Digital forvaltning i Danmark

1. Digital forvaltning Digital forvaltning i Danmark Lars Frelle-Petersen, Projektleder lfp@tforce.dk Den Digitale Taskforce

2. Dagsorden • Digital forvaltning og Taskforcen • Strategien og dens opbygning • FESD-projektet • eDag2

3. Hvad er digital forvaltning? • Digital forvaltning = forbedret og mere effektiv løsning af forvaltningsopgaver gennem anvendelse af informationsteknologi • Elektronisk service til borgere og virksomheder over internettet • Omlægning af arbejdsgange – understøttelse af papirløs forvaltning • Integration af administrative systemer på tværs af myndighedsgrænser, og gængse organisatoriske snitflader

4. Hvorfor digital forvaltning ? • Stigende efterspørgselspres ved at borgerne kræver bedre service • Omvendt vil der være færre til at levere den service, hvilket kræver en betydelig produktivitetsvækst • Digitalisering skal bruges til at løfte produktiviteten varigt og realisere potentialet

5. Projekt Digital Forvaltning • Tværoffentligt projekt igangsat august 2001 – forlænget sommeren 2003 til og med 2006 • Bestyrelse med KL, Amtsrådsforeningen, Københavns/Frederiksberg Kommuner, Finansministeriet, Økonomi- og Erhvervsministeriet, Videnskabsministeriet, Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Justitsministeriet Skatteministeriet – øvrige relevante ministerier inviteres med efter behov • www.e.gov.dk - bredt arbejde med videndeling om digital forvaltning

6. Den Digitale Taskforce • Den Digitale Taskforce er nedsat af bestyrelsen og skal med bestyrelsens mandat sikre, at Projekt Digital Forvaltning gennemføres succesfuldt. • Den Digitale Taskforce er endvidere bestyrelsens sekretariat og skal derfor opretholde et samlet overblik over behov og aktiviteter vedrørende digital forvaltning i Danmark.

7. Den Digitale Taskforces opgaver • Gennemføre projekter i samarbejde med interessenterne på udvalgte indsats- og forretningsområder • Fremme udbredelsen af digital forvaltning ved information om strategiens mål og indhold • Gennemføre tværgående opfølgning og koordinering på vegne af bestyrelsen • Bidrage med proceskompetencer i de projekter, bestyrelsen prioriterer • Løbende monitorere behovet for tværgående initiativer og indstille sådanne til bestyrelsen

8. Dagsorden • Digital forvaltning og Taskforcen • Strategien og dens opbygning • FESD-projektet • eDag2

9. Vision og pejlemærker Pejlemærke 1: Den offentlige sektor skal levere sammenhængende ydelser med borgere og virksomheder i centrum Pejlemærke 2: Digital forvaltning skal skabe øget servicekvalitet og frigøre ressourcer Pejlemærke 3: Den offentlige sektor skal arbejde og kommunikere digitalt Pejlemærke 4: Digital forvaltning skal baseres på en sammenhængende og fleksibel it-infrastruktur Pejlemærke 5: Offentlige ledere skal gå forrest og sikre, at deres organisation kan realisere visionen Digitalisering skal bidrage til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor med høj servicekvalitet, hvor borgere og virksomheder er i centrum

10. Digitalisering skal bidrage til at skabe en effektiv og sammenhængende offentlig sektor med høj servicekvalitet, hvor borgere og virksomheder er i centrum Vision ß sammen - skabe øget arbejde og sammen - ledere skal à à à à à hængende valitet og kommunikere hængende og gå forrest og service k ydelser med frigøre digitalt fle k sibel IT - sikre, at deres Pejlemærker borgere og ressourcer organisation infrastruktur 1 3 4 5 2 virksomheder kan realisere visionen i centrum ß I. Sikre og måle realiseringen II. Styrke ledelse og kompetence III. Forny organisering og samarbejdskultur IV. Forbedre kommuni- Systemmodernisering i ToldSkat Initiativer i enkelte myndigheder Systemmodernisering i Politiet kation og videndeling Andre, lokale initiativer Udsatte børn og unge V. Udvikle incitamenter .dk Erhvervsservice og finansiering Indsatsområder Medicinering Sundhed Virk.dk FESD eDag VI. Udbygge EPJ infrastruktur realisering Forretningsområde Lokale Store digitaliseringsprojekter Strategien er bygget op om en handlingsplan…

