راهنمای استفاده از نرم افزار ساب

1. S B A راهنمای استفاده از نرم افزار ساب طراح و برنامه نویس : محمدرضا یاری SAB System

2. فهرست مقدمه ورود به سیستم مشاهده اطلاعات تغییرات اطلاعات ارتباط با نرم افزار MIS اداری امکانات نرم افزار ساب خروج خروج از راهنمای نرم افزار ساب

3. مقدمه نقش و اهمیت برنامه مدیریت اسناد بر توانایی هر سازمان در انجام کارآمد و مؤثر فعالیتهایش امری بدیهی است. مدیریت اسناد حوزه ای از مدیریت مسئول در کنترل سیستماتیک بر ایجاد، استفاده، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد است. با اجرای درست یک برنامه مدیریت اسناد است که هر سازمان یا مؤسسه می تواند کنترل کارآمد، مؤثر و باصرفه اقتصادی خویش را برچگونگی نگهداری اسناد و اطلاعاتی که به منزله « حافظه» سازمان می باشد ارائه دهد. که این «حافظه» به دستگاه _ هم دستگاههای دولتی و هم سازمانهای خصوصی _ اجازه می دهد تا فعالیتهای اداری و وظایفش را به طور مؤثر رهبری کند. برای رسیدن به این مقصود یک برنامه کارآمد مدیریت اسناد لازم است که باعث استمرار فعالیتهای اداری هر مؤسسه شود. پی. امرسون در کتاب «چگونه اسناد خود را مدیریت کنید» نوشته است که مدیریت اسناد، سیستمی اداری است که توسط یک سازمان برای کنترل مراحل ایجاد، توزیع، بایگانی، بازیافت، نگهداری و امحاء آن دسته از اسنادی که توسط یک سازمان و در اجرای وظایفش ایجاد شده اند نظارت می کند. تاریخچه روند «مدیریت اسناد» پروسه ای بلند مدت و طولانی است. وظیفه مدیریت اسناد به قرنها پیش باز می گردد. قدیمی ترین زمان نگهداری اسناد را می توان متعلق به دوره ای دانست که اسناد مربوط به زاد و ولد، دارایی، مالیات و خلاصه مذاکرات خصوصی توسط تمدنهای اولیه تولید و گردآوری می شد. از زمانی که انسان توانایی ثبت اطلاعات را بوسیله نوشتن پیدا کرد اسناد جایگاه خود را در جامعه پیدا کرد در طول زمان اسناد با اشکال مختلف در جامعه ظهور و حضور پیدا کرده است، از لوحه ها ی گلی امپراطوری های بابل و آشور و هخامنشی هزاره سوم پیش از میلاد تا لوحه های چوبی در یونان. اندیشه نگهداری اسناد در گذشته در ایران معمول بوده است اما به این صورت که اسناد تولید شده در دستگاههای دولتی در منازل رجال نگهداری می شد که با گذشت زمان تولید بی رویه اسناد و نارسایی امور بایگانی کشور، معضل کاغذ بازی را به ارمغان آورد و تلاشهایی به منظور کاهش این دسته از مشکلات در دهه 1310 و 1320صورت گرفت که نتیجه ای حاصل نگردید.

