หมวดที่ 2 บทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุน ตามหลัก Good Governance

หมวดที่ 2 บทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุน ตามหลัก Good Governance

Fiduciary dutyคณะกรรมการกองทุน เป็นผู้ที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารกองทุนและมีหน้าที่ความรับผิดชอบในการดูแลเงินของสมาชิกให้เกิดประโยชน์ที่ดีที่สุดภายใต้ความเสี่ยงที่ยอมรับได้

องค์ประกอบของคณะกรรมการกองทุนองค์ประกอบของคณะกรรมการกองทุน • คณะกรรมการกองทุนฝ่ายนายจ้าง • แต่งตั้งจากองค์กร มาจากส่วนงานที่เกี่ยวข้อง • มีความรู้ ความเข้าใจ เสียสละ • คณะกรรมการกองทุนฝ่ายลูกจ้าง • เลือกจากที่ประชุมใหญ่ • ควบคุมการเลือกตั้งให้โปร่งใส เป็นไปตามข้อบังคับ • สนับสนุนให้เลือกคนที่มีความรู้ ความสามารถ เสียสละ • ควรมีคณะกรรมการเก่าอยู่บ้าง • จำนวนและหลักเกณฑ์ เป็นไปตามข้อบังคับ

หน้าที่ความรับผิดชอบของคณะกรรมการกองทุนหน้าที่ความรับผิดชอบของคณะกรรมการกองทุน • ควบคุมดูแลกิจการทั่วไปของกองทุน • คัดเลือกและแต่งตั้งบริษัทจัดการ • กำหนดกรอบการลงทุนและนโยบายการลงทุน • ติดตามการดำเนินงานของบริษัทจัดการ • ประสานงานกับบริษัทจัดการในการเผยแพร่ความรู้ให้แก่สมาชิก • เป็นศูนย์กลางข้อมูลข้อบังคับกองทุนและตอบข้อซักถามให้แก่สมาชิก สมาชิกใหม่และสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ

งานควบคุมดูแลกิจการทั่วไปของกองทุนงานควบคุมดูแลกิจการทั่วไปของกองทุน งานควบคุมและแต่งตั้งคณะกรรมการกองทุน งานจัดประชุม งานรับสมัครสมาชิกกองทุนและการแจ้งสิ้นสมาชิกภาพ งานจัดทำทะเบียนสมาชิก งานควบคุมการรับ-จ่ายเงินกองทุน การจ่ายเงินออกเมื่อสมาชิกสิ้นสมาชิกภาพ

หลักการบริหารกองทุนสำรองเลี้ยงชีพที่ดีหลักการบริหารกองทุนสำรองเลี้ยงชีพที่ดี • หลักความมั่นคงของกองทุน • หลักความคงค่าเงินกองทุน • หลักการให้ผลตอบแทนที่ดีที่สุด • หลักการรักษาสภาพคล่อง • หลักความโปร่งใส

แนวทางการปฏิบัติงานภายใต้หลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีแนวทางการปฏิบัติงานภายใต้หลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี 1. หลักความซื่อสัตย์ (duty of loyalty) 2. หลักความระมัดระวัง (duty of care) 3. หลักการติดตามดูแล (duty to monitor)

1. หลักความซื่อสัตย์ (duty of loyalty) คณะกรรมการกองทุนต้องบริหารกองทุนด้วยความซื่อสัตย์สุจริต มีจรรยาบรรณและไม่ดำเนินการใดๆ ที่จะนำมาซึ่งความขัดแย้งทางผลประโยชน์ระหว่างตนเองกับกองทุนรวมทั้งปฏิบัติต่อสมาชิกทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน

1.1 การลงทุนที่มีลักษณะของความขัดแย้งทางผลประโยชน์ • การกำหนดลักษณะการลงทุนที่เข้าข่าย • หลักทรัพย์หรือทรัพย์สินของนายจ้างหรือบริษัทในเครือของนายจ้าง • หลักทรัพย์หรือทรัพย์สินที่บริษัทจัดการหรือบริษัทในเครือของบริษัทจัดการ เป็นผู้ออก ผู้รับรอง รับอาวัล สลักหลัง ค้ำประกัน หรือรับฝากเงิน • หน่วยลงทุนของกองทุนรวมที่บริษัทจัดการรับผิดชอบ • หลักทรัพย์หรือทรัพย์สินของบริษัทที่บริษัทจัดการเป็นที่ปรึกษาทางการเงินหรือเป็นผู้จำหน่าย • หลักทรัพย์หรือทรัพย์สินที่คณะกรรมการกองทุนมีส่วนเกี่ยวข้อง เช่น เป็นผู้ถือหุ้น หรือกรรมการ เป็นต้น

