Communication Skills

5 Communication Skills TALKING is not SPEAKING . . . Everybody can TALK, but not everybody can SPEAK

Komunikasi Bisnis What is Communications? Pertukaran pengetahuan atau informasi binis antara dua orang atau lebih Baik searah (telah disampaikan dan dimengerti) maupun dua arah (membutuhkan tanggapan) Dengan mempergunakan media tertentu

Komunikasi Bisnis Fungsi (internal dan external) 1. Menginformasikan (to inform) 2. Membujuk (to persuade) 3. Mempromosikan (to promote goodwill)

Komunikasi Bisnis • Internal: atasan, bawahan dan rekan kerja • Contoh : • Mengeluarkan dan menjelaskan peraturan/prosedur • Menginformasikan progres kinerja perusahaa • Mendorong pegawai melakukan perbaikan • Evaluasi Pegawai (penghargaan / teguran)

Komunikasi Bisnis Eksternal : konsumen, suplier, pemerintah, dan publik • Contoh : • Penjelasan Produk / jasa • Membujuk konsumen • Klarifikasi spesifikasi • Promosi image positif perusahaan

Komunikasi Bisnis Bentuk Komunikasi tertulis: Pengumuman,memo, e-mail, surat, laporan, proposal dll. Keuntungan: • Catatan permanen • Pesan yang terencana • Ekonomis • Distrubusi lebih mudah.

Komunikasi Bisnis Bentuk Komunikasi lisan: Pembicaraan, telepon, wawancara, rapat, konfrensi Keuntungan : • Feedback langsung • Bisa menangkap nonverbal • Mudah

Komunikasi Bisnis Saluran Komunikasi formal: mengikuti garis hirarki atau jabatan Tiga arah komunikasi formal Downward: (dari pengambil keputusan ke karyawan) Contoh : Kebijakan, rencana, strategi, instruksi dan prosedur Upward : (dari pekerja kepada pimpinan) Contoh : laporan kerja, dan usulan perbaikan Horizontal : (sesama karyawan/level yang sama) Contoh : Meeting, e-mail, dan memo

Komunikasi Bisnis Saluran Komunikasi informal (grapevine): • berdasarkan hubungan sosial • karyawan sering bersosialisasi saat makan siang, istirahat atau pulang kantor. • bila banyak informasi yang beredar melalui informal artinya komunikasi formal tidak efektif Keuntungan : • informasinya lebih cepat dan efektif • bisa mengekspresikan pendapat tanpa ragu-ragu

Komunikasi Bisnis There are only two basic elements to communications: Information SENT Information RECEIVED Pengirim Pesan Penerima ENCODE DECODE Media Transmisi

Komunikasi Bisnis Effective Communication

Effective Comunicarion Key Success Factor, to : EFFECTIVE COMMUNICATION 1. Speaker dan Audience harus “FEEL GOOD” (Subconcious & Concious mind, Recticular Activating System dan Gelombang Energi Otak) 2. Pastikan kedua belahan otak terstimulasi (Left and Right Brain) 3. Memahami Gaya Belajar Audience (Visual, Auditori dan Kinestetik)

Effective Comunicarion CONSCIOUS & SUBCONSCIOUS MIND Membandingkan Menganalis Memutuskan Identifikasi informasi Memori Jangka Pendek RAS Pikiran Sadar (conscious) Pikiran Bawah Sadar (subconscious) Memori Jangka Panjang Belief System Persepsi Emotion Personality Habits Attitude Value

Effective Comunicarion R A S • Suasana hati tidak nyaman • Under Pressure • Depresi • Marah, Dsb OFF • Rileks • Gembira • Bahagia, Dsb ON Saat kondisi RAS tertutup, yang bekerja hanya otak sadar. Sehingga segala yang ada dalam Pikiran Bawah Sadar (Norma, agama, dsb) tidak bisa keluar

Effective Comunicarion Gelombang ENERGI OTAK • Para ilmuwan telah mengukur keadaan Gelombang Energi Otak yang berbeda • Menamakannya Beta, Alpha , Theta dan Delta • Gelombang otak diukur oleh Mesin Elektro-ensefalograf (Mesin Elektro-Ensefalograf = pengukur aktivitas otak) • Mesin ini mengukur denyut di otak (berapa bunyi “tut” yang muncul di layar dalam satu detik) • Setiap bunyi “tut” merupakan satu putaran per detiknya • Jumlah putaran per detik menentukan keadaan gelombang otak

