PRZEMYSŁOWE SYSTEMY INFORMATYCZNE

1. PRZEMYSŁOWE SYSTEMY INFORMATYCZNE Cz. 3. Opis działania podstawowych modułów systemu wspomagania zarządzaniem

2. OPIS DZIAŁANIA PODSTAWOWYCH MODUŁÓW SYSTEMU WSPOMAGANIA ZARZADZANIEM • Opis funkcji podstawowych modułów systemu wspomagania zarządzaniem przedsiębiorstwem produkcyjnym lub dystrybucyjnym zostanie przedstawiony głównie na przykładzie systemu MFG/PRO. • Spis treści: • 1. Moduł podstawowy • 2. Moduły finansów • 3. Moduły dystrybucji • 4. Moduły produkcji • 5. Wybrane moduły różnych systemów

3. 1. MODUŁ PODSTAWOWY Moduł podstawowy, który stanowi jądro systemu MFG/PRO, odpowiedzialny jest za zarządzanie programami i plikami z uwzględnieniem aspektów bezpieczeństwa, dostępu do danych i interfejsu z użytkownikiem. Oprócz zadań technicznych w module tym definiuje się szereg zbiorów, używanych globalnie w systemie.

4. Podstawowe grupy funkcji systemu zarządzania przedsiębiorstwem są dostępne za pośrednictwem menu głównego, prezentowanego na ekranie monitora. W przedstawionym przykładzie funkcje są zgrupowane jak poniżej.

5. Powyższy podział ten nie pokrywa się w pełni z podziałem na moduły tematyczne, przedstawione na rys. 1. Jest on raczej dostosowany do rzeczywistej struktury zarządzania przedsiębiorstwem i podległości odpowiednich służb zastępcom dyrektora naczelnego. Realizacja zamówień klientów jest często bowiem połączone z przyjmowaniem reklamacji i serwisem gwarancyjnym. Do służb, zgrupowanych w tym samym pionie zazwyczaj należy również zadanie zaopatrzenia materiałowego na podstawie zapotrzebowania, przygotowanego w pionie zarządzania produkcją. Z kolei obsługa systemu informatycznego może być podporządkowana zastępcy dyrektora do spraw finansowych. Historycznie bowiem zaczątki komputerowych systemów mogły powstać przy automatyzacji prac związanych np. z rachubą płac, w tym obliczaniem podatków, składek na ubezpieczenia społeczne itp. Potrzeba taka była zwłaszcza silna przy zmianie systemu podatkowego, emerytalnego itp.

6. W przedstawionym menu systemu nie ma wyszczególnionego komputerowo wspomaganego projektowania (CAD) wyrobów. System ten może pracować niezależnie współpracując jedynie ze wspólną baza danych. Danymi przydatnymi podczas projektowania mogą być informacje, pochodzące od serwisu, które sygnalizują np. awaryjność pewnych części konstrukcji, nowowprowadzonej do produkcji.

7. Struktura menu jest drzewiasta. Poszczególne pozycje menu głównego dzielą się szereg bardziej szczegółowych zadań.

8. Dla przykładu pozycja • Indeksy/Zakłady • z grupy DYSTRYBUCJAMenu Głównego ma następujące menu: • 1.1. Zakłady, Magazyny i Statusy • 1.2. Kategorie produktów i Konta • 1.4. Kartoteka indeksów • 1.5. Raporty indeksów • 1.6. Przegląd indeksów • 1.10. Cenniki i Rabaty • 1.12. Kartoteka komentarzy głównych • 1.13. Kartoteka jednostek miar • 1.14. Przegląd jednostek miar • 1.16. Kartoteka indeksów klienta • 1.17. Przegląd indeksów klienta • 1.19. Kartoteka indeksów dostawcy • 1.20. Przegląd indeksów dostawcy • 1.21. Raport indeksów sprzedawcy

10. Pozycje: Linia produkcyjna, Grupa i Typ służą do agregowania materiałów lub wyrobów o podobnych cechach. Przykładowo Linia produkcyjna wykorzystywana jest do ustalania wspólnej polityki rabatowej przy sprzedaży towarów, ustalania standardowych kont księgowych do rejestrowania operacji gospodarczych itp. Kontrola Nr seryjnych automatyzuje nadawanie numerów seryjnych towarom i komponentom, które wymagają takiego numerowania. Numery seryjne są wykorzystywane przez wiele modułów systemu, takich jak: Sprzedaż, Serwis, Gospodarka Materiałowa. Informacje o wyrobach gotowych, sprzedanych do klienta, mogą być wykorzystywane przez Serwis.