11. Eksempler på de 24 konkrete mål under hver af de fem pejlemærker F.eks. Virk.dk • Mindst 95 pct. af alle virksomheder bruger offentlige digitale serviceydelser (2002: 72 pct.) • Mindst 75 pct. af alle digitaliseringsprojekter frigør ressourcer, og at mindst 25 pct. i høj grad gør det (2003: 46 pct. hhv. 3 pct.). • Mindst 60 pct. af alle offentlige myndigheder kan kommunikere sikkert digitalt med øvrige myndigheder, borgere og virksomheder (2003: 26 pct.). • Mindst 80 pct. af de offentlige myndigheder, der indkøber eller udvikler nye ESDH løsninger, skal anvende de standarder og anbefalinger, det fællesoffentlige ESDH-projekt (FESD) offentliggør. • Højst 20 pct. af offentlige myndigheder angiver disponering af ressourcer til arbejdet med digitalisering som en barriere af stor betydning (2003: 47 pct.) F.eks. eIndkomst F.eks. eDag2 FESD F.eks. Indsatsområde II: Styrke ledelse og kompetence

12. Oplevede problemer ved digitaliseringsprojekter I. Sikre og måle realiseringen Mangelfuld tilpasning af organisation og strukturer 60 II. Styrke ledelse og kompetence Manglende engagement fra ledelsen 50 III. Forny organisering og samarbejdskultur IV. Forbedre kommunikation og videndeling Brugerne formår ikke at tilegne sig nye opgaver og arbejdsprocesser 39 V. Udvikle incitamenter og finansiering Brugerne formår ikke at tilegne sig nye IT-værktøjer 39 Indsatsområder VI. Udbygge infrastruktur 8 Vanskeligt ved at tiltrække nye IT-medarbejdere II. Styrke ledelse og Kilde: PLS Rambøl, 2003 • Lederne skal fortælle, hvorfor det er helt nødvendigt at gennemføre det pågældende projekt. • De skal sætte sig målbare mål og følge op på dem. • De skal allokere ressourcerne. • De skal gå forrest og bane vejen, når der er problemer. • Digitaliseringsprisen • Digital forvaltning i et ledelsesperspektiv • Projekt ”Ledelse og kompetenceudvikling” … og indsatsområder…

13. Dagsorden • Digital forvaltning og Taskforcen • Strategien og dens opbygning • FESD-projektet • eDag2

14. FESD-projektets mål Sikre en effektiv udbredelse og anvendelse af ESDH, der medfører størst mulig nytte for den enkelte organisation og den samlede, offentlige sektor, og som minimerer de samlede omkostninger. Strategi: • Samle en gruppe organisationer der kan fungere som volumenindkøber og best practice implementeringer (særtog). • Udbyde rammekontrakt(er) vedr. ESDH standardsystem • Udarbejde en behovsopgørelse for et fælles offentligt ESDH standardsystem. • Udvikle koncepter for offentlige organisationers omstilling til ESDH baseret på best practice.

15. Fælles ESDH initiativ – hvorfor? • Samme problemer og udfordringer på tværs af institutionsgrænser og sektorer • Enkelte succeshistorier viser potentialerne • Produkterne var ikke helt modne til moderne forvaltning • Manglende standardisering og interoperabilitet på markedet • For mange famler sig frem – og har ikke nået deres mål i organisationen • Mange tøver pga. usikkerhed

16. Status for FESD • 3 konsortier på rammeaftalen, der åbnede 1. juni 2004. Alle offentlige organisationer kan benytte aftalen • Stor og positiv interesse. Der forventes indgået mange kontrakter i løbet af den kommende måned • Alle 11 særtog underskriver kontrakter i indeværende måned, hertil kommer fire til fem andre myndigheder • Der er lagt en køreplan for standardiseringen, der vil muliggøre udveksling af data mellem de løsninger der følger standarderne. De første standarder har været i høring • Der udarbejdes vejledninger, der vil gøre det lettere for offentlige organisationer at benytte rammeaftalen • Der er gennemført omfattende tests af de tre løsninger. Vi vil fortsætte med at teste nye versioner og releases • Procesvejledninger og erfaringer med FESD bliver dokumenteret og offentliggjort i løbet af efteråret

