MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT - PowerPoint PPT Presentation

mengelola pertemuan rapat n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT PowerPoint Presentation
Download Presentation
MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT

play fullscreen
1 / 81
MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT
918 Views
Download Presentation
nuri
Download Presentation

MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT Mempersiapkan pertemuan/rapat Menyelenggarakan pertemuan/rapat Membuat catatan hasil pertemuan/rapat Mendistribusikan hasil pertemuan/rapat Bisnis Manajemen

  2. KD 1. Mempersiapkan Pertemuan/ Rapat INDIKATOR 1.1 Melakukan pertemuan dan peserta yang hadir sesuai dengan kebutuhan 1.2 Pengaturan pertemuan dibuat berdasarkan kebutuhan dan dirancang waktunya 1.3 Agenda dibuat berdasarkan pada tujuan pertemuan yang telah ditetapkan 1.4 Informasi yang ada dalam agenda adalah yang akan didiskusikan 1.5 Bahan untuk pertemuan telah disiapkan dan dikirim kepada peserta sesuai dengan waktu yang telah dibuat MATERI - Ruang lingkup rapat - Persiapan rapat KEGIATAN - Menjelaskan pengertian tentang rapat PEMBELAJARAN - Menjelaskan tujuan rapat - Menyebutkan jenis-jenis rapat - Mengidentifikasi keperluan rapat - Menjelaskan macam-macam tata ruang rapat - Menjelaskan teknik menyusun undangan rapat - Menjelaskan teknik menyusun acara - Menyiapkan bahan dan alat dengan cekatan - Membuat proposal, undangan, dan menyusun acara rapat dengan teliti dan bertanggung jawab - Menata ruang rapat dengan cekatan Bisnis dan Manajemen

  3. Menurut Kamus Bahasa Indonesia edisi ke-2 terbitan balai pustaka Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu sidang majelis Bisnis dan Manajemen

  4. Etika komunikasi oleh Samsil Rambe : Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati / disetujui bersama. Bisnis dan Manajemen

  5. Surat menyurat dan komunikasi menurut Cut Rozanna : Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah menyangkut kepentingan bersama. Bisnis dan Manajemen

  6. Kesimpulan : Rapat adalah pertemuan yang dilakukan orang yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan untuk memberikan penjelasan atau memecahkan suatu persoalan mengadakan perundingan demi memperoleh kesepakatan bersama. Bisnis dan Manajemen

  7. Tujuan Rapat : • Untuk memecahkan suatu masalah. • Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. • Sebagai alat koordinasi Bisnis dan Manajemen

  8. Jenis-jenis Rapat • Rapat Berdasarkan Tujuan : • Rapat Berdasarkan sifat • Rapat Berdasarkan jangka waktu • Rapat Berdasarkan Frekuensi • Rapat Berdasarkan Nama Bisnis dan Manajemen

  9. Berdasarkan Tujuan • Rapat Penjelasan • Rapat Pemecahan Masalah • Rapat Perundingan Berdasarkan Sifat • Rapat Formal • Rapat Informal • Rapat Terbuka • Rapat Tertutup

  10. Berdasarkan Jangka Waktu • Rapat Mingguan • Rapat Bulanan • Rapat Semester • Rapat Tahunan Berdasarkan Frekuensi • Rapat Rutin • Rapat Insidental

  11. Berdasarkan Nama • Rapat Kerja • Rapat Dinas • Musyawarah Kerja

  12. Syarat-Syarat Rapat • Persiapan Rapat • Pelaksanaan Rapat

  13. Persiapan Rapat • Penentuan Tujuan Rapat dan Acara Rapat • Penentuan Waktu, hari, tanggal, dan tahun • Penentuan Tempat • Akomodasi • Konsumsi • Media/Peralatan

  14. Pelaksanaan Rapat • Suasana Rapat berlangsung terbuka • Peserta Rapat berpartisipasi aktif • Adanya kendali dari ketua rapat • Hindarkan debat kusir • Bahasa harus komunikatif • Hindarkan monopoli ketika berbicara • Adanya keputusan dan kesimpulan rapat • Adanya Notulen • Acara Rapat • Media Rapat • Waktu

  15. Unsur-unsur rapat • Tujuan Rapat • Masalah yang akan dibicarakan • Pemimpin Rapat • Peserta Rapat • Media Rapat • Notulis

  16. 1. Tujuan Rapat • Untuk memecahkan suatu masalah. • Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan. • Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern. Bisnis dan Manajemen

