Ny systemlösning för Northland – Införande av IFS Applications

Ny systemlösning för Northland – Införande av IFS Applications Patrick Harlin, IT-managerNorthland ResourcesÖsten Westman, ProjektledareNovacura

Agenda • Northland Resources – kortbakgrund • Bakgrundochmålförnysystemlösning • Införandeavnysystemlösning • Erfarenheterochlärdomar

Northland Resources – Ett bolag under snabb förändring • Kanadensiskidésom tog svenskmyr till gruvapå 24 månader • Totalainvesteringarpåca 1,2 miljard US$ (årsslut 2012 ca: 700 miljoner US$) • Från 70 till 250 personeranställdapå 12 månader(Påsiktkommer 400-500 personersysselsättas)

Europas nya järnmalmsproducent

Från blöt myr till gruva

Logistiken

Förstaleveransen25 feb 2013 Northland Terminal LKAB Terminal 17 8

Kina Något lägre tillväxt Omställning från produktion till konsumtion Fortsatt urbanisering Infrastruktursatsningar 9

Historik systemlösning Northland • SAP infördes 2010 för att ersätta befintlig ekonomilösning som Northland hade växt ur • Lösningen omfattade Ekonomi och Inköp • Northland genomförde en upphandling av underhållssystem under hösten 2011 • Omfattade Anläggning, Förebyggande Underhåll, Arbetsorder och Förråd • IFS blev vald som leverantör av sin lösning IFS Applications, ver. 8 • Under våren 2012 initierade Northlands ledning en utvärdering av Northlands övergripande affärsprocesser • Målet var att synkronisera hela bolagets behov och att förbättra områden med brister: • Övergången från ”projektläge” till ”driftläge” • Förbättrad inköpsprocess • Införande av tvärfunktionella processer i gemensam lösning t.ex.: • Inköspsanmodan – Inköpsorder – Ankomst – Faktura – Betalning • Felanmälan – Bered Arbetsorder – Utföra Arbetsorder – Avrapportera Arbetsorder • En kostnadsanalys gjordes på befintliga lösning jämfört med nytt IFS Applications • Över 5 år uppskattades kostnaden att vara ca 7 miljoner lägre genom att byta ut SAP istället för att integrerar mellan SAP och IFS • I slutet av maj gav styrelsen klartecken att sluta ett nytt avtal med IFS • Avtalet klart i slutet av juni och projektet startades direkt med installationer mm.

Systemöversikt Northland – beslutad efter processgenomgång maj 2012 Produktionsprocess Brytning Anrikning Logistik Faktura Avtal Process system Logistik Business Performance Ekonomi Inköp Förråd Underhåll & Max OEE Projekt Dokument SHEQ HR

Kritiska faktorer för att utföra ett ”hjärtbyte” i ett sent skede… • Omställningen från ”Project” till ”Operation” • IFS Applications erbjöd den flexibilitet som krävs för nystartad verksamhet • Användbarhet • Olika typer av klienter, åtkomst till information, rollbaserade gränssnitt mm • ”Total CostofOwnership” – TCO • Ca 7 milj. SEK lägre kostnad över 5 år

Mål för projektet • Gemensam affärssystemslösning för Northland • Gemensamma processer i hela koncernen • Ekonomi – Inköp – Förråd – Underhåll – Projekt • På sikt integrerat med andra kritiska systemlösningar • SURPAC – Gruvplanering • ABB 800xa – Kross och verk • Savage – Logistik • Intelex – Hälsa, miljö och säkerhet • Trix – Dokumenthantering • Stöd för olika typer av mobila klienter • Touch applikationer • Streckkodsläsare • Framtagning av långsiktig strategi för utveckling av nya systemlösningen • IT och verksamheten jobbar tätt tillsammans

Övergripande projektplan • Avtal tecknat • Installation • Databas TEST och PROD • Förstudie Ekonom • Genomgång av hur bytet från SAP till IFS skulle genomföras • Workshops och konfigurering av lösning • Konfigurering av processer samt framtagning av arbetsinstruktioner • Migrering av data till IFS • Leverantörer, anläggningsobjekt, artiklar mm • Slutliga lösningstester • Per område och tvärfunktionellt • Utbildning baserat på arbetsinstruktioner • Nyckelanvändare Northland • Driftsättning - Måndag 3/12 • Driftstöd • Justeringar av konfigureringar Inst Förstudie Ekonomi WS & konfigurering Migrering Test Utb. Driftstöd Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan

Förutsättningar – resurser • Projektorganisation • IFS (4 personer) • Projektledare/Förråd/Inköp • Ekonomi • Projekt • Teknik • Northland (7 personer) • Lösningsansvarig/Projektledare/UH (extern) • Ekonomi (2 personer) • Inköp (1 person) • Förråd (1 person) • Underhåll (1 person) • Projekt (1 person) • Genomförande tid • Juli - januari • Total kostnad externa konsultinsatser juli 2012 – jan 2013 (exkl. resekostnader) • 2,5 milj SEK

Resultat • 160 användare driftsatta • Ca 15 personer i den gamla lösningen • Ny ekonomilösning • Tufft läge för ”hjärtbytet” • Ny integrerad inköpsprocess inklusive scanning/tolkning • Fokus på operativt läge • Ny underhållslösning • Fokus på anläggningens livscykel • Ny förrådslösning • Ordning och reda från start • Integration QlickView uppdaterad • Ny budgetprocess och uppföljning för 2013

Hur ser det ut? • 8 företag • 63 projekt • >1000 objekt och artiklar • Full historik från produktionen

Erfarenheter • En erfaren projektledare är en kritisk framgångsfaktor om organisationen är under uppbyggnad • Viktigt att egna verksamheten har förmåga att fatta snabba beslut kring arbetsprocesserna • Arbeta med bred förankring och ta hänsyn till olika delar av organisationen som har existerande arbetssätt som skiljer sig • Viktigt med “nära” styrning av projektet under ett snabbt införande • Prioritera användarna och förberedande utbildningsinsatser i nära anslutning och I nära anslutning till driftsättningen • IFS är ett flexibelt affärssystem som snabbt kan tillgodose grundläggande behov

Tack för ordet!! www.northland.eu www 30

Ny systemlösning för Northland – Införande av IFS Applications