17. Særtogets organisationer Følgende offentlige myndigheder deltager i fælles partnerskab om FESD: Bornholms regionskommune Bramsnæs kommune Miljøministeriet Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Ribe amt Ribe kommune Ringsted kommune Skibby kommune Socialministeriet Sorø kommune Sønderjyllands amt

18. Hvorfor vælge FESD • Høj funktionalitet til fordelagtige og gennemskuelige priser • Attraktive rabatmodeller ved fælles indkøb • Fremadrettede og standardiserede løsninger, der baserer sig på anbefalede standarder og IT-arkitektur • Samlede leverancekoncepter for teknisk og organisatorisk implementering med mange tilkøbsmuligheder og integrationer • Adgang til netværk af offentlige myndigheder, best practice, erfaringsdatabase og velafprøvede implementeringsforløb • Løsninger, der åbner for mere sammenhængende borgerservice og åbenhed i forvaltningen kombineret med øget sikkerhed i håndtering af data • Afløftning af udbudsforpligtelsen og mulighed for direkte dialog med leverandørerne på rammeaftalen. • Løbende videreudvikling af produkterne og større sikkerhed i leverancen

19. Købte Systemer Legacy Systemer E-Markedspladser HTTP/ XML Autonome offentlige organisationer Down- load file Message queue FTP Down- load file Screen scrape Screen scrape Trans- action file Trans- action file CICS gateway Sockets ORB Gateway RPC E-mail SMTP Message queue Trans- action file Message queue Trans- action file Systemer hos samarbejdes partnere CICS gateway XML/ HTTP Browser Down- load file Slutbruger systemer APPC Outsourced systemer Message Systemer fra fusionerede enheder En ”ikke-arkitektet” udvikling mod tværgående systemer vil føre til integrations-spaghetti og ”elektronisk cement” Kilde: Gartner Consultning

20. Standardisering • Et udviklingsarbejdet baseret på eksisterende standarder: NOARK4 m.fl • Udviklingen sker i samarbejde mellem de tre leverandører, Videnskabsministeriet og FESD • 3 hovedopgaver: • Datamodellering • Modularisering • Integrationer

21. Præsentationslag Øvrige systemer og samarbejdsparter Forretningslag Fagsystemer Datalag FESD-standardisering

22. Hvad er ved at blive forandret som følge af FESD • Markedet konsoliderer sig om omkring færre ESDH-leverandører og konkurrencen øges • Tilbageværende leverandører skal • overholde FESD-standarderne (datamodel, moduler og integrationer) og leve op til god IT-arkitektur • Levere standardiserede ydelser på højt kvalitetsniveau • Bevare en høj troværdighed og leverencedygtighed/-kapacitet • Tale kundens sprog og levere systemer, der matchers kundens ambitionsniveau • Anskaffelsesprocessen for offentlige organisationer ændres fra komplicerede udbud til valg baseret på showcases • Vi har fået prissat hvad det koster at handle individuelt • Øget fart på integrationer og krav om samordning stiger

23. Hidtidige interesse billede Købers ejerskab Vision og pejlemærker Forretningsarkitektur Standardisering Løsningsarkitektur Teknisk arkitektur Leverandørens ejerskab

24. Fremtidig interesse model Købers ejerskab Vision og pejlemærker Forretningsarkitektur Standardisering Løsningsarkitektur Teknisk arkitektur Leverandørens ejerskab