  17. 2. Masalah yang akan dirapatkan Permasalah meliputi permasalahan ringan, sedang dan berat yang memerlukan penanganan dengan sesegera mungkin dan ada pula yang dapat ditangguhkan terlebih dahulu, tetapi adapula salah satu cara dengan mengadakan rapat. 3. Pemimpin Rapat • Tipe otoriter • Tipe demokratis • Tipe laissez-faire Bisnis dan Manajemen

  18. 4. Peserta Rapat • Sifat atau karakter peserta rapat • 1) Tipe pemersatu • 2) Tipe perantara • 3) Tipe pendengar • 4) Tipe pemberi semangat • 5) TIpe inisiatif • 6) Tipe pemberi informasi • 7) Tipe penyerangan b. Fungsi peserta rapat 1) Sebagai penyumbang pendapat 2) Sebagai penyimpul 3) Sebagai penyumbang data 4) Sebagai penerima hasil keputusan 5) Sebagai pembantu pemimpin Bisnis dan Manajemen

  19. 5. Media Rapat • Ruangan, meja, dan kursi, papan tulis/white board • Lampu penerangan • Flip chart • Sound system • Alat tulis • OHP, komputer dll,. 6. Notulis Notulis adalah seseorang yang menulis Notula, Sedangkan Notula adalah Catatan Singkat Mengenai Jalannya rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat Bisnis dan Manajemen

  20. Teknik Penyelenggaraan Rapat • Persiapan rapat • Pelaksanaan Rapat • Pelaporan • Sarana Komunikasi/bahasa

  21. 1. Persiapan rapat • Persiapan administrasi • Persiapan ruangan • Persiapan akomodasi konsumsi • Kesehatan dan keamanan Bisnis dan Manajemen

  22. 2. Pelaksanaan rapat • Pembukaan rapat • Pembagian tugas • Rapat kelompok • Rapat pleno • Perumusan • Reproduksi Bisnis dan Manajemen

  23. 3. Pelaporan • Pelapor • Penerima laporan • Bahan yang dilaporkan 4. Sarana komunikasi (bahasa) • Paragraf yang runtut • Kalimat yang efektif Bisnis dan Manajemen

  24. Keperluan Rapat • Bahan • Alat Tulis dan Perlengkapan • Akomodasi Bisnis dan Manajemen

  25. Bahan Notula yang merupakan hasil dari rapat sebelumnya Makalah yang akan dibahas dalam rapat Peraturan-peraturan yang diperlukan Bahan-bahan acuan seperti buku/majalah, media cetak/elektronik. Bisnis dan Manajemen

  26. Alat Tulis dan Perlengkapan • Pensil, Bolpoin, Penghapus • Map beserta isinya yaitu, kertas HVS, Jadwal rapat, dokumen –dokumen sehubungan dengan masalah yang akan dibahas untuk dibaca para peserta rapat • Komputer/Laptop • Sound System • Overhead Proyektor (OHP) • Video • Tape Recorder • White Board • Camera Bisnis dan Manajemen

  27. Akomodasi dan Konsumsi • Hotel/Penginapan • Transportasi • Makanan dan Minuman

  28. MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN Macam-macam Tata Ruang Rapat • Perencanaan Cahaya • Perencanaan Warna • Perencanaan Udara • Penataan Suara

  29. Perencanaan Cahaya Cahaya Penerangan yang cukup merupakan pertimbangan yang penting dalam tata ruang kantor. Kerugian dari kurangnya cahaya menimbulkan ketegangan otot, kelellahan mata, serta kesalahan dalam bekerja, karena suksesnya pekerjaan kantor memerlukan penerangan cahaya yang baik.

  30. Jenis-jenis Cahaya buatan Manusia • Cahaya Langsung • Cahaya Setengah Langsung • Cahaya Tidak Langsung • Cahaya Setengah tidak Langsung

  31. Perencanaan Warna Warna merupakan faktor penting untuk memperbesar efisien kerja para pegawai dan warna akan mempengaruhi perasaan serta pikiran. Maka seharusnya kita menggunakan warna yang sesuai, tepat, dan baik agar kantor tampak menarik dan menyenangkan. Para ahli membedakan tiga warna pokok : • Warna merah menggambarkan panas dan kegembiraan • Warna kuning menggambarkan kehangatan matahari berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf agar menimbulkan perasaan riang gembira • Warna biru merupakanwarna langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman.

  32. MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN Perencanaan Udara Mengatasi udara yang panas dan lembab itu perlu memperhatikan : • Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC. • Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. • Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.

  33. Penataan Suara Suara-suara bising dan gaduh dapat menggangu konsentrasi kerja karena dapat menggangu pikiran orang yang bekerja sehingga mempengaruhi hasil kerjanya. Untuk mengatasinya, diantaranya: • Langit-langit/dinding ruangan menggunakan lapisan penyadap suara. • Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat. • Lantai ruangan diberi alas dari bahan yang tidak banyak mengeluarkan suara.

