Factura Electrónica

1. Factura Electrónica

2. Factura Electrónica • Conjunto de normas abertas multi-sectoriais, mundialmente reconhecidas, que facilitam todos os processos negociais, incluindo o comércio electrónico e a rastreabilidade. • Identifica inequivocamente bens, produtos, serviços e locais. • Cobre 90% da economia mundial. • Reduz os custos operacionais de qualquer cadeia de valor, aumentando a sua produtividade e eficiência.

3. Factura Electrónica Definição O que é uma Factura? • A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente. • Elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela incorporado. • Factura Comercial • Factura Mensurável • Factura Próforma • Factura Recapitulativa • Auto Facturação

4. CTT Contabilidade Factura Electrónica Fluxo no envio de factura FORNECEDOR Entrega Factura/ Sist. Inform. Factura Envio Ciclo de Pagamento CLIENTE Leitura Digitação / Sist. Inform. Recepção

5. CTT EDI Contabilidade Factura Electrónica Emissão de factura FORNECEDOR Entrega Factura/ Sist. Inform. Factura Envio CLIENTE Leitura Digitação / Sist. Inform. Recepção

6. Factura Electrónica • Custos estimados no envio de uma factura em suporte papel • Custos estimados na recepção de uma factura em suporte papel

7. Factura Electrónica Definição O que é uma Factura Electrónica? • A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente, mas reduzido a um formato electrónico. • Tem o mesmo valor probatório que a factura em papel, desde que respeite a legislação vigente no mercado nacional. • Exigências legislativas: • Conteúdo • Assinatura Digital Avançada ou EDI • Armazenamento / Arquivo (Repositórios) • Mapa Recapitulativo • ERP / Sistemas de informação • Timestamping (opcional)

8. E E E E Factura Electrónica Plataforma B2B Cliente Fornecedor Repositório / Storage Arquivo Digital Integração ERP/SI ERP/SI

9. E E Factura Electrónica Plataforma B2C Repositório / Storage Arquivo Digital Fornecedor Portal ERP/SI Registo e adesão Cliente A Visualização online Cliente B Cliente C Download Excel/PDF Envio por e-mail Cliente D

10. Registo e adesão A A Visualização online B C Download Excel/PDF Envio por e-mail E F D G Registo e adesão Visualização online Download Excel/PDF E E E Envio por e-mail Factura Electrónica Plataforma B2B2C Repositório / Storage Arquivo Digital Cliente Clientes Finais Fornecedor Repositório Portal ERP/SI ERP/SI Portal Clientes Finais

11. Factura Electrónica • Possíveis ganhos no envio de uma factura electrónica • Possíveis ganhos na recepção de uma factura electrónica

12. PÚBLICAS Fornecedor Cliente Factura Electrónica Assinatura electrónica sem cifra FORNECEDOR PÚBLICA PRIVADA PRIVADA PÚBLICA CLIENTE

13. PÚBLICAS Fornecedor Cliente Factura Electrónica Assinatura electrónica com cifra FORNECEDOR PÚBLICA PRIVADA PRIVADA PÚBLICA CLIENTE

14. Banco do Cliente Banco do Fornecedor E E E E Factura Electrónica Plataforma B2B - Pagamentos Cliente Repositório / Storage Arquivo Digital Fornecedor Integração ERP/SI ERP/SI Portal Portal

15. Factura Electrónica Aspectos • Para implementação da Factura Electrónica deve-se ter em conta, sumariamente, os seguintes aspectos: • Legais • Estabelecimento de contratos entre as partes e processos de certificação junto das entidades competentes e ou apropriadas. Conhecimento profundo da legislação em vigor. • Técnico - Funcionais • Definição de todo o ambiente de comunicações, protocolos, formatos, segurança, validação de certificados e de parceiros comerciais, desenvolvimento da comunidade electrónica, integração, processamento, armazenamento e consulta das facturas e auditoria.

16. Factura Electrónica Consequências • A Facturação Electrónica leva a consequências distintas do ponto de vista do emissor e do receptor: • Emissor de facturas: • Elimina a obrigação de imprimir e enviar as facturas em papel, aproveitando o documento electrónico da factura para dar validade legal à mesma mediante uma assinatura digital. • Receptor das facturas - Cliente: • Melhora a gestão do processo de recepção, tratamento, introdução e conferência das facturas dentro das aplicações de gestão para iniciar o ciclo de pagamento. • Receptor das facturas - Consumidor Final: • Benefícios no tratamento documental, consultas, conferência e optimização dos ciclos de pagamento.