Effective Comunicarion Gelombang ENERGI OTAK • Relaksasi/meditasi/hypnosis • NORMAL • TIDUR Beta 24 – 14 cps Alpha 14 – 7 cps Theta 7- 3.5 cps Delta 3.5 – 0.5 cps Sub-Concious Area Reticular Activating System Semakin Terbuka Concious Area Non Sugestif Sugestif & Sangat Sugestif Non Sugestif 5 – 9 Focus 1 Focus 0 Focus

Effective Comunicarion WHOLE BRAIN Pastikan kedua belahan otak terstimulasi • Kata-kata = Otak Kiri • Intonasi = Otak Kanan • Jika yang terstimulasi hanya salah satu otak saja, maka otak yang lain akan menganggur. • Akibat ada otak yang menganggur pikiran akan kemana-mana (tidak fokus, ngantuk, tidak mengerti, dsb)

Effective Comunicarion GAYA BELAJAR Memahami bagaimana cara seseorang belajar : 1. VISUAL : Melihat Cara belajar terbaiknya dengan melihat sesuatu yang ditunjukan kepadanya (belajar dengan mengamati dan menggambarkan) 2. AUDITORI : Mendengar Mudah menyerap informasi melalui pendengarannya (belajar dengan berbicara dan mendengarkan) 3. KINESTETIK : Melakukan Belajar terbaik menggunakan indra peraba (belajar dengan aktivitas fisik atau praktek langsung)

Effective Comunicarion VISUAL LEARNERS • Sukamembacabuku dan memberinya warna (stabilo) • Cenderung berbicara cepat • Kata-kata khas : “menurut Pandangan saya.....” • Sukabingung denganpetunjukarahketerangan verbal • Lebih suka dan dapat membaca peta jalan dengan baik • Dapat mengikutiinstruksitertulis denganbaik • Sukamenggambar atau coratcoret • Dapat menafsirkan“body language”seseorang • Alat Bantu Visual yang mendukung : Gambar, Grafik, Lembar Kerja, simbol danWarna-warna yang menarik

Effective Comunicarion AUDITORY LEARNERS • Suka membaca dengan keras-keras • Berbicara dengan Tempo sedang • Kata-kata khas yang sering diucapkan : “aku dengar......” • Lebih suka minta orang lain untuk mengatakan dimana lokasinya atau menjelaskan bagaimana caranya • Menikmati background musikbilabekerja • Seringbicarasendiri, menyukai diskusi • Mudah mengingat ceritaatau percakapan yang lalu • Menggunakan ritme bilamenghafal • Alat Bantu yang mendukung : musik, lagu, dll

Effective Comunicarion KINESTHETIC LEARNERS • Banyak mencatat saat belajar atau mempelajari sesuatu • Cenderung berbicara dengan tempo lambat, dan sering menggerakan tangannya • Kata-kata khas yang sering diucapkan: “saya rasa .......” • Lebih suka mencari alamat sendiri daripada bertanya • Lebih banyak bekerja dengan tangan daripada bicara • Selalu aktif bergerak, tidak dapat duduk diam untuk waktu yang lama • Kebiasaan : menyentuhbilamelihatbenda, mengoleksibenda, bongkar-pasang sesuatu, • Alat Bantu yang mendukung : games (permainan) role plays, kegiatansimulasi dan kuis

Effective Comunicarion GAYA BELAJAR • Dominasi Cara Belajar : • 50 – 60 % proses, terjadi melalui cara yang paling dominan (Level-1) • 30 – 40 % cara belajar dari yang nomor dua dominan (Level-2) • 10 – 20 % cara belajar yang kurang dominan (Level-3) • Kombinasi Gaya Belajar : L-1 L-2 L-3 L-1 L-2 L-3 L-1 L-2 L-3 V–A–K A-V-K K-V-A V-K-A A-K-V K-A-V Kondisi Level-3 seringkali mengganggu cara belajar seseorang

Effective Comunicarion CARA BELAJAR V-K-A :MEMBACA dalam keadaan TENANG V–A–K :MEMBACA , DIAM sambil mendengarkan MUSIK K-V-A :MENCATAT/MENULIS ulang dalam keadaan TENANG K-A-V :MENCATAT/MENULIS ulang sambil BERNYANYI atau mendengarkan musik A-K-V :MEMBACA dengan KERAS sambil berdiri atau mondar-mandir di ruangan A-V-K :MEMBACA dengan KERAS sambil duduk diam

Communication Skills