Finanční část monitorovací zprávy

1. Finanční část monitorovací zprávy Zpracovaly: Markéta Himlarová, Pavlína Langrová Datum: 30.1.2014

2. MONITOROVACÍ ZPRÁVA – fin.část Práce v IR Zaměstnanci Rozlišení osob se stejným jménem, případně stejné osoby pracující na stejných pozicích Položka = položka z IR (administrativní x odborní zaměstnanci) Mzdové výdaje NEMAZAT a NEMĚNIT NASTAVENÉ VZORCE !!! Partner striktně vyplňuje pouze oranžová pole! Při výpočtu soc. a zdrav. poj. může docházet k zaokrouhlovacím rozdílům mezi platbami zaměstnavatele a součtu odvodů připadajících na jednotlivé zaměstnance =>

3. MONITOROVACÍ ZPRÁVA – fin.část Práce v IR tento rozdíl zadáváme do mzdového rozpisu jako nový řádek, kdy do „Seznamu zaměstnanců“ vytvoříme fiktivního zaměstnance ZAOKROUHLOVÁNÍ, s přiřazenou položkou rozpočtu kapitoly 1 odpovídající některé z pracovních pozic daného projektu do rozpisu mzdových výdajů pak použijeme účetní doklad, na kterém vznikl rozdíl a zaměstnance ZAOKROUHLENÍ. tabulka mzdových výdajů nenahrazuje mzdový systém a neobsahuje všechna pravidla pro výpočet soc. a zdrav. pojištění proto je možné: přepsat automaticky vypočítané částky jakoukoliv hodnotou, i nulou. Pravdu má vždy váš doklad z účetnictví.

4. MONITOROVACÍ ZPRÁVA – fin.část Práce v IR Pozor! Při zadávání do kapitol FKSP a Ostatní povinné výdaje nezadáváme osobu! Pozor! Při zadávání zaměstnanců se nesmí vynechat volný řádek, zaměstnanci po volném (prázdném) řádku se nezobrazí v rozbalovacím seznamu. Pozor! Nevkládat nový řádek na první pozici, zaměstnanec se nezobrazí v rozbalovacím seznamu.

5. MONITOROVACÍ ZPRÁVA – fin.část Práce v IR Seznam dokladů uvádí se zde všechny doklady vč. příjmů projektu, kromě NN 1 faktura = 1 doklad (rozdělení na jednotlivé položky rozpočtu se provádí v listu Ostatní výdaje) mzdy za 1 měsíc = 1 doklad sloupec „Datum vzniku dokladu“ se vyplňuje jen v případě dokladů mzdových výdajů. Zde označuje nákladovou příslušnost k danému časovému období (např. mzdy za 11/2013, datum = 30.11.2013) . v seznamu dokladů nesmí být žádný doklad vícekrát než jednou.

6. MONITOROVACÍ ZPRÁVA – fin.část Práce v IR Ostatní výdaje pole Částka zahrnutá k proplacení pro projekt je editovatelné pro případ, že by faktura byla uplatňována pro projekt pouze částečně ostatní pole jsou doplněna pomocí vzorců, nebo dotažena ze seznamu dokladů 1 faktura (15.000,-Kč) = více položek rozpočtu => doklad bude uveden pouze jednou na „Seznamu dokladů“ a několikrát na rozpisech dle položek rozpočtu, kde každá položka bude mít svoji částku (10.000,- stravování aktivita A, 5.000,- stravování aktivita B), jejichž součet bude dávat dohromady sumu původního dokladu =>doklad v Listu Seznam dokladů pouze 1x, v listu Ostatní výdaje bude opakován 2x s poměrným rozdělením částky

7. MONITOROVACÍ ZPRÁVA – fin.část Práce v IR Mzdové příspěvky – přímá podpora v seznamu dokladů zadáme nový doklad v listu mzdové příspěvky načteme doklad ze seznamu dokladů, vybereme vazbu na položku v rozpočtu, údaje v oranžových polích vyplníme ručně, ostatní údaje se dopočítají automaticky (nemažeme ani neměníme vzorce) Příjmy přijatý úrok, bonus za platby platební kartou Přehled plateb – slouží pouze k manuálnímu zápisu zálohová platba, mimořádná záloha – ne součet, každá platba zvlášť s daty připsání

8. MONITOROVACÍ ZPRÁVA – fin.část Doplňující přílohy Čerpání rozpočtu Pozor!! Ve sloupci „Dosud prokázané výdaje v Kč“ mezi jednotlivými monitorovacími obdobími nesoulady! v řádku: Skutečně čerpané nepřímé náklady převedené z BÚ nesprávné údaje!! Finanční plán a mimořádné žádosti o platbu Aktuálně únor až květen 2014 – NEPOSÍLÁTE !!! MZP – zažádat o investice uhrazené zatím z provozu NFV – vrátit do 31.3.2014 (účet 60185-1650676349/0800, VS – ORG partnera – čtyřmístný)