1.1 การลงทุนที่มีลักษณะของความขัดแย้งทางผลประโยชน์(ต่อ) การกำหนดแนวทางปฏิบัติ ทางเลือกที่ 1 กำหนดให้บริษัทจัดการต้องขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากคณะกรรมการกองทุนก่อนการลงทุนทุกครั้ง ทางเลือกที่ 2 กำหนดเป็นนโยบายไว้ในสัญญาการจัดการ

1.2 ประเด็นความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่เกี่ยวกับการคัดเลือกผู้ให้บริการ • การกำหนดเกณฑ์การรับของกำนัล / ผลประโยชน์ • ของกำนัล / ผลประโยชน์ที่ให้แก่สมาชิกทุกคน • ของกำนัล / ผลประโยชน์ที่ให้เฉพาะกับคณะกรรมการกองทุน • การกำหนดเกณฑ์ในการเปิดเผยข้อมูล • ความสัมพันธ์ของกรรมการกองทุนกับบริษัทจัดการหรือผู้ให้บริการ • เกณฑ์การรับของกำนัล / ผลประโยชน์และของกำนัล / ผลประโยชน์ที่ได้รับมา

1.3 การจ่ายเงินให้สมาชิก • การจ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพด้วยเหตุปกติ • กำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ในข้อบังคับกองทุนเกี่ยวกับหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุนในการแจ้งสิ้นสมาชิกภาพและจัดส่งเอกสารหลักฐานให้แก่บริษัทจัดการเพื่อดำเนินการจ่ายเงินให้สมาชิก • ระบุความรับผิดชอบของบริษัทจัดการไว้ในสัญญาการจัดการให้จ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ ภายในระยะเวลาไม่เกิน 15 วันหลังจากที่ได้รับเอกสารหลักฐานครบถ้วน

1.3 การจ่ายเงินให้สมาชิก (ต่อ) • การจ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพที่มีปัญหา • สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพที่มีปัญหากับนายจ้าง • สมาชิกที่สิ้นสมาชิกสภาพมีปัญหากับเจ้าหนี้

2. หลักความระมัดระวัง (duty of care) คณะกรรมการกองทุนต้องจัดการกองทุนด้วยความระมัดระวังและรักษาผลประโยชน์ของสมาชิก โดยคัดเลือกบริษัทจัดการที่มีระบบงานและบุคลากรที่ทำให้สมาชิกมั่นใจได้ว่าจะบริหารเงินได้อย่างดีรวมทั้งต้องกำหนดนโยบายการลงทุนที่เหมาะสมกับความเสี่ยงผลตอบแทนที่สมาชิกยอมรับได้

ข้อบังคับกองทุน * ความสำคัญของข้อบังคับ -คู่มือที่กำหนดขอบเขตและแนวทางในการบริหารจัดการ กองทุนให้คณะกรรมการกองทุนและสมาชิกได้ถือปฏิบัติ * ผู้มีอำนาจในการแก้ไขข้อบังคับ - คณะกรรมการกองทุน หรือที่ประชุมใหญ่สมาชิก

ข้อบังคับกองทุน (ต่อ) • * องค์ประกอบของข้อบังคับ • - ชื่อกองทุน / ที่ตั้งสำนักงาน / วัตถุประสงค์ของกองทุน • - วิธีการรับสมาชิกและการสิ้นสมาชิกสภาพ • - ข้อกำหนดเกี่ยวกับจำนวนกรรมการ วิธีการเลือกตั้ง วาระการดำรงตำแหน่ง การพ้นจากตำแหน่ง และการประชุมของคณะกรรมการ • - ข้อกำหนดเกี่ยวกับเงินสะสมของลูกจ้างและเงินสมทบของนายจ้าง • - ข้อกำหนดเกี่ยวกับหลักเกณฑ์และวิธีการคำนวณผลประโยชน์ที่ลูกจ้างจะได้รับ • - ข้อกำหนดเกี่ยวกับหลักเกณฑ์ วิธีการ และระยะเวลาในการจ่ายเงินเมื่อลูกจ้าง สิ้นสมาชิกภาพ หรือเมื่อกองทุนเลิก ข้อกำหนดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่ให้จ่ายจาก การดำเนินกิจการของกองทุน • - ข้อกำหนดเกี่ยวกับการประชุมใหญ่ ควรจะระบุว่า จะมีการประชุมใหญ่เมื่อใด องค์ประชุม การลงมติในที่ประชุมเป็นอย่างไร เป็นต้น • - รายการอื่นๆ ตามที่กฎหมายกำหนด