12. Dane kosztowe mogą być wprowadzane ręcznie, na przykład dla materiałów, lub mogą powstawać jako efekt automatycznego wyliczenia. Wyliczenie następuje na podstawie zdefiniowanych struktur, technologii, danych p materiałach itp. Możliwe jest przygotowanie zestawu kosztów używanych do bieżącej działalności oraz zestawów, wykorzystywanych do symulacji i planowania.

14. Dane planowania zasilają moduł Planowania, umożliwiając automatyzacje jego pracy. System śledzi stany magazynowe, zamówienia u dostawców, plany produkcji, prognozy sprzedaży i porównuje je z parametrami danych planowanych. W wyniku sugeruje podjęcie odpowiednich kroków, które zapewniają zaspokojenie potrzeb Działu produkcji i Działu Zbytu.

15. W przypadku zagadnień, dotyczących obsługi klientów, należy wywołać menu Adresy/Podatki menu głównego. Elementem menu niższego rzędu jest pozycja Klienci.

16. Wywołując Kartotekę Klientów uzyskuje się wgląd do szeregu danych związanych z nimi.

17. Zbiór Klientów zawiera szereg danych adresowych. Dane te pojawiają się w innych modułach jako dane standardowe. Należą do nich: konto rozrachunków z klientami, waluta, język prowadzenia automatycznej korespondencji, cennik itp. Niektóre dane są automatycznie zmieniane, np. data ostatniej transakcji, limit kredytu itd.

19. Dla szybkiego wyszukiwania informacji służą opcje Przeglądów. Powyżej jest przedstawiony Przegląd Danych Klientów.

20. Zbiór terminów płatności może zawierać powolną liczbę informacji, które mogą być uzupełniany na bieżąco.

22. Zbiór Dostawców, tworzony w Module Podstawowym może być wykorzystywany w modułach zaopatrzenia, planowania i księgowych.

25. 2. MODUŁY FINANSÓW • Moduły Finansów służą do systematycznego rejestrowania operacji gospodarczych przedsiębiorstwa. Muszą być opracowane zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości. Dobrze zorganizowany i na bieżąco uaktualniany system rachunkowości finansowej jest bardzo istotny do sprawnego działania przedsiębiorstwa. Finanse są obsługiwane przez następujące funkcje systemu: • 1. Księga główna • 2. Waluty • 3. Należności • 4. Zobowiązania • 5. Koszty • 6. Środki finansowe • 7. Środki trwałe

26. Moduły Finansowe są wzajemnie powiązane w sposób przedstawiony na powyższym schemacie. Moduły te współpracują z Modułami Dystrybucji, Planowania, Produkcji i Serwisu.

27. Księga Główna Księga Główna jest jednym z podstawowych dokumentów przedsiębiorstwa. Służy do ewidencji oraz naliczania danych finansowych, budżetowych i statystycznych potrzebnych dla księgowości i kontroli finansowej. Moduł ten umożliwia także szczegółowa analizę informacji finansowej, służącą kierownictwu przedsiębiorstwa dla celów decyzyjnych. Funkcje konsolidacji danych umożliwiają użytkownikom tworzenie własnych sprawozdań finansowych. Księga główna umożliwia zdefiniowanie przez użytkownika własnego planu kont i kodów struktury organizacyjnej. Za podstawę tworzenia zbioru kont Księgi Głównej należy przyjąć wybrany wzorcowy zbiór kont. W zależności od potrzeb można przyjąć plan kont z takich branż jak: przemysł, handel, usługi czy budownictwo. Można również w dowolny sposób podzielić konta na grupy i rodzaje. Dla każdego konta należy wyznaczyć budżet.

28. Zapisy na kontach mogą być dokonywane ręcznie przez operatorów lub zapisy, zadekretowane w innych modułach mogą być na konta Księgi Głównej przenoszone automatycznie. Przykładem automatycznie tworzonych poleceń księgowania są informacje tworzone podczas księgowania rozrachunków sprzedaży czy zakupów, transakcje dokonywane w Module Gospodarki Materiałowej, Zleceń Produkcyjnych, Produkcji Seryjnej lun Serwisu.. Poza kontami dla potrzeb księgowości mogą być prowadzone konta, funkcjonujące poza ewidencją księgową, np. dla celów statystycznych. Hierarchiczny układ kont Księgi Głównej pozwala przedstawianie danych w formie zagregowanej. W efekcie raporty mogą przedstawiać zestawienia bilansowe, rachunki wyników na dowolnym poziomie użytkownika. W trakcie zakupu i sprzedaży operacje te są rejestrowane na bieżąco w trybie dialogowym w Modułach Sprzedaży, Fakturowania i Zaopatrzenia. Zapisy te są automatycznie odnotowywane na kontach Księgi Głównej. Mogą to być np. konta należności, zobowiązań, rabatów gotówkowych, podatków. Nie uregulowane faktury i przedpłaty zapisywane są jako pozycje otwarte.

