Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones

1. Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones Por Lic. Gabriel Leandro, MBA

2. Contenido: • Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración • Algunos planteamientos del pensamiento administrativo • Funciones de los administradores • Planeación: Tipos de planes • Pasos y objetivos de la planeación • Estrategias, políticas y proceso de la planeación estratégica • Toma de decisiones: • Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones • Evaluación de alternativas de decisión www.auladeeconomia.com

3. Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración

4. Administración: Definición • Es el proceso de: • planear, • organizar, • dirigir y • controlar • los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas www.auladeeconomia.com

5. El proceso administrativo • El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales www.auladeeconomia.com

6. El proceso administrativo • El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos: • Alcance de objetivos • Por medio de personas • Mediante técnicas • En una organización www.auladeeconomia.com

7. Funciones de la administración Planeación Organización Integración de personal Dirección Control www.auladeeconomia.com

8. Funciones de la administración • Planeación: • Implica determinar misiones y objetivos • Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos • Requiere la toma de decisiones www.auladeeconomia.com

9. Funciones de la administración • Organización: • Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar • Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas www.auladeeconomia.com

10. Funciones de la administración • Integración de personal: • Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo • Reclutar y seleccionar las personas idóneas • Evaluar, compensar y capacitar al personal www.auladeeconomia.com

11. Funciones de la administración • Dirección: • Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales • Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación www.auladeeconomia.com

12. Funciones de la administración • Control: • Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado • Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa • Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc. www.auladeeconomia.com

13. Alto nivel Jerarquía organizacional Organización Control Nivel intermedio Planeación Dirección Mandos inferiores Funciones de la administración www.auladeeconomia.com

14. Habilidades administrativas • Habilidad técnica • Habilidad humana • Habilidad de conceptualización • Habilidad de diseño www.auladeeconomia.com

15. Habilidades de conceptuali- zación y diseño Alto nivel Jerarquía organizacional Nivel intermedio Habilidades humanas Habilidades técnicas Mandos inferiores Habilidades administrativas www.auladeeconomia.com

16. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo • Taylor: padre de la administración científica • Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción • Se basaba en el concepto del hombre económico www.auladeeconomia.com

17. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo • Fayol: padre de la teoría administrativa moderna • Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc. • Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc. www.auladeeconomia.com

18. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo • McGregor: teoría X y teoría Y • Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento • Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad www.auladeeconomia.com

19. www.auladeeconomia.com

20. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo • Likert: Sistemas de dirección • Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones • Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas www.auladeeconomia.com

21. Algunos planteamientos del pensamiento administrativo • Likert: Sistemas de dirección • Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones, • Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones www.auladeeconomia.com

22. Enfoque sistémico de proceso administrativo • Un sistema es: • un conjunto de elementos dinámicamente relacionados • que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo • operando sobre insumos tomados del medio externo www.auladeeconomia.com

23. Enfoque sistémico de proceso administrativo • La empresa se ve como un sistema: • Un sistema abierto • Un sistema complejo (implica subsistemas) • Un sistema dinámico www.auladeeconomia.com

24. Planeación,estrategias y políticas

25. Planeación • Implica determinar misiones y objetivos • Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos • Requiere la toma de decisiones • Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir • Planeación y control son inseparables www.auladeeconomia.com

26. Implementación de los planes Planeación Control Desviación con respecto a lo planeado Acciones correctivas www.auladeeconomia.com

27. Tipos de planes Misión Objetivos y metas Estrategia Políticas Procedimientos y reglas Programas Presupuestos www.auladeeconomia.com

28. Misión • En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella • En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna www.auladeeconomia.com

29. Misión • Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos • Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean • Los valores dan forma a su filosofía www.auladeeconomia.com

30. Objetivos y metas • Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad • Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control • Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo. www.auladeeconomia.com

31. Estrategias • Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento • Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión • Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo www.auladeeconomia.com

32. Políticas • Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones • Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas • Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta • Permiten delegar autoridad sin perder control www.auladeeconomia.com

33. Procedimientos • Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras • Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas • Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo www.auladeeconomia.com

34. Reglas • Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas • Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción • La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad www.auladeeconomia.com

35. Programas • Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado • Generalmente se apoyan en presupuestos www.auladeeconomia.com

36. Presupuestos • Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos • Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.) • Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas www.auladeeconomia.com

37. Metas Planes estratégicos Planes operacionales Para actividades recurrentes Para actividades no recurrentes Planes de un solo uso Planes permanentes Programas y Proyectos Presu- pues- tos Políticas Procedimientos Reglas www.auladeeconomia.com

38. Pasos de la planeación • 1. Análisis situacional: • Ambiente interno: • Fortalezas • Debilidades • Ambiente externo: • Oportunidades • Amenazas www.auladeeconomia.com

39. Pasos de la planeación • 2. Establecimiento de objetivos y metas: • Responder a preguntas como: • Dónde se quiere estar? • Qué se desea hacer y cuándo? • Etc. • Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave • Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc. www.auladeeconomia.com

40. Pasos de la planeación • 3. Desarrollo de premisas: • Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará: • Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc. www.auladeeconomia.com

41. Pasos de la planeación • 4. Identificación de cursos de acción alternativos: • Es necesario identificar las mejores alternativas de acción • Examinar sus ventajas y desventajas www.auladeeconomia.com

42. Pasos de la planeación • 5. Evaluación de las alternativas: • Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1) www.auladeeconomia.com

43. Pasos de la planeación • 6. Selección de un curso de acción: • Se toma una decisión • Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción www.auladeeconomia.com

44. Pasos de la planeación • 7. Formulación de planes de apoyo: • Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico • Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc. www.auladeeconomia.com

45. Pasos de la planeación • 8. Presupuestación: • Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos: • Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros www.auladeeconomia.com

46. Administración por objetivos • Es un sistema administrativo integral • Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas • Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales www.auladeeconomia.com

47. Administración por objetivos • Hace énfasis en la evaluación del desempeño • Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía • Se concentra mucho en el corto plazo www.auladeeconomia.com

48. Estrategias y políticas • Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción • Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión • Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo www.auladeeconomia.com

49. Características de las estrategias • Horizonte temporal amplio • Impacto final relevante • Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines • Patrón de decisiones uniforme • Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización www.auladeeconomia.com

50. Principio de la estructura de estrategias y políticas • Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica, • Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa www.auladeeconomia.com