ข้อบังคับกองทุน (ต่อ) * ขั้นตอนในการแก้ไขข้อบังคับ - ตรวจสอบผู้มีอำนาจในการแก้ไข แจ้งประเด็นการแก้ไขให้บริษัทจัดการทราบ เพื่อดำเนินการส่งแบบคำขอแก้ไขผ่านระบบ POP(Provident Fund Online Procedure) เพื่อให้สำนักงาน ก.ล.ต. พิจารณาเบื้องต้น ก่อนจัดส่งเอกสารจริงให้คณะกรรมการกองทุนลงนาม - คณะกรรมการกองทุนลงนามในแบบคำขอ+เอกสารประกอบคำขอ - สำนักงาน ก.ล.ต. ตรวจสอบความถูกต้อง ความสมบูรณ์และความครบถ้วน หากอนุมัติจะแจ้งให้กองทุนทราบ

2.1 การคัดเลือกบริษัทจัดการ • กำหนดเกณฑ์ที่ใช้พิจารณา ประกอบไปด้วยหลักเกณฑ์ 2 ด้าน • ระบบงานของบริษัทจัดการ • ระบบจัดการลงทุน เช่น ข้อมูลที่ผู้จัดการกองทุนใช้ประกอบการตัดสินใจลงทุน, การจัดสรรหลักทรัพย์, วิธีปฏิบัติของการลงทุนในหลักทรัพย์ที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ ฯลฯ • ระบบทะเบียนสมาชิกและการรับ-จ่ายเงินให้สมาชิก • ระบบการเปิดเผยข้อมูล • ระบบการควบคุมการปฏิบัติงาน • ระบบการรับเรื่องร้องเรียน • บริการอื่นๆ เช่น การให้ความรู้สมาชิกหรือให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์แก่คณะกรรมการกองทุนอย่างสม่ำเสมอ

2.1 การคัดเลือกบริษัทจัดการ(ต่อ) • ความมั่นคงของบริษัทจัดการ • ผลการดำเนินงานที่ผ่านมา เช่น พิจารณาจากงบการเงิน • ผู้บริหารของบริษัทจัดการ เช่น พิจารณาจากประสบการณ์ด้านการจัดการกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงประวัติการกระทำผิดกฎหมาย • ผู้จัดการกองทุน เช่น เคยบริหารกองทุนประภทใดบ้าง • การประกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้น เช่น บริษัทจัดการมีการทำประกันเพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นหรือมีวิธีป้องกันอื่นๆ

2.1การคัดเลือกบริษัทจัดการ(ต่อ)2.1การคัดเลือกบริษัทจัดการ(ต่อ) • กำหนดเกณฑ์การให้คะแนนและน้ำหนักในแต่ละปัจจัย • พิจารณาให้คะแนนบริษัทจัดการ • ดำเนินการจัดทำสัญญาว่าจ้างบริษัทจัดการรายใหม่ / ดำเนินการต่อสัญญากับบริษัทจัดการรายเดิม

2.2 การกำหนดนโยบายการลงทุน • จัดทำข้อมูลกองทุน • ประเภทของกองทุน เช่น single fund, pool fund, group fund • ข้อมูลสมาชิก แบ่งตามช่วงอายุ อัตราการเข้า-ออก ประเภทของการจ้างงาน • มอบหมายให้บริษัทจัดการเป็นผู้เสนอนโยบายการลงทุนที่เหมาะสม • นโยบายการลงทุนที่กำหนดขึ้นควรเหมาะสมกับข้อมูลกองทุนที่ได้จัดทำขึ้น • ควรมีการกระจายความเสี่ยง (diversification) เช่น มีการจัดสรรเงินลงทุน (asset allocation) ในประภทหลักทรัพย์ที่เหมาะสม • อัตราส่วนการลงทุนต้องเป็นไปตามกฎหมายกำหนดไว้เช่น สัดส่วนการลงทุนในทรัพย์สินนายจ้าง

2.2 การกำหนดนโยบายการลงทุน (ต่อ) • ตรวจสอบนโยบายการลงทุนที่บริษัทจัดการเสนอ เมื่อได้รับนโยบายการลงทุนจากบริษัทจัดการแล้ว คณะกรรมการกองทุนควรตรวจสอบนโยบายการลงทุนที่กำหนดขึ้นให้อยู่ภายใต้ขอบเขตที่คณะกรรมการกองทุนกำหนด

กำหนดตัวชี้วัดผลตอบแทนของการลงทุน benchmark) 2.2 การกำหนดนโยบายการลงทุน (ต่อ)