29. Księgowanie Program księgowania umożliwia tworzenie dokumentów sprawozdawczych. Wyprowadzane dokumenty mogą dotyczyć dowolnego okresu sprawozdawczego, zgodnie z potrzebami użytkownika. Można prowadzić księgowanie w dowolnych walutach, zaś moduł raportów, przeglądów i wydruków umożliwia wszechstronną kontrolę dokonywanych księgowań. W przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych dane z kont Księgi Głównej zakładów i filii mogą być przenoszone do centrali w celu ich skonsolidowania. Generatory raportów finansowych dają możliwość projektowania formatu zestawień bezpośrednio przez użytkownika.

31. Transakcje wielowalutowe są możliwe do zastosowania w następujących funkcjach systemu: • Zlecenia zakupu, • Oferty sprzedaży • Zlecenia sprzedaży • Rozrachunki z odbiorcami • Rozrachunki z dostawcami, • Serwis, • Środki finansowe, • Księga Główna. • W systemie można wybrać walutę, która obowiązuje jako Waluta Podstawowa. Podczas rejestrowania transakcji walutowych przyjmowany jest kurs wymiany w stosunku do waluty podstawowej dla daty transakcji. Można również zastosować ustalony z góry kurs (Transakcja Spot). • Podczas rejestracji transakcji Spot można badać dopuszczalną różnicę kursu między kursem ustalonym a aktualnym.

33. Rozrachunki z Odbiorcami • W Księdze Rozrachunków z Odbiorcami ewidencjonowane sa operacje sprzedaży i wpływy pieniężne. • Księgowanie odbywa się na podstawie operacji dokonanych w Module Rozrachunków z Odbiorcami oraz w Module Sprzedaży/fakturowania. Po zarejestrowaniu operacji jej efekt jest natychmiast widoczny na kontach odbiorców. Odpowiadające temu zapisy na kontach należności są korygowane automatycznie. Transakcje dokonane w walutach obcych są przeliczane na walutę podstawową. • W module dostępne są różnorodne raporty i przeglądy informacji, między innymi raporty: • Zestawienie obrotów i sald • Zestawienie analityczne • Wykaz otwartych należności • Należności w czasie.

35. Rozrachunki z Dostawcami Rozrachunki z Dostawcami są ewidencjonowane analogicznie jak Rozrachunki a Odbiorcami. Uwzględnia się przy tym wielowalutowość i generuje odpowiednie raporty i przeglądy.

36. Środki Finansowe Moduł Środków Finansowych służy zarządzaniu i śledzeniu wszelkich operacji finansowych przedsiębiorstwa. Raporty przepływu mogą być przedstawiane z różną szczegółowością źródeł i potrzeb. Źródłami mogą być: sprzedaż, rozrachunki z odbiorcami, serwis itp. Do potrzeb należą zaopatrzenie, rozrachunki z dostawcami i inne. Raporty mogą selektywnie wybierać np. zakład (w przypadku struktury wielozakładowej, bank, daty, warunki płatności, historię płatności, walutę itp.

37. Elektroniczne regulowanie płatności (EDI) jest stosunkowo tanim i efektywnym narzędziem obsługi płatności pieniężnych. Przyczynia się do zwiększenie płynności finansowej i poprawy przepływu środków pieniężnych, skrócenia krytycznych cykli finansowych oraz zmniejszenia pracochłonności prac biurowych.

38. 3. MODUŁY DYSTRYBUCJI • Dystrybucja jest w tym przypadku szeroko pojęta. Zakres funkcji obsługi dystrybucji systemu MFG/PRO obejmuje: • Gospodarkę materiałową, • Sprzedaż, • Zaopatrzenie, • Planowanie, • Obsługa dystrybucji wewnętrznej.

39. Zakres funkcjonalny Modułów Dystrybucji systemu MFG/PRO, dostępny z menu głównego, przedstawia poniższa lista: • 1. Indeksy i Zakłady • 2. Adresy i Podatki • 3. Gospodarka materiałowa • 4. Inwentaryzacja • 5. Zaopatrzenie • 6. Oferty sprzedaży • 7. Zlecenia sprzedaży i faktury • 8. Zlecenia serwisu i napraw • 9. Produkty konfigurowalne • 10. Serwis • 11. Plan dystrybucji • Dwie początkowe grupy funkcji zostały omówione poprzednio.

