), Bourses doctorales, Appels à Projets Ouverts (APO) • Fiche embauche de personnels contractuels sur contrats de recherche DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

7. Inscription à l'Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) en Droit CALENDRIER : Toute l'année Demande déposée auprès des Ecoles Doctorales (ED) en Droit Transmission à l'Assesseur à la Recherche qui désigne deux rapporteurs : un interne et un externe ou deux internes Transmission à la Direction de la Recherche Validation par le Conseil Scientifique de l'Université en formation restreinte Notification au candidat par la DRV de la décision prise au Conseil Scientifique Transmission du dossier de demande HDR à l'ED concernée avec copie du courrier envoyé au candidat et extrait du Procès Verbal du Conseil Scientifique Fiche de procédure Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) en Droit DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

8. Inscription à l'Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) en Economie-Gestion CALENDRIER : Toute l'année Demande déposée auprès de l'Ecole Doctorale (ED) en Sciences Economiques et de Gestion Transmission au directeur du CERGAM qui désigne deux rapporteurs : un interne et un externe ou deux internes Transmission à la Direction de la Recherche Validation par le Conseil Scientifique de l'Université en formation restreinte Notification au candidat par la DRV de la décision prise au Conseil Scientifique Transmission du dossier de demande HDR à l'ED concernée avec copie du courrier envoyé au candidat et extrait du Procès Verbal du Conseil Scientifique Fiche de procédure Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) en Eco-Gestion DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

9. Inscription à l'Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) en Sciences Exactes CALENDRIER : Toute l'année Demande déposée au Service de Scolarité de la FST pour les Sciences Exactes Transmission à l'Assesseur à la Recherche qui désigne deux rapporteurs : un interne et un extérieur Avis Commission Recherche Avis Conseil UFR Transmission à la Direction de la Recherche Validation par le Conseil Scientifique de l'Université en formation restreinte Notification au candidat par la DRV de la décision prise au Conseil Scientifique Transmission du dossier de demande HDR au Service de Scolarité de la FST avec copie du courrier envoyé au candidat et extrait du PV du Conseil Scientifique Fiche de procédure Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) en Sc. Exactes DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

10. CALENDRIER BQR colloque 1ère vague : fin 2ème semestre année N-1 BQR colloque 2ème vague : fin 1er semestre année N BQR équipement : courant 1er semestre année N Bonus Qualité Recherche (BQR) Direction de la Recherche et de la Valorisation Transmission des Appels d'Offres aux laboratoires et à la Commission-recherche de l'UFR-FST Retour des projets aux UFR ou à la Commission-recherche-FST Etude des projets par la Commission-Recherche-FST, l'UFR-Droit et le CERGAM (labo sc. éco-gestion) et classement Interclassement par le Bureau du Conseil scientifique de l'Université Validation par le Conseil Scientifique de l'Université Courrier d'information aux laboratoires et ouverture des crédits par la DRV Fiche de procédure d’attribution du Bonus Qualité Recherche (BQR) DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

11. Subventions du Conseil Régional (APO et Bourses) CALENDRIER : Selon Conseil Régional Conseil Régional Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) Transmission des Appels d'Offres aux laboratoires et à la Commission-recherche des UFR Etude par la Commission-Recherche-FST, l'UFR-Droit et le CERGAM des dossiers d'intention et transmission à la DRV Retour des projets aux UFR ou à la Commission-recherche-FST Envoi des dossiers d'intention à la Région par la DRV Interclassement par le Conseil Scientifique des projets sélectionnés par la Région Envoi des dossiers classés au Conseil Régional par la DRV Transmission des arrêtés attributifs de subvention de la Région aux laboratoires par la DRV Fiche de procédure demandes de subventions régionales (APO-Bourses) DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

12. Subventions du Conseil Régional (Convention d'Objectif Pluriannuel) CALENDRIER : Selon Conseil Régional Conseil Régional Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV) Transmission des Appels d'Offres aux laboratoires et à la Commission-recherche des UFR Retour des projets aux UFR ou à la Commission-recherche-FST Etude des projets par la Commission-Recherche-FST, l'UFR-Droit et le CERGAM (labo sc. éco-gestion) et classement Interclassement par le Conseil Scientifique Validation par le Conseil Scientifique Envoi des dossiers classés au Conseil Régional par la DRV Transmission des arrêtés attributifs de subvention de la Région aux laboratoires par la DRV Fiche de procédure demandes de subventions régionales (COP) DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

