Keravan kaupunki hankintayksikkönä - Mahdollisuudet tarjoajille

1. Keravan kaupunki hankintayksikkönä -Mahdollisuudet tarjoajille Jukka Harno 6.11.2012 www.kerava.fi

2. Volyymi ja toimintamalli • Ulkoiset palveluostot v. 2011 yht. 27 855 000 euroa • Ulkoiset tavaraostot v. 2011, yht. 5 300 000 euroa • Sisältää KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamat puitesopimukset ja kuntayhteistyössä toteutetut hankinnat • Ei sisällä ostoja kuntayhtymiltä ja muilta kunnilta • Keravalla hankinnat on hajautettu virastoihin ja konserniyhtiöihin • Virastokohtainen talousarvio • Virastokohtaiset osto- ja hankintasuunnitelmat • Virastokohtaiset työvoimaresurssit hankintaprosessissa • Virastokohtainen sopimushallinta • Keskitetyt tuoteryhmät • Kaupunkiorganisaation läpileikkaavat tavarat tai palvelut • Nimetyt viranhaltijat huolehtivat tuotteen hankintaprosessista www.kerava.fi

3. Kaupunginhallitus Kaupunginjohtaja Ohjeet, päätökset ja ohjaus Yleinen hankinta-ohje kh 22.10.2012 Pienhankintaohje kh 23.6.2011 Hankintoja koskevat valtuustolinjaukset Tuoteryhmävast. kj:n pts 24.2.2009 ja 10.1.2013 Kj:n ennakkolupa merkittäville tavarahankinnoille, talousarvion täytäntöönpano-ohjeet kohta 3, kh 17.12.2012 • Sosiaali- ja terveysvirasto • viranhaltija • lautakunta Keravan kaupunkitekniikka –liikelaitos • Vapaa-aikavirasto • viranhaltija • lautakunta Keskushallinto • Kasvatus- ja opetusvirasto • viranhaltija • lautakunta Hankintalaki ja -asetus, erityisalojen hankintalaki, L kilpailunrajoituksista, JulkL, tilaajavastuuL, JYSE 2009 palvelut/tavarat, harmaan talouden vastainen ohjeistus Hallintosääntö, johtosäännöt, toimintasäännöt ja virastokohtainen hankintatyönjako Kaupungin talousarvioon sisältyvät päätökset käyttötalous- ja investointimenoista Kaupungin virastojen välinen yhteistyö hankinnoissa, talous- ja hankintapalvelut -johtoryhmä Keskushallinnon hankintoja koskeva juridinen neuvonta, konsultointi ja hankintojen ohjeistaminen Virastojen toimialakohtaiset tavara- ja palveluhankinnat, yhteishankintojen hyödyntäminen, KUUMA -hankintayhteistyökokoukset Sähköinen hankintajärjestelmä Keskitetysti hankittavat tuoteryhmät Ohjeistus hankintojen toteuttamisesta sähköisesti • Hankintasopimusten arkistointi (kaupungin arkistointiohje) • sopimusten hallinta, seuranta ja laadun valvonta (virastokohtainen vastuu, keskushallinto kouluttaa) • reklamaatioden kirjaaminen (Tdoc) ja seuranta (virastokohtainen prosessi)

4. Virastokohtainen jaottelu • Sosiaali- ja terveysvirasto, n.17-18 milj.euroa • hoito- hoiva- ja asumispalvelut, materiaaliostot, laite- ja järjestelmähankinnat jne. • Kasvatus- ja opetusvirasto, n. 1 milj.euroa • kalusteet ja kalustepienhankinnat, monitoimilaitteet, kopiokoneet, koulu- ja askartelutarvikkeet, oppikirjat ja oheismateriaalit, koulukuljetukset jne. • Keravan Kaupunkitekniikka -liikelaitos, kehys yli 20 milj.euroa • elintarvikkeet, kunnossapitopalvelut, suunnittelu- ja rakentamispalvelut, materiaalit jne. • Vapaa-aikavirasto, n. 0,5 milj.euroa • kirjaston materiaali- ja kuljetusostot, uimahallin ja liikuntapaikkojen kunnossapito- ja muut palvelut, painatus- ja opetuspalvelut jne. www.kerava.fi

