CÁC KỸ THUẬT VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

1. CÁC KỸ THUẬT VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

2. KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH THỐNG KÊ - SPC NHÓM CHẤT LƯỢNG - QC CHƯƠNG TRÌNH 5S

3. I. Kiểm soát quá trình bằng thống kê - SPC (Statistical Process Control): 1. Khái niệm: SPC là việc áp dụng phương pháp thống kê để thu thập, trình bày, phân tích các dữ liệu một cách đúng đắn, chính xác & kịp thời  theo dõi, kiểm soát, cải tiến quá trình hoạt động của một tổ chức bằng cách giảm tính biến động của nó.

4. 2. Bảy công cụ thống kê cơ bản: 2.1. Biểu đồ tiến trình: a. Khái niệm: Biểu đồ tiến trình là một dạng biểu đồ mô tả một quá trình bằng cách sử dụng những hình ảnh hoặc những ký hiệu kỹ thuật…

5. Nhóm 1 - Dạng biểu đồ tổng quát • Điểm xuất phát, kết thúc. • Mỗi bước quá trình (nguyên công) mô tả hoạt động hữu quan. • Mỗi điểm mà quá trình chia hai nhánh do một quyết định. • Đường vẽ mũi tên nối liền các ký hiệu, thể hiện chiều hướng tiến trình.

6. Lưu kho .

7. b. Tác dụng: * mô tả quá trình hiện hành, giúp người tham gia hiểu rõ quá trình  xác định công việc cần sửa đổi, cải tiến để hoàn thiện, thiết kế lại quá trình. * sử dụng trong việc thiết kế quá trình mới; giúp cải tiến thông tin đối với mọi bước của quá trình. c. Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ tiến trình: • Bước 1: Xác định sự bắt đầu & kết thúc của quá trình. • Bước 2: Xác định các bước trong quá trình (hoạt động, quyết định, đầu vào, đầu ra). • Bước 3: Thiết lập biểu đồ tiến trình. • Bước 4: Xem xét lại biểu đồ tiến trình cùng với những người liên quan đến quá trình. • Bước 5: Thẩm tra, cải tiến biểu đồ dựa trên sự xem xét lại. • Bước 6: Ghi ngày lập biểu đồ tiến trình để tham khảo & sử dụng trong tương lai.

8. 2.2. Phiếu kiểm tra: a. Khái niệm: Phiếu kiểm tra là một dạng biểu mẫu dùng thu thập & ghi chép dữ liệu một cách trực quan, nhất quán & tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích. b. Tác dụng: • thu thập dữ liệu một cách hệ thống nhằm có được bức tranh rõ ràng về thực tế. • kiểm tra ghi nhận lý do sản phẩm bị trả lại, nguyên nhân gây ra khuyết tật; vị trí xuất hiện các khuyết tật; sự phân bố của các đặc tính chất lượng. • phúc tra công việc kiểm tra cuối cùng (kiểm tra xác nhận) hoặc để trưng cầu ý kiến khách hàng.

9. c. Các bước cơ bản để thiết lập phiếu kiểm tra: • Bước 1: Xác định dạng phiếu, xây dựng biểu mẫu để ghi chép dữ liệu, cung cấp các thông tin về: người kiểm tra, địa điểm, thời gian, cách thức kiểm tra… • Bước 2: Thử nghiệm trước biểu mẫu này bằng việc thu thập & lưu trữ một số dữ liệu. • Bước 3: Xem xét lại & sửa đổi biểu mẫu nếu thấy cần thiết.

10. 2.3. Biểu đồ phân bố tần số:a. Khái niệm:Biểu đồ phân bố tần số (còn được gọi là biểu đồ phân bố mật độ, biểu đồ cột) dùng để đo tần số xuất hiện một vấn đề nào đó, cho ta thấy rõ hình ảnh sự thay đổi, biến động của một tập dữ liệu.