งานกำหนดนโยบายการลงทุนงานกำหนดนโยบายการลงทุน การกำหนดนโยบายที่ดี ควรสอดคล้องกับพฤติกรรมการลงทุนและระดับความเสี่ยงของสมาชิก มีความยืดหยุ่น เพื่อให้บริษัทจัดการได้ใช้ความเป็นมืออาชีพตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ควรมีคณะกรรมการลงทุน ที่ประกอบด้วยกรรมการที่มีความรู้ความเข้าใจในการลงทุนมาดูแล ควรทบทวนนโยบายการลงทุน เป็นระยะ 3 - 6 เดือน นโยบายการลงทุนมักจะกำหนดระดับการลงทุน (Limit)เป็นรายหมวดหรือรายตัวของหลักทรัพย์ ตามระดับการยอมรับความเสี่ยง ซึ่งมักจะกำหนด % ของ NAV ของกองทุน

ตัวอย่างการกำหนดนโยบายการลงทุนตัวอย่างการกำหนดนโยบายการลงทุน กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ พนักงาน องค์กร ก. ซึ่งจดทะเบียนแล้วบริหารโดย .............................. 25

ตัวอย่างการกำหนดนโยบายการลงทุน (ต่อ)

2.3 งานคัดเลือกผู้รับฝากทรัพย์สินหรือผู้รับรอง NAV ผู้รับฝากทรัพย์สิน คือ บุคคลที่ 3 ที่ทำหน้าที่เก็บ ตรวจสอบความสมบูรณ์ และความครบถ้วนของทรัพย์สิน ดูแลไม่ให้บริษัทจัดการนำทรัพย์สินไปใช้ในทางที่เสียหาย ตลอดจนการรับรอง NAV แนวทางคัดเลือก ความพร้อมของบริษัท ความมั่นคงของบริษัท การบริหารความเสี่ยง การให้ข้อมูลแก่กองทุน ค่าธรรมเนียม

2.4 การคัดเลือกผู้สอบบัญชี • ตรวจสอบว่าผู้สอบบัญชีที่จะแต่งตั้งมีคุณสมบัติตามที่สำนักงานก.ล.ต. กำหนดหรือไม่ • กองทุนที่มีสมาชิกไม่เกิน 100 คน หรือมูลค่ากองทุนไม่เกิน 100 ล้านบาท สามารถแต่งตั้งผู้สอบบัญชีที่รับอนุญาตทั่วไปได้ แต่ต้องได้รับความเห็นชอบจากที่ประชุมสมาชิก (จำนวนคน/มูลค่า พิจารณาจากยอดสิ้นเดือนก่อนวันแต่งตั้งผู้สอบบัญชี) • กองทุนที่ไม่เข้าเงื่อนไขข้างต้น ให้แต่งตั้งผู้สอบบัญชีที่ได้รับความเห็นชอบจากสำนักงาน ก.ล.ต. เท่านั้น

2.5 การไปใช้สิทธิออกเสียงในฐานะผู้ถือหลักทรัพย์ (proxy voting) • การกำหนดเรื่องที่ต้องไปใช้สิทธิออกเสียง เช่น ฐานะการเงิน, การจ่ายเงินปันผล, การได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินทรัพย์สำคัญ • การกำหนดนโยบายและขั้นตอนในการใช้สิทธิออกเสียง ขั้นตอนการใช้สิทธิออกเสียง, กำหนดตัวผู้ใช้สิทธิ, รายงานการใช้สิทธิ ฯลฯ • การจัดเก็บเอกสารและการเปิดเผยข้อมูล • นโยบายการใช้สิทธิออกเสียง • รายงานสรุปเกี่ยวกับการใช้สิทธิออกเสียงในรอบปี

2.6 การเปิดเผยข้อมูลสมาชิก

2.6 การเปิดเผยข้อมูลสมาชิก (ต่อ)

2.7 การจัดประชุม 1) ประชุมสมาชิก ประชุมใหญ่สามัญ จัดประชุมอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง รับทราบผลการดำเนินงาน และรับรองงบการเงิน อนุมัติค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ของกองทุน ประชุมวิสามัญ เรื่องที่อาจเกิดผลกระทบอย่างมากต่อสมาชิกและหรือกองทุน ข้อระมัดระวังในการประชุม องค์ประชุม มติที่ประชุม การสื่อสาร ที่เน้นการให้ข้อมูลที่สมบูรณ์ ครบถ้วน ความโปร่งใส ยึดตัวสมาชิกเป็นศูนย์กลาง

2.7 การจัดประชุม (ต่อ) 2) ประชุมคณะกรรมการกองทุน ความถี่ ขึ้นอยู่กับปริมาณงานที่ต้องทราบหรือตัดสินใจ แต่อย่างน้อยควรเดือนละ 1 ครั้ง ควรกำหนดแนวทางในการประชุม อาจแต่งตั้งคณะทำงานย่อยเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการประชุม

2.8 การจัดเก็บเอกสาร • รายงานการประชุม • เอกสารเกี่ยวกับการจ่ายเงิน • เอกสารเกี่ยวกับสมาชิกเช่น ใบสมัครสมาชิกภาพ เอกสารกำหนดผู้รับผลประโยชน์ • เอกสารเกี่ยวกับการลงทุนของกองทุนเช่น รายงานสถานะของกองทุน • เอกสารเกี่ยวกับการแก้ไขข้อบังคับของกองทุนเช่น ข้อบังคับกองทุนในส่วนที่แก้ไข

3. หลักการติดตามดูแล (duty to monitor) คณะกรรมการกองทุนต้องหมั่นติดตามผลการดำเนินงานของกองทุนอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งติดตามดูแลการปฏิบัติหน้าที่ของผู้ที่เกี่ยวข้องให้เป็นไปตามที่ตกลงกันไว้

3.1 การติดตามให้บริษัทจัดการลงทุนตามนโยบายที่ตกลงไว้ • การกำหนดแนวทางการตรวจสอบการลงทุน • มีการลงทุนในหลักทรัพย์นอกกรอบนโยบายที่กำหนดไว้หรือไม่ • มีการเกินอัตราส่วนในกรณีที่ไม่ได้เกิดจากการลงทุนเพิ่มหรือไม่ • มีการเกินอัตราส่วนในกรณีที่เกิดจากการลงทุนเพิ่มหรือไม่ • กำหนดมาตรการดำเนินการหากมีกรณีการลงทุนไม่เป็นไปตามกรอบการลงทุน • กรณีบริษัทจัดการลงทุนนอกกรอบนโยบายที่กำหนดไว้ • บริษัทจัดการรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรทันที่ • แนวทางการแก้ไข • ตรวจสอบสัญญาการจัดการลงทุนว่าระบุการชดเชยค่าเสียหายหรือไม่

3.2 การติดตามให้บริษัทจัดการคำนวณราคาทรัพย์สินของกองทุนตามประกาศสมาคมบริษัทจัดการลงทุน • กรณีกำหนดราคาต่ำไป– อาจทำให้สมาชิกปัจจุบัน สมาชิกที่ลาออกได้รับผลประโยชน์น้อยกว่าที่ควรได้รับ ขณะที่สมาชิกใหม่ได้รับประโยชน์จากการเข้ากองทุนด้วยราคาต่ำกว่าความเป็นจริง • กรณีกำหนดราคาสูงไป – สมาชิกเข้าใหม่อาจเสียประโยชน์จากการเข้ากองทุนด้วยราคาที่สูงเกินไป แต่สมาชิกปัจจุบันและสมาชิกที่ลาออกจะได้ประโยชน์จากมูลค่าที่สูงกว่าความเป็นจริง

3.3การติดตามผลการดำเนินงานของกองทุน3.3การติดตามผลการดำเนินงานของกองทุน • พิจารณาเปรียบเทียบกับตัวชี้วัด (benchmark) • SET Index • Government bond yield curve • อัตราดอกเบี้ยเงินฝากประจำของธนาคารพาณิชย์ • พิจารณาเปรียบเทียบกับกองทุนอื่น– อาจทำได้ 2 กรณี • เปรียบเทียบกับกองทุนที่มีนโยบายเดียวกันของบริษัทจัดการอื่น • เปรียบเทียบกับกองทุนที่มีนโยบายแตกต่างกัน

วิธีการตรวจสอบควบคุมการดำเนินงานกองทุนวิธีการตรวจสอบควบคุมการดำเนินงานกองทุน งานกำกับและประเมินผลการลงทุน - กำกับ ดูแลบริษัทจัดการนำเงินไปลงทุนให้เป็นไปตามนโยบายการลงทุน - ประเมินผลการลงทุน งานวิเคราะห์การลงทุน - วิเคราะห์โครงสร้างรายได้ของกองทุน และเปรียบเทียบอัตราผลตอบแทนจากการลงทุนกับอัตราผลตอบแทนอ้างอิง และประมาณการผลตอบแทนกองทุน 3.3การติดตามผลการดำเนินงานของกองทุน (ต่อ)

หมวดที่ 2 บทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุน ตามหลัก Good Governance