ESTUDIO DE CASO SOBRE INDICADORES DE GESTION PARA LA CALIDAD DE LA EDUCACION SUPERIOR APLICADO A BIBLIOTECAS MEDICAS

1. ESTUDIO DE CASO SOBRE INDICADORES DE GESTION PARA LA CALIDAD DE LA EDUCACION SUPERIOR APLICADO A BIBLIOTECAS MEDICAS PREPARADO POR MARIA TERESA RAMIREZ VARGAS LIBIA JARAMILLO JARAMILLO Con la Asesoría de: Ricardo Acosta, MD Octubre de 2003 MTRV, LJJ

2. CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS INDICADORES Común:relacionar alcance y/o efectividad de los servicios, con la comunidad a la que debe servir Alcance: mide el grado en que el servicio cubre a la comunidad Efectividad: mide el éxito de un servicio en términos cuantitativos ante esa comunidad MTRV, LJJ

3. CÓMO INTERPRETAR LAS EXPRESIONES RESULTANTES Dentro del contexto de los objetivos y características de la biblioteca que las obtuvo, ya que desde esa perspectiva individual, es donde el indicador adquiere una real dimensión y significado MTRV, LJJ

4. QUÉ NOS MOTIVO A GENERAR INDICADORES’ El compromiso con los usuarios de nuestra comunidad académica para brindarles una información de calidad y cumplir con los requerimientos del CNA MTRV, LJJ

5. PORQUE GENERAR INDICADORES ? • Para encontrar caminos que ofrezcan respuestas adecuadas a los usuarios • Qué tipo de indicadores? • Con relación a las colecciones • Servicios prestados • Satisfacción de los usuarios MTRV, LJJ

6. Se gerencia para el desarrollo de una colección, el gran reto ha sido definir si la colección que se está creando responde a las necesidades de los usuarios MTRV, LJJ

7. Como se hizo el estudio ? Primer paso: Nos preguntamos, qué busca el usuario de medicina? Busca información actualizada y altamente técnica En los planes de estudio de las diversas materias se requieren siempre obras consideradas clásicas como: Patología de Robbins, medicina interna de Harrison, fisiología de Guyton, bioquímica de Harper, etc., etc. MTRV, LJJ

8. Esta pregunta nos hizo entender que: • No hay gran diversidad de títulos • Las colecciones son determinantes, pertinentes y requieren suficientes ejemplares • La colección debe responder al perfil de formación de la entidad MTRV, LJJ

9. “Hay que partir del principio de que cada biblioteca universitaria es única y por consiguiente cada una tiene que establecer sus propios criterios de rendimiento y evaluación”. Saldarriaga, 2002 MTRV, LJJ

10. Segundo paso: Clasificación por áreas: • Básicas: apoyo para todos los programas • Sociales y humanísticas: apoyo para todos los programas • Clínicas (Medicina y especialidades) • Específicas (Enfermería, Instrumentación, Citohistología) MTRV, LJJ

11. Tercer paso: Análisis de colecciones 1. Por décadas (cantidad de vols., existentes anteriores al 60, y posteriores hasta el 2003) 2. Número de títulos y volúmenes para cada área 3. Uso según áreas (estadísticas de préstamo), número de títulos de la colección relacionados con el número de consultas 4. Uso de las colecciones según tipo de usuarios (docentes, residentes, internos, pregrado, administrativos) 5.Determinación del número de usuarios reales con relación a los potenciales MTRV, LJJ

12. Ejemplo de indicadores MTRV, LJJ

13. Paso 4 Con la información anterior ya se podía priorizar la inversión • Se tenía una visión de la inversión que requiere la biblioteca y cuanto le cuesta a la entidad • Si la colección se estaba utilizando y de que manera MTRV, LJJ

14. QUINTO PASO: • Satisfacción de los usuarios • Se diseño un formulario de encuesta con la que se pretendía conocer la opinión de los usuarios con respecto a la calidad y actualidad de las colecciones y la calidad de los servicios Programas empleados:Teleform, SPSS versión 11.01 y Microsoft excel MTRV, LJJ

15. QUE NOS FALTA • Determinar cuanto le cuesta a la institución el mantenimiento de colecciones • Analizar cual es el costo de los servicios que se prestan en la actualidad y que otros se deben implementar • Analizar con exactitud cuales son los títulos que se consultaron durante este año y con ello realizar un estudio de los que no se usaron, esta tarea se debe realizar también con los docentes de las diferentes áreas para promoverlos o descartarlos • Hacer evaluación de desempeño de los funcionarios MTRV, LJJ

16. REFLEXIONES • La inversión es realmente adecuada (costo beneficio) • La colección responde realmente a las necesidades de los usuarios? • Está debidamente actualizada?, al compararla con la bibliografía recomendada para cada área es suficiente?, las solicitudes bibliográficas cada semestre varían muy poco • El usuario confía plenamente en la biblioteca y la usa? • Donde hay que reforzar la inversión? • Son válidos estos indicadores para otras bibliotecas académicas de la misma área? MTRV, LJJ

17. CONCLUSION “Para efectos de acreditación de programas de pre y post-grado, la biblioteca debe garantizar y demostrar el acceso contra-demanda a la información, para que ésta sea considerada efectivamente disponible”. C.N.A., G.M.De B. • Los indicadores de gestión deben ser demostrables tanto en el ámbito interno como externo • La importancia de este trabajo es establecer un diálogo entre las diferentes bibliotecas para intercambiar experiencias en este campo MTRV, LJJ

18. MTRV, LJJ