278206 Application of Software Package in Office

1. 278206Application of Software Package in Office บทที่ 3 โปรแกรมประมวลผลคำ อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ thararat@buu.ac.th

2. โปรแกรมชุดสำนักงาน • ปัจจุบันนี้ซอฟต์แวร์ชุดสำนักงานต่างๆ เช่น โปรแกรมสร้างเอกสาร โปรแกรมตารางคำนวณ และโปรแกรมสร้างการนำเสนองาน เป็นต้น เป็นที่นิยมใช้งานทั้งในองค์กร บริษัท หน่วยงาน และสถาบันการศึกษา ต่างๆ • ตัวอย่างซอฟต์แวร์สำนักงาน ได้แก่ ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ และโอเพน ออฟฟิศดอทอ๊อก (ชุดโปรแกรมภาษาไทย คือ ปลาดาวออฟฟิศ และออฟฟิศทะเล) เป็นต้น

3. โปรแกรมชุดสำนักงาน • โปรแกรมสำนักงานประเภทมีลิขสิทธิ์ • โปรแกรมสำนักงานประเภทฟรีแวร์หรือโอเพนซอร์ท

4. โปรแกรมสำนักงานประเภทฟรีแวร์หรือโอเพนซอร์ทโปรแกรมสำนักงานประเภทฟรีแวร์หรือโอเพนซอร์ท • โปรแกรม Star Office Office • เป็นโปรแกรมชุดสำนักงานที่บริษัทSun Microsystems พัฒนาขึ้นมา • สามารถใช้งานได้กับระบบปฎิบัติการที่หลากหลาย เช่น Windows, Linux   และ   Solaris   (TM) • โปรแกรม StarOfficeสามารถใช้งานได้หลายภาษาเช่น ฝรั่งเศส, เยอรมัน, อิตาลี, สเปน, สวีเดนฯลฯ

5. โปรแกรมสำนักงานประเภทฟรีแวร์หรือโอเพนซอร์ทโปรแกรมสำนักงานประเภทฟรีแวร์หรือโอเพนซอร์ท • โปรแกรมปลาดาวออฟฟิศ    (Pladao Office) • เป็นโปรแกรมชุดสำนักงานภาษาไทยที่บริษัทซันไมโครซิสเต็มส์(ประเทศไทย) และศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (NECTEC)   ได้ร่วมมือกันในโครงการพัฒนาโปรแกรมชุดนี้ขึ้น • โดยพัฒนาต่อยอดมาจากโปรแกรม  Star Office   ของ บริษัท   Sun Microsystems     ซึ่งเป็นโปรแกรมชุดสำนักงาน Open Source  

6. โปรแกรมสำนักงานประเภทฟรีแวร์หรือโอเพนซอร์ทโปรแกรมสำนักงานประเภทฟรีแวร์หรือโอเพนซอร์ท • โปรแกรมปลาดาวออฟฟิศ    (Pladao Office) • โปรแกรมหลักในโปรแกรมปลาดาวออฟฟิศ ประกอบด้วย • Writer โปรแกรมประมวลผลคำ    (Word Processor) • Calc โปรแกรมตารางคำนวณ     (Spreadsheet) • Impress โปรแกรมนำเสนองาน    (Presentation) • Draw โปรแกรมวาดภาพแบบเวกเตอร์   (Drawing) • Math โปรแกรมพิมพ์สมการคณิตศาสตร์    (Equation)

7. โปรแกรมสำนักงานประเภทมีลิขสิทธิ์โปรแกรมสำนักงานประเภทมีลิขสิทธิ์ • โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศ • เป็นโปรแกรมชุดสำนักงาน ที่พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต์ • เป็นโปรแกรมที่ครองส่วนตลาดมากที่สุดในขณะนี้ • สำหรับชุดโปรแกรมนี้เป็นชุดโปรแกรมที่มีการกำหนดค่าลิขสิทธิ์ในการใช้งาน • และได้มีการพัฒนาต่อเนื่องหลายเวอร์ชันโดยในแต่ละเวอร์ชันก็มีหลายแพคเกจที่เหมาะสมกับขนาดองค์กร