17. Factura Electrónica • Mensagens Estruturadas • Mensagens Ñ Estruturadas • Benefícios de Tempo • Facturas transaccionadas mais rapidamente • Processamento mais rápido das facturas e eventuais disputas comerciais • Prazos de pagamento menores • Menor nº de facturas que entrem em litigio • Contabilização automatica das facturas • Menor manuseamento de papel • Benefícios de Tempo • Facturas transaccionadas mais rapidamente • Menor manuseamento de papel • Benefícios para os emissores das facturas • Benefícios Financeiros • Redução de custos postais (papel, envelopes, selos, impressão, etc) • Redução significativa com os custos de arquivo • Infraestutura técnica menos pesada • Benefícios Financeiros • Redução de custos postais (papel, envelopes, selos, impressão, etc) • Redução significativa com os custos de arquivo • Benefícios de Segurança • Menor erros de introdução de dados • Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas • Monotorização rigorosa das facturas enviadas • Benefícios de Segurança • Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas

18. Factura Electrónica • Mensagens Estruturadas • Mensagens Ñ Estruturadas • Benefícios de Tempo • Facturas transaccionadas mais rapidamente • Processamento mais rápido das facturas e eventuais disputas comerciais • Prazos de pagamento menores • Menor nº de facturas que entrem em litigio • Contabilização automatica das facturas • Menor manuseamento de papel • Benefícios de Tempo • Facturas transaccionadas mais rapidamente • Menor manuseamento de papel • Benefícios para os receptores das facturas • Benefícios Financeiros • Redução significativa com os custos de arquivo • Benefícios Financeiros • Redução significativa com os custos de arquivo • Infraestutura técnica menos pesada • Benefícios de Segurança • Menor erros de introdução de dados • Garantia de autenticidade e integridade das facturas recepcionadas • Monotorização rigorosa das facturas recepcionadas • Benefícios de Segurança • Garantia de autenticidade e integridade das facturas enviadas

19. Enquadramento Legal Privacidade dos Dados Comunidade Europeia Directiva 77/388/CE Directiva 95/46/CE Sexta Directiva do IVA Referência Definição de EDI Contrato Tipo Assinaturas Electrónicas Recomendação 1994/820/CE Referência Referência Directiva 1999/93/CE Directiva 2001/115/CE Portugal Transposição Transposição Revogação DL 357/99 DL 256/2003 DL 290-D/99 Regulamentação Regulamentação Resolução 137/2005 DL Regulamentar de 31 Agosto de 2006 DL 196/2007 • Fonte: UMIC – Guia da Factura Electrónica

20. Enquadramento Legal • Código do IVA - Arquivo N.º 3 do artigo 45.º / n.º 3 do artigo 48.º do Código do IVA • Conteúdo das listagens (1): • N.º do documento e data; • NIF (do emissor ou do receptor); • Preço líquido de imposto, taxa de IVA aplicável e o montante de imposto devido; • Data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente; • A quantidade e denominação usual dos serviços prestados ou dos bens transmitidos; • Data e hora da constituição e envio da mensagem; • Discriminação das anomalias ocorridas durante cada transmissão; • A denominação e a versão do software utilizado. • (1) Apesar de a Administração Fiscal ainda não se ter pronunciado relativamente ao conteúdo dos mapas recapitulativos, prevê-se que os mesmos devam vir a conter estes elementos.

21. S E S R E E E Repositórios Repositório de Fornecedor e Cliente Repositório comum Cifra para confidencialidade Validação cronológica independente Cliente Repositório Fornecedor Integração 1 5 6 4 2 ERP/SI ERP/SI Assinatura digital para integridade, autenticação e não-repúdio 3 Repositório Receptor Repositório Emissor Notificação de recepção com sucesso 8 7 Notificação de entrega com sucesso Notificação de integração com sucesso

22. E E E E R S S Repositórios Repositório diferente Cifra para confidencialidade Validação cronológica independente Repositórios Cliente Fornecedor Integração 5 1 6 4 ERP/SI ERP/SI Assinatura digital para integridade, autenticação e não-repúdio 3 2 Repositório Receptor Notificação de recepção com sucesso Repositório Emissor 8 7 Notificação de entrega com sucesso Notificação de integração com sucesso

