Produktions- och kapacitetsplanering på Sahlgrenska 2012-05-10

1. Produktions- och kapacitetsplanering på Sahlgrenska 2012-05-10 Levi Siljemyr och Johan Snygg Sahlgrenska sjukhuset, Område 5 Sahlgrenska Universitetssjukhuset

2. 2014-09-112

3. Huvudplanering Regional modell Lokala anpassningar Fokus på köer Enligt forskningen krävs Beslutsprocess Metod Informationssystem Organisation Kompetens 2014-09-113

4. Kapacitetsplaneringi flera steg Planerings-horisont Verksamhets-planering Lång Huvudplanering Detaljplanering Utförandeplanering Kort Detaljerings-grad Liten Stor 2014-09-114

5. Huvudplaneringen strukturerad beslutsprocess Utfall Antal väntande & prognoser Huvudplan och handlingsplaner Upp-följning Produktions- planering Kapacitets- planering Beslutande möte • Huvudplaneringen leder fram till • Beslutad produktionsplan (dvs planerat antal som ska produceras per planeringsperiod). • Beslutad kapacitetsplan (dvs planerat resursbehov per planeringsperiod). • Beslutade handlingsplaner (dvs planerade åtgärder för att påverka kapacitet eller efterfrågan). 2014-09-115

6. Historik 2014-09-116

7. Fakta om An/Op/IVA • 34 operationssalar, 3-5 interventionslab • 14 beställare av operations-/narkosuppdrag • Vårdar 24 IVA-patienter/dygn • Rambudget 540 MSEK • 727 anställda

8. Verkligheten

9. Projektidé • Syfte: Att skapa en helhetssyn och förbättra planeringen av opererande verksamheter, för optimalt resursutnyttjande. • Metod: Skapa långsiktig planeringsprocess som stödjer/banar väg för den kortsiktiga planeringen. • Planeringen av opererande verksamheter kan göras bättre, om man gör detta med en helhetssyn samt har möjligheten att testa olika scenarier.

10. Kapacitetsplaneringi flera steg Planerings-horisont Verksamhets-planering Lång Huvudplanering Detaljplanering Utförandeplanering Kort Detaljerings-grad Liten Stor

11. Prognosmetoder Bedömningsmetoder(kvalitativa) Statistiska metoder(kvantitativa) Tidsserieanalys Förklarandemetoder • Flytande medelvärde • Exponentiell utjämning • Holts linjärmetod • Extrapolering • Trenduppskattning • ARIMA • X11ARIMA / X12ARIMA • Regressionsanalys • Variansanalys • Diskriminantanalys • Multipel regression • Artificiella neurala nätverk • Fuzzy- Net • Enkätundersökning • Delphimetoden • Scenariemetoden • Simulerad interaktion • Expertsystem

12. Visning av prognosverktyg och planeringsverktyg

13. Produktions - Remisser utfall o prognoser Produktions - Kapacitets - Beslutande Huvudplan ljning Uppf ö planering planering m ö te Handlingsplan o Handlingsplan Handlingsplan produktionsplan o kapacitetsplan Huvudplanering Resultat från workshop Ett möte per månad – beslutande möte och uppföljning. Produktionsplanering och kapacitets-planering ses som förberedande arbete inför det månatliga mötet.

14. 1 3 2 4 5 Måndagen efter 1:a tisdagen Måndagen efter Måndagen efter Torsdagen efter

15. Sen är det dags för synkronisering genom samtliga VO och primärvården… Fas 3 Fas 2 Fas 1 2014-09-1115

16. 2014-09-1116

17. 2014-09-1117

18. Huvudplanen integrerad med budget. Jämnare produktionsplaner. Anpassade scheman. Korrekta registreringsrutiner införda. Standardiserad beslutsprocess och beslutsunderlag. 1 mån 3 mån 6 mån 9 mån 12 - 18 mån Två –tre produktfamiljer har lagts till. Regelbundna beslutsmöten hålls. Ytterligare produktfamiljer har lagts till. Huvudplanen nedbruten på FOKUS tavla. Projektet avslutas. En produktfamilj igång. Första beslutsmötet har hållits. Uppstartsmöte med verksamhetschef. Hela verksamheten planeras, styrs och följs upp. Resurser fördelas om inom verksamheten. 2014-09-1118

19. Hur långt har vi kommit?

20. Fakta2009-12-16—2012-04-24 Gemensamma produktionsplaneringsmöten startades i december 2009 Kvartalsvis initialt, månadsvis från mars 2011 Hittills har 20 möten genomförts varav 14 beslutsmöten med områdeschefer närvarande. Varje möte har omfattat 2 tim och i genomsnitt har 15 personer deltagit varje gång. 600 mantimmar.