11. b. Tác dụng: - trình bày kiểu biến động của tập dữ liệu, thông qua đó cung cấp thông tin trực quan về biến động của quá trình, - tạo hình dạng đặc trưng “nhìn thấy được” từ những con số tưởng chừng vô nghĩa, giúp người quan sát hiểu rõ sự biến động cố hữu của quá trình. c. Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ phân bố tần số: • Bước 1: Thu thập giá trị các số liệu. Đếm lượng số liệu (n), n > 50 • Bước 2: Tính toán các đặc trưng thống kê Xác định độ rộng của toàn bộ số liệu. Xác định số lớp và độ rộng của một lớp. Xác định biên độ trên và biên độ dưới của các lớp. Lập bảng tần suất. • Bước 3: Vẽ biểu đồ phân bố tần số.

12. 2.4. Biểu đồ Pareto: a. Khái niệm: Biểu đồ Pareto là một dạng biểu đồ hình cột được sắp xếp từ cao xuống thấp. Mỗi cột đại diện cho một cá thể (một dạng trục trặc hoặc một nguyên nhân gây trục trặc…), chiều cao của mỗi cột biểu thị mức đóng góp tương đối của mỗi cá thể vào kết quả chung.

13. 80% tín dụng “xấu” nằm trong tay 20% người mắc nợ, • 80% các sản phẩm được biết đến là của tác giả của 20% các nhà sản xuất, • 80% phàn nàn là của 20% khách hàng, • 80% thiếu sót là do 20% các nguyên nhân. • 20% tội phạm là nguyên nhân của 80% các vụ phạm tội. 20% số người lưu thông trên được tạo ra 80% các vụ tai nạn. 20% tuyền đường chiếm 80% lưu lượng xe cộ hàng ngày. 20% những lỗi hàng hoá làm nảy sinh 80% các vấn đề rắc rối. • Thường gặp nhất là chúng ta vẫn nghe nói rằng, 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho một doanh nghiệp.

14. b. Tác dụng: Biểu đồ Pareto cho thấy sự đóng góp của mỗi cá thể đến kết quả chung theo thứ tự quan trọng, giúp phát hiện cá thể quan trọng nhất, nhờ đó tổ chức có thể xác định thứ tự ưu tiên cho việc cải tiến. c. Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ Pareto: • Bước 1: Xác định dữ liệu cần thu thập, cách phân loại và cách thu thập dữ liệu. • Bước 2: Tiến hành thu thập dữ liệu. • Bước 3: Sắp xếp dữ liệu theo số lượng từ lớn nhất đến nhỏ nhất. • Bước 4: Tính tần suất và tần suất tích luỹ. • Bước 5: Vẽ biểu đồ Pareto. • Bước 6: Xác định các cá thể quan trọng nhất để cải tiến.

15. 2.5. Biểu đồ nhân quả: a. Khái niệm: - một công cụ được sử dụng để suy nghĩ & trình bày mối quan hệ giữa một kết quả với các nguyên nhân tiềm tàng có thể ghép lại thành nguyên nhân chính & nguyên nhân phụ để trình bày giống như một xương cá. b. Tác dụng: - sử dụng để liệt kê & phân tích các mối liên hệ nhân quả, đặc biệt là những nguyên nhân làm quá trình quản lý biến động vượt ra ngoài giới hạn quy định trong tiêu chuẩn hoặc quy trình - tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết vấn đề, định rõ những nguyên nhân cần xử lí trước & thứ tự công việc cần tiến hành nhằm duy trì sự ổn định của quá trình & cải tiến quá trình. - giúp các thành viên trong tổ chức nâng cao sự hiểu biết, tư duy logic & sự gắn bó giữa các thành viên.

16. c. Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ nhân quả: Bước 1: Xác định rõ và ngắn gọn vấn đề chất lượng (VĐCL) cần phân tích. Viết VĐCL đó bên phải và vẽ mũi tên từ trái sang phải. Bước 2: Xác định những nguyên nhân chính

17. Bước 3: Phát triển biểu đồ bằng cách liệt kê những nguyên nhân ở cấp tiếp theo (nguyên nhân phụ) xung quanh một nguyên nhân chính & biểu thị chúng bằng những mũi tên (nhánh con) nối liền với nguyên nhân chính.

