278206 application of software package in office n.
Download
Skip this Video
Download Presentation
278206 Application of Software Package in Office

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 48

278206 Application of Software Package in Office - PowerPoint PPT Presentation


  • 61 Views
  • Uploaded on

278206 Application of Software Package in Office. การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณ (3) (Spread Sheet). อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ thararat@buu.ac.th. การนำเข้าข้อมูลจากภายนอก. การนำเข้าข้อมูลจากภายนอก. Excel มีความสามารถในการจัดการกับฐานข้อมูล ทำให้สะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา แก้ไข/ลบข้อมูล

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about '278206 Application of Software Package in Office' - neil-stephenson


Download Now An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
278206 application of software package in office

278206Application of Software Package in Office

การใช้งานโปรแกรมตารางคำนวณ (3)

(Spread Sheet)

อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ

thararat@buu.ac.th

slide2

การนำเข้าข้อมูลจากภายนอกการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

slide3
การนำเข้าข้อมูลจากภายนอกการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก
  • Excel มีความสามารถในการจัดการกับฐานข้อมูล ทำให้สะดวกในการจัดเก็บ ค้นหา แก้ไข/ลบข้อมูล
  • ตลอดจนนำข้อมูลมาประมวลในลักษณะของรายงานแบบต่างๆ ได้
  • การจัดเก็บข้อมูลใน Excel นอกจากจะทำการกรอกข้อมูลลงไปตรงๆ แล้ว Excel ยังสามารถนำข้อมูลรูปแบบอื่นที่มีอยู่นำเข้ามาใช้ได้
excel
รูปแบบไฟล์ที่ Excel สามารถนำเข้าข้อมูลจากภายนอก
  • ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ไฟล์อื่นๆ (*.xlsx)
  • ไฟล์ข้อความหรือ Text files (*.txt)
  • ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Access (*.mdb)
slide5
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก
  • เลือกตำแหน่งเซลที่ต้องการให้นำข้อมูลจากภายนอกมาวาง
  • คลิกแท็บData หรือข้อมูล
  • ในกลุ่ม รับข้อมูลภายนอก ให้เลือก ลักษณะของไฟล์ข้อมูลที่ต้องการจะนำเข้า
slide6
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

4. ให้เลือกรูปแบบของไฟล์ข้อมูลและไฟล์ข้อมูลที่ต้องการนำเข้าแล้ว Click ปุ่ม Open

slide7
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

5. หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ- ขั้นที่ 1 จาก 3 ต้องกำหนดค่าในส่วนต่างๆ แล้วคลิก Next

5.1 การกำหนดชนิดข้อมูลดั้งเดิม (Original data type)จะมีค่าให้เลือก 2 ค่า

  • Delimited (มีการใช้ตัวคั่น) กรณีที่ไฟล์ข้อมูลมีการแบ่งข้อความด้วยสัญลักษณ์
  • Fixed width (ความกว้างคงที่) กรณีที่ไฟล์ข้อมูลใช้การเว้นวรรคด้วยช่องว่างแบ่งข้อความ

5.2 เริ่มนำเข้าที่ (Start import at row) ให้เลือกว่าจะนำเข้าข้อมูลตั้งแต่แถวที่เท่าใด ตัวอย่างนี้ให้เลือกนำเข้าตั้งแต่แถวที่ 1

5.3 แหล่งที่มาของแฟ้ม (File origin) เป็นการกำหนดภาษาของข้อมูลที่จะนำเข้า ให้เลือกภาษาไทย คือ 874 : Thai (Windows)

slide8
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก
slide9
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

6. หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ- ขั้นที่ 2 จาก 3 Excel ให้กำหนดตัวคั่นข้อมูล โดยดู จากข้อมูลในไฟล์ที่จะนำเข้าเป็นหลัก

slide10
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก
  • หน้าต่าง ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ- ขั้นที่ 3 จาก 3 เป็นการกำหนดรูปแบบของเซลข้อมูลว่าแต่ข้อมูลในแต่ละ Column จะเป็นรูปแบบ General, Text, Date, หรือจะเลือกไม่นำเข้า Column นั้น

โดยการเลือก Do not import column (skip) ซึ่งปกติ Excel จะกำหนดให้เป็น General

slide11
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลจากภายนอก

8. หน้าต่าง Import Data ให้กาหนดว่าจะน าข้อมูลวางไว้ที่เซลใดในชีทที่

ปรากฎอยู่ (Existing worksheet) หรือให้นำไปวางในชีทที่สร้างใหม่ (New

worksheet)

data validation

การใช้งาน Data Validationเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

slide13
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  • เพื่อให้การกรอกข้อมูลมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น
  • ควรจะมีการกำหนดกฎข้อบังคับในการป้อนข้อมูล
  • ใน Excel สามารถใช้ การทำ Data Validation ในการตรวจสอบการป้อนข้อมูลให้ถูกต้องได้
slide14
ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
slide15
ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
slide16
ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  • ประเภทของข้อมูลที่จะอนุญาตให้ป้อนได้ในช่อง Allow:
    • Any Value (ค่าใดๆ) ค่าตัวเลขหรือข้อความใด
    • Whole number (จำนวนเต็ม) เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็มที่กำหนดในช่วงหนึ่ง
    • Decimal (ตำแหน่งทศนิยม) เฉพาะตัวเลขตามจำนวนทศนิยมที่กำหนด
    • List (รายการ) ค่าจากรายการที่เตรียมไว้
    • Date (วันที่) ค่าตามกรอบวันที่ที่ระบุ
    • Time (เวลา) ค่าตามกรอบเวลาที่ระบุ
    • Text length (ตามความยาวข้อความ) ตามความยาวของข้อความที่ระบุ
    • Custom (กำหนดเอง) กำหนดค่าเอง เช่น สูตรคำนวณ
slide17
ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  • ข้อมูลบางประเภทต้องเลือกการเปรียบเทียบข้อมูลในหัวข้อ Data: ว่าน้อยหรือมากกว่าค่าที่ระบุเป็นช่วง

o   Between (อยู่ระหว่าง) ตัวเลขช่วงหนึ่งซึ่งอยู่ระหว่าง ค่าต่ำสุด ถึง ค่าสูงสุดที่ระบุ

o   Not between (ไม่อยู่ระหว่าง) ตัวเลขใดๆ ซึ่งไม่เท่ากับค่าที่ระบุ

o   Equal to (เท่ากับ) เท่ากับตัวเลขที่ระบุ

o   Not equal to (ไม่เท่ากับ)  ไม่เท่ากับตัวเลขที่ระบุ

o   Greater than (มากกว่า) มากกว่าค่าที่ระบุ

o   Less than (น้อยกว่า) น้อยกว่าค่าที่ระบุ

o   Greater than or equal to  (มากกว่าหรือเท่ากับ) มากกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ

o   Less than or equal to (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ

slide18
ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  • ข้อมูลบางประเภทต้องเลือกการเปรียบเทียบข้อมูลในหัวข้อ Data: ว่าน้อยหรือมากกว่าค่าที่ระบุเป็นช่วง

o   Between (อยู่ระหว่าง) ตัวเลขช่วงหนึ่งซึ่งอยู่ระหว่าง ค่าต่ำสุด ถึง ค่าสูงสุดที่ระบุ

o   Not between (ไม่อยู่ระหว่าง) ตัวเลขใดๆ ซึ่งไม่เท่ากับค่าที่ระบุ

o   Equal to (เท่ากับ) เท่ากับตัวเลขที่ระบุ

o   Not equal to (ไม่เท่ากับ)  ไม่เท่ากับตัวเลขที่ระบุ

o   Greater than (มากกว่า) มากกว่าค่าที่ระบุ

o   Less than (น้อยกว่า) น้อยกว่าค่าที่ระบุ

o   Greater than or equal to  (มากกว่าหรือเท่ากับ) มากกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ

o   Less than or equal to (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ

slide19
ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
  • กำหนดข้อมูลที่สามารถป้อนได้ในหัวข้อ Data (ข้อมูล)
  • เช่น เลือกเป็น Whole number (จำนวนเต็ม)
  • และกำหนดเป็น between
  • ต้องระบุช่วงข้อมูลที่จะรับโดยระบุค่าต่ำสุด (Minimum)
  • และค่าข้อมูลสูงสุดที่จะรับ (Maximum)
slide20
ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
slide21
ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
slide22
ขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขั้นตอนการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
slide24
การยกเลิกการตรวจสอบข้อมูลการยกเลิกการตรวจสอบข้อมูล
  • เลือกช่วงเซลที่ได้กำหนดเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูลไว้
  • เลือก Data > Validation (ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้อง)
  • คลิกแท็บSettings (การตั้งค่า) แล้วคลิกปุ่ม Clear All (ล้างทั้งหมด)
  •  คลิกปุ่ม ตกลง      
pivot table1
Pivot Table
  • Pivot Table เปนเครื่องมือที่ใช้ในการสรางรายงาน รูปแบบตาง ๆ ตามความตองการ