9. PŘÍMÁ PODPORA (str. 59, PpP) lze poskytnout jen na úhradu skutečně vynaložených nákladů na účastníky projektu-zástupce cílových skupin vztahuje se k aktivitě A-2-1, A-2-2 nebo B-2-1 vlastní zaměstnanci – vnitřní směrnice zaměstnanci jiných škol – Smlouva o vzdělávání Mzdové příspěvky náhrada části mzdových nákladů na pracovníka po dobu účasti na dalším vzdělávání do výše 100% skutečně vyplacených mzdových nákladů, do výše trojnásobku částky minimální mzdy (151,80 Kč) pouze za dobu vzdělávání (v hodinách) formulář Vyúčtování přímé podpory

10. Cestovné, ubytování a stravné jízdní výdaje – cestovní doklady pro hromadnou dopravu ve 2. třídě při použití automobilu – částka odpovídající jízdence 2. třídy hromadné dopravy násobené počtem osob cílové skupiny ve vozidle (výjimka v případě, že se nenabízí vhodný použitelný spoj) Stravování, ubytování – stanoveny limity Formulář Rozpis cestovních náhrad Jedná se o náklady hrazené jednorázově, podkladem pro vyúčtování je cestovní příkaz

11. Požadované doklady k vyúčtování přímé podpory: • kopie Smlouvy o vzdělávání / vnitřní směrnice • vyplněný list Mzdové příspěvky v inteligentním rozpočtu • výplatní lístky • prezenční listina • formulář Vyúčtování přímé podpory • formulář Rozpis cestovních náhrad • cestovní příkaz, jízdenky, doklady o ubytování apod. • výpis z projektového, popř. provozního účtu • cestovné a stravné týkající se PpP se v IR vyplňují na listu Ostatní výdaje

12. ZMĚNY ROZPOČTU Podstatná změna vzájemná změna celkové výše investičních a neinvestičních prostředků a zvýšení křížového financování přesun mezi kapitolami rozpočtu přesahující 15% objemu způsobilých výdajů kapitoly dle platného rozpočtu, ze které jsou prostředky přesouvány

13. ZMĚNY ROZPOČTU Podstatná změna navýšení objemu způsobilých výdajů Kapitoly 1. Osobní výdaje dle platného rozpočtu, o více než 15% žádost o podstatnou změnu – schválení podstatné změny – 90 dnů výdaje je možné hradit, až po schválení této změny (akceptaci dodatku)

14. ZMĚNY ROZPOČTU Doporučení pro zachování INVESTICE do ceny zařízení zahrnout také náklady související s pořízením (doprava, zaškolení, náklady na výběrové řízení) vytvoření souboru samostatných movitých věcí dohodnout delší dodací a především platební lhůty Realizace podstatné změny rozpočtu před souhlasem poskytovatele nebo bez jeho souhlasu je porušením rozpočtové kázně!

15. Změnový formulář Změnový formulář zasílat pouze v případě jakékoli změny uváděné  v rozpočtech partnera. Změny týkající se popisu věcné části (např. rozdělení výběrových řízení – bez finančních dopadů; kroužek Technika se neotevřela otevřel se místo něj kroužek PřírodaJ) se uvádí do popisu MZ soubor Word nebo příloha P1 soubor excel, nežádá se formou změnového formuláře!

16. ZMĚNY ROZPOČTU Změnový formulář Položka z dílčího rozpočtu i z celkového rozpočtu Částky zaokrouhlovat na 100 Kč Zasílat včas, před přečerpáním položky !!! Termín: vždy do 15.dne v měsíci, jinak bude zapracováno do IR až v dalším MO snaha provádět změny (hledání úspor) pouze v rámci jedné kapitoly rozpočtu Vždy i odůvodnit potřebu změny

17. Porovnání skutečného čerpání s minimálním čerpáním k 20.7.2014

18. Porovnání skutečného čerpání s minimálním čerpáním

19. Porovnání skutečného čerpání s minimálním čerpáním

20. Změna: Náklady prokazatelně vzniklé v daném MO musí být uhrazeny z projektového účtu v tomtéž období jinak nebudou uznatelné!! Výjimka: mzdové náklady

21. Děkuji za pozornost Markéta Himlarová, tel.: 595 622 562 marketa.himlarova@kr-moravskoslezsky.cz Pavlína Langrová, tel.: 595 622 153 pavlina.langrova@kr-moravskoslezsky.cz