18. Bước 4: Sau khi phác thảo xong biểu đồ nhân quả, cần trao đổi với những người có liên quan, nhất là những người trực tiếp sản xuất để tìm ra một cách đầy đủ nhất các nguyên nhân gây nên những trục trặc ảnh hưởng tới vấn đề chất lượng cần phân tích. • Bước 5: Điều chỉnh các yếu tố & lập biểu đồ nhân quả để xử lý. • Bước 6: Lựa chọn & xác định một số lượng nhỏ (3 - 5) nguyên nhân gốc có thể ảnh hưởng lớn nhất đến VĐCL cần phân tích. Sau đó cần có thêm những hoạt động như thu thập số liệu, nỗ lực kiểm soát… các nguyên nhân đó.

19. 2.6. Biểu đồ phân tán: a. Khái niệm: - là một kỹ thuật đồ thị để nghiên cứu mối quan hệ giữa hai bộ số liệu liên hệ xảy ra theo cặp. - trình bày các cặp như một đám mây điểm. Mối quan hệ giữa các bộ số liệu liên hệ được suy ra từ hình dạng của các đám mây đó. b. Tác dụng: - dùng để phát hiện & trình bày các mối quan hệ giữa hai bộ số liệu có liên hệ hoặc để xác nhận/ bác bỏ mối quan hệ đoán trước giữa hai bộ số liệu có liên hệ.

20. c. Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ phân tán:Bước 1: Chọn mẫu, mẫu nên có khoảng 30 quan sát trở lên.Bước 2: Vẽ biểu đồ.Bước 3: Kiểm tra hình dạng của đám mây để phát hiện ra loại và mức độ của các mối quan hệ đó.

21. 2.7. Biểu đồ kiểm soát:a. Khái niệm:- là biểu đồ xu hướng có một đường tâm để chỉ giá trị trung bình của quá trình & hai đường song song trên & dưới đường tâm biểu hiện giới hạn kiểm soát trên & giới hạn kiểm soát dưới của quá trình được xác định theo thống kê.

22. b. Tác dụng: - cho thấy sự biến động của các hoạt động & quá trình trong một khoảng thời gian nhất định  được sử dụng để dự đoán, đánh giá sự ổn định của quá trình; kiểm soát, xác định khi nào cần điều chỉnh quá trình & để xác định sự cải tiến của một quá trình. c. Các bước cơ bản để thiết lập biểu đồ kiểm soát: • Bước 1: Xác định đặc tính để áp dụng biểu đồ kiểm soát. • Bước 2: Lựa chọn loại biểu đồ kiểm soát thích hợp. • Bước 3: Quyết định cỡ mẫu & tần số lấy mẫu. • Bước 4: Thu thập & ghi chép dữ liệu (nên ít nhất là 20 mẫu) hoặc sử dụng các dữ liệu lưu trữ trước đây. • Bước 5: Tính các giá trị thống kê đặc trưng cho mỗi mẫu. • Bước 6: Tính giá trị đường tâm, các đường giới hạn kiểm soát dựa trên các giá trị thống kê tính từ các mẫu. • Bước 7: Thiết lập biểu đồ & đánh dấu trên biểu đồ các giá trị thống kê mẫu. • Bước 8: Kiểm tra trên biểu đồ đối với các điểm ở ngoài giới hạn kiểm soát & đối với các dấu hiệu bất thường vượt khỏi tầm kiểm soát. • Bước 9: Ra quyết định.

23. 3. Bảy công cụ mới về quản lý và hoạch định - N7: • Biểu đồ tương đồng. • Biểu đồ quan hệ. • Biểu đồ cây. • Biểu đồ ma trận. • Biểu đồ mũi tên. • Biểu đồ PDPC (Process Decision Program Chart). • Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận.