23. Projecto Piloto GS1 Portugal Factura Electrónica

24. INTERNET INTERNET AC Projecto Piloto GS1 Portugal Factura Electrónica Esquema funcional Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj Certificado AZERTIA Assinatura AZERTIA fjdskfj Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj Factura Assinada fjdskfj Factura Emissor Assinatura Facturas Emissor Fornecedor Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj TRADUÇÃO DE FORMATOS Dados Facturas emissor Consulta, verifica, visualiza, lança e imprime Depósito Facturas Assinadas Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj Fjksda Fjsdkf+ Fjdksfj jfkdsjfj Facturas Receptor Facturas Receptor Comprador Consulta, verifica, visualiza, lança e imprime

25. Factura Electrónica - conclusões Produção de uma factura em papel • Criação da factura na Base de Dados + Impressão 120 Segundos • Fotocopiar 30 Segundos • Envelopagem 30 Segundos • Arquivo físico na pasta de facturas 45 Segundos • Arquivo físico na pasta de fotocópias 45 Segundos • Verificação e assinatura da factura 30 Segundos • Digitalização (carta + factura) 120 Segundos • Anexação das imagens nas respectivas referências 60 Segundos Total Individual 480 Segundos

26. Factura Electrónica - conclusões Outros Custos unitários (sem inclusão de recursos) • Correio normal € 0.30 • Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas) € 0.08 • Custo de papel timbrado ( 3 folhas) € 0.15 • Custo dos envelopes € 0.09 • Custo de impressão € 0.01 • Custo por impressão na fotocopiadora € 0.01 • Total Individual € 0.64

27. Factura Electrónica - conclusões Produção de uma factura electrónica • Criação da factura na Base de Dados + Impressão 120 Segundos • Fotocopiar 30 Segundos • Envelopagem 30 Segundos • Arquivo físico na pasta de facturas 45 Segundos • Arquivo físico na pasta de fotocópias 45 Segundos • Verificação e assinatura da factura 30 Segundos • Digitalização (carta + factura) 120 Segundos • Anexação das imagens nas respectivas referências 60 Segundos Total Individual 480 Segundos Total Individual 120 Segundos

28. Factura Electrónica - conclusões Outros custos unitários (sem inclusão de recursos) • Correio normal € 0.30 • Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas) € 0.08 • Custo de papel timbrado ( 3 folhas) € 0.15 • Custo dos envelopes € 0.09 • Custo de impressão € 0.01 • Custo por impressão na fotocopiadora € 0.01 • Custos do Serviço por factura € 0.25 Total Individual € 0.64 Total Individual € 0.25

29. Factura Electrónica - conclusões Empresa que processe 1000 facturas por ano, com cerca de 200 clientes • Custos envio • em papel • € 640.00 • Tempo de processamento em papel • 133 Horas e 20 Minutos Custos envio em formato electrónico € 310.00 Tempo de processamento em formato electrónico 33 horas e 20 Minutos Redução aproximadamente em 50% Redução aproximadamente em 75% A redução de custos não têm em consideração os valores da aquisição de um Tradutor, assinatura digital (caso se justifique), mapeamentos, etc.

30. Custos directos Custos indirectos Custos directos Custos indirectos Conclusões Papel Electrónico Emissor Impressão Consumíveis, Impressões, Envelopes Expedição Selos, Transporte, CTT Armazenamento Espaço e material de arquivo Overheads Receptor Re-Impressão Armazenamento Overheads Processo Administrativo Introdução dos dados

31. Registo e adesão A A Visualização online B C Download Excel/PDF Envio por e-mail G F D E Registo e adesão Visualização online Download Excel/PDF E E E Envio por e-mail Conclusões Repositório / Storage Arquivo Digital Cliente Clientes Finais Fornecedor Repositório Portal ERP/SI ERP/SI Portal Clientes Finais

32. Conclusões

33. João Picoito IT/E-Commerce Manager E. j.picoito@gs1pt.org • CODIPOR – Associação Portuguesa de • Identificação e Codificação de Produtos • R. Prof. Fernando da Fonseca, 16 – Esc.II • 1600-618 Lisboa • T. +351 21 752 07 40 • F. +351 21 752 07 41 • info@gs1pt.org • W. www.gs1pt.org