  34. Teknik Menyusun Undangan Rapat • Surat Undangan resmi • Surat Undangan tidak resmi • Surat Undangan setengah resmi

  35. Surat Undangan Resmi Surat Undangan yang dibuat oleh suatu organisasi, Instansi, lembaga, Yayasan agar orang-orang atau Organisasi yang diundang dapat menghadiri acara yang diselenggarakan oleh pihak yang mengundang. Contoh : Undangan Rapat dinas

  36. Surat Undangan tidak resmi Surat Undangan yang dibuat oleh perorangan mewakili dirinya sendiri agar pihak yang diundang dapat hadir dalam acara yang diselenggarakan oleh yang mengundang. Contoh : Undangan Pernikahan, Khitanan, dan Syukuran.

  37. Surat Undangan Setengah Resmi Surat Undangan yang dikeluarkan oleh suatu Organisasi untuk acara yang bersifat tidak resmi. Contoh : Halal bihalal dan Ulang tahun Perusahaan

  38. Syarat Penulisan Bahasa Surat • Nada bahas surat harus tepat - Hindari kata-kata atau kalimat majemuk - Perhatikan aturan tata bahasa - Terapkan sopan santun penulisan bahas surat yang lazim • Penggunaan Kalimat Sederhana - Susunan Kata yang teratur yang menyatakan suatu pengertian. Kalimat yang dikehendaki singkat tetapi padat dan jelas serta bertata bahasa yang benar, tidak panjang atau berulang-ulang, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

  39. Rumusan Isi Surat Isi Surat harus jelas dan sopan yang dirumuskan secara singkat dibagian hal atau perihal. • Kejelasan Makan - Hindari Pemakaian kata/istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang berbelit-belit. - Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat yang sederhana dan ungkapan yang wajar, serta tulisan yang jelas dan benar. - Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta gunakan singkatan yang sudah biasa dipakai

  40. Pengaturan Alinea • Untuk Mengetahui dari Instansi mana surat tersebut dikirimkan. • Untuk mengetahui kota, tanggal, bulan, dan tahun surat dikeluarkan. • Untuk mengetahui tentang atau perihal surat dikirimkan • Untuk mengetahui maksud, tujuan, dan keinginan pengirim. • Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat. • Untuk mengetahui mungkin ada dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.

  41. Penempatan bagian-bagian surat • Kepala Surat • Pembukaan • Isi Surat • Penutup

  42. Kepala Surat Pada bagian ini dicantumkan nama Instansi/Lembaga, alamat instansi/lembaga, nomor telepon, lambang instansi, dan lain-lain.

  43. Pembukaan • Tanggal surat, bulan, dan tahun • Nomor surat, membuat nomor surat dibuat/dikeluarkan • Lampiran • Hal/Perihal • Nama dan alamat surat yang dikehendaki oleh penulis/pembuat surat • Salam Pembuka

  44. Isi Surat/tubuh surat Merupakan uraian lengkap dan jelas tentang masalah yang menyebabkan surat itu dibuat dan dikirimkan. Biasanya dituangkan kedalam alinea pembuka, alinea isi dan alinea penutup.

  45. Penutup Penutup surat terdiri dari : • Salam Penutup • Tanda tangan pejabat

  46. Teknik menyusun agenda dan acara rapat Teknik • Pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu • Cara sistematis mengerjakan sesuatu Agenda • Buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun • Masalah yang akan dibicarakan di dalam rapat

  47. Acara Hal/pokok yang akan dibicarakan (dalam rapat dan perundingan) Rapat • Pertemuan untuk membicarakan sesuatu • Sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi

  48. Yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat : • Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan • Mengetahui tema dan tujuan rapat • Mengetahui keadaan calon peserta rapat • Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat • Mengetahui peralatan yang akan digunakan • Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat • Mengetahui keadaan ruang rapat • Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman • Mengetahui tata tertib rapat

  49. Yang harus diperhatikan dalam menyusun acara rapat : • Acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan • Urutan acara rapat terdiri dari : • Pembukaan • Pengarahan dari pemimpin rapat • Pelaksanaan rapat • Pembawa acara membacakan hasil rapat • Mengetahui dan menguasai masalah yang dibicarakan • Mengetahui tema dan tujuan rapat

  50. Mengetahui keadaan calon peserta rapat • Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, dan pelaksanaan rapat • Mengetahui peralatan yang akan digunakan • Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat • Mengetahui keadaan ruang rapat • Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman • Mengetahui tata tertib rapat