24. II. Nhóm chất lượng – QC(Quality Circle) 1. Khái quát về nhóm chất lượng: 1.1. Sự cần thiết phải có hợp tác trong quản lý chất lượng: • Mỗi người sẽ quan tâm và tự hào hơn về công việc của mình nếu họ được tham gia trong việc đưa ra các quyết định về cách tiến hành công việc. • Tinh thần hợp tác là yếu tố cần thiết để thực hiện quản lý chất lượng vì nó mang lại sự tin cậy, cải thiện giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức. • Tất cả những vấn đề này nhằm làm cho người ta cảm thấy chấp nhận và hoàn thành trách nhiệm. • Có hai loại đội, nhóm liên quan đến quản lý chất lượng: • Các đội cải tiến chất lượng • Các nhóm chất lượng.

25. 1.2 Định nghĩa nhóm chất lượng: là một hệ thống quản lý mang tính tập thể, là một nhóm nhỏ những người làm các công việc tương tự hoặc có liên quan, tập hợp lại một cách tự nguyện, thường xuyên gặp gỡ nhau để thảo luận và giải quyết một chủ đề có ảnh hưởng đến công việc hoặc nơi làm việc của họ.

26. 2. Mục tiêu của nhóm chất lượng: • Nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn tổ chức • Huy động nguồn nhân lực • Nâng cao trình độ làm việc của nhân viên • Tạo môi trường làm việc thân thiện

27. 3. Các ý tưởng cơ bản của hoạt động nhóm chất lượng: • NCL cho phép thể hiện & bộc lộ đầy đủ các khả năng của con người & khai thác được những khả năng vô hạn của họ. • NCL phản ánh đầy đủ sự quan tâm đến vai trò con người & tạo lập môi trường làm việc vui vẻ, lành mạnh trên cơ sở tôn trọng con người. • NCL đóng góp cho sự cải tiến và phát triển của tổ chức. • Hoạt động của các NCL luôn nhằm mục đích cải tiến công việc tại nơi làm việc.

28. 4. Tổ chức hoạt động nhóm chất lượng: • Bước 1: Đưa ra các vấn đề. • Bước 2: Phân tích vấn đề. • Bước 3: Triển khai cách giải quyết. • Bước 4: Báo cáo với ban lãnh đạo. • Bước 5: Xem xét và theo dõi của ban lãnh đạo.

29. 5. Đánh giá hoạt động nhóm chất lượng: • Cải tiến chất lượng • Sự tham gia • Giảm chi phí • Sử dụng máy móc • An toàn • Năng suất • Bảo dưỡng máy móc • Thông tin • Cải tiến sản phẩm • Thái độ • Sự bất bình, phàn nàn • Sự thỏa mãn của khách hàng • Sự hài lòng về công việc • Vắng mặt không lý do

30. 6. Hoạt động NCL ở các nước & những bài học kinh nghiệm: 6.1. Hoạt động NCL ở các nước: • từ những năm 1940, ý tưởng về những công nhân cùng đóng góp trách nhiệm vào hoạt động của tổ chức đã được nhiều ông chủ ở nước Mỹ ứng dụng có hiệu quả. • sau thế chiến thứ II, các tổ chức phát triển với tốc độ nhanh hơn và sản lượng lớn hơn nhưng đáng tiếc là những mối quan hệ giao tiếp, gắn bó giữa lãnh đạo và công nhân đã mất đi. • - ngày nay, sự quan tâm đến chương trình NCL ngày càng gia tăng ở các nước khác trên thế giới.

31. 6.2. Những bài học kinh nghiệm: • Sử dụng phương pháp thống kê • Động cơ thúc đẩy của nhóm tác động lên các nhóm viên • Sự an tâm với công việc • Tóm lại, thành công của NCL chính ở chổ sử dụng có hiệu quả nguyên tắc động viên thúc đẩy đã được Herzberg, Argyris, Mayo và McGreor đề cập tới.

32. III. CHƯƠNG TRÌNH 5S: 1. Định nghĩa: 5S là một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả để huy động con người, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả. 5S tập trung vào việc giữ gìn sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc. 5S xuất phát từ nhu cầu đảm bảo sức khỏe, tăng sự tiện lợi, nâng cao năng suất.

