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LA REUNION STATUTAIRE DU CLUB

Assemblée de District, Mindelo , le 10 Avril 2014. LA REUNION STATUTAIRE DU CLUB. RAPPEL Fondamental : L’ECOUTE CHEZ L’ADULTE. En situation de Formation, d’Information ou d’Ecoute , l’Adulte est généralement : Réaliste il est dans le concret, il adapte à son vécu Pragmatique

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LA REUNION STATUTAIRE DU CLUB

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Presentation Transcript

  1. Assemblée de District, Mindelo, le 10 Avril 2014 LA REUNION STATUTAIRE DU CLUB

  2. RAPPEL Fondamental : L’ECOUTE CHEZ L’ADULTE • En situation de Formation, d’Information ou d’Ecoute, l’Adulte est généralement : • Réaliste • il est dans le concret, il adapte à son vécu • Pragmatique • il recherche l’efficacité, l’utilité, le fonctionnel • Expérimenté • c’est un professionnel qui a des connaissances spécifiques et générales, c’est un public averti • Unique • ses attentes sont personnelles • Occupé • il n’a pas beaucoup de temps libre et le temps qu’il consacre à écouter est précieux • Intéressante • qui suscite un intérêt 1/8

  3. La Qualité de la Réunion Statutaire impacte la Rétention et l’Augmentation de l’Effectif… 1 • La réunion Statutaire a un contenu (ODJ préalablement préparé) • La réunion Statutaire a un contenu intéressant (réunion d’information, conférence, décision) • La réunion Statutaire est conviviale (écoute, attention, non conflictuelle, respect, détendue) • La réunion Statutaire est structurée (plan de travail, respect timing, synthèse points importants ) • La réunion Statutaire est conclue 2 2/8

  4. PREPARER LA REUNION… • Le Président prépare la réunion avec Secrétaire et Protocole • L’ordre du jour • Introduction • Hymne, Bienvenue, ODJ, présentation Visiteurs & Invités. • Informations / Formation / Conférence • CR Réunion, CR Activités, CR Commissions, Informations District & RI, Informations Activités, • Formation ou Conférence • Clôture • Camaraderie, Remerciements. • Les convocations • Envoie de l’Ordre du Jour • La disposition de la Salle • Equipements, nombre place, installation : membre, conférencier, invités, visiteurs 3/8

  5. CONDUIRE LA REUNION… • Le Président conduit et dirige la réunion. Il distribue la parole. • Il est assisté du Secrétaire et du Protocole qui l’encadrent • Le Secrétaire assure la prise des Notes pour le CR et assiste le Président le cas échéant • Le Protocole est garant de la bonne tenue de la réunion : conducteur, durée de la réunion. ? ? 4/8

  6. QUEL EST LE RÔLE DU PROTOCOLE • L’Ambiance et l’atmosphère des réunions seront à l’image de son tempérament. • Le bon déroulement des réunions statutaires vont dépendre de l’efficacité, de l’enthousiasme et de la disponibilité du Protocole. Il doit principalement : • Arriver à l’avance afin de contrôler l’état des préparatifs des réunions • Annoncer l’ordre du jour des réunions • Accueillir les visiteurs et les invités. Prendre leurs identités et les présenter en début de réunion. Les placer et les mettre à l’aise dans l’environnement qui les accueille 5/8

  7. QUEL EST LE RÔLE D PROTOCOLE • Suivre l’exécution de l’ordre du jour fixé en début de réunion. Prier les membres de s’en tenir à l’ordre du jour et recentrer tous écartements : Savoir évacuer les sujets qui ne relèvent pas de l’ordre du jour mais du Comité ou de l’Assemblée. • Rappeler diplomatiquement à l’ordre les membres qui chuchotent ou gênent le déroulement des réunions. Maintenir la discipline au cours des réunions • Veiller à la stricte application du cérémonial rotarien au cours des réunions • Veiller au port des insignes du Rotary par les membres au cours des réunions 6/8

  8. QUELQUES POINTS FONDAMENTAUX • Boissons Alcoolisées au cours des Réunions : Laissée à l’appréciation de chaque Club • Interdiction de Fumer : Les membres et invités sont encouragés à ne pas fumer lors des Réunions (RIRI 2040 – MP P14) • Prise de Parole : • La Parole est distribuée par le Président. • Les Visiteurs (préalablement identifiés comme tels sur présentation de leurs cartes s’il ne sont pas connus) ont systématiquement droit à la parole (sans interférer dans l’ordre du jour). Le MP recommande que le Visiteur prévienne le Secrétaire du Club de sa visite avant le jour de la Réunion • Sauf les conférenciers ou les personnes ayant été conviées à faire une communication spécifique, les invités ne prennent pas la parole 7/8

  9. QUELQUES POINTS FONDAMENTAUX • Participation aux Assemblées de Club : Les Visiteurs et Invités ne sont pas admis aux Assemblées de Club. Le Secrétaire doit informer l’ensemble des Clubs au moins une semaine avant la tenue de l’Assemblée 8/8

  10. Merci pour votre Attention et pourVos ContributionsPAG Christophe KOREKI

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