25. De næste tiltag • Sikre udbredelsen og videreudvikling af FESD-standarden, som udgangspunkt for udbredelse af digital forvaltning • Motivere offentlige organisationer til at benytte rammeaftalerne og udnytte de markante fordele • Strategien for udrulning i stat og kommuner skal fastlægges. Koordination ift strukturreform • Sikre ressourcer til videreudvikling og vedligeholdelse af løsningerne på rammeaftalen • Øget fokus på stordriftsfordele og gevinstrealisering • Udvikle og udbrede forretningsgange/workflows der kan udnyttes på tværs af offentlige organisationer • Erfaringer med FESD skal fastholdes og videreformidles • Nye og parallelle digitaliseringsprojekter skal koordineres med FESD (fx eDag2, Børn og unge projektet, nye fagsystemer) • Videreudviklingen af FESD-løsninger fra år 2006 – 2009 skal fastlægges

26. Dagsorden • Digital forvaltning og Taskforcen • Strategien og dens opbygning • FESD-projektet • eDag2

27. Hvorfor eDag • Samlet vil omlægning til digital kommunikation giver markante økonomiske besparelser • Hurtigere kommunikation kan give hurtigere sagsbehandling. Det indebærer serviceforbedringer for borgere og virksomheder. • Yderligere fordele af ESDH, når hele postgangen er elektronisk. Reduceret behov for scanning og kopiering vil give betydelige tidsbesparelser. • Digitale signaturløsninger kan videreudbygges til at håndtere blanketter, webservices og selvbetjeningssystemer. På længere sigt vil det give bedre muligheder for, at en større del af administrationen automatiseres.

28. Baggrund – den første eDag • Aftale mellem Regeringen, KL, Amtsrådsforeningen og Københavns og Frederiksberg Kommuner • Fra eDag fik alle offentlige myndigheder ret til at sende breve og dokumenter digitalt til andre offentlige myndigheder og tilsvarende ret til at kræve at modtage breve og dokumenter digitalt • eDag gælder for alle offentlige myndigheder i stat, amter og kommuner • eDag omfatter kun den interne offentlige kommunikation - ikke kommunikation med borgere og virksomheder • Ikke lov eller cirkulære – men aftale mellem offentlige parter

30. eDag2 charter - 1 Myndigheder • Fra 1. februar 2005 vil alle myndigheder i stat, amt og kommune have ret til at sende alle typer dokumenter digitalt til andre myndigheder. Tilsvarende har offentlige myndigheder ret til at kræve, at andre myndigheder sender dokumenter digitalt til dem. Målet er, at en meget stor del af den nuværende papirpost erstattes af digital forsendelse. • Ved offentlige myndigheder forstås: Kommunale og amtskommunale forvaltninger, statslige departementer, styrelser og direktorater. Udvalgte institutioner som sygehuse, gymnasier osv. omfattes i takt med, at de samlet set kan erklæres eDag2 parate.

31. eDag2 charter - 2 Borgere og virksomheder • Alle borgere og virksomheder skal senest den 1. februar 2005 have tilbud om at kommunikere digitalt og sikkert med offentlige myndigheder. • Borgere og virksomheder vil kunne sende en sikker og underskrevet e-post til alle offentlige myndigheder, der er omfattet af aftalen. Det kræver kun, at man har rekvireret den gratis digitale signatur. • Borgeren eller virksomheden vil som udgangspunkt få svar tilbage fra offentlige myndigheder via sikker post, hvis de angiver dette.

32. eDag2 charter - 3 Undtagelser • Særlige lovkrav eller dokumentet findes ikke i digital form hos afsender

33. Parter • VTU (digital signatur og leverandører af sikker e-post løsninger), formand for Styregruppen • Taskforce – Projektleder, kontaktled til eDag2-ansvarlige • KL og ARF koordinerer med bagland • JUM, Statens arkiver, Datatilsynet, udvalget om retsvirkninger af digital signatur

34. Udfordringer • Teknisk og organisatorisk (og juridisk) mix • Organisatorisk implementering – hjælpe og fastholde de eDag2 ansvarlige, få dem til at ”knytte bro” mellem IT og forretning • Sikre ledelsesopbakning, at målet nås og at der reelt gennemføres effektiviseringer og ændringer af arbejdsgange på grund af eDag2

35. Proces Vedtaget foråret 04 Kampagnestart 1.09.04 (Internt offentligt) Officiel eDag2 1.02.05.