33. Nội dung 5S bao gồm: • Seiri: sàng lọc • Seiton: sắp xếp • Shitsuke: sẵn sàng • Seiketsu: săn sóc • Seiso: sạch sẽ

34. 2. Mục tiêu và tác dụng của chương trình 5S: 2.1. Mục tiêu chính: • xây dựng ý thức cải tiến & tinh thần đồng đội cho mọi người tại nơi làm việc. • xây dựng khả năng lãnh đạo thực tế cho trưởng, phó các phòng ban. • được xem là nền tảng để giới thiệu các kỹ thuật, công cụ cải tiến hiện đại hơn.

35. 2.2. Tác dụng: • Tiết kiêm thời gian tìm kiếm, giảm lãng phí và tác nghiệp không cần thiết. • Tận dụng mặt bằng, nâng cao hiệu quả sử dụng nhà xưởng, máy móc, thiết bị. • Giảm bớt tình trạng trục trặc nâng cao tính năng của máy móc, thiết bị. • Đảm bảo an toàn cho người lao động, nâng cao năng suất, giảm chi phí và giao hàng đúng hẹn.

36. Tóm lại, thực hiện 5S góp phần vào việc thực hiện PQCDSM: • P – Productivity tăng năng suất • Q – Quality tăng chất lượng • C – Cost giảm chi phí • D – Delivery giao hàng đúng hẹn • S – Safety đảm bảo an toàn • M - Morale nâng cao tinh thần

37. 3. Các bước cơ bản để thực hiện 5S: 3.1. Seiri – sàng lọc: • Bước 1: quan sát kỹ nơi làm việc của mình, phát hiện và loại bỏ những gì không cần thiết cho công việc. • Bước 2: nếu không thể quyết định ngay một thứ gì đó có còn cần hay không cần cho công việc, đánh dấu “sẽ hủy” (nhãn vàng) kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi. • Bước 3: sau một thời gian, ví dụ 3 tháng, kiểm tra lại xem có ai cần đến những vật đã được dán nhãn không, nếu không cần dùng hãy loại bỏ. Nếu không thể tự mình quyết định, hãy đề ra một thời gian để xử lý.

38. 3.2. Seiton – sắp xếp: • Bước 1: khẳng định những gì không cần thiết đã được loại bỏ khỏi nơi làm việc. • Bước 2: trao đổi với các đồng nghiệp về nơi đặt vật dụng và cách sắp xếp, bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác. • Bước 3: vẽ đường định vị • Bước 4: làm dấu hiệu nơi chốn, hạng mục mặt hàng và dấu hiệu cảnh báo.

39. 3.3. Seiso – sạch sẽ: • Bước 1: quét dọn • Bước 2: kiểm tra và loại trừ nguồn gốc gây dơ bẩn. • Bước 3: qui hoạch, định vị khu vực để đồ phế thải. • Bước 4: xử lý đồ phế thải. • Bước 5: thiết lập quy định làm sạch.

40. 3.4. Seiketsu – săn sóc: • Bước 1: duy trì 3S đầu • Bước 2: tạo thói quen yêu thích sự sạch sẽ. • Bước 3: áp dụng quản lí trực quan. • Bước 4: đánh giá 5S bởi lãnh đạo cấp cao. • Bước 5: tổ chức phong trào thi đua giữa các phòng ban, phân xưởng và giữa các tổ chức nhằm lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia chương trình 5S.

41. 3.5. Shitsuke – sẵn sàng: • Bước 1: tiếp tục thực hiện 4S trên cho đến khi ổn định. • Bước 2: xây dựng các qui tắc hay ràng buộc chung như các qui tắc an toàn vệ sinh, kỷ luật lao động, qui định quản lý, trang phục… • Bước 3: giáo dục huấn luyện mọi người thực hiện các qui tắc, ràng buộc.

42. Bốn yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình 5S: • Ban lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ. • Thực hiện 5S bắt đầu bằng đào tạo và huấn luyện. • Mọi người cùng tự nguyện tham gia thực hiện 5S. • Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn.