Aspectos Generales

1. Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización

2. Aspectos Generales • El Manual está estructurado en seis grupos de normas a saber: • Normas generales relativas al concepto de control interno. • Normas generales relativas al ambiente de control. • Normas generales relativas a la evaluación del riesgo. • Normas generales relativas a las actividades de control. • Normas generales relativas al monitoreo.

3. El control interno comprende la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecusión de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías: Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Confiabilidad y oportunidad de la información. Eficiencia y eficacia de las operaciones. Cumplir con el ordenamiento jurídico. El Concepto de Control Interno Articulo 8, Ley 8292

4. Objetivos: Eficacia y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad y oportunidad de la información. Cumplimiento de la normativa vigente. Protección y conservación del patrimonio contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. Componentes: Ambiente de control. Evaluación de riesgos. Información. Actividades de control. Monitoreo. Objetivos y Componentes del Control Interno

5. Responsabilidad del Control Interno • La responsabilidad principal por el diseño, la implantación, la operación, la evaluación, el mejoramiento y el perfeccionamiento es inherente al jerarca y a los titulares subordinados de cada organización. Por su parte las jefaturas en cada área de la institución deben velar porque las medidas de control específicas relativas a su ámbito de acción sean suficientes y válidas, y porque los funcionarios sujetos a su autoridad jerárquica las apliquen cumplidamente. Articulo 10, Ley 8292

6. El Ambiente de Control • La administración activa, principalmente el jerarca, debe fomentar un ambiente propicio para la operación del control interno. • El jerarca, debe mostrar constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución, mediante la divulgación y el apego a las mismas. Articulo 13, Ley 8292

7. Otras normas relativas al Ambiente de Control Un adecuado ambiente de control debe fomentar: • Valores de integridad y ética. • Administración eficaz del potencial humano. • Estructura organizativa. • Delegación. • Coordinación de acciones organizacionales. • Participación del personal en el control interno. • Adhesión a las políticas institucionales. • Atmósfera de confianza. • Unidad de auditoría interna.

8. Evaluación de Riesgos • Este es quizás uno de los novedosos aportes de este manual. • La administración deberá identificar y evaluar los riesgos derivados de los factores ambientales que afecten a la institución, así como emprender las medidas pertinentes para que ésta sea capaz de afrontar exitosamente los riesgos. Articulo 14, Ley 8292

9. ¿Qué se entiende por riesgo? • El riesgo debe entenderse como la probabilidad de que un evento interno o externo afecte negativamente la capacidad organizacional para alcanzar los objetivos planteados con legalidad, eficacia, eficiencia y economía.

10. ¿Cómo afrontar los riesgos? • La identificación y evaluación de los riesgos, debe ser sustentado por un sistema participativo de planificación. • La planificación involucra: • Establecer indicadores de desempeño. • Divulgación de los planes. • Definición y comunicación de políticas de apoyo a los objetivos. • Revisión de los objetivos. • Cuestionamiento periódico de los supuestos de planificación.

11. Actividades de Control • Le corresponde a la administración diseñar y adoptar las medidas y las prácticas de control interno que mejor se adapten a los procesos organizacionales, a los recursos disponibles, a las estrategias definidas para el enfrentamiento de los riesgos relevantes y a las características de la institución y sus funcionarios, y que coadyuven de mejor manera al logro de los objetivos y misión institucionales. Articulo 15, Ley 8292

12. Control integrado. Análisis costo\beneficio. Responsabilidad delimitada. Instrucciones por escrito. Separación de funciones incompatibles. Autorización y aprobación de transacciones. Documentación de procesos y transacciones. Supervisión constante. Registro oportuno. Sistema contable y presupuestario. Acceso a activos y registros. Revisiones de control. ¿Qué deben contemplar las actividades de control?

13. Conciliación periódica de registros. Inventarios periódicos. Arqueos independientes. Formularios uniformes. Rotación de labores. Disfrute oportuno de vacaciones. Garantias a favor de la institución. Dispositivos y control de seguridad. ¿Qué deben contemplar las actividades de control?

14. Información y Comunicación • La información es un ingrediente vital para la conducción exitosa de una institución. Igualmente lo es la existencia de medios eficientes para comunicar esa información en formato claro y conveniente, en los plazos oportunos. Articulo 16, Ley 8292

15. ¿Qué involucra la información y la comunicación? • Calidad y suficiencia de la información. • Sistemas de información. • Controles sobre los sistemas de información. • Canales de comunicación abiertos. • Archivo institucional.

16. El Seguimiento • El control interno es un proceso permanente que debe llegar a convertirse en una actitud de todos los funcionarios, quienes deben percibirlo como un medio para el cumplimiento de los objetivos de la institución. • Por lo tanto debe observarse y evaluarse el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad. Articulo 17, Ley 8292

17. ¿Qué involucra el seguimiento? • Monitoreo de las actividades. • Monitoreo constante del ambiente. • Evaluación del desempeño institucional. • Rendición de cuentas. • Reportes de deficiencias. • Toma de acciones correctivas. • Asesoría externa para monitorear el control interno.

18. Responsabilidades y Roles de la Administración Activa en el Control Interno • Crear un ambiente de control positivo • estableciendo un ambiente ético positivo, • brindando la guía para un buen comportamiento, • desalentando las prácticas no éticas, • promoviendo la disciplina, • preparando un código de ética de los empleados. • Asegurar que el personal tenga las competencias necesarias para cumplir con sus tareas. • Definir áreas clave de autoridad y responsabilidad. • Establecer las guías apropiadas para hacer reportes. • Establecer políticas de control gerencial y procedimientos basados en análisis de riesgo. • Utilizar la capacitación, las comunicaciones y las acciones cotidianas de los directivos y gerentes para reforzar la importancia del control interno. • Dar seguimiento a las operaciones de control de laorganización por medio de evaluacionesy reportes para los altos nivelesjerárquicos. • Responsabilidades y Roles de los Auditores • Mantener independencia de hecho y de apariencia. • Competencia profesional del personal de auditoría. • Asesorar a la máxima autoridad y titulares subordinados en áreas de riesgo. • Establecer metas y un plan estratégico de auditoría. • Desarrollar auditorías operativas. • Evaluar sistemas de tecnología de información. • Recomendar maneras de fortalecer el control y mejorar las operaciones. • Asegurarse de que las recomendaciones son implementadas efectivamente y en su totalidad. • Coordinar actividades de auditoría con auditores externos. • Implementar un sistema de control de calidad. ControlInterno • Prácticas comunesde control interno • Las prácticas de control interno estánusualmente diseñadas para cumplir con lasnormas de control interno y el marco jurídico vigente. • La fuerza de trabajo de una organización es capacitaday dirigida efectivamente para lograr resultados. • Se desarrollan y monitorean indicadores de desempeño. • Las tareas y responsabilidades clave se reparten entre la gente para reducirel riesgo de error o fraude. • Los gerentes comparan el desempeño actual con los resultados planeados esperados yanalizan las diferencias. • El procesamiento de la información se controla con la verificación de los datos ingresadosy los procesos establecidos en los sistemas. • El control físico se establece para asegurar todos los activos físicos vulnerables. • Las transacciones y otros trámites son autorizados y ejecutados por personas bajo el alcance de su autoridad. • El acceso a registros y recursos está limitado a individuos autorizados. Se debe rendir cuentas sobre su uso y su custodia. • Las transacciones son registradas con prontitud para mantener valor y relevancia para la gerencia en la toma de decisionesy en el control de las operaciones. • El control interno, y todas las transacciones, así como otros eventos importantes son documentados, y dichos documentos deben estardisponibles para su consulta. Supervisar continuamente las prácticas de control interno a través de la organizacióny modificarlasapropiadamente Evaluar periódicamentela efectividad de lasprácticas de controlinterno En resumen

19. Ley General de Control Interno

20. Deberes • Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno: • Velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente o del órgano a su cargo. • Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades. • Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. • Asegurarse de que los sistemas de control interno cumplan al menos con las características definidas en el artículo 7 de esta Ley. • Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa.

21. Responsabilidades • Causales de responsabilidad administrativa: • Incumplir injustificadamente los deberes asignados en la esta ley. • Debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo. • No asignar los recursos para la auditoría interna. • Incumplir los deberes y las funciones que en materia de control interno le asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna. • Por obstaculizar o retrasar el incumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y demás funcionarios de la auditoría interna.

22. Sanciones • Sanciones administrativas según la gravedad: • Amonestación escrita. • Amonestación escrita comunicada al colegio profesional respectivo, cuando corresponda. • Suspensión, sin goce de salario, de ocho a quince días hábiles. • Separación del cargo sin responsabilidad patronal.

23. Los informes de la auditoría interna. • Recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados: • 10 días hábiles para ordenar la implantación de las recomendaciones o su discrepancia con la propuesta de soluciones alternas. • Si hay discrepancia el jerarca tiene 20 días hábiles para resolver. Ordenará la implantación de recomendaciones de auditoría interna, las soluciones alternativas propuestas o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. • Dentro de ese lapso el auditor tiene 10 días para pronunciarse sobre las objeciones a las soluciones propuestas.

24. Los informes de la auditoría interna. • Recomendaciones dirigidas al jerarca: • Tiene un plazo improrrogable de 30 días para ordenar la implantación de las recomendaciones, su discrepancia y las soluciones alternas que motivadamente disponga, comunicando a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.

25. Gracias por su atención