จากฐานขอมูล(Data Base)

  • โดยฐานขอมูลที่ใชในการสรางรายงาน อาจจะอยูในรูปแบบของตารางใน

Worksheet ของ Excel หรืออยูในแฟมข้อมูลในรูปแบบอื่น(External Data File)

  • Pivot Table เปนเครื่องมือที่มีใชตั้งแต Excel 97 และไดมี การปรับปรุงใหมีประสิทธิภาพดีขึ้นเรื่อย ๆ
  • Pivot Table เปรียบเสมือนเปน Report Generator คือ ผูใชสามารถสรางรายงานในรูปแบบต่าง ๆ โดยไมต้องมีการเขียนโปรแกรม
  • เพียงแตกําหนดรูปแบบความตองการรายงานที่ตองการ โปรแกรมExcel จะสามารถสรางรายงานดังกลาวได ภายในเวลาอันรวดเร็ ว
pivot table2
Pivot Table
  • ตัวอย่าง

สมมติว่าเรามีข้อมูลเกี่ยวกับรายจ่ายประจำวัน จำนวน 3 วัน ดังนี้

pivot table3
Pivot Table
  • จากตัวอย่างข้างต้น ต้องการสรุปรายจ่าย แต่ละรายการ  แยกเป็นรายวัน ดังนี้
pivot table4
วิธีการสร้าง Pivot Table
  • สร้างข้อมูลรายจ่ายประจำวัน ที่ Sheet1 โดยให้มีหัวคอลัมน์แต่ละคอลัมน์  ทั้งนี้เพื่อนำไปใช้เป็นข้อมูลในการจัดทำตารางสรุป
  • กําหนดขอมูลที่จะใชสราง Pivot Table ซึ่งสามารถทําไดโดย

เอาCursor ไวคลิกในตารางขอมูลที่จะใชในการสราง Pivot Table

pivot table6
วิธีการสร้าง Pivot Table

3. ใชคําสั่ง Insert Tables Pivot Table โดยExcel จะทําการกําหนด

ขอบเขตของขอมูลที่จะใชสราง Pivot Table ในชองTable / Range ในกรณี

ไมถูกต้องสามารถเปลี่ยนแปลงใหมได

pivot table7
วิธีการสร้าง Pivot Table

4. เลือกพื้นที่ที่จะนํา Pivot Table ที่สรางขึ้นไปแสดง ซึ่งอาจจะเป็นWorksheet ใหม หรือWorksheet เดิม

pivot table8
วิธีการสร้าง Pivot Table

5. การจัดรูปแบบของ Pivot Table

  • จะเห็นวาทางดานขวามือของจอภาพจะปรากฏ Pivot Table

Field List ซึ่งประกอบ ชื่อ ฟลด ตาง ๆ ของขอมูลที่จะนํามาใชสราง Pivot

Table

  • สวนทางตอนลางของ Pivot Table Field List คือ ตําแหนงตาง ๆ ของ

รายงาน ซึ่งเราสามารถลากฟลดจาก Pivot Table Field List ไปวางไวใน

Pivot Table เพื่อสรางรายงานความตองการ

pivot table10
วิธีการสร้าง Pivot Table

การกำหนดฟิลด์ลงในตำแหน่งของรายงาน มีดังนี้

Report Filter หมายถึง ฟลด ที่ใชในการจัดกลุมหนาของรายงาน

Column Label หมายถึง ฟลด ที่จะใชเป นชื่อของColumn

Row Label หมายถึง ฟลด ที่จะใชเป นชื่อของRow

∑Value หมายถึง ฟลด ที่จะใช ในคํานวณในรายงานโดยการหาผลรวม

pivot table11
การเปลี่ยนแปลงรูปแบบของ Pivot Table

** ในตำแหน่งต่างๆ ของ Pivot Table

สามารถมีฟิลด์ได้มากกว่า 1 ฟิลด์ หรือไม่มีเลยก็ได้

grouping pivot table
การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table
grouping pivot table1
การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

ตัวอย่าง Pivot Table ก่อนการจัดกลุ่ม

grouping pivot table2
การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table
grouping pivot table4
การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table
grouping pivot table5
การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table

ตัวอย่างข้อมูล

Pivot Table ที่ได้

grouping pivot table6
การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table
grouping pivot table7
การจัดกลุม(Grouping) รายการใน Pivot Table