8. โปรแกรมMicrosoft Office 2007 • มีการปรับปรุงอินเทอร์เฟซสําหรับผู้ใช้ของ Microsoft Office จากเวอร์ชั่นก่อน • ทำให้โปรแกรมที่อยู่ในชุด Office จะมีพื้นที่ทํางานที่คล่องตัวมากขึ้น • และไม่รกรุงรัง • ลดสิ่งที่ไม่จําเป็นและช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างผลงานที่ต้องการได้ อย่างรวดเร็วและง่ายยิ่งขึ้น

9. โปรแกรมMicrosoft Office 2007 • เป้าหมายในการออกแบบ • ทําให้ผู้ใช้สามารถหาและใช้คุณลักษณะของโปรแกรมประยุกต์ได้อย่างสมบูรณ์แบบ • โปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office รุ่นก่อน ผู้ใช้จะใช้ระบบเมนู แถบเครื่องมือ บานหน้าต่างงาน และกล่องโต้ตอบ

10. โปรแกรมMicrosoft Office 2007 • คุณลักษณะ • Ribbon • เมนูและแถบเครื่องมือแบบเดิมถูกแทนที่ด้วยริบบอน • ซึ่งเป็นอุปกรณ์ใหม่ที่จะนําเสนอคําสั่งที่จัดเรียงเป็นชุดของแท็บ • แท็บบนริบบิอนจะแสดงคําสั่งที่เกี่ยวข้องมากที่สุดกับพื้นที่งานแต่ละพื้นที่ ในโปรแกรมประยุกต์

11. โปรแกรมMicrosoft Office 2007 • คุณลักษณะ • Ribbon

12. โปรแกรมMicrosoft Office 2007 2) ปุ่มOffice

13. โปรแกรมMicrosoft Office 2007 3) แท็บบริบท

14. โปรแกรมMicrosoft Office 2007 4) แกลเลอรี

15. โปรแกรมMicrosoft Office 2007 5) แถบเครื่องมือด่วน

16. โปรแกรมประมวลผลคำ • การ ประมวลผลคำ (Word Processing)    เป็นการนำคำหลายๆ คำมาเรียงกันให้ในรูปแบบที่กำหนด • สามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัด หรือหน้าละกี่บรรทัด กั้นระยะหน้าระยะหลังเท่าใด • และสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้นๆ ออกมากี่ชุดก็ได้ • โดยทุกชุดที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์จะเหมือนกันทุกประการเสมือนกับการถ่ายเอกสารหรือการทำสำเนา (copy)    

17. โปรแกรมประมวลผลคำ • โปรแกรม (Program)    หรือชุดคำสั่งที่ทำให้เราสามารถทำงานกับเอกสารและสั่งงานต่างๆนี้ได้ มีชื่อเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์(Word processor)     หรือโปรแกรมประมวลผลคำ

18. โปรแกรมประมวลผลคำ • ดังนั้น การประมวลผลคำ หมายถึง การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีชื่อว่า เวิร์ดโพรเซสเซอร์    (word processor)     • ที่มีความสามารถในการสร้างแก้ไขเพิ่มเติม คัดลอก จัดรูปแบบเอกสาร • ตลอดจนการเก็บบันทึกเอกสารนั้นลงในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ • เพื่อสามารถเรียกใช้งานในภายหลังได้ • ซึ่งการกระทำดังกล่าวนี้จะต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในการทำงาน

19. วิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคำวิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคำ • โปรแกรมประมวลผลคำที่มีใช้ ในประเทศไทยในยุคแรกๆนั้นส่วนใหญ่จะเป็นโปรแกรมของต่างประเทศ • เช่นโปรแกรม  WORDSTAR ของบริษัทไมโครโปรจำกัด • ซึ่งสามารถพิมพ์ข้อความได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น • ปี พ.ศ  2529   นายแพทย์ชุษณะ มะกรสาร ได้พัฒนาโปรแกรมประมวลผลคำที่ชื่อว่า ราชวิถี(Rachavitee  Word  PC  Version 1.0)   • การใช้งานโปรแกรมจะมีลักษณะเหมือนกับโปรแกรม WORDSTAR   แต่สามารถพิมพ์ข้อความภาษาไทยได้

20. วิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคำวิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคำ • ปี พ.ศ. 2532     สถาบันบริการคอมพิวเตอร์ และภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์คณะวิศวกรรมศาสตร์จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้ร่วมมือกันพัฒนาโปรแกรมประมวลผลคำภาษาไทยและอังกฤษ • โดยออกแบบให้ง่ายต่อการใช้งานและมีความสามารถในการทำงานเช่นเดียวกับโปรแกรมประมวลผลคำอื่นๆ • โดยตั้งชื่อว่า ซียูไรต์เตอร์ • โดยจะมีเมนูคำสั่งต่างๆที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกใช้คำสั่งได้ด้วยการ เลื่อนแถบสว่าง     (โดยใช้ปุ่มลูกศรบนแป้นพิมพ์)ไปยังคำสั่งที่ต้องการใช้ซึ่งเป็นภาษาไทย

21. วิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคำวิวัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคำ • การประมวลผลคำ ในปัจจุบันจะใช้ชุดซอฟต์แวร์     (software suites) ซึ่งเป็นโปรแกรมสำเร็จรูป    (package)    ชุดซอฟต์แวร์นี้บางทีเรียกว่า โปรแกรมชุดสำนักงาน (Office programs) • โดยบริษัทไมโครซอฟต์คอร์เปอเรชัน จำกัด ออกสู่ตลาดครั้งแรกมีชื่อว่าไมโครซอฟต์ออฟฟิศรุ่น    4.3 • ต่อมาบริษัทไมโครซอฟต์ได้ทำการปรับปรุงพัฒนาโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดอย่าง ต่อเนื่องมาโดยตลอด • โดยทำการปรับปรุงแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆ แล้วพัฒนาเป็นโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด   7.0   หรือไมโครซอฟต์เวิร์ด  95  ซึ่งเป็นโปรแกรมในชุดของโปรแกรมสำนักงานที่มีชื่อว่า ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ 95   • บริษัทไมโครซอฟต์ได้ทำการพัฒนาโปรแกรมชุดสำนักงานมาโดยตลอดอย่าง ต่อเนื่องจนปัจจุบัน

22. ประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำ • 1.  เวิร์ดโพรเซสเซอร์   (Word Processor) • 2.  เทกซ์อิดิเตอร์   (Text Editors)

23. ประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำ 1.  เวิร์ดโพรเซสเซอร์   (Word Processor) • เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่ใช้ในการทำงานด้านการพิมพ์เอกสารที่มีความสามารถสูง • เช่น การใส่ภาพกราฟิก(Graphic)    หรือชาร์ต   (Chart)   ลงในเอกสาร • การสร้างตารางการจัดหน้าเอกสารแบบคอลัมน์อัตโนมัติ โดยมีชนิดและขนาดของตัวอักษร   (Font) ให้เลือกใช้มากมายหลายรูปแบบ • ตัวอย่างของโปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ ได้แก่ ไมโครซอฟต์เวิร์ด   (Microsoft Word)

24. ประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำประเภทของโปรแกรมประมวลผลคำ 2.  เทกซ์อิดิเตอร์   (Text Editors) • เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่มีขนาดเล็ก เหมาะสำหรับการพิมพ์และแก้ไขเอกสารแบบธรรมดา • เช่น การใช้ตัวหนา   (Bold)     การใช้ตัวเอียง    (Italics)    • โดยมีชนิดและขนาดของตัวษรให้เลือกใช้แต่ไม่มากเท่ากับโปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ • สามารถพิมพ์ข้อความลงในเอกสาร จัดเก็บบันทึก และสั่งพิมพ์งานที่ทำนั้นออกทางเครื่องพิมพ์ได้ • ตัวอย่างของเทกซ์อิดิเตอร์ ได้แก่ โปรแกรม   WordPad,    โปรแกรม NotePadเป็นต้น

25. ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ 1. ช่วยให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีความรวมเร็วมากขึ้น 2. ช่วยลดปริมาณกระดาษที่จัดเก็บทำให้ประหยัดพื้นที่ในการเก็บ 3. ช่วยลดขั้นตอนในการจัดทำเอกสาร เช่นการทำจดหมายเวียน 4.  ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์ 5.  ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงาม 6.  ช่วยให้การทำงานกับเอกสารถูกต้องและมีข้อผิดพลาดลดน้อยลง

26. คุณสมบัติโดยทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำคุณสมบัติโดยทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ 1.   การดำเนินการตามมาตรฐานเกี่ยวกับการป้อนและแก้ไขข้อมูล - การย้ายเมาส์พอยเตอร์ไปที่ตำแหน่งใดๆ บนหน้าจอ - การเลื่อนเอกสารขึ้นลงได้ - การขึ้นบรรทัดใหม่อัตโนมัติ - การแทรกและลบข้อมูล - การค้นหาคำ - การแทนที่คำที่ต้องการแก้ไขด้วยคำหรือข้อความใหม่ - การตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์ของภาษาโดยอัตโนมัติ - พจนานุกรมคำศัพท์ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

27. คุณสมบัติโดยทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำคุณสมบัติโดยทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ 2.   การดำเนินการตามมาตรฐานเกี่ยวกับรูปแบบการพิมพ์ - การปรับระยะห่างระหว่างบรรทัดหรือย่อหน้า - การแทรกสัญลักษณ์และอักษรพิเศษ - การปรับเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษร - การจัดวางข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เช่น จัดชิดซ้าย ชิดขวา หรือจัดกึ่งกลาง - การจัดระยะห่างระหว่างตัวอักษรเป็นสัดส่วน - การใส่ลำดับเลขหน้า หัวกระดาษและท้ายกระดาษ - สามารถจัดหน้าเอกสารได้หลายคอลัมน์ในหนึ่งหน้า - มีรูปแบบตัวอักษรให้เลือกใช้หลากหลาย

28. คุณสมบัติโดยทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำคุณสมบัติโดยทั่วไปของโปรแกรมประมวลผลคำ 3. การดำเนินการขั้นสูง - การแก้ไขคำผิดโดยอัตโนมัติ - มีการกำหนดข้อความอัตโนมัติ - มีรูปแบบฟอร์มอัตโนมัติ - มีการจัดรูปแบบโดยอัตโนมัติ - มีรูปแบบทางคณิตศาสตร์ - มีการเรียงลำดับอัตโนมัติ - มีคำแนะนำ/ช่วยเหลืออัตโนมัติ - มีดัชนี และตารางของเนื้อหา    (สารบัญ) - ทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่นๆในชุดสำนักงานได้ -สร้างเอกสารรูปแบบ    HTML    หรือเว็บเพจได้

29. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 • โปรแกรมประมวลผลคํารุ่นใหม่จากค่ายไมโครซอฟต์ • ที่ได้รับการพัฒนาความสามารถเกี่ยวกับการพิมพ์และประมวลผลคําตั้งแต่การพิมพ์ บันทึกอย่างง่าย • จนถึงสื่อสิ่งพิมพ์ประเภทแผ่นพับ โปสเตอร์หรือรูปแบบอื่นๆ ตามต้องการผ่านจอภาพ • เป็นการทํางานในลักษณะ WYSIWYG: What you see is what you get ที่เห็นผลการทํางานทันที

30. ลักษณะเด่นของโปรแกรม Microsoft Office Word 2007

31. ลักษณะเด่นของโปรแกรม Microsoft Office Word 2007

32. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007

33. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 Ribbon Bar - ริบบอนหน้าแรก (Home) - ริบบอนแทรก (Insert)

34. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 Ribbon Bar - ริบบอนเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) - ริบบอนการอ้างอิง (References)

35. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 Ribbon Bar - ริบบอนการส่งจดหมาย (Mailings) - ริบบอนตรวจทาน (Review)

36. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 Ribbon Bar - ริบบอนมุมมอง (View) - ริบบอนคำสั่งเฉพาะ (Contextual tabs)

37. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 Ribbon Bar - การซ่อน Ribbon tab - แสดง Ribbon tab

38. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007

39. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007

40. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 รูปแบบการแสดงผลจอภาพ (มุมมองเอกสาร) • มีโหมดการทํางานหลายลักษณะโดยควบคุมจากเมนูคําสั่งมุมมอง(View) • Print Layoutโหมดการทํางานเสมือนจริง แสดงขอบกระดาษทั้งสี่ด้าน รูปภาพ รูปวาด แนะนําให้เลือกโหมดนี้ในการสร้างเอกสาร • Full Screen Readingโหมดแสดงเอกสารเต็มจอแบบสองจอภาพ • Web Layoutโหมดการพิมพ์ในการออกแบบหน้าเว็ บ • Outlineสภาวะการพิมพ์แบบโครงร่าง เหมาะต่อการปรับแต่งรูปแบบเอกสารอย่าง รวดเร็ว • Draftสภาวะการพิมพ์โครงร่าง มีขนาดพื้นที่พิมพ์งานกว้าง แต่ไม่แสดงภาพจากการวาดด้วยเครื่องมือวาดภาพ(Drawing Tools)

41. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เทคนิคการเลื่อนดูเนื้อหาด้วยแป้นพิมพ์ • <HOME> ตนบรรทัด • <END> ทายบรรทัด • <Ctrl><Home> ไปต้นเอกสาร • <Ctrl><End> ไปท้ายเอกสาร • <Ctrl><ลูกศรขวา/ซ้าย> เลื่อนตามทิศทางครั้งละ1 คํา • <Shift><F5> เลื่อนไปตําแหน่งการแก้ไขครั้งล่าสุด • <F5> ระบุตําแหน่งที่ต้องการ

42. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 • เทคนิคการเลื่อนดูเนื้อหาด้วยแป้นพิมพ์

43. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เทคนิคการเลือกข้อมูล • ดับเบิลคลิกที่ ตัวอักษร เลือกเป็นคํา • Triple Click เลือกทั้งParagraph • คลิกหน้าบรรทัด เลือกทั้งบรรทัด • <Alt><Drag & Drag> เลือกแบบคอลัมน์ • ช่วงที่1 + <Shift><Click> ย่อ/ขยายช่วง • ช่วงที่1 + <Ctrl><Drag & Drop> เลือกเป็นช่วงๆ • <Shift><Ctrl><Home/End> เลือก ณ ตําแหน่ง Cursor จนสุด ข้อมูลด้านบน/ล่าง

44. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 • การตั้งชื่อแฟ้มเอกสารที่ต้องแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงร่วมกัน • ให้ใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไม่มีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเว้นแต่. และ- เท่านั้น (ไม่ใช้space และ underscore “_” เพราะจะสร้างปัญหาเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของ URL) • ระบุ วันที่ไว้ข้างหน้า ด้วยรูปแบบyyyymmdd

45. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 • การตั้งชื่อแฟ้มเอกสารที่ต้องแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงร่วมกัน • เช่น ชื่องาน คือvoip-proposal • ในการร่างเอกสารเป็นครั้งแรก ชื่อไฟล์ก็จะเป็น • 20031216-voip-proposal.doc • ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแก้ไขและทบทวนออกมาอีก 2-version • ให้ตั้งชื่อใหม่ดังนี้20031216-voip-proposal-1.doc 20031216-voip-proposal-2.doc • และหากว่าอีกสองวันต่อมา มีการแก้ไขและปรับปรุงกันต่อ ก็อาจตั้งชื่อใหม่เป็นไฟล์ตั้งต้นว่า 20031218-voip-proposal.doc

46. โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 • การตั้งชื่อแฟ้มเอกสารที่ต้องแลกเปลี่ยนกันและมีการปรับปรุงร่วมกัน • ในบางครั้ง มีการแจกไฟล์ให้ไปแก้ไขพร้อมกันหลายๆคน • และอาจจะต้องนําไฟล์ที่แก้ไขนั้นมารวมกันใหม่ • กรณีนี้ให้ผู้ที่อยู่ในทีมงานใส่ชื่อย่อของตัวเองต่อท้ายversion ถัดไป • 20031218-voip-proposal-4-boonlert.doc (ปรับปรุงโดยboonlert) • 20031218-voip-proposal-4-somchai.doc (ปรับปรุงโดยsomchai) • 20031218-voip-proposal-4-pranee.doc (ปรับปรุงโดยpranee)