4. مجدداً در دهه 1330 قدمهای موثری در خصوص تربیت کادر متخصص نظام اداری کشور در محافل فرهنگی با ایجاد موسسه علوم اداری برداشته شد و اندیشه ایجاد یک مرکز اسناد که وظیفه جمع آوری اسناد راکد دستگاه های دولتی، سیستماتیک کردن اسناد، امحاء اوراق فاقد ارزش به صورت متمرکز، نگهداری اسناد باارزش و استفاده از اطلاعات آن، در سالهای آخر دهه 1330 نضج گرفت، البته به علت رقابتهای غیر اصولی که بین محافل اداری و فرهنگی کشور بود ایجاد چنین مراکزی را تا آخر دهه 1340 به تأخیر انداخت که با تلاش و مجاهدت مردان این راه در 17/2/49 سازمان اسناد ملی ایران به عنوان یک سازمان دولتی زیر نظر سازمان امور اداری و استخدامی کشور با داشتن یک شورای عالی اسناد در قوای مقننه، قضائیه و مجریه تشکیل شد که وظیفه جمع آوری اسناد ملی (دولتی)، کنترل، نظارت، امحاء اوراق زائد، نگهداری اسناد باارزش ، آماده ساختن این اسناد برای پژوهشگران و محققین، فراهم آوردن مکان مناسب جهت تمرکز بایگانی های راکد کشور و متحدالشکل کردن سیستم بایگانی کشور را بر عهده دارد. درجامعه مدرن امروز اسناد به شکل دیگری تحت عنوان اسناد الکترونیکی خودنمایی می کند که در کشورهای مختلف جهان از جمله مالزی طرح ملی باعنوان مدیریت اسناد الکترونیک به مرحله اجرا درآمده است و هدف خاص خود را از جمله ضرورت استقرار نظام جامع اسنادی با توجه به تحولات جدید فناوری و ارائه چارچوب برنامه ای گسترده به منظور ارزیابی، شناسایی نیازمندیها، ارائه راهکارهای چگونگی طراحی و اجرای برنامه نظام جامع اسنادی و برنامه های آموزشی در راستای ارتقاء توانیها و قابلیتهای لازم برای کار با اسناد الکترونیک و تطبیق آن با شرایط موجود و همچنین برگزاری کنفرانسهای ملی برای آرشیویستها و ادارات دولتی، فراتر از حوزه آرشیو ملی به منظور ارزیابی و آگاهی یافتن از میزان اطلاعات موجود در خصوص مدیریت اسناد الکترونیک در کشور و بکارگیری آن در برنامه ریزی آینده و ارائه آموزش همگانی به منظور جلب حمایت و همکاری عمومی و معرفی مناسبی درموضوعات مربوطه توسط بنیاد بین المللی مدیریت اسناد (IRT)انجام گرفت. نهایتاً در سال 2003 پروژه E-SPARK با هدف برقراری نظام آرشیوی اسناد الکترونیک و همچنین تبدیل سازمان اسناد ملی به عنوان محور اصلی مدیریت اسناد در دولت مالزی به اجرا درآمد؛ از زمان شروع طرح تا کنون سه دستاورد مهم برای این کشور حاصل شده که عبارتند از: الف) استانداردها، سیاستها و رویه های آرشیو اسناد الکترونیک ب) نیازمندیها و مشخصات سیستم ج ) دستورالعملهای آموزشی و تحصیلی و اهدافی همچون مدیریت اسناد الکترونیک و حفظ اسناد به صورت دسترسی آرشیو می باشد.

5. با توجه به اینکه هدف از مدیریت اسناد، انتقال از مدیریت فعلی به مدیریت اسناد الکترونیک بوده است، ارائه این هدف برپایه سه محور برنامه ریزی شده است: 1- نقش سازمان اسنادملی مالزی به عنوان محور فعالیتها در زمینه ارائه توصیه ها و تخصص های لازم در زمینه مدیریت اسناد دولتی 2- ارزیابی وضعیت فعلی 3- توصیه های بین المللی مالزی با اجرای این راهکارها ویژگیهای مشخصی را برای خود تعریف کرده است که آرشیو در زمینه مدیریت اسناد نقش پیرو را خواهد داشت و خدماتی را با ارزش افزوده به ارباب رجوع ارائه خواهد کرد و توانایی های خود را در زمینه مدیریت اسناد به منظور اجرای مسئولیتهایش ارتقاء خواهد داد و ارتباطات گسترده ای با دیگر سازمانها به منظور پیشرفت و توسعه خواهد داشت. لذا آرشیو اسناد الکترونیک به صورت یک سیستم جامع اسنادی مورد توجه قرار خواهد گرفت. این طرح در کشور مالزی در هفت مرحله 1- مرحله مقدماتی 2- آماده سازی 3- فاز ارزیابی 4- مرحله استاندارد، سیاستها و مراحل کار 5- مرحله مشخصات و ویژگیهای سیستم آرشیواسناد الکترونیک 6- تهیه دستورالعملهای آموزشی 7- مرحله گزارش نهایی به اجرا درآمده است ضرورت و اهمیت مدیریت اسناد اسناد دستگاهای دولتی هم برای دولت و هم برای شهروندان ضروری و مورد نیاز می باشد لذا اجرای اصولی و عملی مدیریت براسناد واطلاعات ضبط شده برای عملکرد صحیح یک مؤسسه لازم است و از سوی دیگر نتیجه عملکرد صحیح دستگاهای دولتی ضمن پیشبرد اهداف دولتمداران، منجر به حفظ حقوق شهروندان نیز می شود. همچنین پس از زوال ارزشهای اداری اسناد و ارزشیابی آنها در نتیجه انتقال اسناد واجد ارزش به آرشیو ملی اهمیت و فایده اسناد برای دولت، شهروندان و نیز برای پژوهندگان شایان توجه می باشد.