13. RECRUTEMENT DE PERSONNELS CONTRACTUELS SUR CONTRAT DE RECHERCHEFICHE DE RENSEIGNEMENT A L’ATTENTION DES LABORATOIRES DE RECHERCHE • A renvoyer à la Direction de la Recherche et de la Valorisation de l’UPCAM - Bureau des Contrats - Centre Scientifique de Saint-Jérôme • Avenue Escadrille Normandie Niémen 13397 MARSEILLE Cedex 20 A l’attention de Sophie HABAI Infos concernant le contrat de recherche : Nom du laboratoire: Adresse complète(Labo UMR etc ….) : Coordonnées téléphoniques : Intitulé du contrat de recherche Intitulé de la mission :  Partenaire du contrat de recherche : Resp. Scientifique : Durée du contrat : Quotité du temps de travail : Montant de la rémunération Brute Mensuelle : Coût total du contrat : Brut + Charges Patronales+ARE+ANAEM* : Ligne budgétaire du contrat de recherche : UB : CR : UC (Crédits 30) Ligne budgétaire des ARE : UB : CR : UC (Crédits 10) Informations concernant la personne recrutée : Nom : Prénom : Date et lieu de naissance : Niveau de diplôme : Date de la prise de fonction : En qualité de : Pièces à fournir concernant la personne recrutée: Justificatif de domicile et attestation d’hébergement Attestation sécurité sociale Certificat d’aptitude physique Copie carte vitale Copie Carte d’identité RIB CV Copie du diplôme Extrait du casier judiciaire Equivalent du livret de famille (traduit par le consulat)** - Acte de naissance** Carte de séjour** * Taxe à payer pour les ressortissants étrangers si contrat de travail supérieur à 3 mois : 168 euros ** Pièces à fournir en supplément en cas de ressortissant étranger DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

14. II. LA SIMPLIFICATION DE LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES UNITES DE RECHERCHE DE L’UNIVERSITE PAUL CEZANNE AIX-MARSEILLE III DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

15. INTRODUCTION Deux rapports importants ont émis des propositions pour simplifier la vie des chercheurs en général et des directeurs de laboratoire en particulier : ► Le rapport issu des travaux de la commission d’Aubert sur « Un partenariat renouvelé entre universités et organismes de recherche » paru en décembre 2007. ►Le rapport de Pascal Aimé, inspecteur général de l’administration de l’Éducation nationale et de la Recherche paru en décembre 2008.  DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

16. Donner une délégation de signature aux directeurs d’unité 2. Créer une unité budgétaire « recherche » 3. Contrôler a posteriori 4. Faire converger les systèmes d’information 5. Simplifier les procédures d’achats 6. Déployer des cartes « affaires » et « achats » 7. Ouvrir un service d’appui dédié à la recherche 8. Installer un service facturier 9. Utiliser les possibilités offertes par les fondations universitaires 10. Donner de la visibilité budgétaire aux laboratoires PRINCIPALES PROPOSITIONS DE SIMPLIFICATION DE GESTION DES UNITES (issues des rapports d’Aubert et Aymé) DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

17. POUR UNE GESTION SIMPLIFIÉE DES UNITÉS DE RECHERCHE DE L’UPCAM  : Action réalisée DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

18. POUR UNE GESTION SIMPLIFIÉE DES UNITÉS DE RECHERCHE DE L’UPCAM DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

19. POUR UNE GESTION SIMPLIFIÉE DES UNITÉS DE RECHERCHE DE L’UPCAM DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

20. POUR UNE GESTION SIMPLIFIÉE DES UNITÉS DE RECHERCHE DE L’UPCAM DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010

21. Zoom sur le service mandatement • L’université a mis en place en janvier 2009 l’expérimentation du service facturier entendu comme un point unique de traitement (réception, contrôle, mise en paiement, contrôle de la comptabilisation) des factures. • L’expérimentation confirme en tout point l’intérêt de l’implantation de ce service: • délais de paiement très largement réduits (passés de 80 jours à 55 jours. NB, la norme est de 45 jours), • accroissement significatif de la qualité comptable, • service de proximité, • sécurisation du patrimoine (mise en place de l’inventaire physique), • recentrage des services administratifs des laboratoires sur leur cœur de métier. DIRECTION DE LA RECHERCHE ET DE LA VALORISATION - JANVIER 2010