22. Tydliggjort var kapacitetsbristen är Under förutsättning att An/Op/IVA klarar att effektivisera och öka salstiden med 4 procent. Tidigare klarat 1-2 procent ökning per år, med oförändrade resurser. 3,1 månaders inflöde Ca 360 timmar/månad 2,2 månaders inflöde Systemet tror 11 800 Givet kapaciteten blir det 3 831 i kö dvs 3,7 månaders inflöde

23. Många frågor har väckts

24. Hur ser uppdragen ut per specialitet avseende rikssjukvård/regionvård/länssjukvård? • Hur ser fördelningen ut inom respektive specialitet? • Är våra data avseende vårdnivå tillförlitliga? • Ska vårdnivå inverka på fördelning av operationsutrymmet?

25. Hur ska beredningsprocessen se ut vid införande av nya metoder som påverkar alla eller delar av An/Op/IVA-kedjan? • Hur får vi till uppdraget med ökad andel dagkirurgi utan delningseffekter? • Är det möjligt att tillämpa horisontell rangordning avseende medicinska indikationer som grund för tilldelning av operationsutrymme?

26. Stämmer detta? Rätt registrering?

27. Här stämmer inte registreringen. Rutiner behöver ändras.

28. Testiscancer, 19 år Ovarialcancer, 65 år Prostata hyperplasi, 55 år Bröstcancer, 39 år Pankreascancer, 73 år Gallsten, 45 år Hur ska vi rangordna mellan olika operationer?

29. Den individuella rangordningen baseras på åtgärdens nytta för patienten och konsekvensen för patienten om operationen inte genomförs.

30. Konstateranden som gjorts • Behovet av operationer är större än vad vi får ut med nuvarande resurser och arbetssätt. • Den medicinska prioriteringen är överordnad vårdgarantin – väntetider. • Den medicinska prioriteringen har inte varit avgörande historiskt vid tilldelningen av operationsutrymme till respektive verksamhet. • Den medicinska prioriteringen bör avgöra tillgången till operation.

31. ... forts Konstateranden som gjorts • Horisontell rangordning baserad på medicinska indikationer som grund för tilldelning av operationsutrymme är komplicerad. • Tillfälle för lärande! Gå igenom material insamlat för v 46-47. Lämpligt ST-projekt. • Gemensamma förbättringsförslag krävs. • Skarpa beslut kopplat till huvudplanering kräver tydligare principer för tilldelning av operationsutrymme

32. Resultat och lärdomar, hittills • Samsyn, relevanta beställningar • Tydliggjort var kapacitetsbristen är • Produktionsförändring sommar • Konsekvenser av anställningsstopp • Formella produktionsbeslut sedan nov 2011

33. Framtiden…

34. Hur lösa resursbrist operation? Effektivisering ca 10 procent totalt Minska antal patienter/operationer Öka öppettiden Öka öppettiden Nej, kostnadskontroll Sommar Håller jämn takt med op-anmälningar vt och ht Öka öppethållande sommar 1,2månader (5 veckor) = 10 procent 2013 års sommarplanering!? • Operera 10 procent fler antal operationer • Team • Temadagar • Engagemang • Dagkirurgi (hemtagning, resursöverföring) • Öka tillgänglig salstid ca 48min/sal/dag • Starttid • Bytestid • Lunch • Rangordning och prioritering • Inte möjligt sluta göra det som skulle bli konsekvensen • ST-läkarprojekt eventuellt • L/N/R-vård • Beroende av VGRs inställning och arbete • Öka kvaliteten på indata • Kommer bli viktigt

35. CRP – huvudplaneringöka och bibehålla kvalitet • Uppdateras 1 gång/månad • Gemensam och VO specifik bild • Förändringar • Vad klaras med befintlig resurs? • Hur hantera resursförändring alternativt förändrat uppdrag? • Versionsbyte

36. Beslutande möte, huvudplanering • Kommer behöva skapas • Formerna ses över • Ht 2012

37. Förbättringsförslag • Större delaktighet i kommande veckas operationsplanering • Operatörer komma i god tid (kalla/överenskommelse) • Operatör och assistent på operationsavdelningen hela op-dagen och mer delaktiga i salens planering. • Temadagar – likartade ingrepp på samma sal. • Avdelningsrutiner, kommunika-tion med op-avd inför operation ses över/påskyndas. • TRIMA-funktionen/kapaciteten på avd förbättras i samarbete med IVA/postop. • Vid akuta kapacitetsproblem deltar alla berörda bakjourer i gemensam priodiskussion med anestesibakjour.

38. Tack!