6. اهداف و ویژگیهای نرم افزار ساب (سیستم الکترونیکی بایگانی) الف) اهداف 1- ابزاری جهت حفظ، نگهداری و ارزیابی اطلاعات متنی و تصویری و حفظ بایگانیها و آرشیوهای سنتی 2- دسترسی سریع و آسان به اطلاعات 3- حفظ اسناد قدیمی که با مرور زمان از بین می روند و همچنین متمرکز نمودن اطلاعات موجود در بخشهای مختلف و پراکنده یک سازمان توسط شبکه های رایانه 4- قابل استفاده برای هر نوع کاربر بدون نیاز به تخصص کامپیوتری 5- تصریح در ارجاع پرونده ها به سایر مدیران یا کارشناسان در سطوح مختلف سازمانی 6- کنترل طبقه بندی شده دسترسی ها 7- قابلیت انتقال اطلاعات بانکهای اطلاعاتی از قبیل Foxpro، Access و... به بانکهای نرم افزار ب)ویژگیها 1- سطح امنیتی بالا با استفاده از امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف برای کاربران، جهت جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به اسناد 2- ثبت تاریخ و ساعت ورود و خروج کاربران 3- امکان جستجوی نرم افزار آرشیو ساب در فیلدهای مختلف (کد، نام خانوادگی و ... ) 4- محیط برنامه نویسی نرم افزار،دلفی هفت و پایگاه داده آن Access می باشد 5- امکان دسترسی بصورت تک کاربره وWindows NT

7. ورود به سیستم بعد از نصب نرم افزار ساب ( SAB) واجرا ی آن پنجره ای تحت عنوان ورود کاربران به سیستم نمایش داده میشود به شکل زیر: در این پنجره کاربر باید نام کاربری و کلمه عبور مخصوص به خود را وارد کند تا اجازه ورود به سیستم به وی داده شود.

8. مشاهده اطلاعات در این پنجره در قسمت (جستجو بر اساس) می توان جستجو را بر اساس (کد پرسنلی – نام خانوادگی – نام – نام پدر و شماره شناسنامه) انجام داد البته پیش فرض کد پرسنلی می باشد. بعد از پیدا کردن شخص مورد نظر می توان بر روی گزینه (پرونده) کلیک کرده و پرونده شخص را مشاهده نمود.اگر چند شخص با مشخصات مشابه وجود داشته باشد می توان بر روی گزینه (جستجو جدولی) کلیک کرد به صورت شکل زیر :

10. در این صفحه اطلاعات کلیه پرسنل بصورت جدول ظاهر میشود که می توان جستجو را بر اساس (کد پرسنلی و نام خانوادگی) انجام داد و شخص مورد نظر را پیدا کرد بعد از یافتن شخص با کلیک کردن بر روی مشخصات وی وخروج از این پنجره اطلاعات خواسته شده در پنجره زیرین که مشاهده اطلاعات است ظاهر می شود با بستن صفحه جستجو جدولی به صفحه مشاهده اطلاعات برگشته و می توان پرونده شخص را مشاهده نمود. با استفاده از دکمه های می توان به رکوردها دسترسی داشت.

12. تغییر اطلاعات همان پنجره مشاهده است .در این قسمت که برای مدیر بایگانی ایجاد شده است . میتوان علاوه بر مشاهده اطلاعات ,تغییراتی در اطلاعات به وجود آورد و یا یک شخص را اضافه یا حذف کرد . امکان قرار دادن عکس پرسنل نیز وجود دارد برای قرار دادن عکس بر روی پنجره در محل تعبیه شده کلیک کرده سپس دو گزینه (1- از اسکنر 2- از فایل)ظاهر می شود . گزینه (از اسکنر) به صورت مستقیم عکس را از اسکنر اسکن و دریافت می کند.گزینه (از فایل) براحتی میتوان عکسهای که بر روی هارددیسک-سی دی و حتی فلش دیسک قرار دارد را به محل مورد نظر الصاق نمود.

13. برای ایجاد تغییرات ابتدا شخص مورد نظر را پیدا کرده سپس بر روی هر گزینه ای که می خواهیم تغییر بدهیم کلیک کرده و اطلاعات صحیح را وارد نموده و برای ثبت اطلاعات جدید دکمه را کلیک می کنیم اطلاعات ثبت و به روزرسانی می شود . برای حذف اطلاعات دکمه و برای اضافه اطلاعات دکمه را کلیک می کنیم و اگر بعد از ایحاد از ثبت اطلاعات منصرف شدیم باید اطلاعات را حذف کنیم.

14. ارتباط با نرم افزار MIS اداری این قسمت برای دسترسی مستقیم به نرم افزار MIS بدون خروج از نرم افزار ساب میباشد. با کلیک بر روی این گزینه وارد برنامه MIS شده و به راحتی از آن استفاده کرد.

15. امکانات نرم افزار ساب این قسمت شامل زیر منو هایی می باشد بصورت شکل زیر :

16. خروج EXIT برای خروج از نرم افزار ساب از این گزینه استفاده می شود.