5. Määrä ja ajoitus vaihtelee… • voimassaoleva sopimuskausi • investointien määrä ja päätetty ajoitus, käytettävissä olevat varat • tuotteiden ja palvelujen elinkaari • valittu palvelustrategia, oman työn käyttömahdollisuus ja osaaminen • lainsäädäntövelvoitteet, järjestämisvastuiden muutokset • jne. www.kerava.fi

6. Näkyvät hankintavaiheet • Hankinnan suunnittelu, valmistelu ja toteutustavan valinta • Hankinnan kohteen ja sitä koskevien vaatimusten määrittely • Hankintaehdotuksen laatiminen • Hankintaan sovellettavan lain ja hankintamenettelyn valinta • Hankinnasta ilmoittaminen • Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi • Tarjouspyynnön laatiminen ja lähettäminen • Tarjousten vastaanottaminen ja avaaminen • Tarjoajien soveltuvuuden arviointi • Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen • Tarjousten vertailu • Hankintapäätöksen tekeminen • Hankintapäätöksen tiedoksianto • Sopimuksen tai tilauksen tekeminen • Sopimuksen hallinnointi ja toimituksen valvonta • Laskujen käsittely ja maksaminen • Määrärahojen seuranta www.kerava.fi

7. Keskeiset periaatteet • Kilpailuttaminen • Lakiin perustuva velvoite, julkisten varojen käytön tehostaminen ja laadukkaiden hankintojen tekeminen • Tasapuolisuus ja syrjimättömyys • Yritysten ja yhteisöjen tasapuolisten tarjontamahdollisuuksien turvaaminen • Hankinnoissa ei voi suosia esim. paikallisia toimijoita tai tietyntyyppisiä tarjoajia, kuten voittoa tavoittelemattomia palveluntuottajia Kuitenkin: • Hankinnan kohteen jakaminen ja osatarjousten salliminen taloudellisesti järkevissä rajoissa • Palvelun käyttäjänä olevan kohderyhmän asettamat vaatimukset hankintakriteereinä www.kerava.fi

8. Keskeiset periaatteet • Avoimuus • Hankintailmoitusten julkaiseminen • Pienhankinta alle 6 000 euroa • suorahankintana ilman varsinaista kilpailuttamista mahdollisimman kokonaistaloudellisesti • Pienhankinta 6 000 - 29 999 euroa • mikäli ei sopimusta tai puitesopimusta, kirjalliset tarjouspyynnöt samanaikaisesti vähintään 2-5 tiedossa olevalle toimittajalle/tuottajalle • Pilkkomiskielto ja ennakoidun arvon laskeminen huomioiden • Suhteellisuus • Ei tarpeetonta byrokratiaa ja liian korkealla olevia soveltuvuusehtoja tai muita ehtoja www.kerava.fi

9. www.kerava.fi

10. Tietoa hankinnoista • Suunnitellut ja toistuvat kilpailutukset ilmoitetaan hyvissä ajoin internetissä kilpailutuskalenterissa • Kalenterissa on kilpailutuksen kohde, sopimuskausi ja vastuullinen virasto • Kalenteria pyritään päivittämään vähintään neljä kertaa vuodessa • Meneillään olevat kilpailutukset ilmoitetaan internet-sivuilla ja ne julkaistaan työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämillä HILMA-sivuilla • www.hilma.fi • www.tarjouspalvelu.fi/kerava • www.kerava.fi/hankinnat.asp www.kerava.fi

11. www.kerava.fi

12. www.kerava.fi

19. Kiitos! www.kerava.fi