La refonte du portail de Maurepas

1. La refonte du portail de Maurepas

3. Analyse préalable

4. Une multiplicité d’acteurs

5. Un macro planning nécessaire

6. Moyens organisationnels et fonctionnels mis en place Chef de Projet COTECH Les référents, agents métier, audit, futurs contributeurs du portail internet et intranet • GP technique • Pour réaliser les tests Comité de Pilotage

7. Audit Chef de Projet Comité de référents Groupe technique • 17 référents (1/service) • Webmaster • Et contributeurs des mini sites • Graphiste Maurepasiens Chaque référent est animateur des réunions dans son service Idées Remarques Propositions Demandes Nécessités

8. CCTP Chef de Projet Ecriture du CCTP Support ARTESI Plus de 100 Fiches Projets Remplies par les référents 30% des rubriques satisfaisantes 40% à faire évoluer 30% à créer CODIR • Proposition de scénarios • Priorité et choix: • Des actions • Des modules • Des démarches à dématérialiser Comité de Pilotage

9. Marché A Procédure Adaptée -> CAO Etude des réponses Synthèse • Un MAPA : Pourquoi ? • Sous le seuil 90 K€ • Préciser les attentes • Demander des renseignements • Négociations possibles Prestataire retenu CAO Choix du prestataire Lettres motivées de refus

10. La réalisation / Développement AFNIC www.maurepas.fr AVIS Retours • COPIL • Référents, suivi du portail en front office Retours Retours Retours Communication Visuels et textes • Maquettage / Développement • Développement des modules • Intégration des modules • Mapping • Début d’intégration visuels et textes • Dématérialisation de procédures administratives • Billetterie et télépaiement

11. Transfert de compétence / formation Sous contributeurs et contributeurs mini portails COTECH Les référents qui seront les contributeurs du portail internet et intranet • GP technique • Pour pouvoir maîtriser l’outil et réaliser les tests Agents traitants des services Web Administrateurs des portail internet/intranet Services Web • Pour pouvoir refaire les différentes formations • Dématérialisation de procédures administratives Prestataire Nouveaux agents

12. Tests et intégration des contenus CdP Centralisation Comité de Pilotage Agents traitants COTECH GP technique Maurepasiens • Dématérialisation de procédures administratives Corrections Prestataire • Débogages

13. Communication • La mise en production CdP Envoi des codes extranet J-4 Comité de Pilotage Agents traitants des services Web AncienPrestatairePointeur DNS Ouverture public le 4 septembre • Référents • Contributeurs • Migration sur le serveur de production le 3 septembre NouveauPrestataire

14. Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud ») • Vous a-t-il été aisé de trouver l’information recherchée ? • L’information proposée vous a t’elle été utile ? • L’information proposée est-elle pertinente ? • Cet article vous a-t-il paru pertinent ? • Evaluation en général Evaluation quantitative Reste des questions à se poser : • Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite… • Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que l’information est pertinente… • Des pages peu visitées, peuvent être syndiquées… • ou • L’information proposée, n’est-elle pas assez pertinente, amenant les internautes à limiter leurs visites ? • Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ? • Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranet • se sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page. • 17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi. • La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines. • Les petites annonces et le mini portail de l’emploi extrêmement consultés.

15. Evaluation des démarches en ligne • A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers • des services concernés comme l’indice qualité d’un traitement • d’une démarche administrative. • Les questions que l’on doit alors se poser : • L’outil est il suffisamment clair ? • Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ? • Le message renvoyé informant que le compte ne peut être validé, • est-il parlant ? • Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé  • (code, mot de passe, bouton modifier…) ? • Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?

16. Evolution

17. Vos questions …

18. Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu) Demandes variées Envoi de la ou des demande(s) Etat civil Conservatoire Jeunesse Scolaire Espace Sécurisé Inscription(s) à 1 ou plusieurs services Carte d’identité Quotient familial … Livret de famille Pièces justificatives différentes suivant le service demandé Le Service Web Traitement agent Demande(s) traitée(s) Envoi automatique Accusé de réception, d’absence de justificatif, ou d’enregistrement de la demande Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire