Att leda workshops

1. Att leda workshops

2. Workshopledaren stöttar och uppmuntrar gruppen Workshopledarens roll är att leda arbetet framåt och hjälpa gruppen att behålla fokus på ämnet för workshopen, så att resultat jobbas fram Under workshopen stödjer workshopledaren alla deltagare att göra sitt bästa genom att uppmuntra alla att delta samt betona var och ens ansvar för helheten

3. Föreworkshopen • Träffaprocessledaren, och eventuellaandraworkshopsledareförattplaneraworkshoparnaidetalj • Definieravilken process somskaanalyseras • Säkraattlokalärbokad, och attnihar all utrustningsomkrävsförattgenomföra en workshop • Skickautagendan och annan relevant information till deltagarnaiförväg, såatt de kanförbereda sig

4. I do art • I = Intention Vad är syftet med dagens workshop? • D.O = DesiredOutcome Vad är målet med dagens arbete? Vad är det bästa som skulle kunna komma ut? • A = Agenda Hur ser agendan ut för förmiddagen? Vad ska du säga och i vilken ordning? Vilka ämnen och frågor ska du ta upp? • R = Roles Vilka roller har vi? Vem är du och vem är den du pratar med? Behöver vi sätta upp några förhållningsregler/ramar för dagen? • T = Time Hur lång tid får de olika momenten ta? För att få ut det mesta av förmiddagen bör du sätta en tidsgräns. Vi arbetar ofta effektivare under tidspress helt enkelt.

5. Under workshopen • Hållgruppenfokuseradpåuppgiften • Parkerakänsliga (ellerirrelevanta) diskussionerpåettblädderblock • Se till attgruppenhållertiderna • Sammanfattadiskussionennär du kännerattdetärmotiverateller du villfågruppenattgåframåt • Hållkollpåomnågon ser förvirradut, såatt du kanförtydligadiskussionen • Sammanfattaeftervarjedelmoment, förattfågruppen med dig

6. Problemanalys • Förståelse för ursprunget, rotorsaken till problemet • Diagnostisera problemet grundligt genom att fokusera på orsaken och inte konsekvenserna (verkan) • Ställ frågor för att försöka hitta och förstå var det kan gå fel, vilka konsekvenser det får och vilka som påverkas.

7. I slutetavworkshopen • Sammanfattaheladagen, och gåävenigenom de parkeradefrågorna. Berättaförgruppenhurdessafrågorkommerhanteras. • Gåigenomeventuella to-do’s och dead-lines omnågrasådanahardelatsut under dagen • Bekräftatid och plats förnästa workshop, ellernästasteg I processen • Frågagruppenvadsomgick bra, och vad vi kangörabättrenästagång vi träffas

8. Praktiska tips för en lyckad workshop • Varuppmärksam • Lyssnaaktivt • Led tillbakadeltagarna till huvudspåretnärdiskussionernaflyterut • Varuppmärksampånärprocesstegsaknas • Undvikatthamnailärarrollen • Dranyttaav din egenokunskap • Försök formulera problem positivt • Att använda "Hur” istället för "Varför det"

9. Tips förattengageradeltagarna • Ställöppnafrågor • Spegling • Lyssnaaktivt • Berömgruppen och deltagarnanär de jobbar bra • Vartyst • Returnerafrågor och bollavidare • Sammanfattadelmoment och ställ sedan en frågasomförprocessenframåt

10. Tips förattstimuleradiskussion • Föreslå en bensträckare • Ställdummafrågor • Gör en snabbundersökningT.ex: Hålleralla med omatt…? • Gånerpådetaljnivå med en idésom du fårfrån en deltagare • Försökkommapåfrågorsom du trorattgruppenskulleviljaställa • Varstödjande • Be en avdeltagarnasummera • Omformulerafrågeställningar

11. Erkänn konflikter och skapa insikt Ibland uppstår olika former av konflikter under en workshop. Behåll lugnet och försök förstå parterna. Så här kan du göra om: • Någon/några dominerar workshopen – bjud aktivt in alla att bidra och ge alla lika mycket uppmärksamhet • Personliga konflikter uppstår – fokusera på mötets syfte och engagera resten av gruppen • Workshopen eller arbetssättet ifrågasätts – var tydlig med plan och syfte och förklara hur arbetssättet ska leda till resultat • Gruppen fastnar i detaljdiskussioner – fråga hur diskussionen bidrar till workshopens syfte eller föreslå att frågan ”parkeras” • Total förvirring uppstår i gruppen – ta en paus och reflektera över anledning och andra angreppsvinklar

12. Dela gärna på rollen som workshopledare • En kan leda gruppen framåt medan den andra dokumenterar och fokuserar på gruppens interaktion – • Under workshopen kan rollerna med fördel bytas • Uppstår oklarheter eller problem kan workshopledarna bolla idéer och lösningar med varandra – ta en paus! • Arbete i mindre grupper leds lättare av flera personer

13. Driv processen framåt med stöd av ett antal grundläggande tekniker Brainstorma • Ange syftet med momentet klart och tydligt och upprepa det löpande • Uppmuntra alla att delta • Kritisera och värdera inte- alla idéer är värdefulla • Ändra processen före och efter men inte under själva brainstormingen Gruppera och sortera • Om möjligt, sätt grupperingsrubriker på förhand – helst av gruppen. • Gruppera det som kommit fram – låt gärna gruppen göra det själv; var annars noga med att grupperingen är förankrad. • Vid behov, sätt nya rubriker för ökad tydlighet Prioritera • Låt gruppen definiera kriterier för vad som är viktigt. Knyt an till syfte/mål med workshopen. Vid skiljaktigheter använd t.ex. prickar.

14. Varva arbetsformer för bästa dynamik

15. Dominantadeltagare • Sökeroftabekräftelse, såförsöktbekräftadem, eller visa att du respekterarderasåsikterpå • Sägattdetocksåkanfinnasandraåsikterigruppen, såattallakänner sig respekterade • Uppmuntraandradeltagareattsägasinaåsikter • Sättgränserpåetttrevligtsätt • Om detärnödvändigt, prata med personen under en bensträckare • Låtdetintebli en tävling

16. Ointresseradedeltagare • Tillåtintenågonattbaravara en passivdeltagare • Försäkra dig omatt de inserfördelarna med att delta • Betona (föralla) viktenavattalladeltar • Visa att du ärintresseradavdem och derasåsikter • Uppmuntradematt delta såtidigtsommöjligt • Be om just derasåsikt (fast utanattöverbetonaderasinflytande) • Gedempositiv feedback när de deltar

17. Deltagaresomärtysta, blyga, beroendeavandraellertröga • Försökfåderasförtroende och gedemsjälvförtroende • Se derasstyrkor och svagheter • Gedemuppgiftersom du vet att de klararav • Ställfrågorsom du vet att de kansvarapå • Gedemtillfälleatt visa att de kaninför de andradeltagarna • Coachademutanförworkshopen • OBS: Ställdemaldrigframförgruppen!!!

18. Deltagaresombara ser problem • Bekräfta hans eller hennes problem • Om klagomålet är rimligt, visa att du förstår problemet och berätta vad du ska göra åt det • Om du känner att problemet inte är rimligt och inte hör hemma i processen kan du fråga om det är något de andra deltagarna också känner • Om den som klagar fortfarande insisterar, bekräfta hans/hennes rätt till sin åsikt och fokusera gruppen på nästa steg i processen • Parkera problemet på ett blädderblock • Prata med personen utanför workshopen

19. Pratigadeltagare • Dra in dem i den workshopen som du leder • Använd kroppsspråket: ögonkontakt och små gester som visar ditt missnöje • Flytta fysiskt närmare, det brukar avskräcka de som pratar • Utnyttja när någon annan pratar, och be dem vara tysta så att andra kan göra sina röster hörda • Gör det alltid på ett trevligt sätt • Om du delar upp gruppen, skilj pratarna åt • Prata med dem under en paus vid behov

20. Om deltagareblirosams • Bekräfta vad de som är osams har sagt, sammanfatta och gå vidare, eller gå tillbaka till utgångspunkten • Påminn deltagarna om varför de är där, vilken roll de har och vad ni har för uppgift • Ta en bensträckare

21. Atthantera en aggressivgrupp • Bekräfta gruppens känslor i början av mötet • Ge gruppen möjlighet att berätta varför de känner som de gör, även om du redan tror att du vet varför • Räta ut eventuella missförstånd eller missuppfattningar som kan vara grunden för deras missnöje; de kanske är felinformerade! • Bekräfta missnöjet om det finns giltiga skäl • Om det är saker som ligger utanför gruppens kontroll, kan du visa empati för gruppens känslor - men också berätta att det inte kan hanteras på det här sättet i workshopen • Inrikta gruppen på uppgiften

22. Vad behöver du hjälp med?