40. Gospodarka Materiałowa Moduł Gospodarki Materiałowej wykorzystuje dane definiowane w Module Podstawowym MFG/PRO. Są to informacje o materiałach, surowcach komponentach, wyrobach i towarach, zapisane w zbiorze indeksów. Zbiór adresów umożliwia opisanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, obejmującej poszczególne lokalizacje oraz ich wzajemne powiązania. Lokalizacje dotyczą magazynów, zakładów produkcyjnych, centrów dystrybucji itp. Gospodarka Materiałowa służy rejestrowaniu ruchów materiałowych takich jak przyjęcia, przesunięcia międzymagazynowe, inwentaryzacja. Informacje o transakcjach, związanych z ruchem materiałowym są przekazywane do Modułu Finansowego, zgodnie z parametrami, określonymi w Module Gospodarki Materiałowej.

41. Inwentaryzacja • System umożliwia dokonywanie inwentaryzacji ciągłej bez zakłóceń pracy całego systemu. Salda ilościowe i wartościowe oraz odchyłki od określonych wartości są obliczane w czasie rzeczywistym. • Zaopatrzenie • Moduł Zaopatrzenia, wykorzystywany przez Dział Zaopatrzenia przedsiębiorstwa, stanowi system rejestracji zamówień i śledzenia ich realizacji. Dane o standardowych warunkach współpracy z dostawcami są pomocne w tworzeniu zamówień i analizie ich realizacji. • Dane o zamówieniach i ich realizacji są łączone z danymi o warunkach płatności, co zapewnia kontrolę terminów płatności. Dzięki integracji z modułami finansowymi rejestrowane są tam zobowiązania w stosunku do dostawców. Źródłami Zleceń Zakupu są: • Moduł Planowania • Operacje dokonywane ręcznie • Zamówienia wewnętrzne.

42. Oferty sprzedaży • Moduł Oferty Sprzedaży umożliwia: • Przygotowanie ofert, w tym kalkulację cen, rejestracje warunków dostaw. • Rejestrację ofert, • Wydruk ofert z uwzględnieniem wielu form i wersji językowych. • Rejestrację odpowiedzi klienta • Utworzenie Zleceń Sprzedaży lub rejestracja ofert odrzuconych z informacją o przyczynach.

43. Zlecenie sprzedaży i fakturowanie Moduł obsługuje tworzenie i zarządzanie zleceniami sprzedaży. Umożliwia automatyczne wystawianie i księgowanie faktur. Ma system tworzenia cenników, polityki rabatowej oraz obsługi wielowalutowej. Serwis Serwis obejmuje kontrolę wszelkich działań, związanych ze świadczeniem usług serwisowych urządzeń, używanych przez klientów przedsiębiorstwa. Umożliwia rejestrację dokonanych instalacji z ich technicznym opisem, działalności pracowników serwisowych, wykonanie planowanych i nieplanowanych przeglądów i napraw, monitorowania rozliczeń finansowych, rejestracje i analizę ponoszonych kosztów.

44. Plan Dystrybucji W przedsiębiorstwach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej podejmowanie decyzji o wewnętrznych ruchach materiałów, surowców, komponentów, towarów i wyrobów wspomaga system Planowania Dystrybucji. Potrzebny do tego celu jest zdefiniowany schemat zależności i zdolności transportowych. Schemat ten pozwala na rejestrację i analizę kosztów wewnętrznej dystrybucji.

45. Poniżej jest przedstawiony rysunek, który przedstawia zestaw Modułów Dystrybucji systemu MFG/PRO oraz ich wzajemne powiązania.

46. Gospodarka Materiałowa • Obsługa Gospodarki Materiałowej umożliwia pełną rejestrację zdarzeń, obejmujących ruchy materiałowe. Wiele funkcji tego modułu dostępne jest również w innych modułach. Wykorzystanie tych funkcji automatyzuje prace i znacznie ją przyśpiesza. • Stany magazynowe rejestrowane są z dokładnością do: • zakładu, • lokalizacji • magazynu, • numeru indeksu, • numeru partii, • numeru seryjnego. • Historia transakcji może być archiwizowana.

48. Struktura przepływu informacji o gospodarce materiałowej

49. Zaopatrzenie Moduł Zaopatrzenia automatyzuje wiele czynności, związanych z kontami z dostawcami. Dokonywana jest w nim rejestracja zleceń zakupu i ich rozliczenie.

50. W przedsiębiorstwach, w których zapotrzebowanie musi przejść szereg etapów potwierdzeń osób odpowiedzialnych merytorycznie i finansowo, istotna role może odegrać Moduł Zatwierdzania Zleceń Zakupu. Otwarte Zlecenia Zakupu dotyczy obsługi stałych umów z dostawcami, w których przy stałych warunkach dostaw realizowane są dostawy częściowe. Zlecenia Zakupu mogą być tworzone na materiały i surowce oraz usługi zewnętrzne i kooperacyjne.